Jak zaplanować wiadomości e-mail na komputerze Mac

W pewnym momencie wszyscy się poślizgnęliśmy i zapomnieliśmy o ważnym wydarzeniu – czy były to urodziny przyjaciela, pierwszy dzień członka rodziny w nowej pracy, a może nawet nasza własna rocznica!

Zaplanowanie wiadomości e-mail z wyprzedzeniem oznacza, że nawet jeśli ważna data w jakiś sposób zdoła umknąć twojej uwadze, to przynajmniej odpaliłeś szybką notatkę, aby dać drugiej osobie znać, że o niej myślałeś.

Ale planowanie wiadomości e-mail nie tylko przydaje się, aby życzyć ulubionej cioci szczęśliwych urodzin, może również pomóc zwiększyć twoją produktywność. Na przykład, możesz chcieć rozpocząć dzień pracy od napisania i zaplanowania wszystkich e-maili, o których wiesz, że muszą wyjść w ciągu tego konkretnego dnia, pozostawiając Ci wolną rękę w skupieniu się na ważniejszych zadaniach (przynajmniej dopóki nie zaczną napływać odpowiedzi!) Planowanie wiadomości e-mail z wyprzedzeniem może również utrzymać rzeczy tykające nad, gdy jesteś z dala od komputera przez dłuższy okres czasu, na przykład, gdy jesteś na wakacjach.

Jest wiele korzyści z planowania wiadomości e-mail, więc to dość frustrujące, że ta funkcja nie jest nigdzie znaleźć w Mac wbudowany Mail app. Domyślnie jedynym sposobem na wysłanie wiadomości e-mail jest naciśnięcie przycisku „Wyślij” w aplikacji Mail. Nawet jeśli poświęcisz czas na napisanie wiadomości e-mail z wyprzedzeniem, nadal będziesz musiał wrócić do Maila i nacisnąć „Wyślij”, gdy faktycznie chcesz, aby ten e-mail wyszedł.

Mail może nie mieć wbudowanego harmonogramu, ale wszystko nie jest stracone, ponieważ możesz dodać tę funkcję do Maila samodzielnie, albo korzystając z pomocy aplikacji innej firmy lub tworząc przepływ pracy Automatora. W tym artykule będę badać obie metody.

Zanim zaczniemy, jest jeden haczyk, o którym musisz wiedzieć: jeśli Twój Mac jest wyłączony, uśpiony, odłączony od Internetu lub aplikacja Mail jest zamknięta, to Twój Mac nie będzie w stanie wysyłać zaplanowanych wiadomości e-mail. Warto o tym pamiętać, zanim zaplanujesz, że wiadomość „Happy Birthday” ma wyjść o północy!

Tworzenie harmonogramu poczty e-mail za pomocą Automatora

Automator jest idealnym rozwiązaniem, jeśli chcesz zaplanować wysyłanie wiadomości e-mail, ale nie chcesz pobierać aplikacji innej firmy lub jeśli nie chcesz planować wystarczającej liczby wiadomości e-mail, aby uzasadnić posiadanie aplikacji przeznaczonej do tego zadania.

Aby utworzyć przepływ pracy Automatora, który może wysyłać wiadomości e-mail w wybranym przez Ciebie czasie i dniu:

1. Uruchom aplikację Automator, przechodząc do folderu „Applications” komputera Mac, wybierając „Utilities” i dwukrotnie klikając Automator.
2. W oknie „Wybierz typ dla dokumentu” wybierz „Aplikacja”, a następnie „Wybierz.”
3. Upewnij się, że karta „Działania” jest wybrana, a następnie wybierz element „Poczta”.

4. Znajdź akcję 'Nowa wiadomość pocztowa’, następnie przeciągnij ją do sekcji edytora okna Automatora i upuść w swoim przepływie pracy.

5. Możesz teraz utworzyć wiadomość e-mail. Wpisz adres odbiorcy, a także wszystkich, którym chcesz nadać status CC lub BCC, temat wiadomości i jej treść.

6. Jeśli masz kilka kont pocztowych, otwórz listę rozwijaną 'Konto’ i wybierz konto, z którego chcesz wysłać tę wiadomość.

7. Chcesz zaplanować wysyłanie wielu wiadomości w tym samym czasie? W takim razie przeciągnij kolejną akcję „Nowa wiadomość pocztowa” do swojego przepływu pracy i wypełnij wszystkie wymagane pola.

8. Znajdź akcję „Wyślij wiadomość wychodzącą” w lewym menu Automatora i przeciągnij ją do swojego przepływu pracy.

9. Teraz możesz zapisać swoją aplikację, więc wybierz z paska menu polecenie 'Plik’, a następnie 'Zapisz…’

10. Nadaj swojej aplikacji nazwę (ja użyję 'Email Scheduler’) i sprawdź, czy 'Format pliku’ jest ustawiony na 'Aplikacja’. Kliknij 'Zapisz.’

Twoja aplikacja do planowania poczty e-mail jest teraz gotowa do użycia, ale nadal nie określiłeś, kiedy ten e-mail powinien zostać wysłany. Aby określić datę i godzinę, musisz użyć aplikacji Kalendarz komputera Mac, więc uruchom tę aplikację i zaczynajmy:

1. Znajdź datę, kiedy chcesz, aby ta wiadomość e-mail została dostarczona, i kliknij dwukrotnie to pole, aby utworzyć 'Nowe zdarzenie.’

2. Pole 'Nowe zdarzenie’ zawiera już domyślny czas – kliknij na ten element, aby otworzyć nową sekcję, w której możesz określić dowolny czas.

3. Następnie najedź kursorem na sekcję 'Alert’, aż pojawi się lista rozwijana. Otwórz to menu i wybierz 'Niestandardowe…’

4. Otwórz pierwsze menu rozwijane i wybierz 'Otwórz plik.’

5. Otwórz drugie menu rozwijane i wybierz 'Inne…’

6. Wybierz aplikację Email Scheduler, którą utworzyłeś wcześniej.

7. Otwórz trzecie menu rozwijane i wybierz 'W czasie wydarzenia.’

8. Zapisz zmiany klikając 'OK.’

I to wszystko! Twój e-mail zostanie teraz wysłany w czasie określonym w Kalendarzu.

To może wydawać się dużo pracy, zwłaszcza jeśli chcesz zaplanować tylko jeden e-mail, ale po utworzeniu tej aplikacji Email Scheduler możesz użyć jej do zaplanowania kolejnych e-maili, po prostu zmieniając jej przepływ pracy.

Aby edytować przepływ pracy Email Scheduler, musisz otworzyć go w Automatorze. Więc albo:

• Uruchom Automatora, a następnie, gdy poprosi Cię o utworzenie nowego dokumentu, kliknij przycisk „Otwórz istniejący dokument….”. Wybierz aplikację „Terminarz poczty elektronicznej”.

• Wybierz „Plik” z paska menu Automatora, a następnie „Otwórz…” Ponownie wybierz aplikację „Terminarz poczty elektronicznej”.

Automator załaduje przepływ pracy Terminarza poczty elektronicznej, gotowy do edycji. Zaktualizuj akcję „Nowa wiadomość pocztowa” z nowym odbiorcą, tematem i nową treścią wiadomości, a następnie zapisz zmiany. Następnie wystarczy uruchomić aplikację Kalendarz i określić, kiedy chcesz, aby ta wiadomość e-mail wyszła.

Używanie aplikacji innej firmy

Jeśli zamierzasz regularnie planować wiadomości e-mail lub nie znasz Automatora, może mieć sens użycie aplikacji innej firmy.

Jedną z popularnych aplikacji do planowania wiadomości e-mail jest MailButler. Zamiast działać jako samodzielna aplikacja, MailButler podłącza się do Maila, dodając przycisk „Zaplanuj e-mail” do standardowego interfejsu Maila.

Możesz pobrać podstawową edycję MailButlera za darmo, chociaż zakup wersji Professional lub Business daje dostęp do dodatkowych funkcji.

Aby skonfigurować MailButlera, zainstaluj go, a następnie uruchom aplikację MailButler. W tym momencie zostaniesz poproszony o ponowne uruchomienie aplikacji Mail, aby MailButler mógł zainstalować swoje rozszerzenia, więc śmiało kliknij „Restart Mail now.”

Po ponownym uruchomieniu Maila utwórz konto MailButler i kliknij „Register”. Po kilku chwilach powinieneś otrzymać wiadomość e-mail z potwierdzeniem (jeśli nie, sprawdź folder 'Spam’), otwórz ją i kliknij link 'Potwierdź adres e-mail’.

Powróć do aplikacji Mail i wprowadź adres e-mail oraz hasło powiązane z Twoim kontem MailButler, a następnie jesteś gotowy, aby rozpocząć korzystanie z funkcji MailButler, w tym planowanie e-maili.

Aby zaplanować email, po prostu skomponuj nową wiadomość jak zwykle, ale zamiast klikać zwykły przycisk „Wyślij” w Mailu, kliknij nową ikonę bezpośrednio po jego prawej stronie – wygląda ona jak zwykła ikona „Wyślij”, ale z dodatkiem małej ikony zegara.

Kliknięcie tego przycisku „Zaplanuj” uruchomi panel, w którym możesz dokładnie określić, kiedy ten e-mail powinien zostać wysłany.

Wybierz spośród następujących opcji:

• Data specjalna. Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail na późniejszy dzień dzisiejszy, jutrzejszy lub następny dzień roboczy.
• Odległość czasowa. Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail po upłynięciu określonej liczby minut, godzin lub dni.
• Czas i data. Zaplanuj wysyłanie wiadomości e-mail w dowolnym dniu lub czasie wybranym przez Ciebie.

Wtedy, jedyną rzeczą, która pozostaje do zrobienia jest naciśnięcie przycisku 'Zaplanuj’, a Twoja wiadomość e-mail zostanie schowana w skrzynce nadawczej programu Mail do wybranego przez Ciebie czasu i daty, w którym to momencie MailButler wkroczy i wyśle wiadomość e-mail za Ciebie.

Jeśli potrzebujesz dokonać zmian w zaplanowanej wiadomości e-mail, przejdź do folderu 'Skrzynka nadawcza’ programu Mail i otwórz daną wiadomość e-mail. Uruchomi to standardowe okno „Napisz wiadomość”, w którym możesz dokonać wszelkich niezbędnych zmian, a nawet zmienić harmonogram wysyłania wiadomości, klikając przycisk „Zaplanuj”, a następnie zmieniając datę i godzinę.

Aby anulować zaplanowaną wiadomość e-mail, znajdź ją w folderze „Skrzynka nadawcza” i usuń.

Wysyłanie wiadomości, gdy Mac śpi

Ale technicznie MailButler nie może wysyłać zaplanowanych wiadomości, gdy Mac śpi, ale może wysyłać zaplanowane wiadomości, gdy Mac drzemie.

Power Nap to funkcja systemowa, która ma na celu utrzymanie Maca w pętli, nawet gdy jest uśpiony przez dłuższy czas. Gdy Twój Mac ucina sobie drzemkę, budzi się co kilka godzin, aby wykonać szereg zadań, na przykład w tym czasie aplikacja Kalendarz sprawdzi, czy nie ma nowych zaproszeń, Mail odbierze wszystkie przychodzące wiadomości, a aplikacje Notatki, Przypomnienia i Zdjęcia zsynchronizują się ze wszystkimi zmianami wprowadzonymi na innych urządzeniach Apple.

W tych okresach MailButler będzie mógł również wysyłać wszystkie wiadomości e-mail, które powinny były zostać wysłane, gdy Twój Mac był pogrążony we śnie. Termin może nie być idealny, ale zaplanowane wiadomości będą zazwyczaj wysyłane w ciągu kilku godzin od pierwotnego harmonogramu.

Listę wszystkich komputerów Mac obsługujących funkcję Power Nap znajdziesz w oficjalnych dokumentach Apple.

Jeśli Twój Mac znajduje się na tej liście, możesz włączyć funkcję Power Nap, wykonując następujące czynności:

1. Wybierając logo „Apple” na pasku menu.
2. Wybierając 'Preferencje systemowe…’
3. Klikając 'Energy Saver.’
4. Aby włączyć Power Nap, gdy urządzenie jest podłączone do źródła zasilania, wybierz kartę 'Adapter zasilania’, a następnie pole wyboru 'Włącz Power Nap, gdy urządzenie jest podłączone do adaptera zasilania’.

5. Aby włączyć funkcję Power Nap, gdy urządzenie jest odłączone od zasilania, wybierz kartę „Bateria” i włącz opcję „Power Nap przy zasilaniu z baterii”

Uwaga: nawet przy włączonej funkcji Power Nap program MailButler może wysyłać wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy aplikacja Mail jest otwarta i połączona z Internetem, dlatego przed uśpieniem komputera Mac należy upewnić się, że oba te warunki są spełnione.

Nigdy więcej nie zapomnij odpowiedzieć na wiadomość e-mail

Czy kiedykolwiek otrzymałeś ważną wiadomość e-mail i pomyślałeś „Odpowiem na nią, jak tylko będę miał chwilę”, a potem zupełnie o niej zapomniałeś? Zazwyczaj dzieje się tak dlatego, że wiadomość e-mail pojawia się w skrzynce odbiorczej w najgorszym możliwym momencie, być może gdy spieszysz się na spotkanie lub gdy masz szczególnie gorączkowy dzień i obiecujesz sobie, że odpowiesz na nią z samego rana.

Jest jednak szybki i prosty sposób na to, aby już nigdy nie zapomnieć odpowiedzieć na ważną wiadomość e-mail – a mianowicie możesz użyć aplikacji Przypomnienia w systemie Mac o trafnej nazwie, aby zaplanować przypomnienie. W wyznaczonym czasie pojawi się powiadomienie przypominające, że musisz odpowiedzieć na tę ważną wiadomość e-mail.

Aby utworzyć przypomnienie:

1. Uruchom aplikację Mail i otwórz wiadomość e-mail, na którą musisz odpowiedzieć.
2. Otwórz folder „Aplikacje” komputera Mac i uruchom aplikację „Przypomnienia”.
3. Przeciągnij tę wiadomość e-mail do aplikacji „Przypomnienia” i upuść ją na liście. Link „Pokaż w poczcie…” powinien pojawić się jako nowy element listy.

4. Najedź kursorem na link „Pokaż w poczcie”, aż pojawi się litera „i”. Kliknij to „i”, aby otworzyć okno, w którym możesz zaplanować przypomnienie.

5. Wybierz opcję „W dniu”, wprowadź godzinę i datę, kiedy chcesz otrzymać to przypomnienie, a następnie kliknij przycisk „Gotowe”.”

Gdy nadejdzie wyznaczona godzina, pojawi się powiadomienie przypominające Ci, że nadal masz ważną wiadomość e-mail do napisania. Nawet lepiej, jeśli klikniesz to powiadomienie to uruchomi aplikację Poczta z e-mail w danym już otwarte, tylko czeka na Ciebie, aby pióro swoją odpowiedź.

.