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O Comitê de Finanças e Responsabilidades do Presidente do Comitê

O papel do Comitê

O papel do Comitê de Finanças é principalmente o de fornecer supervisão financeira para a organização. As áreas de tarefas típicas para grupos pequenos e médios incluem a elaboração de orçamentos e planejamento financeiro, relatórios financeiros e a criação e monitoramento de controles internos e políticas de prestação de contas. Um esboço das responsabilidades aparece abaixo.

Orçamento e Planejamento Financeiro

  1. Desenvolver um orçamento operacional anual com pessoal.
  2. Aprovar o orçamento dentro do comitê financeiro.
  3. Monitorar a aderência ao orçamento.
  4. Definir metas financeiras de longo prazo juntamente com estratégias de financiamento para alcançá-las.
  5. Desenvolver orçamentos operacionais plurianuais que integrem objetivos e iniciativas do plano estratégico.
  6. Apresentar todas as metas financeiras e propostas ao conselho de administração para aprovação.

Comitês financeiros efetivos se engajam plenamente em um processo orçamentário anualizado em cooperação com o líder administrativo e o pessoal sênior. A menos que o estatuto social de uma organização expressamente proíba, pode ser vantajoso incluir no comitê membros não pertencentes à diretoria com experiência financeira.

Além de desenvolver um orçamento anual, o comitê também deve estabelecer metas financeiras de longo prazo. Essas metas podem incluir, por exemplo, a criação de um fundo de capital de giro ou de reserva de caixa e a criação de um fundo para manutenção ou substituição de equipamentos. Se a organização tiver um plano estratégico, o comitê financeiro trabalhará com o pessoal para determinar as implicações financeiras do plano e as traçará em um orçamento organizacional plurianual que apoiará financeiramente a implementação das estratégias.

Relatórios

  1. Desenvolver formatos de relatórios úteis e legíveis com o pessoal.
  2. Trabalhar com o pessoal para desenvolver uma lista de relatórios desejados observando o nível de detalhe, freqüência, prazos e destinatários desses relatórios.
  3. Trabalhar com o pessoal para compreender as implicações dos relatórios.
  4. Apresentar os relatórios financeiros ao quadro completo.

Comitês financeiros efetivos requerem que o pessoal forneça relatórios altamente contextuais que comuniquem claramente a posição financeira e de caixa da organização, sua aderência ao orçamento, sua alocação de recursos para o cumprimento de sua missão, e seu apoio a quaisquer restrições impostas pelos doadores às contribuições. Ter uma lista pré-determinada de expectativas de relatórios permite ao pessoal alocar tempo suficiente para produzir relatórios precisos e de alta qualidade e não ser pego desprevenido por solicitações ad hoc. Além disso, esses relatórios devem ajudar a concentrar a discussão da diretoria sobre resultados esperados e estratégias potenciais para superar contratempos ou mudanças no ambiente financeiro.

Controles Internos e Políticas de Prestação de Contas

  1. Criar, aprovar e atualizar (conforme necessário) políticas que ajudem a assegurar que os ativos da organização sejam protegidos.
  2. Criar, aprovar e atualizar (conforme necessário) políticas e procedimentos para transações financeiras são documentados em um manual, e o manual é revisado anualmente e atualizado conforme necessário.
  3. Criar, aprovar e atualizar (conforme necessário) políticas e procedimentos para transações financeiras são documentados em um manual e seguidos pelo pessoal. O comitê também deveria desempenhar um papel na determinação e atualização dos signatários das contas bancárias, assim como na supervisão do cumprimento de todos os prazos legais e governamentais de arquivamento.

    Os comitês de finanças também são freqüentemente encarregados de assegurar a conformidade e/ou desenvolver outras políticas que servem ainda mais para proteger a organização e gerenciar sua exposição a riscos. Estas incluem o estabelecimento de políticas em torno:

    • Políticas de pessoal
    • Pacotes de compensação executivos (na ausência de um comitê de recursos humanos separado)
    • Long-contratos ou locações a prazo
    • Empréstimos ou linhas de crédito
    • Uso da Internet e segurança informática
    • Compra de capital
    • Disposição do estoque doado
    • Seguro requisitos e revisões
    • Record retention
    • Record acceptance

    Covering Audits and Investments

    Dependente de muitos fatores, incluindo – o tamanho do quadro, o tamanho do orçamento, a magnitude e complexidade dos ativos financeiros existentes – o comitê financeiro pode ser chamado para desempenhar as funções de dois outros comitês que são normalmente separados em organizações maiores: o comitê de auditoria e o comitê de investimento. As responsabilidades básicas do comitê de auditoria e investimento incluem:

    Comitê de auditoria

    1. Recrutar e selecionar o auditor.
    2. Revisar o rascunho da auditoria e 990 como apresentado pelo auditor.
    3. Apresentar o relatório de auditoria à diretoria completa (se o auditor não o fizer).
    4. Revisar a carta de recomendação da administração (SAS112) do auditor e garantir o acompanhamento de quaisquer questões mencionadas.

    Comité de Investimentos

    1. Definir uma política de investimentos detalhando os objetivos da carteira de investimentos, diretrizes sobre a alocação de ativos da carteira com base em um nível pré-determinado de tolerância ao risco, autorizações para executar transações, disposição dos rendimentos auferidos, etc.
    2. Seguir as provisões da apólice.
    3. Revisar a apólice pelo menos anualmente e atualizar se necessário.
    4. Alugar e avaliar os gestores/conselheiros de investimento.

    Se uma organização não tiver caixa suficiente para suportar uma carteira de investimentos totalmente estofada, ela deve gerenciar seu caixa para otimizar a receita obtida. Se uma organização tem excesso de caixa operacional, o comitê financeiro, com a contribuição do líder administrativo da equipe, pode considerar a elaboração de diretrizes para colocar o excesso de caixa em veículos de baixo risco e de curto prazo. Estas devem ser projetadas para maximizar a receita obtida com o dinheiro existente sem interferir nas necessidades operacionais de fluxo de caixa, ou seja, comprar CDs de curto prazo com datas de vencimento escalonadas, ou estabelecer um arranjo de conta de varredura onde o dinheiro em excesso é varrido para um veículo de maior rendimento a cada noite.

    Cargos do Presidente

    O presidente do comitê de finanças é na maioria das vezes o tesoureiro do conselho, cujas funções específicas são geralmente descritas no estatuto da organização. Na prática estas funções podem variar consideravelmente desde uma função prática, no caso do modelo de “conselho de trabalho”, até uma função mais de supervisão, onde as transações são em grande parte tratadas pelos funcionários.

    Como presidente do comitê financeiro, o tesoureiro do conselho se certifica de que o comitê faça o seu trabalho. As funções específicas do presidente incluem:

    1. Servir como o principal elo de ligação entre o comitê e todo o conselho,
    2. Trabalhar com o líder da equipe para definir uma agenda para cada reunião do comitê,
    3. Notificar os membros sobre a reunião,
    4. Anssegurando que os folhetos e relatórios sejam preparados e enviados aos membros do comitê com antecedência.

    Uma lista de tarefas anual do comitê é uma ferramenta útil para organizar o trabalho do comitê. Isto pode tomar a forma de um cronograma ou calendário mês a mês que integre os prazos de orçamento e planejamento financeiro, prazos governamentais e legais, prazos de apresentação de relatórios internos, datas para rever e atualizar políticas e procedimentos, e datas de reuniões do comitê de finanças e reuniões de diretoria completa.

    O tesoureiro ou presidente do comitê de finanças nem sempre tem que ser uma pessoa profissional “números”, mas bom julgamento, lógica, curiosidade e um compromisso com a prestação de contas e a estabilidade financeira de longo prazo da organização são traços vitais. Um bom tesoureiro ou presidente de comitê financeiro terá, ou rapidamente desenvolverá, um entendimento de relatórios financeiros sem fins lucrativos e do IRS 990.

    A presença de um comitê financeiro totalmente engajado é uma forte indicação de que a organização está comprometida com a boa administração e está construindo e preservando ativamente os recursos financeiros necessários para apoiar o cumprimento de sua missão, tanto a curto como a longo prazo.

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