Gruppdiskussion – Definition, tips och andra regler att följa

Måndag, 4 januari 2021

När tentamenssäsongen närmar sig sitt slut och gruppdiskussionsfasen börjar, kan vi börja våra förberedelser för andra omgången genom att titta på några grunderna i gruppdiskussionen (GD). I den här artikeln kommer vi att utforska GD-processen, olika format av GD, utvärderingskriterierna och de bakgrundsförberedelser som krävs för att ge oss en fast grund i vilken GD vi än deltar i.
Har GD varit en integrerad del av urvalsprocessen fram till de senaste åren, har GD ersatts av WAT (Writing Ability Test) vid de flesta IIMs. IIM-K genomför dock fortfarande GD tillsammans med WAT i samma ämne. På många andra välrenommerade B-schools utanför IIMs är GD fortfarande en del av utvärderingsprocessen. Det bör noteras att många färdigheter och egenskaper som testas i WAT också ofta testas i GD, och därför kommer goda förberedelser inför GD i slutändan att hjälpa kandidaten att förbättra sina svar på WAT-ämnena.

Vad är en gruppdiskussion?

En genomsnittlig GD har vanligtvis 10 till 15 deltagare. GD-processen börjar med att ämnet tillkännages för gruppen, vilket (vanligtvis) följs av en förberedelsetid på 3-5 minuter. Mer än 5 minuters förberedelsetid kan ges endast om GD är en diskussion om en fallstudie och har en lång fallbeskrivning.
I slutet av förberedelsetiden signalerar panelen till gruppen att diskussionen ska inledas, och från och med då spelar panelen rollen som en icke-deltagande observatör. Detta innebär att diskussionen inte modereras eller ”förankras” av en paneldeltagare. Gruppmedlemmarna måste diskutera ämnet som de anser lämpligt utan någon form av förslag från panelen. Panelen förväntar sig inte att någon särskild ordning för talarna ska följas, och inte heller att enskilda deltagare ska tala under minsta eller längsta tid.
Den genomsnittliga längden på de flesta GD:er är 15 minuter (exklusive förberedelsetid). I vissa undantagsfall (t.ex. IIFT) kan GD:n pågå i upp till 45 minuter. Man måste komma ihåg att ju längre GD pågår, desto allvarligare ser panelen på kvaliteten på deltagarens innehåll (fakta, analys, förklaring och argument).
Panelen består vanligen av 3 eller 4 paneldeltagare, som tittar på olika aspekter av deltagarnas innehåll och framförande. Kom ihåg att paneldeltagarna kan avsluta GD när de vill, och även förlänga GD så länge de vill. Ingen av deltagarna ska hålla tiden för gruppen eller agera utifrån antagandet att GD kommer att avslutas efter den 15:e minuten.
GD avslutas på något av de två följande sätten: för det första kan panelen plötsligt avbryta GD och tillkännage att processen är avslutad; för det andra kan de be en deltagare (eller fler än en deltagare) att sammanfatta GD. Om du blir ombedd att sammanfatta, kom ihåg vad sammanfattning innebär – din sammanfattning får inte innehålla något som inte diskuterades under GD. Jag betonar särskilt denna punkt eftersom de deltagare som har varit mest tysta under diskussionen vanligtvis ombeds att sammanfatta den, och de brukar ta tillfället i akt att framföra sina åsikter som inte har framförts under diskussionen. Sammanfattningen måste vara en objektiv sammanfattning av de viktiga punkter som togs upp under diskussionen och en slutsats av diskussionen.

Vilka olika typer av gruppdiskussioner finns det?

De flesta gruppdiskussioner kan delas in i tre typer:
A) Aktuella gruppdiskussioner, som är baserade på aktuella frågor eller ”statiska” frågor – till exempel skulle en gruppdiskussion om den nyligen genomförda demonetiseringen av 500- och 1000-runda-sedlar vara den förstnämnda typen, medan en gruppdiskussion om huruvida Indien bör anta en presidentdemokratisk modell skulle vara den sistnämnda, eftersom den inte har någon begränsning av en tidsram.
B) Fallstudier, där gruppen ställs inför en komplex affärssituation som kräver att ett beslut fattas. Sådana fall har vanligtvis flera problem inbäddade i den givna situationen, och både de enskilda deltagarna och gruppen måste analysera situationen, identifiera problemen och föreslå en utväg.
C) Abstrakta gruppdiskussioner, som kallas så eftersom de inte ger oss någon bestämd ram för ämnet och därmed ingen bestämd riktning för diskussionen. I stället måste deltagarna tolka ämnet på sitt eget sätt och visa prov på innovativt tänkande när de gör det. Sådana ämnen kan vara enstaka ord, till exempel ”Blue”, eller en kort kryptisk mening, eller till och med en bild.
I motsats till vad många tror är ingen typ av GD nödvändigtvis lättare eller svårare än någon annan, eftersom svarskvaliteten i alla fall till stor del beror på hur individen är förberedd och hur han eller hon i allmänhet tänker.

Vilka är utvärderingskriterierna i en gruppdiskussion?

Utvärderingen av deltagarna sker i två breda perspektiv: Individuella kvaliteter och gruppkompetens.

Individuella kvaliteter avser de kompetenser som du kan visa upp i eller utanför en grupp. De omfattar följande:
A) Innehåll: Det du säger under diskussionen granskas ur två perspektiv – relevans och fullständighet. Det är möjligt att en deltagare har pratat mycket i en GD, men han eller hon kan ha avvikit avsevärt från ämnet, i vilket fall innehållet i stort sett anses irrelevant utan möjlighet till ytterligare utvärdering. Om innehållet har varit relevant för ämnet undersöker panelen om din behandling av ämnet är ytlig eller djupgående, distinktion som vi kommer att diskutera i detalj i de kommande inläggen.
B) Analytiska färdigheter: Panelen är naturligtvis intresserad av dina fakta, men de vill också se om du kan utforska ”varför” och ”hur” i ämnet. Detta sätts på hårdaste prov i en fallstudie.
C) Resonemangskompetens: Panelen tittar på hur du stöder dina ståndpunkter och hur du svarar på de andras, hur effektivt du kan ”stärka eller försvaga” ett argument, hur logisk du är i ditt övergripande tillvägagångssätt i ämnet.
D) Organisationsförmåga: Du kanske har fakta, stöd och förklaringar, men kan du presentera dem i rätt ordning för att maximera effekten av ditt goda innehåll? Panelen vill undersöka detta.
E) Kommunikationsförmåga: Du kan ha uppvisat alla de färdigheter som anges ovan, men kan du få fram din poäng till någon på ett enkelt (inte förenklat) språk som de förstår, med relevanta illustrationer som de kan identifiera sig med?
F) Kreativitet: Kan du bidra med ett nytt perspektiv på ämnet? Kan du se på ett problem på ett annat sätt än tio andra deltagare och föreslå en banbrytande lösning? Kan du tolka ett abstrakt ämne på ett sätt som de andra inte kan göra? Om ja, ser panelen dig som en person med en av de mest sällsynta mänskliga egenskaperna.

Du kanske har observerat att ovanstående färdigheter och egenskaper också kan tillämpas direkt vid utvärderingen av WAT-svaret.
Däremot hänvisar gruppfärdigheterna till de färdigheter som endast kan utvärderas i gruppsammanhang. De omfattar följande:
A) Lyssnaförmåga: Panelen observerar ständigt om varje deltagare lyssnar på diskussionen eller inte. Enligt min erfarenhet är de flesta deltagarna bara intresserade av att tala och känner att de är färdiga med arbetet så snart de har talat, vilket strider mot andan i en diskussion. Det finns många sätt på vilka en panel kan dra slutsatsen att en deltagare lyssnar dåligt, t.ex. genom bristande ögonkontakt med gruppen eller en dålig sammanfattning i slutet. Det är en av de mest sällsynta färdigheterna och ett måste för en blivande chef.
B) Ledarskapskvalitet: I mycket laddade diskussioner brukar en eller två deltagare spela rollen som ankare, genom att de definierar ämnet på lämpligt sätt, erbjuder den inledande analysen av ämnets nyckelord och försöker också hålla ihop gruppen i strävan efter ett gemensamt mål. Sådana personer kan visa prov på effektivt ledarskap och få några extra poäng. Man kan dock inte få några extra poäng bara för att man talade först i gruppen eller var mest högljudd.
C) Kroppsspråk: Vid bedömningen av kroppsspråket tittar panelen främst på ögonkontakt och handrörelser. Talaren måste hålla en konsekvent ögonkontakt med hela gruppen medan han eller hon talar, och lyssnarna måste göra detsamma. Om varken det ena eller det andra sker låter du panelen dra slutsatsen vad de vill – från bristande självförtroende till bristande intresse för GD till bristande omsorg om andra. Allt detta är mycket skadligt för slutresultatet. Handrörelser är för ditt tal vad interpunktion är för ditt skrivande. Om de används på ett klokt sätt förstärker de på ett vackert sätt effekten av dina ord; om de används på ett oklokt sätt drar de till sig onödig uppmärksamhet och distraherar lyssnaren från dina ord. Jag rekommenderar att du helt enkelt ”befriar” dina händer. Låt dem inte ägna sig åt något meningslöst, t.ex. att leka med pennan, knacka på skrivbordet eller köra genom håret (vanligt bland kvinnliga deltagare). Kroppen har en egen intelligens. Låt bara händerna vara och fokusera på ämnet. Händerna kommer att börja röra sig naturligt. Kom ihåg att kroppsspråket inte kan fejkas. En skicklig observatör kommer snabbt att genomskåda ett sådant bedrägeri. Fokusera bara på uppgiften och kroppen kommer lydigt att följa med. Panelen kan också vara uppmärksam på din röstmodulering. Ett monotont tonläge kan minska effekten av till och med de mest kraftfulla orden om du inte är en Tommy Lee Jones! Variera din rösts tonhöjd för att skapa betoning där det behövs.
D) Gruppbeteende: Detta bedöms vanligen i en bred distinktion – självsäker eller aggressiv. Undvik det sistnämnda oavsett vad som händer. Assertivitet är en rationell visning av övertygelse om sina tankar, medan aggressivitet är en visning av dominans genom subtil skrämseltaktik. Assertivitet ger utrymme för flexibilitet – vilket är ett önskvärt drag – medan aggressivitet leder till irrationell stelhet i åsikterna. Kom ihåg att B-skolor letar efter känsliga personer, inte skinhead-utkastare.

Nu när du vet hur du kommer att utvärderas kan du fokusera på specifika områden där du kan förbättra dig under dina praktiska GD:er. Identifiera med hjälp av din tränare dina styrkor och svagheter. Sätt upp tydliga mål för er själva och förlora dem inte ur sikte under övningen.

Rekommenderade förberedelser i bakgrunden inför en gruppdiskussion

Den mest avgörande komponenten för ens prestation i GD:n är innehållet. Eftersom aktuella frågor tenderar att dominera GD:erna är det nödvändigt med en medveten ansträngning för att bygga upp en faktabank av aktuella frågor. Gå igenom tidslinjerna för viktiga nationella och internationella angelägenheter och den efterföljande utvecklingen av dessa. Följ minst två lokala, två nationella och två internationella tidningar och nyhetskanaler varje dag. Koncentrera dig på information. I tidningar finns den mest på de fyra första sidorna, ekonomisidan och sportsidorna. Du får eller inte får läsa ledare (som ger åsikter, kommentarer och perspektiv), men du måste läsa nyheterna. För du behöver fakta för att stödja dina ståndpunkter. För om du inte har några fakta har du bara åsikter, som du kan sluta med att bara upprepa under hela ditt bidrag i en GD.
Vänligen kom ihåg att GD inte är en elimineringsprocess, utan bara en av flera urvalsprocesser med viss viktning som bidrar till den slutliga poängen.

Posta ditt scorekort till och få gratis vägledning för GDPI – Klicka här för mail

Du kan också skicka ditt scorekort via WhatsApp till 9765142632/9982352632 och få gratis vägledning för GDPI – Klicka här för WhatsApp