Komitet Finansowy i Obowiązki Przewodniczącego Komitetu
Rola Komitetu
Rola komitetu finansowego polega przede wszystkim na zapewnieniu nadzoru finansowego dla organizacji. Typowe obszary zadań dla małych i średnich grup obejmują budżetowania i planowania finansowego, sprawozdawczości finansowej, a tworzenie i monitorowanie kontroli wewnętrznej i polityki odpowiedzialności. Zarys obowiązków znajduje się poniżej.
Budżetowanie i planowanie finansowe
- Opracowanie rocznego budżetu operacyjnego wraz z personelem.
- Zatwierdzenie budżetu w ramach komitetu finansowego.
- Monitorowanie przestrzegania budżetu.
- Ustalenie długoterminowych celów finansowych wraz ze strategiami finansowania w celu ich osiągnięcia.
- Rozwijaj wieloletnie budżety operacyjne, które integrują cele i inicjatywy planu strategicznego.
- Przedstawiaj wszystkie cele finansowe i propozycje zarządowi do zatwierdzenia.
Efektywne komitety finansowe w pełni angażują się w roczny proces budżetowania we współpracy z liderem administracyjnym i starszym personelem. O ile regulamin organizacji wyraźnie tego nie zabrania, korzystne może być włączenie do komitetu członków spoza zarządu posiadających wiedzę finansową.
Oprócz opracowania rocznego budżetu, komitet powinien również ustalić długoterminowe cele finansowe. Cele te mogą obejmować, na przykład, utworzenie kapitału obrotowego lub funduszu rezerw gotówkowych oraz utworzenie funduszu na utrzymanie lub wymianę sprzętu. Jeśli organizacja posiada plan strategiczny, komitet finansowy będzie współpracował z personelem w celu określenia implikacji finansowych planu i wprowadzi je do wieloletniego budżetu organizacyjnego, który będzie finansowo wspierał wdrożenie strategii.
Raportowanie
- Opracowanie użytecznych i czytelnych formatów raportów z personelem.
- Współpraca z personelem w celu opracowania listy pożądanych raportów z zaznaczeniem poziomu szczegółowości, częstotliwości, terminów i odbiorców tych raportów.
- Współpraca z personelem w celu zrozumienia implikacji raportów.
- Przedstawienie raportów finansowych całemu zarządowi.
Skuteczne komisje finansowe wymagają od personelu dostarczenia wysoce kontekstowych raportów jasno komunikujących sytuację finansową i gotówkową organizacji, jej przestrzeganie budżetu, alokację zasobów w kierunku realizacji misji i jej wsparcie dla wszelkich ograniczeń wkładów nałożonych przez darczyńców. Posiadanie z góry ustalonej listy oczekiwań w zakresie sprawozdawczości pozwala pracownikom przeznaczyć wystarczająco dużo czasu na przygotowanie dokładnych, wysokiej jakości raportów i nie dać się zaskoczyć przez doraźne prośby. Ponadto, raporty te powinny pomóc skoncentrować dyskusję zarządu na oczekiwanych wynikach i potencjalnych strategiach przezwyciężenia niepowodzeń lub zmian w środowisku finansowym.
Kontrole wewnętrzne i polityka odpowiedzialności
- Tworzenie, zatwierdzanie i aktualizacja (w razie potrzeby) zasad, które pomagają zapewnić ochronę aktywów organizacji.
- Zapewnienie, że zasady i procedury dotyczące transakcji finansowych są udokumentowane w podręczniku, a podręcznik jest przeglądany corocznie i aktualizowany w razie potrzeby.
- Zapewnienie, że zatwierdzone zasady i procedury finansowe są przestrzegane.
Pomimo, że cały zarząd ponosi odpowiedzialność powierniczą za organizację, komisja finansowa pełni rolę przywódczą w tym obszarze, upewniając się, że odpowiednie procedury kontroli wewnętrznej dla wszystkich transakcji finansowych są udokumentowane w podręczniku i przestrzegane przez personel. Komitet powinien również odgrywać rolę w określaniu i aktualizacji sygnatariuszy kont bankowych, jak również nadzorowanie wszystkich prawnych i rządowych terminów składania dokumentów są spełnione.
Komitety finansowe są również często odpowiedzialne za zapewnienie zgodności i / lub rozwój innych polityk, które dalej służyć do ochrony organizacji i zarządzania jego narażenia na ryzyko. Obejmują one ustanowienie polityk dotyczących:
- Polityki personalne
- Pakiety wynagrodzeń dla kadry kierowniczej (w przypadku braku oddzielnego komitetu ds. zasobów ludzkich)
- DługoterminoweUmowy długoterminowe lub leasing
- Pożyczki lub linie kredytowe
- Użytkowanie Internetu i bezpieczeństwo komputerowe
- Kupno kapitału
- Rozdysponowanie darowanych akcji
- Wymogi i przeglądy ubezpieczeniowe wymagania i przeglądy
- Przechowywanie dokumentacji
- Przyjmowanie prezentów
Obejmowanie audytów i inwestycji
Zależy od wielu czynników, w tym – wielkości zarządu, wielkość budżetu, wielkość i złożoność istniejących aktywów finansowych – komitet finansowy może być wezwany do pełnienia ról dwóch innych komitetów, które są zazwyczaj oddzielne w większych organizacjach: komitetu audytu i komitetu inwestycyjnego. Podstawowe obowiązki komitetów ds. audytu i inwestycji obejmują:
Komitet ds. audytu
- Rekrutacja i wybór biegłego rewidenta.
- Przeglądanie projektu audytu i sprawozdania 990 przedstawionego przez biegłego rewidenta.
- Przedstawienie sprawozdania z audytu pełnemu zarządowi (jeśli nie robi tego biegły rewident).
- Przeglądanie listu z zaleceniami dla kierownictwa (SAS112) od biegłego rewidenta i zapewnienie działań następczych w odniesieniu do wszelkich wymienionych kwestii.
Komitet Inwestycyjny
- Projekt polityki inwestycyjnej określającej szczegółowo cele portfela inwestycyjnego, wytyczne dotyczące alokacji aktywów portfela w oparciu o wcześniej ustalony poziom tolerancji ryzyka, upoważnienia do przeprowadzania transakcji, rozporządzania uzyskanym dochodem itp.
- Pewność, że postanowienia polityki są przestrzegane.
- Przegląd polityki co najmniej raz w roku i aktualizacja w razie potrzeby.
- Zatrudnienie i ocena menedżerów/doradców inwestycyjnych.
Nawet jeśli organizacja nie ma wystarczającej ilości gotówki, aby wspierać pełny portfel inwestycyjny, powinna zarządzać swoją gotówką w celu optymalizacji uzyskanych przychodów. Jeśli organizacja posiada nadmiar gotówki operacyjnej, komitet finansowy, przy udziale lidera administracyjnego, może rozważyć opracowanie wytycznych dotyczących lokowania nadmiaru gotówki w krótkoterminowe instrumenty o niskim ryzyku. Powinny one być zaprojektowane tak, aby zmaksymalizować przychody z istniejącej gotówki bez ingerencji w operacyjne potrzeby przepływu gotówki, np. zakup krótkoterminowych płyt CD z rozłożonymi w czasie datami zapadalności, lub ustanowienie umowy konta zamiatania, gdzie nadmiar gotówki jest zamiatany do pojazdu o wyższym zysku każdej nocy.
Rola przewodniczącego
Przewodniczącym komitetu finansowego jest najczęściej skarbnik zarządu, którego szczegółowe obowiązki są zwykle opisane w regulaminie organizacji. W praktyce obowiązki te mogą się znacznie różnić, od roli praktycznej, w przypadku modelu „pracującej rady”, do roli bardziej nadzorczej, gdzie transakcje są w dużej mierze obsługiwane przez personel.
Jako przewodniczący komitetu finansowego, skarbnik rady upewnia się, że komitet wykonuje swoją pracę. Konkretne obowiązki przewodniczącego obejmują:
- Służenie jako główny łącznik między komitetem a pełnym zarządem,
- Współpracę z liderem personelu w celu ustalenia porządku obrad dla każdego spotkania komitetu,
- Powiadomienie członków o spotkaniu,
- Zapewnienie, że materiały i raporty są przygotowane i wysłane do członków komitetu z wyprzedzeniem.
Roczna lista zadań komitetu jest użytecznym narzędziem do organizowania pracy komitetu. Może to przybrać formę miesięcznej osi czasu lub kalendarza, który integruje budżetowanie i terminy planowania finansowego, terminy składania dokumentów rządowych i prawnych, terminy raportów wewnętrznych, daty przeglądu i aktualizacji polityk i procedur oraz daty spotkań komisji finansowej i spotkań zarządu. Dobry skarbnik lub przewodniczący komisji finansów będzie miał, lub szybko rozwijać, zrozumienie nonprofit sprawozdawczości finansowej i IRS 990.
Obecność w pełni zaangażowany komitet finansowy jest silnym wskazaniem, że organizacja jest zobowiązana do dobrego zarządzania i jest aktywnie budować i utrzymywać zasoby finansowe niezbędne do wspierania realizacji swojej misji, zarówno w krótkim i długim okresie.
.
Leave a Reply