Finanskommitténs och kommittéordförandens ansvar

Kommitténs roll

Finanskommitténs roll är i första hand att tillhandahålla finansiell tillsyn för organisationen. Typiska arbetsområden för små och medelstora grupper är budgetering och finansiell planering, finansiell rapportering samt skapande och övervakning av interna kontroller och riktlinjer för ansvarsskyldighet. En översikt över ansvarsområden visas nedan.

Budgetering och finansiell planering

1. Utarbeta en årlig driftsbudget tillsammans med personalen.
2. Godkänn budgeten inom finanskommittén.
3. Övervaka att budgeten följs.
4. Sätt upp långsiktiga finansiella mål tillsammans med finansieringsstrategier för att uppnå dem.
5. Utarbeta fleråriga driftsbudgetar som integrerar mål och initiativ i den strategiska planen.
6. Presentera alla finansiella mål och förslag till styrelsen för godkännande.

Effektiva ekonomikommittéer engagerar sig fullt ut i en årlig budgeteringsprocess i samarbete med personalens administrativa ledare och högre personal. Om inte organisationens stadgar uttryckligen förbjuder det kan det vara fördelaktigt att inkludera icke-styrelseledamöter med finansiell expertis i kommittén.

Förutom att ta fram en årlig budget bör kommittén också fastställa långsiktiga finansiella mål. Dessa mål kan till exempel innefatta skapandet av en rörelsekapital- eller kontantreservfond och skapandet av en fond för underhåll eller utbyte av utrustning. Om organisationen har en strategisk plan kommer ekonomikommittén att samarbeta med personalen för att fastställa de ekonomiska konsekvenserna av planen och plotta in dem i en flerårig organisationsbudget som finansiellt stödjer genomförandet av strategierna.

Rapportering

1. Utveckla användbara och lättlästa rapportformat tillsammans med personalen.
2. Arbeta tillsammans med personalen för att ta fram en lista med önskade rapporter där man noterar detaljeringsgrad, frekvens, tidsfrister och mottagare av dessa rapporter.
3. Arbeta med personalen för att förstå konsekvenserna av rapporterna.
4. Presentera de ekonomiska rapporterna för hela styrelsen.

Effektiva finanskommittéer kräver att personalen tillhandahåller mycket kontextuella rapporter som klart och tydligt kommunicerar organisationens finansiella ställning och likviditet, dess följsamhet till budgeten, dess fördelning av resurser för att uppfylla sitt uppdrag och dess stöd för eventuella givarbegränsningar för bidrag. Med en förutbestämd lista över förväntade rapporter kan personalen avsätta tillräckligt med tid för att ta fram korrekta rapporter av hög kvalitet och inte bli överrumplad av ad hoc-förfrågningar. Dessutom bör dessa rapporter bidra till att fokusera styrelsens diskussion om förväntade resultat och potentiella strategier för att övervinna motgångar eller förändringar i den finansiella miljön.

Intern kontroll och ansvarspolicy

1. Skapa, godkänn och uppdatera (vid behov) policyer som bidrar till att säkerställa att organisationens tillgångar är skyddade.
2. Säkerställa att policyer och förfaranden för finansiella transaktioner dokumenteras i en manual, och att manualen ses över årligen och uppdateras vid behov.
3. Säkerställa att godkända finansiella policyer och förfaranden följs.

Och även om hela styrelsen har ett förvaltaransvar för organisationen, har finanskommittén en ledande roll på detta område, och säkerställer att lämpliga rutiner för intern kontroll för alla finansiella transaktioner dokumenteras i en manual och följs av personalen. Kommittén bör också spela en roll när det gäller att fastställa och uppdatera signaturer för bankkonton samt övervaka att alla juridiska och statliga tidsfrister för inlämning av handlingar följs.

Finanskommittéer har också ofta till uppgift att se till att reglerna följs och/eller att utveckla andra policyer som ytterligare tjänar till att skydda organisationen och hantera dess riskexponering. Det kan till exempel handla om att fastställa riktlinjer för följande:

• Personalpolitik
• Förvaltningens kompensationspaket (i avsaknad av en separat personalkommitté)
• Långsiktigt.långfristiga kontrakt eller leasingavtal
• Lån eller kreditlinjer
• Internetanvändning och datasäkerhet
• Kapitalanskaffningar
• Disponering av donerade aktier
• Försäkringar krav och granskningar
• Redovisning av handlingar
• Antagande av gåvor

Täckning av revisioner och investeringar

Avhängigt av många faktorer, bland annat – styrelsens storlek, budgetens storlek, omfattningen och komplexiteten av befintliga finansiella tillgångar – kan finanskommittén uppmanas att utföra rollerna för två andra kommittéer som vanligtvis är separata i större organisationer: revisionskommittén och investeringskommittén. De grundläggande ansvarsområdena för revisions- och investeringskommittéer omfattar:

Revisionskommitté

1. Rekrytera och välja revisor.
2. Granska utkastet till revisionsberättelse och 990 som presenteras av revisorn.
3. Förelägga revisionsberättelsen för styrelsen i sin helhet (om revisorn inte gör detta).
4. Granska revisionsrekommendationsbrevet (SAS112) från revisorn och se till att eventuella frågor som nämns följs upp.

Investeringskommitté

1. Utarbeta en investeringspolicy som beskriver målen för investeringsportföljen, riktlinjer för portföljens tillgångsallokering baserat på en förutbestämd nivå av risktolerans, bemyndiganden för att genomföra transaktioner, förfogande över intjänade inkomster osv.
2. Säkerställ att bestämmelserna i policyn följs.
3. Se över policyn minst en gång om året och uppdatera vid behov.
4. Anställ och utvärdera investeringsförvaltare/rådgivare.

Även om en organisation inte har tillräckligt med likvida medel för att stödja en fullfjädrad investeringsportfölj bör den förvalta sina likvida medel för att optimera intjänade intäkter. Om en organisation har överskottslikviditet kan finanskommittén, med hjälp av den administrativa stabschefen, överväga att utarbeta riktlinjer för att placera överskottslikviditeten i kortsiktiga instrument med låg risk. Dessa bör utformas för att maximera intäkterna från befintliga likvida medel utan att störa det operativa kassaflödet, t.ex. genom att köpa kortfristiga CD:s med förskjutna förfallodagar eller genom att upprätta ett svepkonto där överskottslikviditet sveps över till ett medel med högre avkastning varje kväll.

Förvaltningskommitténs ordförande

Finansieringskommitténs ordförande är oftast styrelsens skattmästare, vars specifika arbetsuppgifter vanligen beskrivs i organisationens stadgar. I praktiken kan dessa uppgifter variera avsevärt från en praktisk roll, när det gäller modellen med en ”arbetande styrelse”, till en mer övervakande roll där transaktionerna till stor del hanteras av personalen.

Som ordförande för finanskommittén ser styrelsens kassör till att kommittén gör sitt jobb. Ordförandens specifika uppgifter är bland annat:

1. Att fungera som huvudförbindelselänk mellan kommittén och hela styrelsen,
2. Samarbeta med personalchefen för att fastställa en dagordning för varje kommittémöte,
3. Informera medlemmarna om mötet,
4. Säkerställa att utdelningsunderlag och rapporter förbereds och sänds ut till kommitténs medlemmar i förväg.

En årlig uppgiftslista för kommittén är ett användbart verktyg för att organisera kommitténs arbete. Den kan ta formen av en månadsvis tidslinje eller kalender som integrerar tidsfrister för budgetering och ekonomisk planering, tidsfrister för myndighets- och lagstadgade inlämningsdatum, tidsfrister för interna rapporter, datum för översyn och uppdatering av policyer och rutiner samt datum för finanskommitténs och hela styrelsens möten.

Skattmästaren eller ordföranden för finanskommittén behöver inte alltid vara en professionell person som kan räkna med siffror, men gott omdöme, logik, nyfikenhet och ett engagemang för ansvarsskyldighet och organisationens långsiktiga ekonomiska stabilitet är viktiga egenskaper. En bra skattmästare eller ordförande för finanskommittén kommer att ha, eller snabbt utveckla, en förståelse för ideell finansiell rapportering och IRS 990.

Närvaron av en fullt engagerad finanskommitté är en stark indikation på att en organisation har förbundit sig till god förvaltning och att den aktivt bygger upp och bevarar de finansiella resurser som krävs för att stödja fullgörandet av sitt uppdrag, både på kort och på lång sikt.