University of Washington Human Resources

Flexwerkbeleid en -proces

Het beleid van de universiteit staat toe dat personeelsleden een flexwerkregeling hebben wanneer de supervisor van de werknemer (of een andere aangewezen functionaris) het flexwerkverzoek evalueert en goedkeurt.

Bij de beoordeling van het verzoek moet de supervisor vaststellen dat de werknemer de functietaken van de functie effectief kan uitvoeren tijdens het flexwerken. De supervisor moet ook vaststellen dat de flexwerkregeling in overeenstemming is met de toepasselijke voorschriften, beleidsregels en collectieve arbeidsovereenkomsten.

Verzoeken om te flexwerken als een handicapaccommodatie worden via een afzonderlijk proces behandeld.

Wat is flexwerk?

Een flexwerkregeling is een werkplan dat afwijkt van de standaardwerkweek. Een standaardwerkweek bestaat uit vijf opeenvolgende werkdagen van acht uur en consistente begin- en eindtijden voor elke werkdag.

Typisch zal een werknemer om een flexwerkregeling vragen, hoewel het soms een arbeidsvoorwaarde kan zijn.

Toezichthouders moeten de haalbaarheid van een voorgestelde flexwerkregeling zorgvuldig beoordelen voordat ze deze goedkeuren. De regeling moet de werknemer ten goede komen zonder de werkzaamheden van de eenheid onnodig te belasten.

Om ervoor te zorgen dat de werknemer effectief blijft werken onder een flexwerkregeling, moeten leidinggevenden een telewerkplan ontwikkelen. Met een goed plan kan flexwerk ten goede komen aan de werknemer, het team, en de universiteit in het algemeen. Flexwerk leidt vaak tot meer tevredenheid over het werk doordat het werk flexibeler wordt. Het helpt ook bij het werven en behouden van werknemers.

Typen flexwerkregelingen

Er zijn twee algemene soorten flexwerkregelingen:

• Alternatieve werkregelingen
• Flexibele werkregelingen

Een alternatieve werkregeling wordt gedefinieerd als een regelmatig, terugkerend werkschema dat binnen de standaardwerkweek valt en iets anders is dan vijf opeenvolgende werkdagen van acht uur – bijvoorbeeld vier opeenvolgende werkdagen van tien uur werken tijdens de week.

In een flexibele werkregeling werkt de werknemer elke dag een constant aantal uren. De begin- en eindtijd van de werknemer variëren echter, binnen een bepaalde marge, rond een vast aantal kernuren.

Bijv. een werknemer die dagen van acht uur werkt (plus een lunchuur), is de werknemer altijd aan het werk tijdens de kernuren van 9.00 tot 16.00 uur. De begin- en eindtijden van de werknemer variëren echter van dag tot dag. Op maandag werkt de werknemer bijvoorbeeld van 8.00 tot 17.00 uur, terwijl hij op dinsdag van 9.00 tot 18.00 uur werkt.

Hoewel er combinaties van flexibele en alternatieve werkregelingen mogelijk zijn, kunnen bijzonder complexe of ongebruikelijke roosters problemen opleveren die de supervisor moet overwegen voordat hij de regeling goedkeurt, vooral voor werknemers die in aanmerking komen voor overwerk. De tijdregistratie en het bijhouden van vrije tijd kunnen complexer zijn, net als het regelen van dekking tijdens afwezigheid.

Terug naar boven

Supervisor flexwerk evaluatieproces

Supervisors nemen de uiteindelijke beslissing over het flexwerkverzoek van een werknemer nadat ze de haalbaarheid ervan hebben beoordeeld en moeten met de werknemer samenwerken om het voorstel te evalueren. Beoordeel bovendien hoe de flexwerkregeling uw rol als supervisor en de rest van uw eenheid beïnvloedt. Stel vast of uw werknemer klaar is voor flexwerk

De werkstijlen en functietaken van werknemers variëren. Sommige werknemers of functies kunnen beter geschikt zijn voor een flexwerkregeling dan andere. Bij het evalueren van een flexwerkverzoek moeten supervisors overwegen hoe goed de werknemer de vaardigheden en werkgewoonten heeft aangetoond die leiden tot een succesvolle flexwerkregeling, inclusief die van de werknemer:

• Overwerkbaarheid
• Huidige productiviteit en succes in het verleden
• Punctualiteit en het vermogen om zich aan een werkschema te houden en afwezigheid op het werk te melden
• Het vermogen om taken uit te voeren die kunnen worden beïnvloed door dagelijkse of wekelijkse taakspecifieke deadlines
• Het vermogen om taken uit te voeren die kunnen worden beïnvloed door dagelijkse of wekelijkse taakspecifieke deadlines
• specifieke deadlines
• Resterend proeftijd of proefperiode die moet worden voltooid

Bepaal team en eenheid gereedheid voor flexwerk

Nadat is vastgesteld dat een werknemer waarschijnlijk zal slagen in een flexwerkregeling, beoordelen hoe goed de rest van de afdeling of eenheid zal functioneren wanneer een werknemer met de flexwerkregeling begint, inclusief:

• Gewachte voordelen voor het team
• Gewachte veranderingen in de dynamiek van het team
• Backuppersoneel nodig wanneer de flexwerkmedewerker afwezig is
• Effecten op teamdoelen en verplichtingen

Ultimo moet u de werkconfiguratie bepalen die het beste functioneert voor uw team. Elk team is anders. Sommige teams zijn succesvol met veelvuldig flexwerken onder teamleden. Andere teams moeten de hoeveelheid flexwerk beperken. Als u niet zeker weet wat het beste zal werken, begin dan met beperkte flexwerkopties voor een team en breng wijzigingen aan nadat u ervaring hebt opgedaan.

Bedenk of een flexwerkregeling van invloed zal zijn op:

• Kosten, klantenservice, veiligheid en beveiliging
• Tijd- en verlofadministratie, met name vakantiegerelateerde verlofadministratie
• Equipment en technologiebehoeften

Respons op het flexwerkverzoek

Als u het flexwerkverzoek goedkeurt, is uw volgende stap het vastleggen van de flexwerkovereenkomst.

Als u niet zeker weet of de voorgestelde flexwerkregeling succesvol kan zijn, kunt u overwegen om de werknemer bij wijze van proef te laten flexwerken. Wijs een eerste evaluatieperiode aan, waarna u een definitieve beslissing over de regeling zult nemen.

Als u de flexwerkaanvraag niet kunt goedkeuren, leg dan uw beslissing uit op basis van zowel de impact van het voorstel op de afdelingsactiviteiten als, indien relevant, de staat van dienst van de werknemer op uw afdeling.

Documenteer de flexwerkovereenkomst

Na goedkeuring van een flexwerkaanvraag, documenteert u de flexwerkovereenkomst. Het doel van de flexwerkovereenkomst is om ervoor te zorgen dat zowel de supervisor als de werknemer een duidelijk, gemeenschappelijk begrip hebben van de flexwerkregeling. De overeenkomst moet ten minste het volgende bepalen:

• Het werkschema dat de flexwerkdagen en -tijden aangeeft
• De duur van de flexwerkregeling
• Hoe de flexwerkregeling kan worden beëindigd
• Wanneer de werknemer op kantoor moet zijn

In de overeenkomst moet worden vermeld dat de regeling kan worden herzien op basis van de werkvereisten van de afdeling. De overeenkomst moet ook vermelden dat de voortzetting van de flexwerkregeling afhankelijk is van de vraag of de regeling effectief werkt voor zowel de werknemer als de afdeling.

Als u de overeenkomst afrondt, geeft u een kopie aan de werknemer en plaatst u een kopie in het afdelingsdossier van de werknemer.

Terug naar boven

Flexwerkvoorbeelden

De onderstaande voorbeelden illustreren mogelijke flexwerkregelingen voor contractueel gedekte medewerkers en professionele medewerkers. De details van elk voorbeeld verschillen afhankelijk van het feit of de werknemer in aanmerking komt voor overwerk of is vrijgesteld van overwerk.

Werknemers die in aanmerking komen voor overwerk

Alternatieve werkregelingen hebben andere kenmerken dan flexibele werkregelingen.

De kenmerken van alternatieve werkregelingen:

• Een gespecificeerd totaal aantal uren dat de werknemer is ingeroosterd om elke week te werken op basis van de procentuele tijd van de positie
• Een regelmatig herhalend wekelijks werkschema dat iets anders is dan vijf uniforme en opeenvolgende dagen van acht uur in een periode van zeven dagen (voor voltijdse werknemers)
• Een gespecificeerde werkperiode voor elke dag dat de werknemer is ingeroosterd om te werken

Eigenschappen van flexibele werkregelingen:

• Een gespecificeerd totaal aantal uren dat de werknemer elke week moet werken op basis van de procentuele werktijd van de functie
• Een gespecificeerd totaal aantal werkuren elke werkdag
• Een dagelijkse “kernwerkperiode” gedurende welke de werknemer geacht wordt op het werk te zijn
• Een variabele dagelijkse begintijd die binnen een bepaalde tijd begint
• Een variabele dagelijkse eindtijd die afhankelijk is van de begintijd van die dag

Voorbeeld 1: Alternatief werkplan – werknemers die in aanmerking komen voor overwerk

Voorbeeld 2: Alternatief werkplan – werknemers die in aanmerking komen voor overwerk

Exemplaar 3: Flexibel werkplan – werknemers die in aanmerking komen voor overwerk

Exemplaar 4: Flexibel werkplan – werknemers die in aanmerking komen voor overwerk

Vrijgestelde werknemers

Alternatieve werkregelingen hebben andere kenmerken dan flexibele werkregelingen.

Eigenschappen van alternatieve werkregelingen:

• Een minimaal gemiddeld wekelijks aantal werkuren op basis van de procentuele werktijd van de functie
• Een regelmatig repeterend werkplan dat uit iets anders bestaat dan vijf opeenvolgende ongeveer gelijke werkdagen
• Het alternatieve werkplan van de werknemer moet eventueel worden aangepast om aan de werkvereisten van de functie te voldoen

Eigenschappen van flexibele werkregelingen:

• Een minimale wekelijkse werkurenverwachting op basis van de procentuele tijd van de functie
• Een dagelijkse “kernwerkperiode” waarin de werknemer geacht wordt op het werk te zijn
• Een variabele dagelijkse begintijd die binnen een bepaalde periode begint
• Een variabele dagelijkse eindtijd die rekening houdt met de begintijd van de dag, van de werknemers wordt echter verwacht dat zij werken op de tijd die nodig is om de werkdoelen te bereiken
• Het flexibele werkplan van de werknemer moet eventueel worden aangepast om aan de werkvereisten van de functie te voldoen

Voorbeeld 5: Alternatief werkplan – van overwerk vrijgestelde werknemers

Voorbeeld 6: Alternatief werkplan – van overwerk vrijgestelde werknemers

Exemplaar 7: Flexibel werkplan – van overwerk vrijgestelde werknemers

Exemplaar 8: Flexibel werkplan – van overwerk vrijgestelde werknemers

Terug naar boven

Vakantie-urenregistratie

Voor een voltijdwerknemer is een vakantie acht uur waard. Voor deeltijdwerknemers wordt de waarde van de vakantie-uren naar evenredigheid berekend op basis van het voltijdpercentage van de werknemer.

Als een vakantiedag valt op een dag waarop de werknemer is ingeroosterd om minder uren te werken dan de waarde van de vakantiedag, ontvangt de werknemer vakantietegoed voor het verschil. Dit resulteert in vakantietegoeduren die de werknemer kan regelen om op een later tijdstip vrij te nemen.

Als een feestdag valt op een dag waarop de werknemer is ingeroosterd om meer uren te werken dan de waarde van de feestdag, zal de werknemer de Universiteit het verschil in tijd tussen de uurwaarde van de feestdag en de uren die de werknemer was ingeroosterd om te werken, “verschuldigd” zijn. De volgende tabel geeft voorbeelden van deze vakantie-uren overwegingen.

Alle contractueel gedekte, geclassificeerde en professionele personeelsleden

Terug naar boven