Cum să programați e-mailurile pe Mac

La un moment dat, cu toții am greșit și am uitat de un eveniment important – fie că a fost ziua de naștere a unui prieten, prima zi a unui membru al familiei la un nou loc de muncă, sau poate chiar propria noastră aniversare!

Programarea unui e-mail în avans înseamnă că, chiar dacă o dată importantă reușește cumva să vă scape din minte, atunci cel puțin ați trimis o notă rapidă doar pentru a-i spune celeilalte persoane că v-ați gândit la ea.

Dar programarea e-mailurilor nu este utilă doar pentru a-i ura la mulți ani mătușii dvs. preferate, ci vă poate ajuta și la creșterea productivității. De exemplu, ați putea dori să începeți ziua de lucru scriind și programând toate e-mailurile pe care știți că trebuie să le trimiteți în cursul acelei zile, lăsându-vă liber să vă concentrați asupra unor sarcini mai importante (până când încep să apară răspunsurile, cel puțin!) Programarea e-mailurilor în avans poate, de asemenea, să mențină lucrurile în ordine atunci când sunteți departe de computer pentru o perioadă de timp prelungită, de exemplu atunci când sunteți în vacanță.

Există o mulțime de beneficii pentru programarea e-mailurilor, așa că este destul de frustrant faptul că această funcție nu se găsește nicăieri în aplicația Mail încorporată în Mac. În mod implicit, singurul mod în care puteți trimite un e-mail este să apăsați butonul „Trimite” din Mail. Chiar dacă vă faceți timp să scrieți un e-mail în avans, tot va trebui să săriți înapoi la Mail și să apăsați ‘Send’ (Trimite) atunci când doriți cu adevărat ca acel e-mail să fie trimis.

Poate că Mail nu are un programator încorporat, dar nu totul este pierdut, deoarece puteți adăuga singur această funcție la Mail, fie apelând la ajutorul unei aplicații terțe, fie creând un flux de lucru Automator. În acest articol, voi explora ambele metode.

Înainte de a începe, există o capcană de care trebuie să fiți conștienți: dacă Mac-ul dvs. este oprit, adormit, deconectat de la Internet sau aplicația Mail este închisă, atunci Mac-ul dvs. nu va fi capabil să trimită e-mailuri programate. Doar un lucru de care trebuie să țineți cont înainte de a programa acel mesaj de „La mulți ani” pentru a fi trimis la miezul nopții!

Crearea unui programator de e-mailuri cu Automator

Automator este ideal dacă doriți să programați e-mailuri, dar nu doriți să descărcați o aplicație terță parte sau dacă nu vă vedeți programând suficiente e-mailuri pentru a justifica existența unei aplicații dedicate acestei sarcini.

Pentru a crea un flux de lucru Automator care poate trimite e-mailuri la o oră și o dată aleasă de dumneavoastră:

1. Lanșați aplicația Automator navigând în folderul „Applications” al Mac-ului, selectând „Utilities” și făcând dublu clic pe Automator.
2. În fereastra ‘Choose a type for your document’ (Alegeți un tip de document), selectați ‘Application’ (Aplicație), urmat de ‘Choose’ (Alege).”
3. Asigurați-vă că fila ‘Actions’ (Acțiuni) este selectată, apoi selectați elementul ‘Mail’ (Poștă).

4. Găsiți acțiunea ‘New Mail Message’ (Mesaj nou de poștă), apoi trageți-o în secțiunea editor a ferestrei Automator și fixați-o în fluxul de lucru.

5. Acum puteți crea e-mailul dumneavoastră. Introduceți adresa destinatarului, precum și pe oricine doriți să CC sau BCC, subiectul e-mailului și conținutul acestuia.

6. Dacă aveți mai multe conturi de e-mail, atunci deschideți meniul derulant ‘Account’ și alegeți contul din care doriți să trimiteți acest mesaj.

7. Doriți să programați mai multe e-mailuri pentru a fi trimise în același timp? Atunci trageți o altă acțiune ‘New Mail Message’ în fluxul dvs. de lucru și completați toate câmpurile necesare.

8. Găsiți acțiunea ‘Send Outgoing Messages’ în meniul din stânga al Automator și trageți-o în fluxul dvs. de lucru.

9. Acum sunteți gata să vă salvați aplicația, așa că selectați ‘File’ din bara de meniu, urmat de ‘Save…’

10. Dați aplicației dvs. un nume (eu voi folosi ‘Email Scheduler’) și verificați de două ori că ‘File Format’ este setat la ‘Application’. Faceți clic pe ‘Save.’

Aplicația dvs. de programare a e-mailurilor este acum gata de utilizare, dar încă nu ați specificat când trebuie trimis acest e-mail. Pentru a specifica o dată și o oră, va trebui să folosiți aplicația Calendar de pe Mac, așa că lansați această aplicație și să începem:

1. Căutați data la care doriți ca acest e-mail să fie trimis și faceți dublu clic pe această casetă pentru a crea un ‘Eveniment nou’.”

2. Căsuța ‘Eveniment nou’ include deja o oră implicită – dați un clic pe acest marcaj pentru a deschide o nouă secțiune în care puteți specifica o oră la alegere.

3. În continuare, treceți deasupra secțiunii ‘Alertă’ până când apare o listă derulantă. Deschideți această listă derulantă și selectați ‘Custom…’

4. Deschideți primul meniu derulant și selectați ‘Open file.’

5. Deschideți al doilea meniu derulant și selectați ‘Other…’

6. Selectați aplicația Email Scheduler pe care ați creat-o mai devreme.

7. Deschideți al treilea meniu derulant și selectați ‘At time of event.’

8. Salvați modificările făcând clic pe ‘OK.’

Și asta e tot! E-mailul dvs. va fi acum trimis la ora pe care ați specificat-o în Calendar.

Aceasta poate părea multă muncă, în special dacă doriți doar să programați un singur e-mail, dar odată ce ați creat această aplicație Email Scheduler, o puteți folosi pentru a programa e-mailuri ulterioare, doar prin modificarea fluxului său de lucru.

Pentru a edita fluxul de lucru Email Scheduler, va trebui să îl deschideți în Automator. Deci, fie:

• Lansați Automator și apoi, atunci când vă solicită să creați un nou document, dați un clic pe butonul „Open an Existing Document….”. Selectați aplicația ‘Email Scheduler’.

• Selectați ‘File’ (Fișier) din bara de meniu a Automator, urmat de ‘Open…’ Încă o dată, selectați aplicația ‘Email Scheduler’.

Automator va încărca apoi fluxul de lucru al Email Scheduler, gata pentru a fi editat de dumneavoastră. Actualizați acțiunea ‘New Mail Message’ cu un nou destinatar, un nou subiect și un nou conținut al corpului și salvați modificările. Apoi, tot ce trebuie să faceți este să lansați aplicația Calendar și să specificați când doriți ca acest e-mail să fie trimis.

Utilizarea unei aplicații terță parte

Dacă aveți de gând să programați e-mailuri în mod regulat sau nu sunteți familiarizat cu Automator, atunci ar putea avea sens să utilizați în schimb o aplicație terță parte.

O aplicație populară de programare a e-mailurilor este MailButler. Mai degrabă decât să funcționeze ca o aplicație de sine stătătoare, MailButler se conectează la Mail, adăugând în esență un buton „Programează e-mail” la interfața standard a Mail.

Puteți descărca gratuit ediția Essential a MailButler, deși achiziționarea versiunii Professional sau Business vă oferă acces la unele caracteristici suplimentare.

Pentru a configura MailButler, instalați-o și apoi lansați aplicația MailButler. În acest moment, vi se va cere să reporniți aplicația Mail pentru ca MailButler să-și poată instala extensiile, așa că mergeți mai departe și faceți clic pe „Restart Mail now.”

După ce Mail se repornește, creați un cont MailButler și faceți clic pe „Register”. După câteva momente, ar trebui să primiți un e-mail de confirmare (dacă nu primiți unul, verificați dosarul ‘Spam’), deschideți-l și faceți clic pe linkul ‘Confirm Email Address’.

Căutați din nou în aplicația Mail și introduceți adresa de e-mail și parola asociate contului MailButler, iar apoi sunteți gata să începeți să utilizați funcțiile MailButler, inclusiv programarea e-mailurilor.

Pentru a programa un e-mail, pur și simplu compuneți un mesaj nou în mod normal, dar în loc să faceți clic pe butonul obișnuit „Send” (Trimitere) din Mail, faceți clic pe noua pictogramă aflată direct în dreapta sa – aceasta arată ca pictograma obișnuită „Send” (Trimitere), dar cu adăugarea unei mici pictograme de ceas.

Făcând clic pe acest buton ‘Schedule’ (Programare) se va lansa un panou în care puteți specifica exact când ar trebui trimis acest e-mail.

Alegeți dintre următoarele:

• Special Date. Programați ca e-mailul să fie trimis mai târziu astăzi, mâine sau în următoarea zi lucrătoare.
• Distanța orară. Programați e-mailul să iasă după ce a trecut un anumit număr de minute, ore sau zile.
• Ora și data. Programați e-mailul pentru a fi trimis la orice dată sau oră aleasă de dumneavoastră.

Apoi, singurul lucru care a mai rămas de făcut este să apăsați acel buton „Schedule” (Programare) și e-mailul dumneavoastră va fi ascuns în „Outbox” (Căsuța de ieșire) din Mail până la data și ora aleasă de dumneavoastră, moment în care MailButler va intra în acțiune și va trimite e-mailul pentru dumneavoastră.

Dacă trebuie să faceți unele modificări la un e-mail programat, atunci navigați în folderul „Outbox” (Căsuța de ieșire) din Mail și deschideți e-mailul în cauză. Acest lucru lansează fereastra standard ‘Compose email’ a Mail, unde puteți face orice modificări de care aveți nevoie și puteți chiar reprograma e-mailul făcând clic pe butonul ‘Schedule’ și apoi modificând data și ora.

Pentru a anula un e-mail programat, găsiți e-mailul în ‘Outbox’ și ștergeți-l.

Întoarcerea mesajelor atunci când Mac-ul dumneavoastră doarme

Deși, din punct de vedere tehnic, MailButler nu poate trimite mesaje programate în timp ce Mac-ul dumneavoastră doarme, poate trimite mesaje programate în timp ce Mac-ul dumneavoastră doarme.

Power Nap este o funcție de sistem care are scopul de a menține Mac-ul dumneavoastră în buclă chiar și atunci când acesta a fost adormit pentru o perioadă lungă de timp. Atunci când Mac-ul dvs. face un Power Nap, acesta se trezește la fiecare câteva ore pentru a efectua o serie de sarcini, de exemplu, în aceste perioade, aplicația Calendar va verifica dacă există invitații noi, Mail va prelua orice mesaj primit, iar aplicațiile Notes, Reminders și Photos se vor sincroniza cu orice modificări pe care le-ați făcut pe celelalte dispozitive Apple.

În aceste perioade, MailButler va putea, de asemenea, să trimită orice e-mailuri care ar fi trebuit să plece în timp ce Mac-ul dvs. dormea profund. Este posibil ca sincronizarea să nu fie perfectă, dar mesajele dvs. programate vor ieși în mod normal în câteva ore de la programarea inițială.

Vă veți găsi o listă cu toate Mac-urile care acceptă funcția Power Nap în documentele oficiale Apple.

Dacă Mac-ul dvs. este inclus în această listă, atunci puteți activa Power Nap prin:

1. Selectarea logo-ului ‘Apple’ din bara de meniu.
2. Selectați ‘System Preferences…’
3. Acționați ‘Energy Saver.’
4. Pentru a activa Power Nap în timp ce dispozitivul dvs. este conectat la o sursă de alimentare, selectați fila ‘Power Adapter’, urmată de caseta de selectare ‘Enable Power Nap while plugged in a power adapter’ (Activați Power Nap în timp ce sunteți conectat la un adaptor de alimentare).

5. Pentru a activa Power Nap atunci când dispozitivul este scos din priză, selectați fila ‘Battery’ (Baterie) și activați ‘Power Nap while on battery power power power.’

Rețineți că, chiar și cu Power Nap activat, MailButler poate trimite e-mailuri numai dacă aplicația Mail este deschisă și conectată la Internet, așa că asigurați-vă că ambele condiții sunt îndeplinite înainte de a vă lăsa Mac-ul să adoarmă.

Nu mai uitați niciodată să răspundeți la un e-mail

Ați primit vreodată un e-mail important și v-ați gândit „Voi răspunde la acesta imediat ce am un moment liber”, iar apoi ați uitat complet de el? De obicei, acest lucru se întâmplă pentru că e-mailul ajunge în căsuța dvs. de e-mail în cel mai prost moment posibil, poate când vă grăbiți să plecați la o întâlnire sau când ați avut o zi deosebit de agitată și vă promiteți că veți răspunde la e-mail la prima oră dimineața.

Dar, există un truc rapid și simplu pentru a vă asigura că nu mai uitați niciodată să răspundeți la un e-mail important – și anume să folosiți aplicația Reminders de pe Mac, bine numită, pentru a programa un memento. La ora stabilită va apărea o notificare care vă va reaminti că trebuie să răspundeți la acel e-mail important.

Pentru a crea un memento:

1. Declanșați aplicația Mail și deschideți e-mailul la care trebuie să răspundeți.
2. Deschideți folderul „Applications” al Mac-ului și lansați aplicația „Reminders”.
3. Trageți acest e-mail în aplicația „Reminders” și plasați-l în listă. Un link ‘Show in Mail…’ ar trebui să apară ca un nou element de listă.

4. Treceți deasupra linkului ‘Show in Mail’ până când apare un ‘i’. Dați un clic pe acest ‘i’ pentru a deschide o casetă în care puteți programa memento-ul.

5. Selectați ‘On a Day’ (Într-o zi), introduceți data și ora la care doriți să primiți acest memento, apoi faceți clic pe ‘Done’ (Efectuat).

Când sosește ora stabilită, va apărea o notificare care vă va reaminti că mai aveți de scris un e-mail important. Chiar mai bine, dacă faceți clic pe această notificare, aceasta va lansa aplicația Mail cu e-mailul în cauză deja deschis, așteptând doar să scrieți răspunsul dumneavoastră.

.