25 Idei de organizare a dosarelor pentru un birou mic sau de acasă

Dacă cumpărați ceva prin intermediul link-urilor noastre, este posibil să câștigăm bani de la partenerii noștri afiliați. Aflați mai multe.

Probabil că afacerea dvs. are la îndemână o mulțime de dosare legate de clienți, finanțe și operațiuni zilnice. În mod ideal, ar trebui să aveți un sistem configurat pentru a păstra aceste fișiere sortate în categorii, astfel încât să fie ușor accesibile, dar să nu vă aglomereze biroul. Aceste sisteme pot varia de la cele foarte simple și tradiționale până la opțiuni de înaltă tehnologie și creative.

Idei de organizare a fișierelor

Iată câteva idei de organizare a fișierelor pe care să le luați în considerare dacă lucrați într-un birou mic sau de acasă.

Armoire de dosare

Soluția standard de depozitare a dosarelor, îl puteți umple cu dosare etichetate pentru a vă sorta toate documentele importante și pentru a le păstra ușor accesibile într-un singur loc.

Armoire de dosare plate

Un dulap de dosare plate, cum este acesta de la Safco, oferă o structură de organizare similară, dar vă permite să așezați dosarele pe orizontală, mai degrabă decât pe verticală. Depinde doar de ce tip de dosare aveți și cum preferați să le accesați.

Sertar pentru dosare

Poate că nu aveți nevoie de un întreg dulap doar pentru dosare. Dacă puteți să le condensați puțin și să păstrați restul în fișiere digitale, ați putea adăuga pur și simplu un sistem de sortare a fișierelor în sertarul sau dulapul de sub birou.

Căsuțe pentru dosare

O altă soluție mai compactă, puteți obține, de asemenea, cutii care au inserții pentru dosare, astfel încât să le puteți transporta cu ușurință sau să le depozitați în diferite locuri din biroul dumneavoastră.

Dosare suspendate pentru dosare

Ou poate doriți ca dosarele dumneavoastră să fie mai ușor accesibile. În acest caz, ați putea cumpăra o structură mică, cum ar fi aceste produse Pendaflex, pentru a vă organiza dosarele așa cum ați face-o într-un dulap de arhivare.

Neat

Dacă păstrați în principal fișiere digitale, ați putea lua în considerare un sistem ca Neat. Acesta vă oferă o modalitate de a urmări cu ușurință cheltuielile și chiar se integrează cu un software de contabilitate.

OneDrive

OneDrive este soluția Microsoft Office pentru stocarea digitală în cloud. Îl puteți utiliza pentru a vă păstra fișierele accesibile de oriunde. Astfel, le puteți accesa chiar dacă lucrați de la distanță sau folosiți un dispozitiv mobil.

Desktop File Sorter

Pentru un acces ușor la toate fișierele dvs. importante și la alte echipamente de birou, puteți obține un organizator de birou simplu, precum acesta de la Poppin.

Dosare pentru dosare

Dacă aveți la îndemână doar o cantitate mică de dosare fizice, atunci s-ar putea să vă descurcați doar cu câteva dosare etichetate pe care le puteți depozita într-un sertar sau chiar în servieta dvs.

Îndosariere

Un sistem puțin mai mare, puteți încadra dosare de câteva categorii diferite în interiorul unui singur dosar și totuși să le transportați și să le depozitați foarte ușor.

Organizator de proiecte

Acest produs este similar cu dosarele și cudosarele. Cu toate acestea, oferă un pic mai multe informații pe care le puteți completa despre anumite produse, astfel încât să puteți ține totul organizat foarte specific. Acesta este de la Staples.

Color-Coded Folders

Dacă folosiți un dulap, un sertar sau un alt tip de recipient, vă puteți păstra toate dosarele organizate în dosare de culori diferite, astfel încât nici măcar nu trebuie să vă apropiați foarte mult pentru a citi etichetele.

Organizatoare de perete

Dacă nu doriți să ocupați spațiu pe birou sau pe podea, ați putea investi într-un mic sistem de dosare care se montează direct pe perete, astfel încât să puteți accesa totul la nivelul ochilor.

Organizator pentru cutia poștală

Acest tip de produs este adesea folosit în sălile de clasă sau în birouri, unde mai multe persoane pot avea materiale primite sau trimise. Cu toate acestea, îl puteți folosi, de asemenea, ca organizator dacă aveți multe tipuri diferite de fișiere și aveți nevoie ca fiecare dintre ele să fie destul de ușor accesibil. Acest produs provine de la Wayfair.

Căsuțe de scrisori

Dacă nu aveți nevoie să vă accesați atât de des dosarele, dar trebuie să le păstrați la îndemână pentru orice eventualitate, ați putea să vă păstrați niște cutii de scrisori mici. Depozitați-le în acestea și păstrați-le în afara spațiului dvs. principal de lucru, astfel încât să nu ocupe spațiu imobiliar prețios.

Suporturi pentru reviste

Dacă doriți o soluție ceva mai decorativă, ați putea transforma suporturile pentru reviste într-un simplu sistem de dosare. Trebuie doar să le etichetați pe fiecare și să le păstrați accesibile în birou.

Letter Bin

Pentru un sistem mai vizibil, care totuși nu ocupă mult spațiu în jurul biroului, ați putea folosi un coș de scrisori suspendat, cum este acesta de la Pottery Barn.

Google Drive

Dacă preferați o soluție bazată pe cloud pentru fișierele dvs., Google Drive este un instrument gratuit care vă permite să configurați dosare și să creați documente. De asemenea, puteți plăti pentru un spațiu de stocare îmbunătățit dincolo de ceea ce este disponibil în planul gratuit.

MyOrganizer

Dacă preferați să mergeți pe calea unui software tradițional, optați pentru un produs precum MyOrganizer Ultimate pe care îl puteți instala pentru a urmări documentele, rapoartele și cheltuielile.

File Cart

Dacă sunteți adesea în deplasare, luați în considerare un sistem portabil de organizare a fișierelor, cum ar fi acest model rulant de la iBuy Office Supply.

Dropbox

O altă soluție bazată pe cloud, Dropbox poate fi deosebit de utilă pentru echipele care au nevoie să acceseze sau să partajeze date și fișiere de oriunde.

Paperless

Paperless 2 este un software pentru sistemele Windows. Acesta vă ajută să scăpați de acele copii pe hârtie ale fișierelor, astfel încât să puteți păstra totul organizat pe desktop.

Desktop System

O opțiune mai mare decât un simplu organizator de fișiere de birou, acest sistem complet de pe eBay încă se potrivește pe majoritatea birourilor și are locuri pentru o mulțime de fișiere și alte consumabile de birou.

Safe

Dacă aveți la îndemână fișiere care sunt deosebit de sensibile, este posibil să doriți să investiți într-un seif cu cheie. Puteți păstra fișierele în dosare, astfel încât acestea să fie în continuare organizate, asigurându-vă în același timp că nimeni din afara organizației dvs. nu le poate accesa.

Dosare digitale pe desktop

Dacă doriți să păstrați totul foarte simplu și nu vă place să aveți la îndemână o mulțime de copii pe suport de hârtie, ați putea configura pur și simplu dosare pe desktop-ul computerului dvs. în care să sortați fișierele. Apoi păstrați-le în categorii, astfel încât să fie ușor de găsit atunci când aveți nevoie de ele.

Imagine: