Wat is HCFA bij medische facturering?

Rate this

Er zijn specifieke protocollen voor het factureren aan verzekeringsmaatschappijen. Een van die protocollen is het invullen van het HCFA-formulier. Hier is wat u moet weten over dit formulier.

Het Health Care Finance Administration (HCFA)-formulier is een declaratieformulier dat wordt gebruikt bij de afrekening van overheidsverzekeringsprogramma’s zoals Medicare en Medicaid aan medische aanbieders. Het is ontwikkeld door The Center of Medicaid and Medicare (CMS), maar werd door alle verzekeringsplannen als standaardformulier aangenomen.

Klinische beoefenaars en artsen gebruiken het HCFA om declaraties voor professionele diensten in te dienen. Federale regelgeving vereist dat alle zorgverleners het HCFA- of UB-04-formulier gebruiken voor het indienen van declaraties.

Lees verder om meer te leren!

De HCFA/CMS-1500

Dit formulier is universeel, en alle zorgverleners gebruiken het om zorgverzekeraars te factureren. Zowel Medicaid als Medicare, deel B diensten, worden met dit formulier gefactureerd. Het National Uniform Claim Committee (NUCC) onderhoudt dit formulier.

De HCFA bevat alle essentiële informatie die nodig is om een nauwkeurige declaratie in te dienen. In dit formulier moet de zorgverlener het volgende vermelden;

• Demografische informatie van de patiënt
• Verzekeringsinformatie van de patiënt
• Medische codes
• Data van de dienst

De informatie die in dit formulier wordt ingediend, moet nauwkeurig en feitelijk zijn. Om geschillen te vermijden, moeten de zorgverleners het formulier waarheidsgetrouw invullen. Indien de verzekering onregelmatigheden ontdekt, kunnen zij de declaraties niet honoreren.

Er is een specifiek vak dat voor elke zorgverlener geldt. De betaler kan andere informatie geven over hoe sommige vakken moeten worden ingevuld. De medische codeur en de rekeninghouder moeten vertrouwd zijn met een aantal specifieke vereisten van de betaler.

Hoe werkt het HCFA-formulier?

In de eerste plaats behandelt de zorgverlener een patiënt en stuurt vervolgens de rekening van de diensten naar de aangewezen betaler. Gewoonlijk is de aangewezen betaler de verzekeringsmaatschappij. De verzekeringsmaatschappij beoordeelt de declaraties en bepaalt welke diensten worden vergoed.

Wanneer de zorgverleners de diensten aan de patiënten aanbieden, registreren zij de diensten met behulp van de juiste medische codes. CPT-codes worden gebruikt voor verschillende behandelingen, terwijl ICD-codes worden gebruikt voor diagnoses. Deze codes geven een overzicht van de door de zorgverlener aangeboden diensten.

Ook worden de verzekeringsgegevens en demografische gegevens van de patiënt aan de rekening toegevoegd. Daarna worden de declaraties verwerkt.

Wie kan verzekeringsclaims indienen met behulp van de HCFA?

Individuele artsen in de gezondheidszorg en niet instellingen kunnen dit formulier alleen invullen. Hieronder staan enkele van de mensen die het formulier kunnen invullen;

• Clinisch psychologen
• Nurse practitioners
• Physician practitioners
• Ambulancediensten
• Diagnostisch laboratorium diensten
• Verloskundigen
• Physician Assistants
• Certified nurse anesthetics
• Clinical social workers

Alleen niet-institutionele zorgverleners moeten verzekeringsaanvragen indienen met behulp van het HCFA-formulier. Institutionele zorgverleners moeten aanvragen indienen met behulp van het UB-04-formulier.

Vulling van de declaraties

Om de verzekeringsclaims te kunnen indienen, moet worden voldaan aan een aantal vaste industrienormen en protocollen. Factuurstellers gebruiken software om patiëntgegevens vast te leggen, declaraties op te stellen en bij de juiste verzekeraar in te dienen. Er is echter geen universele software die de facturist moet gebruiken.

Alle verzekeringsfactureringssoftware maakt gebruik van een reeks normen die zijn vastgesteld door de HIPAA en de Code Set Rule (TCS). De verzekeringsclaims kunnen handmatig op papier of elektronisch worden ingevuld. Veel zorgverleners verkiezen het elektronische systeem boven het manuele.

Het elektronische systeem is sneller en nauwkeuriger in vergelijking met het manuele. De zorgverlener moet echter met beide methoden goed vertrouwd zijn.

Regels voor het invullen van het HCFA-formulier

Het HCFA-formulier moet worden ingevuld volgens de bepalingen van de wet. De claims kunnen worden afgewezen als het formulier niet correct is ingevuld. U kunt afwijzing van de declaraties voorkomen door het volgende te doen;

• Vul alle gegevens nauwkeurig en precies in de specifieke velden in
• Gebruik het adres voor de service faciliteit
• Insluit NPI informatie waar vereist
• Gebruik de juiste procedure en diagnose codes
• Voeg de verzekeringsinformatie van de patiënt in

De verzekeringsmaatschappijen hebben nauwkeurige gegevens nodig.

Hoe u het HCFA-formulier invult

Hoe u het HCFA-formulier invult, bepaalt of de verzekeraar al dan niet een vergoeding zal aanbieden. De HCFA heeft 33 vakken die u moet invullen. Hieronder vindt u een gedetailleerde handleiding voor het invullen van elk detail

Type of Payer

In dit deel kruist u het type ziektekostenverzekering aan, d.w.z. Medicare of Medicaid. Voer ook het verzekeringsnummer van de patiënt in.

Naam en geslacht van de patiënt

Voeg de volledige naam van de patiënt in, zoals deze op de Medicare-kaart staat vermeld. Hier kunnen maximaal 28 tekens worden ingevoerd.

Geboortedatum

In dit vak moet de zorgverlener de geboortedatum en het geslacht van de patiënt vermelden. Gebruik het 6-cijferige of 8-cijferige formaat.

Naam van de verzekerde

Voeg de naam in van de verzekerde indien dit niet de patiënt is. Dit kan de naam van de echtgeno(o)t(e), werknemer of een andere primaire verzekerde zijn. Laat leeg als de patiënt de verzekerde is.

Physical Address

Voeg het adres en de postcode van de patiënt in. Op de eerste regel staat het adres, op de tweede regel de woonplaats en op de derde regel de postcode.

Patiënt in relatie tot de verzekerde

Vink één vakje aan met de verwantschap van de verzekerde, echtgeno(o)t(e), kind, enz. Markeer het overeenkomstige vakje op het formulier.

Adres van de verzekerde

Voeg de stad, de staat, de postcode, het telefoonnummer en het adres van de verzekerde in. Indien onbekend, laat de fysieke adresgegevens leeg. Gebruik het adres van de werkgever voor arbeiderscompensatie.

Patiëntstatus

Vul de algemene status van de patiënt in. De status omvat: werknemer, student, werknemer in loondienst en burgerlijke staat.

Andere gegevens verzekerde

Als er een aanvullende ziektekostendekking voor de verzekerde bestaat, voeg deze dan in deze kolom toe. Dat bestaat uit de extra gegevens van de ziektekostenverzekering, persoonlijke gegevens, werkgeversgegevens, school, enz.

Gereserveerd voor lokaal gebruik

Dit deel wordt bewaard voor Medicaid-informatie. Voer het Medicaid-nummer van de patiënt in, indien beschikbaar.

FECA-nummer/Verzekerde’s polisgroep

Voer het groepsnummer of de polis van de verzekerde in, zoals geschreven op de ID-kaart. Dit bewijst dat de arts moeite heeft gedaan om te bepalen of het om primaire of secundaire Medicare gaat.

Handtekening patiënt

De patiënt moet op het dossier tekenen. Als de patiënt invalide is, dient een gemachtigde te ondertekenen of een alfanumerieke datum van 6/8 cijfers in te voeren. Als een vertegenwoordiger ondertekent, moeten de redenen worden aangegeven op de regel, gevolgd door de relatie van de vertegenwoordiger en persoonlijke gegevens.

Handtekening van de verzekerde

Als de Medigap info is opgenomen in sectie 9, wordt de verzekerde verondersteld de betaling te autoriseren door te tekenen in deze sectie. Een handtekening in het dossier is het meest geschikt voor deze rubriek.

Datum van de ziekte

Wanneer is de patiënt ziek geworden? De rekeninghouder moet de exacte datum van ziekte, zwangerschap of aandoening invullen.

Andere data

Vul deze informatie in als de vakjes 10b en 10c zijn aangevinkt. Gebruik een 6-cijferig of 8-cijferig cijfer om de datum van een verwante aandoening van de patiënt in te vullen.

Datum van arbeidsongeschiktheid

Vul in deze rubriek de datum in waarop de patiënt niet in staat was om in het huidige beroep te werken. Deze rubriek is van toepassing als de patiënt werkloos is maar niet in staat om te werken.

Naam van de verwijzende arts

Deze rubriek is van toepassing als een andere arts de patiënt heeft doorverwezen. Voer de volledige naam, het ID-nummer en het NPI-nummer van de verwijzer in.

Hospitalisatiedata

Als de patiënt in het ziekenhuis werd opgenomen, voer dan de datum van de ziekenhuisopname in. U kunt de datum leeg laten als er geen ziekenhuisopname nodig was.

Additional Claim Information

De betaler moet de datum invoeren waarop de NPI van de arts de patiënt heeft gezien. De betaler kent de identifier toe om de leverancier uniek te identificeren.

Outside Lab Charges

De rekeninghouder moet dit gedeelte invullen als hij diagnostische tests factureert. Markeer ‘ja’ als een andere partij dan de aanbieder de dienst aanbiedt.

Patiënt’s Diagnosis Condition

Alle zorgaanbieders, behalve ambulancediensten, moeten de diagnose van een patiënt specifiek invoeren met behulp van speciale codes. De codes moeten nauwkeurig en correct zijn.

Medicare Resubmission Code

Voeg het oorspronkelijke referentienummer in in geval van opnieuw ingediende claims. Deze rubriek is niet van toepassing bij oorspronkelijke indiening van claims. Laat dit gedeelte leeg voor Medicare

Nummer voorafgaande toestemming

Als voor de medische procedures goedkeuring van een QIO vereist is, voert u het nummer van de QIO voorafgaande toestemming in. Als het om een hulpmiddel voor onderzoek gaat, voert u het 7-cijferige IDE-nummer in. Voor ambulancediensten, geef de 5-cijferige postcode van het ophaalpunt.

Details van de dienst

In dit gedeelte moet de rekeninghouder het volgende vermelden;

• Data van de dienst
• Plaats van de dienst
• Diensten of procedures
• Geldbedrag
• Diagnosewijzer
• Eenheden/dagen van de dienst

De bovenstaande rubrieken zijn niet van toepassing op pneumokokken- of griepvaccinatie.

Federal Tax ID Number

Voeg de gegevens in van de leverancier van de dienst (EIN of SSN). Dit is het unieke nummer dat wordt gebruikt voor het aangeven van belastingen.

Patiëntnummer

Voeg het nummer van de patiënt in dat door de dienstverlener is verstrekt. Dit deel is niet verplicht, omdat het de dienstverlener helpt de patiënt te identificeren.

27. Accepteer toewijzing

Vink het juiste vakje aan om akkoord te gaan met de voordelen van de toewijzing. Toegewezen voordelen zijn onder meer de volgende;

• Laboratoriumdiensten
• chirurgische diensten
• ambulancediensten

Zorg ervoor dat u opties selecteert die alleen op uw geval van toepassing zijn.

Totale kosten van de diensten

De rekeninghouder dient de kosten van de diensten in te voeren. Verzekeraars eisen realistische en niet overdreven kosten.

Betaald bedrag

De rekeninghouder dient het betaalde bedrag voor de gedekte diensten in te voeren. Kortingen zijn hierbij niet inbegrepen.

Balance Due

Laat dit gedeelte plank. Medicare heeft u niet nodig om deze sectie in te vullen.

Handtekening van de zorgverlener

De arts of niet-arts die de dienst aanbiedt, dient een handtekeningbestand in te vullen. De huidige data moeten volgen op de handtekening van de zorgverlener.

Facility Zip Code

Voeg de postcode in van de faciliteit van de arts. Dit geldt voor diensten die volgens het honorariumschema van de verstrekker moeten worden betaald.

Billing Provider NPI and Taxonomy

De facturer moet de NPI van de instelling invoeren. In dit gedeelte moet de aansteller zijn naam, adres, postcode en telefoonnummer invullen. Dit is de laatste sectie en geeft aan dat de leverancier betaling vraagt voor de geleverde diensten.

The Bottom Line

Zoals uit het bovenstaande blijkt, is het invullen van het HCFA-formulier geen gemakkelijke taak. Onervaren zorgverleners moeten professionele medische factureringshulp vragen om te voorkomen dat ze fouten maken en claims mislopen.

Als u op zoek bent naar medische factureringsdiensten, moet u offertes aanvragen voor een betere vergelijking.

Mike Cynar On / HCFA, Medical Billing Outsourcing