The Finance Committee and Committee Chair Responsibilities

Role of the Committee

De rol van de financiële commissie is in de eerste plaats om financieel toezicht te houden op de organisatie. Typische taken voor kleine en middelgrote groepen zijn budgettering en financiële planning, financiële rapportage, en het opzetten en bewaken van interne controles en verantwoordingsbeleid. Hieronder volgt een overzicht van verantwoordelijkheden.

Budgettering en financiële planning

1. Ontwikkelen van een jaarlijkse operationele begroting met het personeel.
2. Goedkeuren van de begroting binnen de financiële commissie.
3. Toezien op de naleving van de begroting.
4. Stellen van financiële doelen op lange termijn, samen met financieringsstrategieën om deze te bereiken.
5. Ontwikkel meerjarige operationele begrotingen die de doelstellingen en initiatieven van het strategisch plan integreren.
6. Leg alle financiële doelen en voorstellen ter goedkeuring voor aan de raad van bestuur.

Effectieve financiële comités gaan volledig op in een jaarlijks budgetteringsproces in samenwerking met de administratieve leider van het personeel en het hogere personeel. Tenzij de statuten van een organisatie dit uitdrukkelijk verbieden, kan het voordelig zijn om niet-bestuursleden met financiële expertise in de commissie op te nemen.

Naast het ontwikkelen van een jaarlijkse begroting, moet de commissie ook financiële langetermijndoelen stellen. Deze doelen kunnen bijvoorbeeld zijn het creëren van een werkkapitaal of kasreservefonds en het creëren van een fonds voor onderhoud of vervanging van apparatuur. Als de organisatie een strategisch plan heeft, zal de financiële commissie samenwerken met het personeel om de financiële implicaties van het plan te bepalen en zal ze plotten in een meerjarige organisatiebegroting die de uitvoering van de strategieën financieel zal ondersteunen.

Rapportage

1. Ontwikkel nuttige en leesbare rapportformats met het personeel.
2. Werk samen met het personeel om een lijst van gewenste rapporten te ontwikkelen met vermelding van de mate van detail, frequentie, deadlines, en ontvangers van deze rapporten.
3. Werk met het personeel samen om de implicaties van de rapporten te begrijpen.
4. Presenteer de financiële rapporten aan het voltallige bestuur.

Effectieve financiële commissies vereisen dat het personeel zeer contextuele rapporten levert die duidelijk communiceren over de financiële en kaspositie van de organisatie, de naleving van de begroting, de toewijzing van middelen voor het bereiken van de missie, en de ondersteuning van eventuele door donoren opgelegde beperkingen op bijdragen. Een vooraf vastgestelde lijst van rapportageverwachtingen stelt het personeel in staat voldoende tijd uit te trekken voor het produceren van nauwkeurige, kwalitatief hoogstaande rapporten en niet overvallen te worden door ad hoc verzoeken. Bovendien moeten deze rapporten helpen om de discussie van het bestuur over de verwachte resultaten en mogelijke strategieën voor het overwinnen van tegenslagen of veranderingen in de financiële omgeving te richten.

Internal Controls and Accountability Policies

1. Creëer, goedkeur, en actualiseer (indien nodig) beleid dat helpt ervoor te zorgen dat de activa van de organisatie worden beschermd.
2. Zorg ervoor dat het beleid en de procedures voor financiële transacties zijn gedocumenteerd in een handboek, en dat het handboek jaarlijks wordt herzien en zo nodig bijgewerkt.
3. Zorg ervoor dat het goedgekeurde financiële beleid en de goedgekeurde financiële procedures worden gevolgd.

Hoewel het gehele bestuur fiduciaire verantwoordelijkheid draagt voor de organisatie, vervult de financiële commissie een leidende rol op dit gebied, door ervoor te zorgen dat de juiste interne controleprocedures voor alle financiële transacties zijn gedocumenteerd in een handboek en worden gevolgd door het personeel. De commissie moet ook een rol spelen bij het bepalen en bijwerken van ondertekenaars van bankrekeningen en erop toezien dat alle wettelijke en overheidsdeadlines worden nageleefd.

Financiële commissies zijn ook vaak belast met het zorgen voor naleving en/of het ontwikkelen van ander beleid dat verder dient om de organisatie te beschermen en haar blootstelling aan risico’s te beheren. Deze omvatten het vaststellen van beleid rond:

• Personeelsbeleid
• Beloningspakketten voor leidinggevenden (bij afwezigheid van een afzonderlijke personeelscommissie)
• Lange-contracten of leases
• Leningen of kredietlijnen
• Internetgebruik en computerbeveiliging
• Koop van kapitaal
• Verzaming van geschonken aandelen
• Verzekeringen eisen en beoordelingen
• Behoud van documenten
• Aanneming van schenkingen

Afdekking van audits en beleggingen

Afhankelijk van vele factoren, waaronder – de grootte van het bestuur, de omvang van de begroting, de omvang en de complexiteit van de bestaande financiële activa – kan de financiële commissie worden gevraagd de rol te vervullen van twee andere commissies die in grotere organisaties gewoonlijk gescheiden zijn: het auditcomité en het investeringscomité. De basisverantwoordelijkheden van audit- en investeringscomités omvatten:

Auditcomité

1. Verwerven en selecteren van de auditor.
2. Bekijken van de ontwerp-audit en 990 zoals gepresenteerd door de auditor.
3. Presenteren van het auditrapport aan de volledige raad van bestuur (als de auditor dit niet doet).
4. Bekijken van de aanbevelingsbrief van het management (SAS112) van de auditor en zorgen voor de follow-up van alle vermelde kwesties.

Beleggingscomité

1. Opstellen van een beleggingsbeleid waarin de doelstellingen van de beleggingsportefeuille, richtlijnen voor de assetallocatie van de portefeuille op basis van een vooraf bepaald risiconiveau, machtigingen voor het uitvoeren van transacties, beschikking over verdiende inkomsten, enz. in detail worden beschreven.
2. Zorg ervoor dat de bepalingen van het beleid worden nageleefd.
3. Herkijk het beleid ten minste jaarlijks en actualiseer het indien nodig.
4. Huur en evalueer de beleggingsmanagers/adviseurs.

Zelfs als een organisatie niet genoeg liquide middelen heeft om een volledige beleggingsportefeuille te ondersteunen, zou zij haar liquide middelen moeten beheren om de verdiende inkomsten te optimaliseren. Als een organisatie overtollige operationele cash heeft, kan de financiële commissie, met de inbreng van de staf administratief leider, overwegen richtlijnen op te stellen om de overtollige cash in laag-risico, korte-termijn voertuigen te stoppen. Deze zouden moeten worden ontworpen om de inkomsten uit bestaande contanten te maximaliseren zonder de operationele kasstroombehoeften te belemmeren, d.w.z. de aankoop van kortlopende CD’s met gespreide vervaldata, of het instellen van een “sweep account”-regeling waarbij overtollige contanten elke nacht naar een hoger renderend vehikel worden gesluisd.

Rol van de voorzitter

De voorzitter van de financiële commissie is meestal de penningmeester van het bestuur, wiens specifieke taken gewoonlijk worden beschreven in de statuten van de organisatie. In de praktijk kunnen deze taken aanzienlijk variëren van een hands-on rol, in het geval van het “werkende bestuur” model, tot een meer toezichthoudende rol waarbij transacties grotendeels worden afgehandeld door het personeel.

Als voorzitter van de financiële commissie, zorgt de penningmeester van het bestuur ervoor dat de commissie haar werk doet. Specifieke taken van de voorzitter zijn onder meer:

1. Het fungeren als de belangrijkste verbindingspersoon tussen de commissie en het voltallige bestuur,
2. Samenwerken met de stafleider om een agenda op te stellen voor elke commissievergadering,
3. Leden op de hoogte brengen van de vergadering,
4. Zorgen dat hand-outs en verslagen worden voorbereid en van tevoren naar de commissieleden worden gestuurd.

Een jaarlijks op te stellen takenlijst van de commissie is een nuttig instrument om het werk van de commissie te organiseren. Dit kan de vorm aannemen van een maand-per-maand tijdlijn of kalender die budgettering en financiële planning deadlines integreert, overheid en wettelijke deponering deadlines, interne verslag deadlines, data om beleid en procedures te herzien en bij te werken, en data van financiële commissievergaderingen en volledige bestuursvergaderingen.

De penningmeester of financiële commissie voorzitter hoeft niet altijd een professionele “cijfers” persoon te zijn, maar goed beoordelingsvermogen, logica, nieuwsgierigheid, en een inzet voor verantwoording en de financiële stabiliteit op lange termijn van de organisatie zijn vitale eigenschappen. Een goede penningmeester of voorzitter van de financiële commissie heeft, of ontwikkelt snel, een begrip van non-profit financiële verslaglegging en de IRS 990.

De aanwezigheid van een volledig betrokken financiële commissie is een sterke indicatie dat een organisatie zich inzet voor goed rentmeesterschap en actief bezig is met het opbouwen en behouden van de financiële middelen die nodig zijn om de vervulling van haar missie te ondersteunen, zowel voor de korte als de lange termijn.