University of Washington Human Resources

Polityka i proces flexwork

Polityka uniwersytecka zezwala pracownikom na elastyczną pracę, jeśli przełożony pracownika (lub inny wyznaczony pracownik) oceni wniosek o elastyczną pracę i go zatwierdzi.

Podczas oceny wniosku, przełożony musi stwierdzić, że pracownik może efektywnie wykonywać obowiązki służbowe na danym stanowisku podczas pracy w systemie flexwork. Przełożony musi również stwierdzić, że elastyczna praca jest zgodna z obowiązującymi przepisami, zasadami i układami zbiorowymi.

Prośby o elastyczną pracę jako dostosowanie do potrzeb osób niepełnosprawnych są rozpatrywane w ramach oddzielnego procesu.

Co to jest elastyczna praca?

Rozwiązanie elastycznej pracy to plan pracy, który różni się od standardowego tygodnia pracy. Standardowy tydzień pracy składa się z pięciu następujących po sobie ośmiogodzinnych dni roboczych oraz stałych godzin rozpoczęcia i zakończenia każdego dnia pracy.

Typowo, pracownik składa wniosek o wprowadzenie elastycznego systemu pracy, chociaż czasami może to być warunkiem zatrudnienia.

Przełożeni muszą dokładnie ocenić wykonalność proponowanego elastycznego systemu pracy przed jego zatwierdzeniem. Takie rozwiązanie ma przynieść korzyści pracownikowi, nie obciążając nadmiernie działalności jednostki.

Aby zapewnić pracownikowi kontynuację efektywnej pracy w ramach elastycznego systemu pracy, przełożeni powinni opracować plan telepracy. Przy dobrym planie telepraca może przynieść korzyści pracownikowi, zespołowi i całemu Uniwersytetowi. Flexwork często zwiększa satysfakcję z pracy poprzez zwiększenie jej elastyczności. Pomaga również w rekrutacji i utrzymaniu pracowników.

Typy elastycznej organizacji pracy

Istnieją dwa ogólne typy elastycznej organizacji pracy:

• Alternatywna organizacja pracy
• Relastyczna organizacja pracy

Alternatywna organizacja pracy jest definiowana jako regularny, powtarzający się harmonogram pracy, który mieści się w standardowym tygodniu pracy i jest czymś innym niż pięć kolejnych ośmiogodzinnych dni pracy – na przykład praca w ciągu tygodnia przez cztery kolejne dziesięciogodzinne dni.

W elastycznej organizacji pracy, pracownik pracuje stałą liczbę godzin każdego dnia. Jednak czas rozpoczęcia i zakończenia pracy pracownika zmienia się, w określonym zakresie, wokół ustalonego zestawu podstawowych godzin.

Na przykład, dla pracownika pracującego osiem godzin dziennie (plus godzina lunchu), pracownik jest zawsze w pracy w podstawowych godzinach od 9 rano do 4 po południu. W poniedziałek, pracownik może pracować od 8 rano do 5 po południu, podczas gdy we wtorek pracownik pracuje od 9 rano do 6 wieczorem.

Chociaż mogą istnieć kombinacje elastycznych i alternatywnych rozwiązań pracy, szczególnie skomplikowane lub nietypowe harmonogramy mogą stanowić wyzwania, które przełożony powinien rozważyć przed zatwierdzeniem porozumienia, zwłaszcza dla pracowników kwalifikujących się do nadgodzin. Prowadzenie ewidencji czasu pracy i śledzenie czasu wolnego może być bardziej złożone, podobnie jak organizowanie pokrycia podczas nieobecności.

Powrót na górę

Proces oceny elastycznej pracy przez przełożonego

Przełożeni podejmują ostateczną decyzję w sprawie wniosku pracownika o elastyczną pracę po ocenie jego wykonalności i powinni współpracować z pracownikiem w celu oceny propozycji. Ponadto należy ocenić, w jaki sposób elastyczny czas pracy wpływa na Twoją rolę jako przełożonego oraz na resztę oddziału. Zidentyfikuj wszelkie potencjalne problemy i sposoby ich rozwiązania.

Określ gotowość pracownika do elastycznej pracy

Sposoby pracy pracowników i ich obowiązki różnią się. Niektórzy pracownicy lub stanowiska mogą być lepiej przystosowane do pracy w systemie flexwork niż inni. Oceniając wniosek o elastyczną pracę, przełożeni powinni rozważyć, w jakim stopniu pracownik wykazał się umiejętnościami i nawykami zawodowymi, które prowadzą do udanej elastycznej pracy:

• Kwalifikowalność do pracy w godzinach nadliczbowych
• Obecna produktywność i historia sukcesów w przeszłości
• Punktualność i zdolność do przestrzegania harmonogramu pracy oraz zgłaszania nieobecności w pracy
• Uzdolnienie do wykonywania obowiązków służbowych, na które mogą mieć wpływ dzienne lub tygodniowe zadania-specyficzne terminy
• Pozostały okres próbny lub okres próbny, który należy ukończyć

Określenie gotowości zespołu i jednostki do pracy w systemie flexwork

Po stwierdzeniu, że pracownik ma szansę odnieść sukces w systemie flexwork, oceń, jak dobrze będzie funkcjonować reszta działu lub jednostki, gdy pracownik rozpocznie pracę w systemie flexwork, w tym:

• Oczekiwane korzyści dla zespołu
• Oczekiwane zmiany w dynamice zespołu
• Personel rezerwowy niezbędny, gdy pracownik flexwork jest nieobecny
• Wpływ na cele i zobowiązania zespołu

W ostateczności musisz określić konfigurację pracy, która najlepiej funkcjonuje dla Twojego zespołu. Każdy zespół jest inny. Niektóre zespoły odnoszą sukcesy przy częstej elastycznej pracy wśród członków zespołu. Inne zespoły muszą ograniczyć ilość elastycznej pracy. Jeśli nie jesteś pewien, co będzie działać najlepiej, zacznij od ograniczonych opcji elastycznej pracy dla zespołu, a następnie wprowadź zmiany po zdobyciu doświadczenia.

Rozważ, czy elastyczna organizacja pracy wpłynie na:

• Koszty, obsługę klienta, bezpieczeństwo i ochronę
• Prowadzenie ewidencji czasu pracy i urlopów, w szczególności rozliczanie urlopów wypoczynkowych
• Potrzeby w zakresie sprzętu i technologii

Odpowiedź na wniosek o elastyczną pracę

Jeśli zatwierdzisz wniosek o elastyczną pracę, następnym krokiem będzie udokumentowanie umowy o elastycznej pracy.

Jeśli nie masz pewności, czy proponowane rozwiązanie flexwork może być skuteczne, rozważ umożliwienie pracownikowi pracy w trybie pilotażowym. Wyznacz wstępny okres przeglądu, po którym podejmiesz ostateczną decyzję w sprawie tego rozwiązania.

Jeśli nie możesz zatwierdzić wniosku o elastyczną pracę, wyjaśnij swoją decyzję w oparciu zarówno o wpływ propozycji na działalność działu, jak i, jeśli to istotne, przebieg pracy pracownika w dziale.

Dokumentowanie umowy o elastycznej pracy

Po zatwierdzeniu wniosku o elastyczną pracę udokumentuj umowę o elastycznej pracy. Celem umowy o elastycznym czasie pracy jest zapewnienie, że zarówno przełożony, jak i pracownik mają jasne, wspólne zrozumienie zasad elastycznego czasu pracy. Umowa powinna określać co najmniej:

• Rozkład czasu pracy określający dni i godziny pracy elastycznej
• Czas obowiązywania umowy o pracę elastyczną
• Sposób rozwiązania umowy o pracę elastyczną
• Kiedy pracownik musi przebywać w biurze

Umowa powinna stwierdzać, że umowa podlega zmianom w oparciu o wymagania działu. Powinna również stwierdzać, że kontynuacja porozumienia o elastycznej pracy jest uzależniona od tego, czy działa ono efektywnie zarówno dla pracownika, jak i dla działu.

Po sfinalizowaniu porozumienia przekaż jego kopię pracownikowi i umieść ją w aktach działu.

Powrót na górę

Przykłady elastycznej pracy

Poniższe przykłady ilustrują możliwe ustalenia dotyczące elastycznej pracy dla pracowników kontraktowych i zawodowych. Szczegóły każdego przykładu różnią się w zależności od tego, czy pracownik kwalifikuje się do pracy w godzinach nadliczbowych, czy też jest z niej zwolniony.

Pracownicy kwalifikujący się do pracy w godzinach nadliczbowych

Alternatywne ustalenia dotyczące pracy mają inne cechy niż elastyczne plany pracy.

Charakterystyka alternatywnej organizacji pracy:

• określona całkowita liczba godzin, które pracownik ma przepracować w każdym tygodniu w oparciu o procentowy czas pracy na danym stanowisku
• regularnie powtarzający się tygodniowy harmonogram pracy, który jest czymkolwiek innym niż pięć jednolitych i następujących po sobie ośmiogodzinnych dni w okresie siedmiu dni (dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze godzin)
• określony okres pracy dla każdego dnia, który pracownik ma przepracować

Charakterystyka elastycznych ustaleń dotyczących pracy:

• Zdefiniowana całkowita liczba godzin, które pracownik ma przepracować w każdym tygodniu w oparciu o procentowy czas pracy na danym stanowisku
• Zdefiniowana całkowita liczba godzin pracy w każdym dniu roboczym
• Dzienny „podstawowy okres pracy” podczas którego oczekuje się, że pracownik będzie w pracy
• Zmienna dzienna godzina rozpoczęcia pracy, która rozpoczyna się w ustalonym okresie czasu
• Zmienna dzienna godzina zakończenia pracy, która zależy od godziny rozpoczęcia tego dnia

Przykład 1: Alternatywny plan pracy – pracownicy uprawnieni do nadgodzin

Przykład 2: Alternatywny plan pracy – pracownicy kwalifikujący się do nadgodzin

Przykład 3: Elastyczny plan pracy – pracownicy uprawnieni do nadgodzin

Przykład 4: Elastyczny plan pracy – pracownicy uprawnieni do pracy w godzinach nadliczbowych

Pracownicy zwolnieni z pracy w godzinach nadliczbowych

Alternatywne ustalenia dotyczące pracy mają inne cechy niż elastyczne plany pracy.

Charakterystyka alternatywnej organizacji pracy:

• Przewidywana minimalna średnia tygodniowa liczba godzin pracy w oparciu o procentowy czas pracy na danym stanowisku
• Regularnie powtarzający się plan pracy, który składa się z czegokolwiek innego niż pięć kolejnych w przybliżeniu równych dni roboczych
• Alternatywny plan pracy pracownika może wymagać dostosowania w razie potrzeby, aby spełnić wymagania pracy na danym stanowisku

Charakterystyka elastycznej organizacji pracy:

• Minimalne tygodniowe oczekiwane godziny pracy w oparciu o procentowy czas pracy na danym stanowisku
• Dzienny „podstawowy okres pracy”, podczas którego oczekuje się, że pracownik będzie w pracy
• Zmienny dzienny czas rozpoczęcia pracy, który rozpoczyna się w ustalonym okresie czasu
• Zmienny dzienny czas zakończenia pracy, który uwzględnia godzinę rozpoczęcia dnia, jednak od pracowników oczekuje się, że będą pracować w czasie niezbędnym do osiągnięcia celów pracy
• Elastyczny plan pracy pracownika może wymagać dostosowania do wymagań stanowiska

Przykład 5: Alternatywny plan pracy – pracownicy zwolnieni z pracy w godzinach nadliczbowych

Przykład 6: Alternatywny plan pracy – pracownicy zwolnieni z obowiązku pracy w godzinach nadliczbowych

Przykład 7: Elastyczny plan pracy – pracownicy zwolnieni z pracy w godzinach nadliczbowych

Przykład 8: Elastyczny plan pracy – pracownicy zwolnieni z pracy w godzinach nadliczbowych

Powrót na górę

Rejestrowanie czasu wolnego od pracy w święta

Dla pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze godzin, święto jest warte osiem godzin. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze godzin, wartość godziny urlopowej jest proporcjonalna w oparciu o procentowy udział pracownika w pełnym wymiarze godzin.

Jeśli urlop wypada w dniu, w którym pracownik jest zaplanowany do przepracowania mniejszej liczby godzin niż wartość urlopu, pracownik otrzymuje kredyt urlopowy w wysokości różnicy. Jeśli urlop wypada w dniu, w którym pracownik ma zaplanowaną większą liczbę godzin niż wartość urlopu, pracownik jest „winien” Uniwersytetowi różnicę w czasie pomiędzy wartością godzinową urlopu a godzinami, które miał zaplanowane do przepracowania. Poniższa tabela zawiera przykłady zastosowania przepisów dotyczących urlopów.

Wszyscy pracownicy objęci umową, sklasyfikowani i profesjonalni

Powrót na górę

.