25 File Organization Ideas for a Small or Home Office

Jeśli kupisz coś przez nasze linki, możemy zarobić pieniądze od naszych partnerów afiliacyjnych. Learn more.

Your business likely has plenty of files on hand related to clients, finances and daily operations. Idealnie, powinieneś mieć system ustawiony, aby utrzymać te pliki posortowane w kategorie tak, że są one łatwo dostępne, ale nie zagracają biurka. Systemy te mogą obejmować od bardzo prostych i tradycyjnych do zaawansowanych technologicznie i kreatywnych opcji.

Pomysły na organizację plików

Oto kilka pomysłów na organizację plików do rozważenia, jeśli pracujesz w małym biurze lub w domu.

Szafka na akta

Twoje standardowe rozwiązanie do przechowywania akt, możesz wypełnić je oznaczonymi folderami, aby posortować wszystkie swoje ważne dokumenty i zachować je łatwo dostępne w jednym miejscu.

Płaska szafka na akta

Płaska szafka na akta, taka jak ta od Safco, zapewnia podobną strukturę organizacyjną, ale pozwala na układanie akt poziomo, a nie pionowo. To tylko zależy od tego, jaki rodzaj plików posiadasz i jak wolisz mieć do nich dostęp.

Szuflada na pliki

Może nie potrzebujesz całej szafki tylko na pliki. Jeśli możesz je nieco zredukować, a resztę zachować w plikach cyfrowych, możesz po prostu dodać system sortowania plików do szuflady lub szafki pod biurkiem.

Pudełka na akta

Inne bardziej kompaktowe rozwiązanie, można również uzyskać pudełka, które mają wkładki do folderów, dzięki czemu można je łatwo transportować lub przechowywać w różnych miejscach w biurze.

Wieszane foldery na akta

Albo możesz chcieć, aby twoje pliki były łatwiej dostępne. Jeśli tak jest, możesz kupić małą strukturę, taką jak produkty Pendaflex, aby zorganizować swoje pliki tak, jak w szafce na dokumenty.

Neat

Jeśli głównie przechowujesz pliki cyfrowe, możesz rozważyć system taki jak Neat. Daje Ci sposób na łatwe śledzenie wydatków, a nawet integruje się z oprogramowaniem księgowym.

OneDrive

OneDrive to rozwiązanie Microsoft Office dla cyfrowego przechowywania w chmurze. Za jego pomocą możesz zachować dostęp do swoich plików z dowolnego miejsca. Możesz więc uzyskać do nich dostęp, nawet jeśli pracujesz na odległość lub korzystasz z urządzenia mobilnego.

Sorter plików na biurko

Aby uzyskać łatwy dostęp do wszystkich ważnych plików i innych urządzeń biurowych, możesz zaopatrzyć się w prosty organizer na biurko, taki jak ten od Poppin.

File Folders

Jeśli utrzymujesz tylko niewielką ilość fizycznych plików pod ręką, wtedy możesz być w stanie uciec z kilkoma oznaczonymi folderami, które możesz przechowywać w szufladzie lub nawet w swojej aktówce.

Bindownice

Nieco większy system, można zmieścić pliki z kilku różnych kategorii wewnątrz jednego segregatora i nadal transportować i przechowywać je bardzo łatwo.

Organizator projektów

Ten produkt jest podobny do folderów i segregatorów. Oferuje jednak nieco więcej informacji, które można wypełnić na temat konkretnych produktów, dzięki czemu można zachować wszystko zorganizowane bardzo konkretnie. Ten pochodzi z firmy Staples.

Color-Coded Folders

Czy używasz szafki, szuflady lub innego rodzaju pojemnika, możesz trzymać wszystkie swoje pliki zorganizowane w teczkach o różnych kolorach, więc nie musisz nawet podchodzić bardzo blisko, aby przeczytać etykiety.

Organizatory ścienne

Jeśli nie chcesz zajmować miejsca na biurku lub podłodze, możesz zainwestować w system małych folderów, który montuje się bezpośrednio na ścianie, dzięki czemu masz dostęp do wszystkiego na poziomie oczu.

Organizator skrzynek pocztowych

Tego typu produkt jest często używany w klasach lub biurach, gdzie wiele osób może mieć materiały przychodzące lub wychodzące. Jednakże, można również użyć go jako organizatora, jeśli masz wiele różnych rodzajów plików i potrzebują każdego z nich, aby być dość łatwo dostępne. This product is from Wayfair.

Letter Boxes

If you don’t need to access your files all that often but need to keep them around just in case, you might hold onto some small letter boxes. Przechowuj je w nich i trzymaj poza głównym miejscem pracy, aby nie zajmowały cennej nieruchomości.

Stojaki na czasopisma

Jeśli chcesz rozwiązania, które jest nieco bardziej dekoracyjne, możesz zmienić uchwyty na czasopisma w prosty system plików. Po prostu oznacz każdy z nich i miej je pod ręką w swoim biurze.

Kosze na listy

Dla bardziej widocznego systemu, który nadal nie zajmuje dużo miejsca na biurku, możesz użyć wiszącego kosza na listy, takiego jak ten z Pottery Barn.

Google Drive

Jeśli wolisz rozwiązanie oparte na chmurze dla swoich plików, Google Drive jest darmowym narzędziem, które pozwala na zakładanie folderów i tworzenie dokumentów. Możesz również zapłacić za rozszerzoną pamięć masową poza to, co jest dostępne w darmowym planie.

MyOrganizer

Jeśli wolisz tradycyjne oprogramowanie, zdecyduj się na produkt taki jak MyOrganizer Ultimate, który możesz zainstalować, aby śledzić dokumenty, raporty i wydatki.

Portfel

Jeśli często jesteś w podróży, rozważ przenośny system organizacji plików, taki jak ten toczący się model z iBuy Office Supply.

Dropbox

Inne rozwiązanie oparte na chmurze, Dropbox może być szczególnie przydatne dla zespołów, które muszą mieć dostęp lub udostępniać dane i pliki z dowolnego miejsca.

Paperless

Paperless 2 to oprogramowanie dla systemów Windows. Pomaga pozbyć się twardych kopii plików, dzięki czemu można zachować wszystko zorganizowane na pulpicie.

System pulpitu

Większa opcja niż prosty organizer plików na pulpicie, ten pełny system z eBay nadal pasuje do większości biurek i ma miejsca na mnóstwo plików i innych materiałów biurowych.

Sejf

Jeśli trzymasz pliki, które są szczególnie wrażliwe, możesz chcieć zainwestować w zamykany sejf. Możesz trzymać pliki w folderach, więc są one nadal zorganizowane, zapewniając jednocześnie, że nikt spoza organizacji nie ma do nich dostępu.

Cyfrowe foldery na pulpicie

Jeśli chcesz zachować to naprawdę proste i nie lubisz mieć dużo twardych kopii pod ręką, możesz po prostu ustawić foldery na pulpicie komputera, gdzie sortujesz pliki. Następnie trzymaj je w kategoriach, aby były łatwe do znalezienia, kiedy ich potrzebujesz.

Image: