Como agendar e-mails no Mac
Em algum momento, todos nós escorregamos e esquecemos um evento importante – seja o aniversário de um amigo, o primeiro dia de um membro da família em um novo emprego, ou talvez até mesmo o nosso próprio aniversário!
Agendar um e-mail com antecedência significa que, mesmo que uma data importante consiga, de alguma forma, escapar da sua mente, então pelo menos você disparou uma nota rápida só para que a outra pessoa saiba que você tem pensado neles.
Mas agendar e-mails não só é útil para desejar um feliz aniversário à sua tia favorita, como também pode ajudar a aumentar a sua produtividade. Por exemplo, você pode querer começar o dia de trabalho escrevendo e agendando todos os e-mails que você sabe que precisam sair durante esse dia em particular, deixando você livre para se concentrar em tarefas mais importantes (até que as respostas comecem a chegar, pelo menos!) Agendar e-mails com antecedência também pode manter as coisas a funcionar quando está longe do seu computador por um longo período de tempo, por exemplo quando está de férias.
Existem muitos benefícios no agendamento de e-mails, por isso é bastante frustrante que este recurso não esteja em lugar nenhum no aplicativo Mail incorporado no Mac. Por padrão, a única forma de enviar um e-mail é pressionando o botão ‘Enviar’ do Mail. Mesmo se você reservar um tempo para escrever um e-mail com antecedência, você ainda precisará voltar ao Mail e pressionar ‘Enviar’ quando você realmente quiser que esse e-mail saia.
Mail pode não ter um agendador incorporado, mas nem tudo está perdido, pois você mesmo pode adicionar esse recurso ao Mail, seja recrutando a ajuda de um aplicativo de terceiros ou criando um fluxo de trabalho Automator. Neste artigo, vou explorar os dois métodos.
Antes de começarmos, há um senão do qual você precisa estar ciente: se o seu Mac estiver desligado, adormecido, desconectado da Internet, ou a aplicação Mail estiver fechada, então o seu Mac não será capaz de enviar e-mails agendados. Apenas algo a ter em mente antes de agendar aquela mensagem de ‘Parabéns’ para sair à meia-noite!
Criar um Agendador de E-mails com o Automator
Outomator é ideal se você quiser agendar e-mails mas não quiser baixar um aplicativo de terceiros, ou se você não se vê agendando e-mails suficientes para garantir ter um aplicativo dedicado à tarefa.
Criar um fluxo de trabalho Automator que pode enviar e-mails em uma hora e data escolhida por você:
- Lançar o aplicativo Automator navegando para a pasta ‘Applications’ do seu Mac, selecionando ‘Utilities’ e clicando duas vezes em Automator.
- Na janela ‘Escolha um tipo para o seu documento’, selecione ‘Aplicativo’, seguido de ‘Escolher’.’
- Certifique-se de que a aba ‘Ações’ está selecionada, e então selecione o item ‘Mail’.
5. Agora você pode criar o seu e-mail. Digite o endereço do destinatário, assim como qualquer pessoa que você queira CC ou BCC, o assunto do e-mail e seu conteúdo.
6. Se você tiver várias contas de e-mail, então abra o dropdown ‘Conta’ e escolha a conta que você quer enviar esta mensagem.
7. Quer agendar vários e-mails para sair ao mesmo tempo? Então arraste outra ação ‘New Mail Message’ para o seu fluxo de trabalho e preencha todos os campos necessários.
8. Encontre a ação ‘Send Outgoing Messages’ no menu à esquerda do Automator e arraste-a para o seu fluxo de trabalho.
9. Agora você está pronto para salvar sua aplicação, então selecione ‘Arquivo’ na barra de menu, seguido por ‘Salvar…’
10. Dê um nome ao seu aplicativo (vou usar o ‘Email Scheduler’) e verifique novamente se o ‘Formato do Arquivo’ está definido como ‘Aplicativo’. Clique em ‘Salvar.’
A sua aplicação de agendamento de e-mail agora está pronta para uso, mas você ainda não especificou quando este e-mail deve ser enviado. Para especificar uma data e hora, você precisará usar seu aplicativo Calendário do Mac, então inicie este aplicativo e vamos começar:
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- Localize a data em que deseja que este e-mail seja entregue, e clique duas vezes nessa caixa para criar um ‘Novo Evento’.’
2. A caixa ‘Novo Evento’ já inclui uma hora padrão – dê um clique neste espaço reservado para abrir uma nova seção onde você pode especificar uma hora à sua escolha.
3. Em seguida, passe o mouse sobre a seção ‘Alerta’ até aparecer um dropdown. Abra este dropdown e selecione ‘Custom…’
4. Abra o primeiro menu suspenso e selecione ‘Open file.’
5. Abra o segundo menu suspenso e selecione ‘Outro…’
6. Selecione o aplicativo de Agendamento de E-mail que você criou anteriormente.
7. Abra o terceiro menu suspenso e selecione ‘No momento do evento.’
8. Salve suas alterações clicando em ‘OK.’
> E pronto! Seu e-mail agora será enviado no momento que você especificou no Calendário.
Isso pode parecer muito trabalho, particularmente se você quiser apenas agendar um único e-mail, mas uma vez criado este aplicativo de Agendador de E-mail você pode usá-lo para agendar e-mails subsequentes, apenas ajustando seu fluxo de trabalho.
Para editar o fluxo de trabalho do Agendador de E-mail, você precisará abri-lo no Automator. Então ou:
- Launch Automator e então, quando ele solicita que você crie um novo documento, dê um clique no botão ‘Open an Existing Document….’. Selecione o seu ‘Email Scheduler’ app.
- Selecione ‘Arquivo’ na barra de menu do Automator, seguido por ‘Abrir…’ Mais uma vez, selecione o seu ‘Email Scheduler’ app.
Automator irá então carregar o workflow do Email Scheduler, pronto para você editar. Atualize a ação ‘Nova mensagem de e-mail’ com um novo destinatário, assunto e novo conteúdo corporal, e salve suas alterações. Então, tudo que você precisa fazer é iniciar o aplicativo Calendário e especificar quando você quer que este e-mail saia.
Usando um aplicativo de agendamento de e-mails de terceiros
Se você vai agendar e-mails regularmente, ou não está familiarizado com o Automator, então pode fazer sentido usar um aplicativo de agendamento de e-mails de terceiros no lugar.
Um aplicativo de agendamento de e-mails popular é o MailButler. Em vez de funcionar como uma aplicação autónoma, o MailButler liga-se ao Mail, essencialmente adicionando um botão ‘Schedule email’ à interface padrão do Mail.
Pode descarregar a edição Essential do MailButler gratuitamente, embora a compra da versão Professional ou Business lhe dê acesso a algumas funcionalidades adicionais.
Para configurar o MailButler, instale-o e depois inicie a aplicação MailButler. Neste ponto, você será solicitado a reiniciar o aplicativo MailButler para que o MailButler possa instalar suas extensões, então vá em frente e clique em ‘Reiniciar Mail agora’.’
A partir do momento em que o Mail for reiniciado, crie uma conta MailButler e clique em ‘Registrar’. Após alguns momentos, você deve receber um e-mail de confirmação (se não receber, então verifique sua pasta ‘Spam’), abra-a e clique no link ‘Confirmar endereço de e-mail’.
Flick back to your Mail app and enter the email address and password associated with your MailButler account, and then you’re ready to start using MailButler’s features, including scheduling emails.
Para agendar um e-mail, basta compor uma nova mensagem normalmente, mas em vez de clicar no botão regular ‘Enviar’ do Mail, clique no novo ícone diretamente à sua direita – parece o ícone regular ‘Enviar’, mas com a adição de um pequeno ícone de relógio.
Clicando neste botão ‘Schedule’ irá lançar um painel onde pode especificar exactamente quando este email deve ser enviado.
Escolha do seguinte:
- Data Especial. Agende o e-mail para sair mais tarde hoje, amanhã ou no dia útil seguinte.
- Distância horária. Marque o e-mail para sair depois de um número específico de minutos, horas ou dias.
- Hora e Data. Agende o e-mail para sair em qualquer data ou hora escolhida por você.
Então, a única coisa a fazer é clicar no botão ‘Agendar’ e seu e-mail será guardado na ‘Caixa de Saída’ do Mail até a hora e data escolhidas, quando o MailButler fará o pontapé inicial e enviará o e-mail para você.
Se você precisar fazer algumas alterações em um e-mail agendado, então navegue até a pasta ‘Caixa de Saída’ do Mail e abra o e-mail em questão. Isto lança a janela padrão ‘Compose email’ do Mail onde você faz as edições que precisar, e pode até remarcar o email clicando no botão ‘Schedule’ e então alterar a data e hora.
Para cancelar um email agendado, encontre o email na sua ‘Caixa de saída’ e exclua-o.
Enviar mensagens quando o seu Mac está a dormir
Embora tecnicamente o MailButler não consiga enviar mensagens agendadas enquanto o seu Mac está a dormir, ele pode enviar mensagens agendadas enquanto o seu Mac está a dormir.
Power Nap é uma funcionalidade do sistema que tem como objectivo manter o seu Mac em loop mesmo quando ele esteve a dormir durante um período de tempo prolongado. Quando o seu Mac está a tirar um Power Nap, ele acorda a cada poucas horas para realizar uma série de tarefas, por exemplo, durante esses períodos a aplicação Calendar irá verificar novos convites, o Mail irá apanhar quaisquer mensagens recebidas e as suas aplicações Notas, Lembretes e Fotos irão sincronizar-se com quaisquer alterações que tenha feito nos seus outros dispositivos Apple.
Durante esses períodos, o MailButler também será capaz de enviar quaisquer e-mails que deveriam ter saído enquanto o seu Mac estava a dormir. O tempo pode não ser perfeito, mas suas mensagens agendadas normalmente ainda sairão dentro de algumas horas da sua agenda original.
Você encontrará uma lista de todos os Macs que suportam o recurso Power Nap nos documentos oficiais da Apple.
Se seu Mac estiver incluído nessa lista, então você poderá habilitar o Power Nap por:
5. Para ativar o Power Nap quando seu dispositivo estiver desconectado, selecione a aba ‘Battery’ e ative o ‘Power Nap while on battery power’.’
Note, mesmo com o Power Nap ativado MailButler só pode enviar e-mails se o aplicativo Mail estiver aberto e conectado à Internet, portanto certifique-se de que ambas as condições sejam atendidas antes de deixar o seu Mac adormecer.
Nunca se esqueça de responder a um e-mail novamente
Deixe que você já recebeu um e-mail importante e pensou “Eu responderei assim que tiver um momento”, e depois esqueceu completamente? Normalmente, isso ocorre porque o e-mail chega à sua caixa de entrada no pior momento possível, talvez quando você está correndo para uma reunião ou quando você teve um dia particularmente agitado e promete a si mesmo que vai responder ao e-mail logo pela manhã.
Mas, há um truque rápido e fácil para garantir que você nunca mais se esqueça de responder a um e-mail importante novamente – e isso é usar o aplicativo Lembretes com o nome apropriado do Mac para agendar um lembrete. No momento designado aparecerá uma notificação, lembrando que você precisa responder a esse e-mail importante.
Criar um lembrete:
4. Passe o mouse sobre o link ‘Show in Mail’ até aparecer um ‘i’. Dê um clique neste ‘i’ para abrir uma caixa onde você pode agendar seu lembrete.
5. Selecione ‘On a Day,’ digite a hora e a data em que você quer receber este lembrete e clique em ‘Done’.’
Quando a hora marcada chegar, uma notificação aparecerá lembrando que você ainda tem um e-mail importante para escrever. Melhor ainda, se você clicar nessa notificação, ela irá lançar o aplicativo Mail com o e-mail em questão já aberto, apenas esperando que você escreva sua resposta.
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