Gisslansituation

Nödplanering

Nödplanen är det vägledande verktyget som insatsledningen behöver för att på bästa sätt hantera katastrofala situationer. Planen bör fokusera på fyra områden: förebyggande, begränsning, reaktion och återhämtning. Självklart måste planeringen börja långt innan en nödsituation faktiskt inträffar.

Det första steget är att identifiera en planeringsgrupp för nödsituationer. Teamet bör inkludera högre chefer eller en organisationsledare som fungerar som sponsor och som vid behov kan ge ett centralt ledarskap. Andra medlemmar bör omfatta säkerhet, informationsteknik, anläggningsledare eller byggnadsingenjör och personalresurser. Teamet bör vara ett tvärsnitt av kritiska aspekter inom din organisation och inkludera alla avdelningar som har, eller bör ha, viss expertis på området för beredskapsplanering.

När teamet är bildat bör det börja med att identifiera potentiella risker eller hot mot organisationen. För oss är det redan gjort. Ta fram den säkerhetsriskmatris som vi genomförde i kapitel 4 och gå igenom listan över hot. Listan innehöll säkerhetsrisker, t.ex. brottsliga händelser, som kanske eller kanske inte alls når upp till nivån för ett behov av beredskapsplanering. Vissa kriminella händelser, såsom en aktiv skytt, ett bombhot eller en gisslansituation kommer dock definitivt att ingå i beredskapsplanen.

Andra hot kan inkludera väder, såsom orkaner eller snöstormar, och till och med strejker eller arbetsnedläggelser på leverantörsställen om det i princip skulle stänga ner organisationen. En del av dessa ämnen kommer att falla under affärskontinuitet och de steg som en organisation bör vara beredd att följa för att fortsätta verksamheten eller affärsfunktionerna.

Det finns ett begrepp som kallas all-hazards planering, där beredskapsplaneringsprocessen tar ett generiskt tillvägagångssätt för att utveckla responsen för ett brett spektrum av hot, snarare än en specifik plan för varje enskild risk. Även om det finns likheter i reaktionerna kan räddningsinsatsen vara mycket olika för varje händelse. De första stegen, t.ex. att bilda ICS, samla in information, fastställa mål och planera hur nödsituationen ska hanteras, kan vara likartade. De faktiska detaljerna i insatsen kommer att förändras.

Jag föredrar att titta på alla sannolika faror och skapa checklistor som beskriver vad som måste göras för varje scenario. Det kommer att finnas vissa likheter med många av farorna. Till exempel kommer både orkaner och snöstormar att påverka hur anställda, leverantörer och kunder tar sig till och från organisationen och båda kan leda till strömavbrott. Faktum är att fel på elnätet är en annan potentiell fara, så det kommer att finnas gemensamma beröringspunkter när du upprättar din lista. De gemensamma svaren behöver bara skapas i en plan, vilket gör processen enklare. Och om man har en checklista för åtgärder som är tydligt identifierad för den nödsituation som organisationen står inför blir det mycket lättare att påbörja åtgärderna.

Planeringen för de olika potentiella katastroferna bör kretsa kring flera gemensamma teman: förlust eller skada på företagets byggnader, bristande tillgång till organisationen, förlust av försörjningsmöjligheter som el, vatten eller värme samt skada eller förlust av människoliv.

Skador på organisationen eller byggnader kan uppstå på grund av svåra väderförhållanden som tornados, kraftiga vindar, hagel, jordbävningar eller till och med snöstormar där tung snö kan rasera ett tak. Det finns även av människan orsakade händelser, såsom terrorism eller olyckor, som kan leda till skador. Oavsett om förlusten av byggnaderna beror på en explosion, vädret eller om en lastbil råkar kollidera med sidan av byggnaden är resultatet detsamma. De gemensamma insatserna bör omfatta en bedömning av skadan, identifiering och flyttning av kritiska funktioner, fastställande av hur länge området kommer att vara ur funktion och inrättande av verksamhet på en annan plats för att återuppta verksamheten.

Efter orkanen Katrina rekommenderade vissa experter företag att inrätta en reserv- eller reservanläggning för att kunna fortsätta sin verksamhet efter en katastrof. En separat anläggning, belägen cirka 200 mil från den ursprungliga, skulle kunna nås med bil om flygresor inte var möjliga, vilket vi såg efter den 11 september 2001. På denna plats bör det finnas telefoner och datorer med reservtillgång till alla servrar eller data som behövs för att fungera. Förmodligen skulle den viktiga personalen under en katastrof köra till platsen, installera sig i hotellrum och fortsätta att arbeta.

En sådan plan låter bra i teorin, men jag har vissa betänkligheter som skulle behöva lösas i förväg. En är kostnaden. Det är svårt att föreställa sig att särskilt många organisationer har råd att utrusta och sätta upp, samt säkra och underhålla, en andra plats bara för nödsituationer. Vissa företag har satellitkontor som kan fylla den funktionen och kan basera sina planer på detta. För andra företag kanske idén inte är lämplig. Även en skola kan dock vidta åtgärder för att transportera eleverna till en annan anläggning om skolan inte är tillgänglig. Vid en långvarig störning kan en skola ordna med lokala kyrkor eller skicka elever till omkringliggande skolor.

En del av planeringen bör definitivt innefatta att göra arrangemang i förväg och få ett avtalsmemorandum eller en samförståndsförklaring (MOU) innan en nödsituation inträffar för att se till att externa resurser kommer att vara tillgängliga under en katastrof.

Ett annat centralt tema som man bör ta hänsyn till i planeringen är bristen på tillgång till verksamheten. Detta kan bero på väder, t.ex. snöstorm, med stängda vägar, eller på en evakuering på grund av ett bombhot eller till och med kopplat till det första temat och skador på byggnaden som skapar en osäker miljö. Planeringen bör också inriktas på hur man kan fortsätta att fungera både i en kortsiktig situation och vid en mer långvarig händelse. En viktig planeringsfråga är hur man ska få tillgång till viktiga data eller viktig teknik. Om det är en snabb evakuering måste planeringen också omfatta redovisning av alla anställda och kunder (patienter, studenter etc.) och bekräftelse på att alla är ute.

För både skador och förlorad tillgång bör säkerheten ha hög prioritet (se figur 9.1). Plundrare tar sig in i katastrofområden och inser snabbt att ingen är närvarande och att värdesaker är exponerade. När husägare tvingas evakuera stora områden på grund av skogsbränder är det häpnadsväckande hur snabbt rapporterna kommer om plundrare som tar sig in i området, gör inbrott i bostäder och stjäl egendom från människor som redan lider. Företagsevakueringar är inte annorlunda.

FIGUR 9.1. Tomma eller skadade byggnader blir snabbt ett mål för plundrare eller andra brottslingar.

Nödplaneringen måste innehålla en komponent för säker verksamhet om hur byggnaden ska säkras, oavsett om det handlar om intern säkerhet eller om samförståndsavtal med lokala säkerhetsföretag för att tillhandahålla rätt täckningsnivå för att säkra en anläggning. Under en långvarig händelse kan stängsel, lås eller andra åtgärder behövas för fullständigt skydd av fastigheten.

Utomatiska fel på försörjningen är en mycket verklig risk. Vissa områden betjänas av en åldrande infrastruktur och allmännyttiga företag blir allt oftare måltavlor för cyberbrottslingar som försöker hacka och manipulera systemen. Att förlora el, vatten eller gas kan snabbt förvandla en arbetsplats till ett värdelöst skal. En bedömning av hur länge avbrottet kommer att pågå är ett av de första stegen som måste tas. Om det kommer att pågå under en längre tid är du i en situation där byggnaden i huvudsak är skadad och en flytt kan vara nödvändig. Återigen måste det finnas tillgång till virtuella data eller servrar. Vid strömavbrott kommer det att vara möjligt att få tillgång till att hämta papperskopior av pappersarbete eller andra dokument. Under vissa omständigheter kan ni välja att fortsätta verksamheten på huvudorten, t.ex. vid en vattenförlust. Vattenflaskor kan tas med in. Till och med toaletter kan spolas med hinkar med vatten. Det finns dock fortfarande planering att göra för att fastställa vilka resurser som behövs och vilket tillvägagångssätt som är bäst.

Den sista konsekvensen att ta hänsyn till under en katastrof är skada eller förlust av liv. Under de senaste åren har vi sett detta i många olika former. Brev som innehåller mjältbrand eller andra pulver orsakar störningar. Även om pulvret inte är mjältbrand eller skadligt är hotet närvarande och situationen måste hanteras som ett överhängande hot. Bombhot och faktiska anordningar, till och med en liten rörbomb, är ett annat problem. I förra kapitlet talade vi om de risker som är förknippade med våld på arbetsplatsen, inklusive aktiva skyttar. Planeringsprocessen för en omfattande beredskapsplan måste omfatta alla möjliga allvarliga våldshandlingar.

Under vissa våldshandlingar, t.ex. en aktiv skytt, kan det bästa tillvägagångssättet vara att alla tar skydd på plats. Dessa incidenter är ofta över på några ögonblick. Det kanske inte finns någon möjlighet att samla incidentledningsgruppen, åtminstone inte under incidenten. I detta fall bör planeringen inriktas på förebyggande, begränsning och återhämtning. Det finns en plan för hur man ska agera, men det kommer att vara upp till enskilda personer eller grupper att genomföra planen, så det är viktigt med utbildning i förväg och praktiska övningar för att se till att åtgärderna fungerar enligt planen. Under en aktiv skyttesituation kan incidentkommandogruppen fortfarande kommunicera, men måste förlita sig på telefoner eller konferenssamtal, om det är säkert att göra det.

Olyckor eller bränder är en vanlig form av livshotande situationer. Nödplanen bör fokusera på dessa typer av faror och de därmed sammanhängande riskerna. Om en allvarlig olycka eller brand inträffar måste planen ta upp samordningen med de första insatserna, t.ex. brandkåren, och ge information om vilka farliga material som finns på platsen och var potentiella offer kan finnas. Insatsen måste också omfatta redovisning av de anställda för att se till att ingen lämnas i farozonen.