Todos os cavalos do rei

Depois de estar agradecido e encontrar o seu filho interior, é hora de voltar às realidades de gerir uma organização de TI. A realidade é que sua equipe de TI não pode proteger sua organização de maus atores (não esses maus atores, mas pessoas/organizações que querem fazer mal a você ou à sua empresa). Você precisa da ajuda e cooperação ativa de seus usuários para proteger sua empresa.

True confession time: Os membros da equipe de TI não podem consertar tudo que seus usuários podem quebrar.

Se todos os cavalos do rei e todos os homens do rei não conseguissem juntar Humpty-Dumpty novamente, não há como sua equipe de TI sozinha poder proteger sua empresa. A maioria das pessoas na sua empresa quer ajudá-lo, desde que 1) eles entendam o que precisam fazer, 2) não seja muito difícil e 3) não seja muito inconveniente. Vamos pegar um de cada vez com um exemplo real de gerenciamento de e-mails indesejados.

Fácil de entender

Dizemos aos nossos usuários nos últimos anos para NÃO abrir e-mails de pessoas que eles não conhecem, NÃO acreditar em e-mails que oferecem algo bom demais para ser verdade, e NÃO clicar em links nesses e-mails. Portanto, se você agora quer que seus usuários encaminhem e-mails de spam para análise ou marquem ativamente e-mails como spam ou façam algo mais, você precisará ser claro no que você quer que eles façam e quando.

Fácil de entender: Se você receber um e-mail de um endereço de e-mail ou empresa que não reconhece, exclua-o sem abri-lo ou clique com o botão direito do mouse e encaminhe-o como um anexo para [email protected].

Não é fácil de entender: Se você receber um e-mail de alguém que você não conhece, marque o e-mail como lixo ou bloqueie o remetente ou exclua o e-mail ou encaminhe-o para nós para análise ou simplesmente ignore-o.

Não é muito difícil

Posto isto, o que você pedir aos seus usuários não pode ser muito difícil para eles. O seu papel no trabalho é focado em TI. Se você faz algo com tecnologia, você está fazendo seu trabalho. As funções dos seus usuários, no entanto, normalmente NÃO são focadas em TI. Na maioria das vezes, quando eles notam que estão usando tecnologia, é porque a tecnologia não está facilitando o trabalho deles!

Não é muito difícil: Nós vamos empurrar uma atualização para a nossa filtragem de spam da noite para o dia. Se o seu computador estava ligado quando a atualização ocorreu, nenhuma outra ação é necessária. Se o seu computador não estava ligado, ou se você estava fora do escritório com o seu computador, você pode ver uma tela piscando na primeira vez que você entrar, e você pode ser solicitado a reiniciar o seu cliente de e-mail.

Muito difícil: Nós estamos atualizando a nossa filtragem de spam de e-mail hoje à noite. Quando você chegar amanhã, você precisará ir para X:\\\\\i1>Correio_da_empresa_IT_scripts\i1>Novo_email e executar o update_my_spam_filtering_v2 – a menos que você esteja em um Macintosh, nesse caso você precisará ir para //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email e executar…. bem, você tem a ideia!

Não muito inconveniente

O que você pede aos seus usuários não pode ser tão inconveniente para eles que seja mais fácil para eles investir tempo para encontrar uma maneira de contornar o que você está pedindo para eles fazerem. Colocando de forma positiva, o que você lhes pede para fazer deve ser o caminho mais fácil para eles.

Conveniente: Estamos a mudar a nossa abordagem de filtragem de spam por e-mail. A nova abordagem irá bloquear os e-mails que contêm malware e irá enviar-lhe um resumo diário de e-mails questionáveis. Você pode liberar mensagens individuais da quarentena, ou você pode ignorá-las. Se você as ignorar, elas serão apagadas após 30 dias.

Tão inconveniente: Estamos a mudar a nossa abordagem de filtragem de spam de e-mail. Você precisará notificar todas as pessoas que lhe enviarem e-mails que eles podem receber “bounce-backs” e que eles podem precisar preencher desafios “Eu sou humano” para poder enviar e-mails com você. Isso deve ser resolvido em 30 a 60 dias após ter trocado e-mails com seus principais clientes e contatos.

Se você explicar o que está tentando realizar e tornar fácil e conveniente para seus usuários trabalharem com você, você pode evitar ter que tentar colocar o Humpty-Dumpty de volta.