Wszystkie konie króla

Po byciu wdzięcznym i znalezieniu swojego wewnętrznego dziecka, nadszedł czas, aby wrócić do rzeczywistości prowadzenia organizacji IT. Rzeczywistość jest taka, że Twój zespół IT nie jest w stanie ochronić Twojej organizacji przed złymi aktorami (nie tymi złymi aktorami, ale ludźmi/organizacjami, które chcą zaszkodzić Tobie lub Twojej firmie). Potrzebujesz pomocy i aktywnej współpracy swoich użytkowników, aby chronić swoją firmę.

Prawdziwy czas spowiedzi: Członkowie zespołu IT nie mogą naprawić wszystkiego, co ich użytkownicy mogą zepsuć.

Jeśli wszystkie królewskie konie i wszyscy królewscy ludzie nie mogli złożyć Humpty-Dumpty z powrotem do kupy, nie ma mowy, aby Twój zespół IT sam mógł chronić Twoją firmę. Większość ludzi w Twojej firmie chce Ci pomóc, pod warunkiem, że 1) rozumieją, co mają zrobić, 2) nie jest to zbyt trudne i 3) nie jest to zbyt uciążliwe. Przyjrzyjmy się tym zagadnieniom po kolei na rzeczywistym przykładzie zarządzania niechcianymi wiadomościami e-mail.

Łatwe do zrozumienia

Od kilku lat mówimy naszym użytkownikom, aby NIE otwierali wiadomości e-mail od osób, których nie znają, NIE wierzyli w wiadomości e-mail oferujące coś, co jest zbyt piękne, aby mogło być prawdziwe, i NIE klikali łączy w takich wiadomościach. Więc jeśli teraz chcesz, aby twoi użytkownicy przekazywali wiadomości spam do analizy lub aktywnie oznaczali wiadomości jako spam lub robili coś innego, będziesz musiał jasno określić, co chcesz, aby zrobili i kiedy.

Łatwe do zrozumienia: Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od adresu e-mail lub firmy, której nie rozpoznajesz, usuń ją bez otwierania lub kliknij ją prawym przyciskiem myszy i prześlij jako załącznik na adres [email protected].

Niełatwe do zrozumienia: Jeśli otrzymasz wiadomość e-mail od kogoś, kogo nie znasz, oznacz tę wiadomość jako śmieci lub zablokuj nadawcę lub usuń ją lub przekaż ją nam do analizy lub po prostu zignoruj.

Nie za trudne

Wszystko to zostało powiedziane, to czego wymagasz od swoich użytkowników nie może być dla nich zbyt trudne. Twoja rola w pracy jest skoncentrowana na IT. Jeśli robisz coś z technologią, wykonujesz swoją pracę. Jednak role Twoich użytkowników zazwyczaj NIE skupiają się wokół IT. Najczęściej, gdy zauważają, że korzystają z technologii, dzieje się tak dlatego, że technologia nie ułatwia im wykonywania pracy!

Nietrudne: W nocy będziemy wypychać aktualizację naszego filtrowania spamu. Jeśli twój komputer był włączony, gdy nastąpiła aktualizacja, nie ma potrzeby podejmowania dalszych działań. Jeśli komputer nie był włączony, lub jeśli byłeś poza biurem ze swoim komputerem, możesz zobaczyć ekran flash up przy pierwszym logowaniu, i możesz zostać poproszony o ponowne uruchomienie klienta poczty e-mail.

Too hard: Jesteśmy aktualizację naszego filtrowania spamu e-mail dziś wieczorem. Kiedy przyjdziesz jutro, będziesz musiał przejść do X:\ourcompany\IT_scripts\ new/scripts\email i uruchomić update_my_spam_filtering_v2 – chyba że jesteś na Macintoshu, w tym przypadku będziesz musiał przejść do //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email i uruchomić…. cóż, masz pomysł!

Nie za niewygodne

To, o co prosisz swoich użytkowników, nie może być dla nich tak niewygodne, że łatwiej jest im zainwestować czas w znalezienie sposobu na obejście tego, o co ich prosisz. Mówiąc prościej, to, o co prosisz, powinno być dla nich najłatwiejszą ścieżką do przebycia.

Wygodne: Zmieniamy nasze podejście do filtrowania spamu w poczcie elektronicznej. Nowe podejście będzie blokować wiadomości e-mail, które zawierają złośliwe oprogramowanie i będzie wysyłać codzienny skrót wątpliwych wiadomości e-mail. Możesz zwolnić poszczególne wiadomości z kwarantanny lub je zignorować. Jeśli je zignorujesz, zostaną one usunięte po 30 dniach.

Zbyt niewygodne: Zmieniamy nasze podejście do filtrowania spamu w poczcie elektronicznej. Będziesz musiał powiadomić wszystkich ludzi, którzy wysyłają do Ciebie e-maile, że mogą otrzymywać „wiadomości zwrotne” i że mogą być zmuszeni do wypełnienia wyzwania „Jestem człowiekiem”, aby móc wysyłać do Ciebie e-maile. Powinno się to uspokoić w ciągu 30 do 60 dni po wymianie e-maili z głównymi klientami i kontaktami.

Jeśli wyjaśnisz, co próbujesz osiągnąć i sprawisz, że współpraca z Tobą będzie łatwa i wygodna dla użytkowników, możesz uniknąć prób złożenia Humpty-Dumpty z powrotem do kupy.