Met Salesforce versterkt de Meubelbank de banden met donoren, vrijwilligers en hun netwerk van organisaties

Vier muren alleen maken nog geen thuis. Het is een overwinning voor iedereen wanneer vrouwen en kinderen ontsnappen aan misbruik, wanneer vluchtelingen worden bevrijd van vervolging, en wanneer mensen erin slagen uit de daklozenproblematiek te geraken. Maar de strijd houdt daar niet op. Om hun nieuwe leven te kunnen opbouwen, moeten deze mensen eerst een nieuw thuis vinden. De Meubelbank is een non-profitorganisatie die voorzichtig gebruikte meubels en huishoudelijke artikelen levert aan individuen en gezinnen in nood. De Meubelbank is gevestigd in Toronto en werkt samen met een netwerk van meer dan 80 organisaties om ervoor te zorgen dat geen enkel gezin op de grond hoeft te slapen.

Ooit werd elk aspect van de werking van de Meubelbank op papier uitgevoerd. “We waren erg beperkt in het aantal klanten dat we konden helpen”, legt Dan Kershaw, uitvoerend directeur, uit. Dat veranderde allemaal toen Furniture Bank Salesforce ging gebruiken en profiteerde van het Power of Us-programma van Salesforce.org, dat 10 gratis abonnementen biedt aan elke non-profitorganisatie. Salesforce heeft Furniture Bank geholpen bij het stroomlijnen van hun dagelijkse activiteiten, waaronder het regelen van het ophalen van donaties, het plannen van showroomafspraken en het beheren van de inventaris.

Om namens een klant een aanvraag voor meubilair in te dienen, moesten de aangesloten bureaus van Furniture Bank vroeger papierwerk invullen of een telefoontje plegen. Dankzij Service Cloud kunnen de bureaus nu online een aanvraag indienen. De case wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar Furniture Bank voor beoordeling en het plannen van een showroomafspraak voor de klant.

Om een meubelaanvraag namens een klant te doen, moesten de bij Furniture Bank aangesloten bureaus voorheen papierwerk invullen of een telefoontje plegen. Dankzij Service Cloud kunnen de bureaus de aanvragen online aanmelden. De case wordt vervolgens automatisch doorgestuurd naar Furniture Bank voor beoordeling en het plannen van een showroomafspraak voor de klant.

De organisatie gebruikt ook het Salesforce Nonprofit Success Pack (NPSP) om fondsenwerving en donateurbetrokkenheid te beheren. Alle donorgegevens, donatiegeschiedenis en gerelateerde communicatie worden op één locatie bijgehouden, waardoor het kleine fondsenwervingsteam van de organisatie een holistisch beeld krijgt van elke donor.

“Er is echt geen onderdeel van onze operatie dat niet op Salesforce leeft”, zegt Kershaw.

Van klembord naar iPad: Mobile Volunteer Tools

De 700 showroomvrijwilligers van de Meubelbank helpen klanten bij het selecteren van meubels, het vastleggen van die selecties en het plannen van leveringen. Het proces, dat werd uitgevoerd met klemborden en vellen papier, werd te omslachtig, waarbij klanten 20 minuten of langer moesten wachten voordat het handmatige afrekenproces was voltooid.

Met de kracht van de Salesforce1 Mobile App vervangt de Meubelbank klemborden door iPads. Vrijwilligers kunnen nu de meubelselecties van klanten direct op hun iPads registreren, vanaf elke plek in de showroom. De selectiegegevens worden automatisch en realtime in Salesforce vastgelegd. Als gevolg daarvan is het afrekenproces teruggebracht tot slechts 5 minuten, waardoor de organisatie 50% meer klanten per dag kan bedienen. “Ons doel is om 100% papierloos te zijn. De Salesforce1 Mobile App maakt dat een realiteit,” zegt Kershaw.

Door hun fondsenwervers, vrijwilligers en netwerk van agentschappen in staat te stellen Salesforce-oplossingen te gebruiken, heeft Furniture Bank geweldige resultaten bereikt. En daar laten ze het niet bij. Vervolgens zijn Kershaw en zijn team van plan om een mobiele routeplanningsapp voor chauffeurs te implementeren. Met Salesforce als hun innovatieplatform weten ze dat er geen limiet is aan wat ze kunnen doen en hoe snel ze kunnen groeien. “Als liefdadigheidsinstelling zouden we niet de omvang hebben die we vandaag hebben zonder Salesforce,” legt Kershaw uit.

A Mission Powered by Technology and People

“Er zijn meer dan 50.000 mensen, van alle rangen en standen in de Greater Toronto Area, zonder spullen die jij en ik noodzakelijk zouden vinden om een ruimte, een thuis te noemen,” legt Kershaw uit. De Meubelbank rekent zwaar op vrijwilligers om ervoor te zorgen dat de meer dan 100 gezinnen die elke week een afspraak maken, bediend worden. Van de vrijwilligers die elke dag op de showroomvloer helpen tot de technologen die pro bono tijd geven om Salesforce en andere systemen voor de organisatie te laten werken, vrijwilligerskracht is de sleutel.

Sinds 2013 zijn Salesforce-medewerkers trots om bij te dragen aan de meer dan 10.000 uren die door leden van de Toronto gemeenschap aan Furniture Bank zijn gegeven. Met behulp van NPSP- en Salesforce Enterprise-rapportagemogelijkheden kon Furniture Bank zijn eerste vrijwilligersimpactrapport ontwikkelen om de diepgaande impact te illustreren die Salesforce-vrijwilligers hebben gehad op de gezinnen die zij bedienen. Sinds 2013 zijn er meer dan 2.730 bedrijfsvrijwilligers geweest, die met meer dan 65.500 gedoneerde items hebben gewerkt en meer dan 11.100 mensen hebben geholpen. Vertaald naar een daggemiddelde, werkt een bedrijfsvrijwilliger vier uur waarin hij/zij vier mensen in nood helpt door hen in totaal 24 meubelstukken te schenken. Dankzij de vrijwilligers van Salesforce werden 162 matrassen gedoneerd aan Canadezen die op de grond sliepen. Natalie McCabe, een Business Development Representative bij Salesforce, herinnert zich: “Ik hielp twee dames een keuken in te richten voor hun gezin van zes. Ik zag hun ogen oplichten toen ze kommen en bestek hadden… Ik beschouw het als vanzelfsprekend wat ik elke dag heb, en deze ervaring herinnerde me daaraan.”

“In samenwerking met onze medewerkers zijn vrijwilligers toegewijd aan het bouwen van een comfortabel huis voor onze klanten, één lading meubels per keer,” zegt Kershaw.