Comitetul de finanțe și responsabilitățile președintelui de comitet

Rolul comitetului

Rolul comitetului de finanțe este în primul rând de a asigura supravegherea financiară a organizației. Domeniile tipice de sarcini pentru grupurile mici și mijlocii includ întocmirea bugetului și planificarea financiară, raportarea financiară, precum și crearea și monitorizarea controalelor interne și a politicilor de responsabilitate. O schiță a responsabilităților apare mai jos.

Bugetarea și planificarea financiară

1. Elaborarea unui buget anual de funcționare împreună cu personalul.
2. Aprobă bugetul în cadrul comitetului de finanțe.
3. Supraveghează respectarea bugetului.
4. Stabilește obiectivele financiare pe termen lung împreună cu strategiile de finanțare pentru a le atinge.
5. Elaborarea de bugete de funcționare pe mai mulți ani care integrează obiectivele și inițiativele planului strategic.
6. Prezentați toate obiectivele și propunerile financiare consiliului de administrație pentru aprobare.

Comitetele financiare eficiente se implică pe deplin într-un proces de bugetare anualizată în cooperare cu liderul administrativ al personalului și cu personalul superior. Cu excepția cazului în care statutul organizației interzice în mod expres acest lucru, poate fi avantajos să se includă în comitet membri din afara consiliului de administrație cu expertiză financiară.

Pe lângă elaborarea unui buget anual, comitetul ar trebui, de asemenea, să stabilească obiective financiare pe termen lung. Aceste obiective ar putea include, de exemplu, crearea unui fond de rulment sau a unui fond de rezervă de numerar și crearea unui fond pentru întreținerea sau înlocuirea echipamentelor. În cazul în care organizația are un plan strategic, comitetul financiar va colabora cu personalul pentru a determina implicațiile financiare ale planului și le va trasa într-un buget organizațional multianual care va sprijini financiar punerea în aplicare a strategiilor.

Raportare

1. Dezvoltați împreună cu personalul formate de rapoarte utile și ușor de citit.
2. Colaborați cu personalul pentru a elabora o listă de rapoarte dorite, notând nivelul de detaliu, frecvența, termenele limită și destinatarii acestor rapoarte.
3. Lucrați cu personalul pentru a înțelege implicațiile rapoartelor.
4. Prezentați rapoartele financiare în fața întregului consiliu de administrație.

Comitetele financiare eficiente cer personalului să furnizeze rapoarte foarte contextuale care să comunice în mod clar poziția financiară și de numerar a organizației, respectarea bugetului, alocarea resurselor în vederea îndeplinirii misiunii sale și susținerea oricăror restricții impuse de donatori cu privire la contribuții. Existența unei liste prestabilite a așteptărilor în materie de raportare permite personalului să aloce suficient timp pentru a produce rapoarte exacte și de înaltă calitate și să nu fie luat prins cu garda jos de solicitări ad-hoc. În plus, aceste rapoarte ar trebui să contribuie la concentrarea discuțiilor consiliului de administrație cu privire la rezultatele așteptate și la strategiile potențiale de depășire a eșecurilor sau a schimbărilor din mediul financiar.

Politici de control intern și responsabilitate

1. Creați, aprobați și actualizați (după cum este necesar) politicile care contribuie la asigurarea protecției activelor organizației.
2. Asigură că politicile și procedurile pentru tranzacțiile financiare sunt documentate într-un manual, iar manualul este revizuit anual și actualizat dacă este necesar.
3. Asigură că politicile și procedurile financiare aprobate sunt respectate.

Deși întregul consiliu poartă responsabilitatea fiduciară pentru organizație, comitetul financiar are un rol de conducere în acest domeniu, asigurându-se că procedurile de control intern adecvate pentru toate tranzacțiile financiare sunt documentate într-un manual și respectate de personal. De asemenea, comitetul ar trebui să joace un rol în determinarea și actualizarea semnatarilor conturilor bancare, precum și în supravegherea respectării tuturor termenelor legale și guvernamentale de depunere a documentelor.

Comitetele financiare sunt, de asemenea, adesea însărcinate să asigure conformitatea și/sau să elaboreze alte politici care servesc în continuare la protejarea organizației și la gestionarea expunerii acesteia la riscuri. Acestea includ stabilirea de politici care înconjoară:

• Politici de personal
• Pachete de remunerare a directorilor executivi (în absența unui comitet separat de resurse umane)
• Lung.contracte sau contracte de leasing pe termen lung
• Împrumuturi sau linii de credit
• Utilizarea internetului și securitatea calculatoarelor
• Achiziții de capital
• Dispunerea de acțiuni donate
• Asigurări cerințe și revizuiri
• Conservarea înregistrărilor
• Acceptarea cadourilor

Cuprinderea auditurilor și a investițiilor

În funcție de mulți factori, inclusiv – mărimea consiliului, mărimea bugetului, amploarea și complexitatea activelor financiare existente – comitetul financiar poate fi chemat să îndeplinească rolurile altor două comitete care, de obicei, sunt separate în organizațiile mai mari: comitetul de audit și comitetul de investiții. Responsabilitățile de bază ale comitetelor de audit și de investiții includ:

Comitetul de audit

1. Recrută și selectează auditorul.
2. Revizuiește proiectul de audit și 990 așa cum sunt prezentate de auditor.
3. Prezintă raportul de audit întregului consiliu de administrație (în cazul în care auditorul nu face acest lucru).
4. Revizuiește scrisoarea de recomandare a conducerii (SAS112) din partea auditorului și asigură urmărirea oricăror probleme menționate.

Comitetul de investiții

1. Realizați o politică de investiții care să detalieze obiectivele portofoliului de investiții, liniile directoare privind alocarea activelor din portofoliu pe baza unui nivel prestabilit de toleranță la risc, autorizațiile pentru executarea tranzacțiilor, dispunerea veniturilor obținute etc.
2. Asigurați-vă că prevederile politicii sunt respectate.
3. Revizuiți politica cel puțin o dată pe an și actualizați-o dacă este necesar.
4. Angajați și evaluați managerii/consilierii de investiții.

Chiar dacă o organizație nu dispune de suficiente lichidități pentru a susține un portofoliu de investiții complet, aceasta ar trebui să își gestioneze lichiditățile pentru a optimiza veniturile obținute. În cazul în care o organizație are un excedent de numerar operațional, comitetul financiar, cu contribuția liderului administrativ al personalului, poate lua în considerare elaborarea unor linii directoare pentru plasarea excedentului de numerar în vehicule cu risc scăzut și pe termen scurt. Acestea ar trebui să fie concepute pentru a maximiza veniturile obținute din numerarul existent fără a interfera cu nevoile de flux de numerar operațional, de exemplu, cumpărarea de CD-uri pe termen scurt cu date de scadență eșalonate sau stabilirea unui aranjament de cont de transfer prin care excesul de numerar este transferat în fiecare seară într-un vehicul cu randament mai ridicat.

Rolul președintelui

Președintele comitetului financiar este cel mai adesea trezorierul consiliului de administrație, ale cărui atribuții specifice sunt de obicei descrise în statutul organizației. În practică, aceste îndatoriri pot varia considerabil, de la un rol practic, în cazul modelului „consiliului de lucru”, la un rol mai mult de supraveghere, în care tranzacțiile sunt gestionate în mare parte de personal.

În calitate de președinte al comitetului financiar, trezorierul consiliului de administrație se asigură că acest comitet își face treaba. Atribuțiile specifice ale președintelui includ:

1. Servind ca principală legătură între comitet și întregul consiliu,
2. Lucrând cu șeful de personal pentru a stabili o ordine de zi pentru fiecare ședință a comitetului,
3. Înștiințând membrii cu privire la ședință,
4. Asigurându-se că handouturile și rapoartele sunt pregătite și trimise membrilor comitetului în avans.

O listă de sarcini anualizată a comitetului este un instrument util pentru organizarea activității comitetului. Aceasta ar putea lua forma unui calendar sau a unui calendar lună de lună care să integreze termenele de planificare bugetară și financiară, termenele de depunere a documentelor guvernamentale și legale, termenele limită pentru rapoartele interne, datele de revizuire și actualizare a politicilor și procedurilor și datele reuniunilor comitetului financiar și ale reuniunilor consiliului de administrație.

Trezorierul sau președintele comitetului financiar nu trebuie să fie întotdeauna o persoană profesionistă în domeniul „cifrelor”, dar buna judecată, logica, curiozitatea și angajamentul față de responsabilitate și stabilitatea financiară pe termen lung a organizației sunt trăsături vitale. Un bun trezorier sau un bun președinte al comitetului financiar va avea, sau va dezvolta rapid, o înțelegere a raportării financiare a organizațiilor nonprofit și a formularului IRS 990.

Prezența unui comitet financiar pe deplin implicat este un indiciu puternic că o organizație este angajată într-o bună administrare și că își construiește și păstrează în mod activ resursele financiare necesare pentru a sprijini îndeplinirea misiunii sale, atât pe termen scurt, cât și pe termen lung.

.