Universidade de Washington Recursos Humanos
Política e processo do Flexwork
Conteúdo
O que é o Flexwork?
Processo de avaliação do flexwork do supervisor
Exemplos de flexwork
Manutenção de registros de tempo de folga
A política da universidade permite que os funcionários tenham um acordo de flexwork quando o supervisor do funcionário (ou outro funcionário designado) avalia o pedido de flexwork e o aprova.
Ao avaliar a solicitação, o supervisor deve determinar que o empregado pode efetivamente desempenhar as funções do cargo enquanto trabalha com flexwork. O supervisor também deve determinar que o acordo de trabalho flexível está de acordo com os regulamentos, políticas e acordos de negociação coletiva aplicáveis.
As solicitações de trabalho flexível como acomodação de incapacidade são tratadas através de um processo separado.
O que é trabalho flexível?
Um acordo de trabalho flexível é um plano de trabalho que difere da semana de trabalho padrão. Uma semana de trabalho padrão consiste em cinco dias de trabalho consecutivos de oito horas e horas de início e fim consistentes para cada dia de trabalho.
Tipicamente, um empregado solicitará uma disposição de trabalho flexível, embora às vezes possa ser uma condição de emprego.
Os supervisores devem avaliar cuidadosamente a viabilidade de uma disposição de trabalho flexível proposta antes de aprová-la. A estipulação destina-se a beneficiar o empregado sem sobrecarregar indevidamente as operações da unidade.
Para ajudar a garantir que o empregado continue trabalhando efetivamente sob uma estipulação de trabalho flexível, os supervisores devem desenvolver um plano de teletrabalho. Com um bom plano em vigor, o trabalho flexível pode beneficiar o empregado, a equipe e a Universidade em geral. O flexwork melhora frequentemente a satisfação no trabalho, aumentando a flexibilidade no trabalho. Ele também ajuda a recrutar e manter os funcionários.
Tipos de arranjos de trabalho flexível
Existem dois tipos gerais de arranjos de trabalho flexível:
- Alternativos
- A arranjos de trabalho flexível
Um arranjo de trabalho alternativo é definido como um horário de trabalho regular e recorrente que se enquadra na semana de trabalho padrão e é qualquer coisa além de cinco dias de trabalho consecutivos de oito horas – por exemplo, trabalhando quatro dias de trabalho consecutivos de dez horas durante a semana.
Por exemplo, para um empregado que trabalha oito horas por dia (mais uma hora de almoço), o empregado está sempre no trabalho durante as horas centrais das 9h às 16h. Na segunda-feira, o empregado pode trabalhar das 8h às 17h, enquanto na terça-feira o empregado trabalha das 9h às 18h
Embora possa haver combinações de horários flexíveis e alternativos, horários particularmente complexos ou incomuns podem representar desafios que o supervisor deve considerar antes de aprovar o acordo, especialmente para os empregados elegíveis para horas extras. O acompanhamento do tempo e do tempo livre pode ser mais complexo, assim como organizar a cobertura durante as ausências.
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Processo de avaliação do trabalho flexível do supervisor
Os supervisores tomam a decisão final sobre o pedido de trabalho flexível de um empregado após avaliar a sua viabilidade e devem trabalhar com o empregado para avaliar a proposta. Além disso, avalie como o arranjo do flexwork afeta seu papel como supervisor e o resto de sua unidade. Identifique quaisquer potenciais problemas e formas de resolver esses problemas.
Determine a prontidão do empregado para o flexwork
Estilos de trabalho dos empregados e as tarefas do trabalho variam. Alguns empregados ou posições podem ser mais adequados para um arranjo de trabalho flexível do que outros. Ao avaliar uma solicitação de flexwork, os supervisores devem considerar o quão bem o empregado demonstrou as habilidades e hábitos de trabalho que levam a um acordo de flexwork bem sucedido, incluindo o do empregado:
- Elegibilidade de horário extra
- Produtividade atual e histórico de sucesso
- Puntualidade e capacidade de cumprir um cronograma de trabalho e relatar faltas ao trabalho
- Possibilidade de realizar tarefas que possam ser afetadas por tarefas diárias ou semanais-prazos específicos
- Período experimental ou estagiário que precisa ser concluído
Determinar a equipe e prontidão da unidade para o trabalho flexível
Após determinar que um empregado tem probabilidade de ter sucesso em um arranjo de trabalho flexível, avaliar quão bem o resto do departamento ou unidade irá funcionar quando um funcionário iniciar o arranjo de trabalho flexível, inclusive:
- Benefícios previstos para a equipe
- Mudanças previstas na dinâmica da equipe
- Backup de pessoal necessário quando o empregado de flexwork está fora
- Efeitos nos objetivos e compromissos da equipe
Ultimamente, você precisa determinar a configuração de trabalho que funciona melhor para sua equipe. Cada equipe é diferente. Algumas equipes são bem sucedidas com o trabalho flexível freqüente entre os membros da equipe. Outras equipes devem limitar a quantidade de trabalho flexível. Se não tiver certeza sobre o que funcionará melhor, comece com opções limitadas de flexwork para uma equipe, então faça mudanças após ganhar experiência.
Pense se um acordo de flexwork afetará:
- Custos, atendimento ao cliente, segurança e proteção
- Custos e manutenção de registros, especialmente contabilidade de férias
- Equipamento e necessidades tecnológicas
Resposta à solicitação de flexwork
Se você aprovar a solicitação de flexwork, seu próximo passo é documentar o acordo de flexwork.
Se você não tiver certeza de que o acordo de flexwork proposto pode ser bem sucedido, considere permitir que o empregado trabalhe com flexwork em uma base piloto. Designar um período inicial de revisão após o qual você tomará uma decisão final sobre o acordo.
Se você não puder aprovar a solicitação de flexwork, explique sua decisão com base no impacto da proposta nas operações do departamento e, se relevante, no registro de trabalho do empregado no seu departamento.
Documentar o acordo de flexwork
Após aprovar uma solicitação de flexwork, documente o acordo de flexwork. O objetivo do acordo de flexwork é assegurar que tanto o supervisor quanto o empregado tenham um entendimento claro e comum do acordo de flexwork. No mínimo, o acordo deve definir:
- O horário de trabalho que especifica os dias e horários de flexwork
- A duração do acordo de flexwork
- Como o acordo de flexwork pode ser rescindido
- Quando o empregado é obrigado a estar no escritório
O acordo deve declarar que o acordo está sujeito a revisão com base nas exigências do trabalho do departamento. Deve também declarar que a continuação do acordo de trabalho flexível está condicionada ao seu funcionamento efetivo tanto para o empregado quanto para o departamento.
Pós finalizar o acordo, dê uma cópia ao empregado e coloque uma cópia no arquivo do departamento do empregado.
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Exemplos de trabalho flexível
Os exemplos abaixo ilustram possíveis acordos de trabalho flexível para funcionários cobertos por contrato e funcionários profissionais. Os detalhes de cada exemplo diferem dependendo se o empregado é elegível ou isento de horas extras.
Empregados elegíveis para horas extras
As disposições de trabalho alternativo têm características diferentes dos planos de trabalho flexível.
Características de arranjos de trabalho alternativo:
- Um número total especificado de horas que o empregado está programado para trabalhar a cada semana com base no tempo percentual da posição
- Um plano de horário de trabalho semanal que repete regularmente qualquer coisa além de cinco dias uniformes e consecutivos de oito horas em um período de sete dias (para empregados em tempo integral)
- Um período de trabalho especificado para cada dia que o empregado está programado para trabalhar
Características de disposição de trabalho flexível:
- Um número total especificado de horas que o empregado está programado para trabalhar a cada semana com base no tempo percentual da posição
- Um número total especificado de horas de trabalho a cada dia de trabalho
- Um “período de trabalho principal” diário durante o qual se espera que o empregado esteja no trabalho
- Uma variável de hora de início diária que começa dentro de um período de tempo definido
- Uma variável de hora de fim diária que depende da hora de início desse dia
Exemplo 1: Plano de trabalho alternativo – empregados elegíveis para horas extras
| Percentagem de tempo: | Horas de trabalho: |
|---|---|
| 100% = 40 horas por semana | 8 a.m. às 18:30 p.m., de segunda a quinta-feira (1/2 hora de almoço) |
Exemplo 2: Plano de trabalho alternativo – trabalhadores elegíveis para horas extraordinárias
| Percentagem de tempo: | Horas de trabalho: |
|---|---|
| 80% = 32 horas por semana | 8 da manhã às 18:00 horas, de segunda a quarta-feira (1/2 hora de almoço)
8 da manhã às 11:30 da manhã Quinta-feira (sem almoço) |
Exemplo 3: Plano de trabalho flexível – trabalhadores elegíveis para horas extraordinárias
| Percentagem de tempo: | Horas centrais: | Hora de início do trabalho: | Hora de fim do trabalho: |
|---|---|---|---|
| 100% = 40 horas por semana | 9 a.m. às 17:00 hs, de segunda a sexta-feira (1 hora de almoço) | Entre 8h e 9h | Entre 17h e 18h. |
Exemplo 4: Plano de trabalho flexível – trabalhadores elegíveis para horas extraordinárias
| Percentagem de tempo: | Horas centrais: | Hora de início do trabalho: | Hora de fim do trabalho: |
|---|---|---|---|
| 90% = 36 horas por semana | 8:30 a.m. às 17:00 hs, de segunda a quinta-feira (1 hora de almoço)
8h00 a meio-dia de sexta-feira (sem almoço) |
Entre as 8h00 e as 8h30, de segunda a quinta-feira | Entre as 17h00 e as 17h30, de segunda a quinta-feira |
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Empregados isentos de horário de trabalho
Alternativos têm características diferentes dos planos de trabalho flexíveis.
Características de disposição de trabalho alternativo:
- Uma expectativa média mínima de horas de trabalho semanal baseada no tempo percentual da posição
- Um plano de trabalho repetitivo regularmente que consiste em qualquer coisa que não seja cinco dias de trabalho consecutivos aproximadamente iguais
- O plano de trabalho alternativo do empregado pode ter que ser ajustado conforme necessário para atender às necessidades de trabalho da posição
Características de disposição de trabalho flexível:
- Uma expectativa mínima de hora de trabalho semanal baseada no tempo percentual da posição
- Um “período de trabalho principal” diário durante o qual se espera que o empregado esteja no trabalho
- Uma hora de início diária variável que começa dentro de um período de tempo definido
- Uma hora de fim diária variável que leva em consideração a hora de início do dia, no entanto, espera-se que os empregados trabalhem o tempo necessário para atingir as metas de trabalho
- O plano de trabalho flexível do empregado pode ter que ser ajustado conforme necessário para atender às necessidades de trabalho da posição
Exemplo 5: Plano de trabalho alternativo – empregados isentos de horas extras
| Percentagem de tempo: | Plano de trabalho: |
|---|---|
| 100% | 8 a.m. às 18:30 p.m., de segunda a quinta-feira (1/2 hora de almoço) Ajustes para o início e fim da hora podem ser necessários para cumprir os requisitos de trabalho. |
Exemplo 6: Plano de trabalho alternativo – empregados isentos de horas extras
| Percentagem de tempo: | Plano de trabalho: |
|---|---|
| 80% | 8h00 às 18h00, de segunda a quarta-feira (1/2 hora de almoço) 8 da manhã às 11:30 da manhã quinta-feira (sem almoço). Ajustes para o início e fim da hora podem ser necessários para cumprir os requisitos de trabalho. |
Exemplo 7: Plano de trabalho flexível – empregados isentos de horas extras
| Percentagem de tempo: | Período de trabalho principal: | Hora de início do trabalho: | Hora de fim do trabalho: |
|---|---|---|---|
| 100% | 9 a.m. às 17:00 hs, de segunda a sexta-feira (1 hora de almoço) | Geralmente entre 8h e 9h | Geralmente entre 17h e 18h. Podem ser necessários ajustes para o início e fim do trabalho. |
Exemplo 8: Plano de trabalho flexível – empregados isentos de horas extras
| Percentagem de tempo: | Período de trabalho principal: | Hora de início do trabalho: | Hora de fim do trabalho: |
|---|---|---|---|
| 90% | 8:30 a.m. às 17:00 hs, de segunda a quinta-feira (1 hora de almoço) e das 8h às 12h de sexta-feira (sem almoço) |
Geralmente entre as 8h e as 8h30, de segunda a quinta-feira | Geralmente entre as 17h e as 17h30, de segunda a quinta-feira. Podem ser necessários ajustes para começar e terminar a hora de trabalho. |
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Tempo de folga de registo
Para um empregado a tempo inteiro, um feriado vale oito horas. Para empregados de tempo parcial, o valor da hora de férias é rateado com base na porcentagem de tempo integral do empregado.
Se um feriado cai num dia em que o empregado está programado para trabalhar menos horas do que o valor do feriado, o empregado recebe crédito de férias pela diferença. Isso resulta em crédito de férias que o empregado pode arranjar para tirar férias em uma data posterior.
Se um feriado cai em um dia em que o empregado está programado para trabalhar mais horas do que o valor do feriado, o empregado “deve” à Universidade a diferença de tempo entre o valor da hora do feriado e as horas que o empregado estava programado para trabalhar. A tabela a seguir fornece exemplos dessas considerações sobre o horário de feriados.
Todos os contratos cobertos, classificados e profissionais
| Emprego categoria |
Relação de férias e jornada de trabalho | Efeito no empregado |
|---|---|---|
| Todos os contratos cobertos, Classificado, &Profissional | Férias cai no dia de folga do funcionário | O funcionário recebe um crédito de férias para o dia que pode ser usado em uma data posterior. O crédito de férias é de oito (8) horas para empregados a tempo inteiro ou rateado para empregados a tempo parcial |
| Todos os Contratos Cobertos, Classificados, &Profissionais | Férias caem no dia de trabalho programado do empregado que é mais curto do que o feriado que o empregado pode receber (Ver nota abaixo) | O empregado tira o feriado e recebe um crédito de férias pela diferença de tempo entre o valor do feriado e duração do dia de trabalho programado |
| Contrato de Horas Extras Coberto e Pessoal Classificado Elegíveis | O empregado é designado para trabalhar num feriado programado | O empregado recebe o pagamento do dia normal mais o pagamento do prêmio no momento e ummetade para todas as horas trabalhadas nas férias.
Os supervisores podem aprovar o pedido de um empregado para compensação de tempo livre em vez de pagamento monetário. |
| Horas Extras Profissionais Elegíveis | O empregado é designado para trabalhar em um feriado programado | O empregado recebe o pagamento do dia regular. O empregado recebe um dia de crédito de férias, baseado em FTE, a ser gozado em outro horário. Não há pagamento de prêmio. Se o trabalho no feriado resultar em mais de 40 horas de trabalho semanais, o empregado recebe horas extras por horas trabalhadas acima de 40 |
| Tempo de trabalho coberto, classificado, &Funcionário profissional | Tempo integral o empregado trabalha quatro dias de 10 horas em um horário de trabalho alternativo. O feriado cai num dia em que o empregado está programado para trabalhar | O empregado está 10 horas sem trabalhar, mas o feriado só é avaliado em oito (8) horas para o empregado a tempo inteiro. O empregado deve duas (2) horas de tempo que podem ser tiradas de férias ou tempo compensatório acumulado, se houver |
| Contrato de isenção de tempo coberto, classificado, &Profissionais | Férias caem num dia de trabalho que é mais longo do que o tempo de férias que o empregado recebe (Ver nota abaixo) | O empregado tira as férias e pode ajustar o seu esforço de trabalho para compensar a diferença, OU ter a diferença de tempo entre o tempo de trabalho programado do empregado no dia e o valor das férias deduzido do saldo de férias do empregado.
A diferença de tempo entre o tempo de trabalho programado do empregado e o valor das férias não pode ser registrada como férias sem remuneração. > |
| Contrato de Feriado Isento de Tempo Coberto, Classificado, & Pessoal Profissional | O empregado é designado para trabalhar num feriado | O empregado recebe a remuneração do dia regular e oito horas de crédito de férias para um empregado a tempo inteiro (rateado para um empregado a tempo parcial) |
Nota: O tempo livre de férias é baseado no equivalente em tempo integral do empregado: oito (8) horas para um empregado em tempo integral, rateado para um empregado em tempo parcial..
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