Personalwesen der Universität Washington

Richtlinien und Verfahren zur Flexarbeit

Die Universitätspolitik erlaubt Mitarbeitern eine Gleitzeitvereinbarung, wenn der Vorgesetzte des Mitarbeiters (oder ein anderer benannter Beamter) den Antrag auf Gleitzeitarbeit beurteilt und ihn genehmigt.

Bei der Bewertung des Antrags muss der Vorgesetzte feststellen, dass der Mitarbeiter die Aufgaben seiner Position während der Gleitzeit effektiv erfüllen kann. Der Vorgesetzte muss auch feststellen, dass die Gleitzeitregelung mit den geltenden Vorschriften, Richtlinien und Tarifverträgen übereinstimmt.

Anträge auf Gleitzeit als Vorkehrung für Behinderte werden in einem separaten Verfahren behandelt.

Was ist Gleitzeit?

Eine Gleitzeitregelung ist ein Arbeitsplan, der von der Standardarbeitszeitwoche abweicht. Eine Standard-Arbeitswoche besteht aus fünf aufeinanderfolgenden Acht-Stunden-Arbeitstagen und einheitlichen Anfangs- und Endzeiten für jeden Arbeitstag.

Typischerweise beantragt ein Arbeitnehmer eine Gleitzeitregelung, obwohl sie manchmal eine Beschäftigungsbedingung sein kann.

Die Vorgesetzten müssen die Durchführbarkeit einer vorgeschlagenen Gleitzeitregelung sorgfältig prüfen, bevor sie sie genehmigen. Die Vereinbarung soll dem Mitarbeiter zugute kommen, ohne die Abläufe in der Einheit übermäßig zu belasten.

Um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter während einer Gleitzeitvereinbarung weiterhin effektiv arbeiten kann, sollten die Vorgesetzten einen Telearbeitsplan entwickeln. Mit einem guten Plan kann Flexarbeit für den Mitarbeiter, das Team und die Universität im Allgemeinen von Vorteil sein. Flexwork verbessert oft die Arbeitszufriedenheit, indem es die Flexibilität der Arbeit erhöht. Außerdem trägt sie dazu bei, Mitarbeiter anzuwerben und zu halten.

Arten von Flexwork-Regelungen

Es gibt zwei allgemeine Arten von Flexwork-Regelungen:

• Alternative Arbeitsregelungen
• Flexible Arbeitsregelungen

Eine alternative Arbeitsregelung ist definiert als ein regelmäßiger, wiederkehrender Arbeitsplan, der in die Standard-Arbeitswoche fällt und alles andere als fünf aufeinanderfolgende Acht-Stunden-Arbeitstage umfasst – zum Beispiel vier aufeinanderfolgende Zehn-Stunden-Arbeitstage während der Woche.

Bei einer flexiblen Arbeitsvereinbarung arbeitet der Arbeitnehmer jeden Tag eine gleichbleibende Anzahl von Stunden. Die Anfangs- und Endzeiten des Arbeitnehmers variieren jedoch innerhalb einer bestimmten Spanne um eine festgelegte Kernarbeitszeit herum.

Wenn ein Arbeitnehmer beispielsweise acht Stunden pro Tag (plus eine Mittagspause) arbeitet, ist er immer während der Kernarbeitszeit von 9 bis 16 Uhr im Betrieb. Am Montag könnte der Mitarbeiter von 8 bis 17 Uhr arbeiten, während er am Dienstag von 9 bis 18 Uhr arbeitet.

Es sind zwar Kombinationen von flexiblen und alternativen Arbeitsregelungen möglich, doch können besonders komplexe oder ungewöhnliche Zeitpläne Probleme aufwerfen, die der Vorgesetzte berücksichtigen sollte, bevor er die Regelung genehmigt, insbesondere bei Mitarbeitern, die Anspruch auf Überstunden haben. Die Zeiterfassung und die Nachverfolgung von Fehlzeiten können komplizierter sein, ebenso wie die Regelung der Abwesenheitsvertretung.

Zum Anfang zurückkehren

Bewertungsprozess für Gleitzeitarbeit durch den Vorgesetzten

Der Vorgesetzte trifft die endgültige Entscheidung über den Antrag eines Mitarbeiters auf Gleitzeitarbeit, nachdem er dessen Durchführbarkeit geprüft hat, und sollte den Vorschlag gemeinsam mit dem Mitarbeiter bewerten. Beurteilen Sie außerdem, wie sich die Gleitzeitregelung auf Ihre Rolle als Vorgesetzter und auf den Rest Ihrer Abteilung auswirkt. Ermitteln Sie mögliche Probleme und Möglichkeiten, diese Probleme zu lösen.

Bestimmen Sie die Bereitschaft der Mitarbeiter zur flexiblen Arbeit

Die Arbeitsstile und Aufgaben der Mitarbeiter sind unterschiedlich. Einige Mitarbeiter oder Positionen eignen sich möglicherweise besser für eine Gleitzeitregelung als andere. Bei der Beurteilung eines Antrags auf Gleitzeitarbeit sollten die Vorgesetzten berücksichtigen, wie gut der Mitarbeiter die Fähigkeiten und Arbeitsgewohnheiten gezeigt hat, die zu einer erfolgreichen Gleitzeitregelung führen, einschließlich der des Mitarbeiters:

• Fähigkeit zur Leistung von Überstunden
• Aktuelle Produktivität und frühere Erfolge
• Pünktlichkeit und die Fähigkeit, sich an einen Arbeitsplan zu halten und Fehlzeiten zu melden
• Fähigkeit, Arbeitsaufgaben zu erfüllen, die von täglichen oder wöchentlichen Aufgaben betroffen sein könnten
• Restliche Probezeit, die abgeschlossen werden muss

Bestimmung der Bereitschaft des Teams und der Abteilung für Gleitzeitarbeit

Nachdem festgestellt wurde, dass ein Mitarbeiter wahrscheinlich in einer Gleitzeitvereinbarung erfolgreich sein wird, Beurteilen Sie, wie gut der Rest der Abteilung oder des Referats funktionieren wird, wenn der Mitarbeiter mit der Gleitzeitregelung beginnt, einschließlich:

• Voraussichtliche Vorteile für das Team
• Voraussichtliche Veränderungen der Teamdynamik
• Backup-Personal erforderlich, wenn der Flexwork-Mitarbeiter ausfällt
• Auswirkungen auf die Teamziele und -verpflichtungen

Schließlich müssen Sie die Arbeitskonfiguration bestimmen, die für Ihr Team am besten funktioniert. Jedes Team ist anders. Einige Teams sind erfolgreich, wenn die Teammitglieder häufig flexibel arbeiten. Andere Teams müssen den Umfang der flexiblen Arbeit einschränken. Wenn Sie unsicher sind, was am besten funktioniert, beginnen Sie mit begrenzten Flexwork-Optionen für ein Team und nehmen Sie dann Änderungen vor, nachdem Sie Erfahrungen gesammelt haben.

Prüfen Sie, ob sich eine Gleitzeitvereinbarung auf folgende Aspekte auswirkt:

• Kosten, Kundenservice, Sicherheit
• Zeit- und Urlaubserfassung, insbesondere Urlaubsabrechnung
• Ausrüstungs- und Technologiebedarf

Reagieren Sie auf den Antrag auf Gleitzeitarbeit

Wenn Sie den Antrag auf Gleitzeitarbeit genehmigen, ist Ihr nächster Schritt die Dokumentation der Gleitzeitvereinbarung.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die vorgeschlagene Gleitzeitvereinbarung erfolgreich sein kann, sollten Sie erwägen, dem Mitarbeiter die Gleitzeit auf einer Pilotbasis zu erlauben. Legen Sie einen anfänglichen Überprüfungszeitraum fest, nach dem Sie eine endgültige Entscheidung über die Vereinbarung treffen.

Wenn Sie den Antrag auf Gleitzeitarbeit nicht genehmigen können, begründen Sie Ihre Entscheidung sowohl mit den Auswirkungen des Vorschlags auf die Abteilungsabläufe als auch, falls zutreffend, mit der Arbeitsleistung des Mitarbeiters in Ihrer Abteilung.

Dokumentieren Sie die Gleitzeitvereinbarung

Nach der Genehmigung eines Antrags auf Gleitzeitarbeit dokumentieren Sie die Gleitzeitvereinbarung. Mit der Gleitzeitvereinbarung soll sichergestellt werden, dass sowohl der Vorgesetzte als auch der Mitarbeiter ein klares, gemeinsames Verständnis der Gleitzeitvereinbarung haben. In der Vereinbarung sollte zumindest Folgendes festgelegt werden:

• Der Arbeitsplan, der die Tage und Zeiten der Gleitzeitarbeit festlegt
• Die Dauer der Gleitzeitvereinbarung
• Wie die Gleitzeitvereinbarung beendet werden kann
• Wann der Mitarbeiter im Büro anwesend sein muss

In der Vereinbarung sollte festgehalten werden, dass die Vereinbarung je nach den Arbeitsanforderungen der Abteilung geändert werden kann. In der Vereinbarung sollte auch festgehalten werden, dass die Fortführung der Gleitzeitvereinbarung davon abhängt, dass sie sowohl für den Mitarbeiter als auch für die Abteilung effektiv funktioniert.

Nach Abschluss der Vereinbarung händigen Sie dem Mitarbeiter eine Kopie aus und legen eine Kopie in die Abteilungsakte des Mitarbeiters.

Zurück zum Anfang

Beispiele für Gleitzeit

Die folgenden Beispiele veranschaulichen mögliche Gleitzeitvereinbarungen für Vertragsbedienstete und Fachkräfte. Die Einzelheiten der einzelnen Beispiele unterscheiden sich, je nachdem, ob der Arbeitnehmer überstundenberechtigt oder von Überstunden befreit ist.

Überstundenberechtigte Arbeitnehmer

Alternative Arbeitsvereinbarungen haben andere Merkmale als flexible Arbeitspläne.

Merkmale alternativer Arbeitsregelungen:

• Eine festgelegte Gesamtzahl von Stunden, die der Arbeitnehmer jede Woche auf der Grundlage der prozentualen Arbeitszeit der Position arbeiten soll
• Ein sich regelmäßig wiederholender wöchentlicher Arbeitsplan, der nicht aus fünf gleichmäßigen und aufeinanderfolgenden Achtstundentagen in einem Zeitraum von sieben Tagen besteht (für Vollzeitbeschäftigte)
• Eine festgelegte Arbeitszeit für jeden Tag, an dem der Arbeitnehmer arbeiten soll

Flexible Arbeitsvereinbarungen:

• Eine festgelegte Gesamtzahl von Stunden, die der Arbeitnehmer pro Woche auf der Grundlage der prozentualen Arbeitszeit der Stelle arbeiten soll
• Eine festgelegte Gesamtzahl von Arbeitsstunden pro Arbeitstag
• Eine tägliche „Kernarbeitszeit“
• Eine variable tägliche Anfangszeit, die innerhalb eines bestimmten Zeitraums beginnt
• Eine variable tägliche Endzeit, die von der Anfangszeit des Tages abhängt

Beispiel 1: Alternativer Arbeitsplan – überstundenberechtigte Mitarbeiter

Beispiel 2: Alternativer Arbeitsplan – überstundenberechtigte Mitarbeiter

Beispiel 3: Flexibler Arbeitsplan – überstundenberechtigte Mitarbeiter

Beispiel 4: Flexibler Arbeitsplan – überstundenberechtigte Arbeitnehmer

Überstunden für freigestellte Arbeitnehmer

Alternative Arbeitsregelungen haben andere Merkmale als flexible Arbeitspläne.

Merkmale alternativer Arbeitsvereinbarungen:

• Eine durchschnittliche wöchentliche Mindeststundenzahl, die auf der prozentualen Arbeitszeit der Position basiert
• Ein sich regelmäßig wiederholender Arbeitsplan, der aus etwas anderem als fünf aufeinanderfolgenden, ungefähr gleichen Arbeitstagen besteht
• Der alternative Arbeitsplan des Arbeitnehmers muss möglicherweise nach Bedarf angepasst werden, um die Arbeitsanforderungen der Position zu erfüllen

Merkmale flexibler Arbeitsvereinbarungen:

• Eine wöchentliche Mindestarbeitsstundenerwartung, die auf der prozentualen Arbeitszeit der Position basiert
• Eine tägliche „Kernarbeitszeit“, während der der Mitarbeiter bei der Arbeit sein sollte
• Eine variable tägliche Startzeit, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums beginnt
• Eine variable tägliche Endzeit, die die Startzeit des Tages berücksichtigt, Von den Mitarbeitern wird jedoch erwartet, dass sie so lange arbeiten, wie es für die Erreichung der Arbeitsziele erforderlich ist
• Der flexible Arbeitsplan des Mitarbeiters muss gegebenenfalls angepasst werden, um die Arbeitsanforderungen der Stelle zu erfüllen

Beispiel 5: Alternativer Arbeitsplan – von Überstunden befreite Mitarbeiter

Beispiel 6: Alternativer Arbeitsplan – von Überstunden befreite Mitarbeiter

Beispiel 7: Flexibler Arbeitsplan – von Überstunden befreite Mitarbeiter

Beispiel 8: Flexibler Arbeitsplan – von Überstunden befreite Mitarbeiter

Nach oben

Urlaubszeitaufzeichnung

Für einen Vollzeitbeschäftigten ist ein Urlaub acht Stunden wert. Bei Teilzeitbeschäftigten wird der Wert der Urlaubsstunden anteilig auf der Grundlage des prozentualen Anteils des Arbeitnehmers an der Vollzeitbeschäftigung berechnet.

Fällt ein Feiertag auf einen Tag, an dem der Arbeitnehmer weniger Stunden als der Wert des Feiertags arbeiten soll, erhält der Arbeitnehmer eine Urlaubsgutschrift für die Differenz. Fällt ein Feiertag auf einen Tag, an dem der Arbeitnehmer mehr Stunden arbeiten soll als der Wert des Feiertags, so „schuldet“ der Arbeitnehmer der Universität die Zeitdifferenz zwischen dem Stundenwert des Feiertags und den Stunden, die der Arbeitnehmer arbeiten sollte. Die folgende Tabelle enthält Beispiele für diese Überlegungen zur Einhaltung der Urlaubszeit.

Alle vertraglich gebundenen, klassifizierten und professionellen Mitarbeiter

Zurück zum Anfang