Universitatea din Washington Resurse umane
Politica și procesul de lucru flexibil
Tabel de materii
Ce este lucrul flexibil?
Procesul de evaluare a flexwork-ului de către supervizor
Exemple de flexwork
Înregistrarea concediilor de odihnă
Politica universității permite angajaților personalului să aibă un aranjament de flexwork atunci când supervizorul angajatului (sau alt oficial desemnat) evaluează cererea de flexwork și o aprobă.
Când evaluează cererea, supervizorul trebuie să stabilească dacă angajatul poate îndeplini în mod eficient atribuțiile postului în timpul flexwork-ului. Supervizorul trebuie, de asemenea, să stabilească dacă aranjamentul de lucru flexibil este în conformitate cu reglementările, politicile și contractele colective de muncă aplicabile.
Solicitările de lucru flexibil ca adaptare pentru persoanele cu dizabilități sunt tratate printr-un proces separat.
Ce este lucrul flexibil?
Un aranjament de lucru flexibil este un plan de lucru care diferă de săptămâna de lucru standard. O săptămână de lucru standard constă în cinci zile de lucru consecutive de opt ore și ore de începere și de încheiere consecvente pentru fiecare zi de lucru.
În mod obișnuit, un angajat va solicita un aranjament de lucru flexibil, deși uneori acesta poate fi o condiție de angajare.
Supervizorii trebuie să evalueze cu atenție fezabilitatea unui aranjament de lucru flexibil propus înainte de a-l aproba. Aranjamentul este menit să aducă beneficii angajatului fără a împovăra în mod nejustificat operațiunile unității.
Pentru a se asigura că angajatul continuă să lucreze eficient în cadrul unui aranjament de lucru flexibil, supraveghetorii trebuie să elaboreze un plan de telemuncă. Cu un plan bun, flexwork-ul poate fi în beneficiul angajatului, al echipei și al universității în general. Flexwork-ul îmbunătățește adesea satisfacția profesională prin creșterea flexibilității muncii. De asemenea, ajută la recrutarea și păstrarea angajaților.
Tipuri de aranjamente de lucru flexibil
Există două tipuri generale de aranjamente de lucru flexibil:
- Aranjamente de lucru alternative
- Aranjamente de lucru flexibile
Un aranjament de lucru alternativ este definit ca un program de lucru regulat, recurent, care se încadrează în săptămâna de lucru standard și este orice altceva decât cinci zile consecutive de lucru de opt ore – de exemplu, lucrul în patru zile consecutive de lucru de zece ore în timpul săptămânii.
În cadrul unui aranjament de lucru flexibil, angajatul lucrează un număr consistent de ore în fiecare zi. Cu toate acestea, orele de început și de sfârșit ale angajatului variază, într-un interval specificat, în jurul unui set fix de ore de bază.
De exemplu, pentru un angajat care lucrează opt ore pe zi (plus o oră de prânz), angajatul este întotdeauna la lucru în timpul orelor de bază de la 9.00 la 16.00. Cu toate acestea, orele de început și de sfârșit ale angajatului variază de la o zi la alta. Luni, angajatul ar putea lucra de la 8.00 la 17.00, în timp ce marți, angajatul lucrează de la 9.00 la 18.00.
În timp ce pot exista combinații de aranjamente de lucru flexibile și alternative, orarele deosebit de complexe sau neobișnuite pot prezenta provocări pe care supervizorul ar trebui să le ia în considerare înainte de a aproba aranjamentul, în special pentru angajații eligibili pentru ore suplimentare. Evidența timpului și urmărirea timpului liber poate fi mai complexă, la fel ca și organizarea acoperirii în timpul absențelor.
Return to top
Procesul de evaluare a flexwork-ului de către supervizor
Supervizorii iau decizia finală cu privire la cererea de flexwork a unui angajat după ce au evaluat fezabilitatea acesteia și ar trebui să lucreze cu angajatul pentru a evalua propunerea. În plus, evaluați modul în care acordul de muncă flexibilă afectează rolul dumneavoastră ca supervizor și al restului unității dumneavoastră. Identificați orice probleme potențiale și modalitățile de abordare a acestor probleme.
Determinați gradul de pregătire al angajaților pentru flexwork
Stilurile de lucru și sarcinile de lucru ale angajaților variază. Unii angajați sau posturi pot fi mai potrivite pentru un aranjament de lucru flexibil decât altele. Atunci când evaluează o solicitare de lucru flexibil, supraveghetorii trebuie să ia în considerare cât de bine a demonstrat angajatul abilitățile și obiceiurile de lucru care conduc la un aranjament de lucru flexibil de succes, incluzând
- Eligibilitatea pentru ore suplimentare
- Productivitatea actuală și istoricul de succes din trecut
- Punctualitatea și capacitatea de a respecta un program de lucru și de a raporta absențele de la locul de muncă
- Capacitatea de a îndeplini sarcinile de lucru care ar putea fi afectate de sarcinile zilnice sau săptămânale-.termene-limită specifice
- Perioada de probă rămasă sau perioada de probă care trebuie finalizată
Determinați gradul de pregătire a echipei și a unității pentru munca flexibilă
După ce stabiliți că un angajat are șanse de reușită în cadrul unui acord de muncă flexibilă, evaluați cât de bine va funcționa restul departamentului sau al unității atunci când angajatul începe acordul de lucru flexibil, inclusiv:
- Beneficiile anticipate pentru echipă
- Modificări anticipate ale dinamicii echipei
- Personalul de rezervă necesar atunci când angajatul care practică flexwork-ul este plecat
- Efectele asupra obiectivelor și angajamentelor echipei
În cele din urmă, trebuie să determinați configurația de lucru care funcționează cel mai bine pentru echipa dumneavoastră. Fiecare echipă este diferită. Unele echipe au succes cu flexwork frecvent între membrii echipei. Alte echipe trebuie să limiteze cantitatea de flexwork. Dacă nu sunteți sigur de ceea ce va funcționa cel mai bine, începeți cu opțiuni limitate de flexwork pentru o echipă, apoi faceți schimbări după ce dobândiți experiență.
Considerați dacă un acord de lucru flexibil va afecta:
- Costurile, serviciile pentru clienți, siguranța și securitatea
- Contabilitatea timpului și a concediilor, în special contabilitatea concediilor legate de sărbători
- Nevoile de echipament și tehnologie
Răspundeți la cererea de lucru flexibil
Dacă aprobați cererea de lucru flexibil, următorul pas este să documentați acordul de lucru flexibil.
Dacă nu sunteți sigur că acordul de flexwork propus poate avea succes, luați în considerare posibilitatea de a permite angajatului să lucreze în regim de flexwork în cadrul unui proiect pilot. Desemnați o perioadă de revizuire inițială, după care veți lua o decizie finală cu privire la aranjament.
Dacă nu puteți aproba cererea de lucru flexibil, explicați-vă decizia pe baza atât a impactului propunerii asupra operațiunilor departamentului, cât și, dacă este relevant, a istoricului de muncă al angajatului în departamentul dumneavoastră.
Documentați acordul de lucru flexibil
După aprobarea unei cereri de lucru flexibil, documentați acordul de lucru flexibil. Scopul acordului de lucru flexibil este de a se asigura că atât supervizorul, cât și angajatul au o înțelegere clară și comună a acordului de lucru flexibil. Cel puțin, acordul ar trebui să definească:
- Programul de lucru care specifică zilele și orele de lucru flexibil
- Durata acordului de lucru flexibil
- Cum poate fi reziliat acordul de lucru flexibil
- Când este necesar ca angajatul să fie la birou
Acordul ar trebui să precizeze că acordul poate fi revizuit în funcție de cerințele de lucru ale departamentului. De asemenea, ar trebui să precizeze că menținerea acordului de lucru flexibil este condiționată de faptul că acesta funcționează eficient atât pentru angajat, cât și pentru departament.
După ce finalizați acordul, dați o copie angajatului și puneți o copie în dosarul departamentului angajatului.
Întoarceți sus
Exemple de lucru flexibil
Exemplele de mai jos ilustrează posibilele acorduri de lucru flexibil pentru personalul contractual acoperit și pentru angajații din cadrul personalului profesional. Detaliile fiecărui exemplu diferă în funcție de faptul dacă angajatul este eligibil pentru ore suplimentare sau scutit de ore suplimentare.
Angajați eligibili pentru ore suplimentare
Amenajările de lucru alternative au caracteristici diferite față de planurile de lucru flexibile.
Caracteristicile aranjamentelor alternative de lucru:
- Un număr total specificat de ore pe care angajatul este programat să le lucreze în fiecare săptămână pe baza procentajului de timp al postului
- Un program de lucru săptămânal care se repetă în mod regulat și care este altceva decât cinci zile uniforme și consecutive de opt ore într-o perioadă de șapte zile (pentru angajații cu normă întreagă)
- O perioadă de lucru specificată pentru fiecare zi în care angajatul este programat să lucreze
Caracteristicile aranjamentelor de lucru flexibile:
- Un număr total specificat de ore pe care angajatul este programat să le lucreze în fiecare săptămână, pe baza procentajului de timp al postului
- Un număr total specificat de ore de lucru în fiecare zi lucrătoare
- O „perioadă de lucru de bază” zilnică. în timpul căreia se așteaptă ca angajatul să fie la locul de muncă
- O oră de începere zilnică variabilă care începe într-o perioadă de timp stabilită
- O oră de sfârșit zilnică variabilă care depinde de ora de începere a zilei respective
Exemplu 1: Plan de lucru alternativ – salariați eligibili pentru ore suplimentare
| Procent de timp: | Ora de lucru: |
|---|---|
| 100% = 40 de ore pe săptămână | 8 a.m. până la 18:30 p.m, De luni până joi (1/2 oră de prânz) |
Exemplu 2: Plan de lucru alternativ – angajați eligibili pentru ore suplimentare
| Centura de timp: | Ora de lucru: |
|---|---|
| 80% = 32 de ore pe săptămână | 8 a.m. – 6 p.m., De luni până miercuri (1/2 oră la prânz)
8 a.m. – 11:30 a.m. Joi (fără pauză de prânz) |
Exemplu 3: Plan de lucru flexibil – angajați eligibili pentru ore suplimentare
| Percent de timp: | Ora de bază: | Ora de începere a lucrului: | Ora de sfârșit a lucrului: | |
|---|---|---|---|---|
| 100% = 40 de ore pe săptămână | 9 a.m. până la 5 p.m., De luni până vineri (1 oră de prânz) | Între 8 și 9 a.m. | Între 17 și 18 p.m. | Între 17 și 18 p.m. |
Exemplu 4: Plan de lucru flexibil – salariați eligibili pentru ore suplimentare
| Percent de timp: | Ora de bază: | Ora de începere a lucrului: | Ora de sfârșit a lucrului: |
|---|---|---|---|
| 90% = 36 de ore pe săptămână | 8:30 a.m. până la 5 p.m, De luni până joi (1 oră de prânz)
De la 8.00 la 12.00 vineri (fără prânz) |
Între 8.00 și 8.30, de luni până joi | Între 17.00 și 17.30., de luni până joi |
Angajați scutiți de ore suplimentare
Agențiile de lucru alternative au caracteristici diferite față de planurile de lucru flexibile.
Caracteristicile aranjamentelor alternative de lucru:
- O așteptare minimă a orelor de lucru săptămânale medii bazată pe procentul de timp al postului
- Un plan de lucru care se repetă în mod regulat și care constă în orice altceva decât cinci zile de lucru consecutive aproximativ egale
- Planul de lucru alternativ al angajatului poate fi ajustat după cum este necesar pentru a îndeplini cerințele de lucru ale postului
Caracteristicile aranjamentelor flexibile de lucru:
- O așteptare minimă săptămânală de ore de muncă bazată pe procentul de timp al postului
- O „perioadă de lucru de bază” zilnică în timpul căreia se așteaptă ca angajatul să fie la locul de muncă
- Ora de începere zilnică variabilă care începe într-o perioadă de timp stabilită
- Ora de încheiere zilnică variabilă care ia în considerare ora de începere a zilei, cu toate acestea, se așteaptă ca angajații să lucreze oricât de mult timp este necesar pentru a îndeplini obiectivele de lucru
- Planul de lucru flexibil al angajatului poate fi ajustat după cum este necesar pentru a îndeplini cerințele de lucru ale postului
Exemplu 5: Plan de lucru alternativ – salariați scutiți de ore suplimentare
| Procent de timp: | Plan de lucru: |
|---|---|
| 100% | 8 a.m. până la 18:30 p.m, de luni până joi (1/2 oră la prânz) Pot fi necesare ajustări ale orelor de începere și de terminare a programului pentru a îndeplini cerințele de lucru. |
Exemplu 6: Plan de lucru alternativ – salariați scutiți de ore suplimentare
| Procent de timp: | Plan de lucru: |
|---|---|
| 80% | 8 a.m. până la 6 p.m., de luni până miercuri (1/2 oră de prânz) 8 a.m. – 11:30 a.m. Joi (fără prânz). Pot fi necesare ajustări ale orelor de începere și de terminare a programului pentru a îndeplini cerințele de lucru. |
Exemplul 7: Plan de lucru flexibil – angajați scutiți de ore suplimentare
| Percente de timp: | Perioada de lucru de bază: | Ora de începere a lucrului: | Ora de încheiere a lucrului: |
|---|---|---|---|
| 100% | 9 a.m. până la 5 p.m., De luni până vineri (1 oră de prânz) | În general între orele 8 și 9 a.m. | În general între orele 17 și 18. Pot fi necesare ajustări ale orelor de începere și de terminare a programului pentru a îndeplini cerințele de lucru. |
Exemplu 8: Plan de lucru flexibil – salariați scutiți de ore suplimentare
| Percent de timp: | Perioada de lucru de bază: | Ora de începere a lucrului: | Ora de terminare a lucrului: |
|---|---|---|---|
| 90% | 8:30 a.m. până la 5 p.m., de luni până joi (1 oră de prânz) și de la 8 a.m. la 12:00 vineri (fără prânz) |
În general între 8 a.m. și 8:30 a.m., de luni până joi | În general între 17:00 și 17:30, de luni până joi. Este posibil să fie necesare ajustări ale orelor de începere și de terminare a programului pentru a îndeplini cerințele de lucru. |
Return to top
Menținerea evidenței timpului liber de sărbători
Pentru un angajat cu normă întreagă, o sărbătoare valorează opt ore. Pentru angajații cu fracțiune de normă, valoarea orelor de concediu de odihnă este calculată proporțional cu procentul de normă întreagă al angajatului.
Dacă un concediu de odihnă cade într-o zi în care angajatul este programat să lucreze mai puține ore decât valoarea concediului, angajatul primește credit de concediu pentru diferența. Acest lucru are ca rezultat ore de credit de vacanță pe care angajatul poate aranja să și le ia liber la o dată ulterioară.
Dacă o sărbătoare cade într-o zi în care angajatul este programat să lucreze mai multe ore decât valoarea sărbătorii, angajatul va „datora” Universității diferența de timp dintre valoarea orară a sărbătorii și orele pe care angajatul era programat să le lucreze. Tabelul de mai jos oferă exemple ale acestor considerații privind păstrarea timpului de vacanță.
Toți angajații acoperiți prin contract, personalul clasificat și profesional
| Categoria de angajare categoria |
Relația dintre vacanță și ziua de lucru | Efectul asupra angajatului |
|---|---|---|
| Toți angajații acoperiți prin contract, Clasificat, & Personal profesional | Vacanța cade în ziua liberă programată a angajatului | Angajatul primește un credit de vacanță pentru ziua respectivă, care poate fi folosit la o dată ulterioară. Creditul de concediu este de opt (8) ore pentru angajații cu normă întreagă sau proporțional pentru angajații cu fracțiune de normă |
| Toate contractele acoperite, clasificate, & Professional Staff | Vacanța cade în ziua de lucru programată a angajatului care este mai scurtă decât vacanța pe care angajatul este eligibil să o primească (a se vedea nota de mai jos) | Angajatul își ia liber de sărbătoare și primește un credit de vacanță pentru diferența de timp dintre valoarea concediului de odihnă și durata zilei de lucru programate |
| Personal acoperit prin contract și personal clasificat eligibil pentru ore suplimentare | Angajatul este desemnat să lucreze într-o zi de sărbătoare programată | Angajatul primește salariul pentru ziua obișnuită de lucru plus salariul de primă la ora și unujumătate pentru toate orele lucrate în ziua de sărbătoare.
Supervizorii pot aproba cererea unui angajat pentru timp liber compensatoriu în locul plății în bani. |
| Personal profesional eligibil pentru ore suplimentare | Angajatul este desemnat să lucreze într-o zi de sărbătoare programată | Angajatul primește salariul zilei obișnuite. Angajatul primește o zi de credit de vacanță, în funcție de FTE, care poate fi luată la un alt moment. Nu există o plată suplimentară. Dacă lucrul în ziua de sărbătoare face ca angajatul să lucreze mai mult de 40 de ore în săptămâna de lucru, angajatul primește ore suplimentare pentru orele lucrate peste 40 |
| Overtime Eligible Contract Covered, Classified, & Professional Staff | Angajatul cu normă întreagă lucrează patru zile de 10 ore pe un program de lucru alternativ. Sărbătoarea cade într-o zi în care angajatul este programat să lucreze | Angajatul este liber de la serviciu timp de 10 ore, dar sărbătoarea este evaluată doar la opt (8) ore pentru angajatul cu normă întreagă. Angajatul datorează două (2) ore de timp care pot fi luate din concediul de odihnă sau din timpul compensatoriu acumulat, dacă este cazul |
| Overtime Exempt Contract Covered, Classified, & Professional Staff | Sărbătoarea cade într-o zi lucrătoare care este mai lungă decât cantitatea de timp liber de sărbători pe care o primește angajatul (A se vedea nota de mai jos) | Angajatul își ia liber de sărbători și poate fie să își ajusteze efortul de lucru pentru a compensa diferența, SAU să i se deducă din soldul de concediu de odihnă al angajatului diferența de timp dintre timpul de lucru programat al angajatului în ziua respectivă și valoarea sărbătorii.
Diferența de timp dintre timpul de lucru programat al angajatului și valoarea concediului de odihnă nu poate fi înregistrată ca concediu fără plată. |
| Personal contractual scutit de ore suplimentare, acoperit prin contract, clasificat, & personal profesional | Angajatul este desemnat să lucreze într-o zi de sărbătoare | Angajatul primește salariul pentru o zi obișnuită și opt ore de credit de sărbătoare pentru un angajat cu normă întreagă (proporțional pentru un angajat cu jumătate de normă) |
Nota: Concediul de vacanță se bazează pe echivalentul în normă întreagă al angajatului: opt (8) ore pentru un angajat cu normă întreagă, proporțional pentru un angajat cu fracțiune de normă..
Întoarceți la începutul paginii
.
Leave a Reply