Hostage Situation

Emergency Planning

Het noodplan is het leidende instrument dat het incident command team nodig heeft om rampzalige situaties zo goed mogelijk aan te pakken. Het plan moet zich richten op vier gebieden: preventie, mitigatie, reactie en herstel. Uiteraard moet de planning beginnen lang voordat een noodsituatie zich daadwerkelijk voordoet.

De eerste stap is het aanwijzen van een noodplanningsteam. Het team moet bestaan uit senior leiders of een leidinggevende van de organisatie die als sponsor fungeert en waar nodig de leiding neemt. Andere leden moeten zijn: beveiliging, informatietechnologie, facilitaire leidinggevenden of bouwkundig ingenieur, en personeelszaken. Het team zou een dwarsdoorsnede van kritieke aspecten binnen uw organisatie moeten zijn en alle afdelingen moeten omvatten die enige deskundigheid in de arena van de noodsituatieplanning hebben, of zouden moeten hebben.

Zodra het team is gevormd, zou het moeten beginnen met het identificeren van potentiële risico’s of bedreigingen voor de organisatie. Voor ons is dat al gebeurd. Haal de matrix van veiligheidsrisico’s tevoorschijn die we in hoofdstuk 4 hebben uitgevoerd en bekijk de lijst van bedreigingen. De lijst bevat veiligheidsrisico’s, zoals criminele gebeurtenissen, die al dan niet het niveau van een noodplanbehoefte kunnen bereiken. Maar sommige criminele gebeurtenissen, zoals een actieve schutter, bommelding of gijzeling, zullen zeker deel uitmaken van het rampenplan.

Andere bedreigingen kunnen weersomstandigheden zijn, zoals orkanen of sneeuwstormen, en zelfs stakingen of werkonderbrekingen op verkooplocaties als dat de organisatie in wezen zou stilleggen. Sommige van deze onderwerpen zullen vallen onder bedrijfscontinuïteit en de stappen die een organisatie bereid moet zijn te volgen om de activiteiten of bedrijfsfuncties voort te zetten.

Er bestaat een concept dat all-hazards planning wordt genoemd, waarbij het noodplanningsproces een generieke benadering kiest om de respons voor een breed scala van bedreigingen te ontwikkelen, in plaats van een specifiek plan voor elk risico. Hoewel de reacties overeenkomsten vertonen, kan de reactie op noodsituaties per gebeurtenis sterk verschillen. De eerste fasen, zoals het vormen van het ICS, het verzamelen van informatie, het bepalen van doelstellingen en het plannen van de aanpak van de noodsituatie, kunnen vergelijkbaar zijn. De eigenlijke details van de reactie zullen veranderen.

Ik geef er de voorkeur aan alle waarschijnlijke gevaren te bekijken en checklists op te stellen met een overzicht van wat er voor elk scenario moet worden gedaan. Veel van de gevaren zullen overeenkomsten vertonen. Zo zullen orkanen en sneeuwstormen invloed hebben op de manier waarop werknemers, leveranciers en klanten van en naar de organisatie komen en beide kunnen leiden tot stroomuitval. Uitval van nutsvoorzieningen is een ander potentieel gevaar, dus er zullen raakvlakken zijn wanneer u uw lijst opstelt. De gedeelde reacties hoeven maar in één plan te worden gemaakt, wat het proces eenvoudiger maakt. En het hebben van een reactiechecklist die duidelijk is geïdentificeerd voor de noodsituatie waarmee de organisatie wordt geconfronteerd, maakt het veel gemakkelijker om de reactie te starten.

De planning voor de verschillende potentiële rampen moet draaien rond verschillende gemeenschappelijke thema’s: verlies van of schade aan de gebouwen van de onderneming; gebrek aan toegang tot de organisatie; verlies van nutsvoorzieningen zoals elektriciteit, water of warmte; en letsel of verlies van mensenlevens.

Schade aan de organisatie of gebouwen kan ontstaan door noodweer, zoals tornado’s, harde wind, hagel, aardbevingen, of zelfs sneeuwstormen waarbij zware sneeuwval een dak kan doen instorten. Er zijn ook door de mens veroorzaakte gebeurtenissen, zoals terrorisme of ongevallen, die tot schade kunnen leiden. Of het verlies van de gebouwen nu te wijten is aan een explosie, het weer, of een vrachtwagen die per ongeluk tegen de zijkant van het gebouw botst, het resultaat is hetzelfde. De gemeenschappelijke elementen van de reactie moeten een beoordeling van de schade omvatten, kritieke functies identificeren en verplaatsen, bepalen hoe lang het gebied buiten gebruik zal zijn, en op een andere locatie operaties opzetten om het bedrijf te hervatten.

Na de orkaan Katrina raadden sommige deskundigen bedrijven aan een reserve- of back-upfaciliteit op te zetten om na een ramp te kunnen blijven werken. Een aparte locatie, op ongeveer 200 mijl afstand van de oorspronkelijke, zou per auto bereikbaar zijn voor het geval luchtvervoer niet mogelijk zou zijn, zoals we zagen na 9/11. De locatie moet beschikken over telefoons en computers met back-uptoegang tot alle servers of gegevens die nodig zijn om te functioneren. Vermoedelijk zou vitaal personeel tijdens een ramp naar de locatie rijden, zich in hotelkamers installeren en verder werken.

Een plan als dit klinkt in theorie goed, maar ik heb wel bedenkingen die van tevoren moeten worden uitgewerkt. Een daarvan is de kostprijs. Het is moeilijk voorstelbaar dat veel organisaties het zich kunnen veroorloven een tweede locatie voor noodgevallen in te richten, te beveiligen en te onderhouden. Sommige bedrijven beschikken over satellietkantoren die deze functie kunnen vervullen en kunnen hun plannen daarop baseren. Voor andere bedrijven is dit idee misschien niet geschikt. Maar ook een school kan regelingen treffen voor het vervoer van leerlingen naar een andere faciliteit als de school niet beschikbaar is. Voor een langdurige verstoring kan een school regelingen treffen om lokale kerken te gebruiken of leerlingen naar omliggende scholen te sturen.

Een deel van de planning moet zeker inhouden dat er van tevoren afspraken worden gemaakt en dat er een memorandum van overeenstemming of memo of understanding (MOU) wordt opgesteld voordat een noodsituatie zich voordoet, om ervoor te zorgen dat er tijdens een ramp externe middelen beschikbaar zijn.

Een ander centraal thema dat bij de planning in aanmerking moet worden genomen, is het ontbreken van toegang tot het bedrijf. Dit kan te wijten zijn aan het weer, zoals een sneeuwstorm, waarbij wegen zijn afgesloten, of als gevolg van een evacuatie veroorzaakt door een bommelding of zelfs gekoppeld aan het eerste thema en schade aan het gebouw die een onveilige omgeving creëren. De planning moet ook gericht zijn op de vraag hoe de functies kunnen worden voortgezet voor zowel een kortdurende situatie als een gebeurtenis van langere duur. Een belangrijk aandachtspunt bij de planning is hoe men toegang krijgt tot vitale gegevens of technologie. Als het gaat om een snelle evacuatie, moet de planning ook rekening houden met alle werknemers en klanten (patiënten, studenten, enz.) en bevestigen dat iedereen weg is.

Voor zowel schade als verlies van toegang, moet beveiliging een hoge prioriteit hebben (zie figuur 9.1). Plunderaars begeven zich snel in rampgebieden in het besef dat er niemand aanwezig is en waardevolle spullen blootliggen. Wanneer huiseigenaren gedwongen zijn grote gebieden te evacueren als gevolg van bosbranden, is het verbazingwekkend hoe snel de berichten komen over plunderaars die het gebied binnendringen, inbreken in huizen en eigendommen stelen van mensen die al lijden. Bij evacuaties van bedrijven is het niet anders.

FIGUUR 9.1. Lege of beschadigde gebouwen worden al snel een doelwit van plunderaars of andere criminelen.

De planning voor noodsituaties moet een component veilige operaties bevatten over hoe het gebouw moet worden beveiligd, hetzij met interne beveiliging of MOU’s met lokale beveiligingsbedrijven om het juiste niveau van dekking te bieden om een faciliteit te beveiligen. Tijdens een langdurige gebeurtenis kunnen omheiningen, sloten of andere maatregelen nodig zijn voor een volledige bescherming van het pand.

Uitval van nutsvoorzieningen is een zeer reëel risico. Sommige gebieden worden bediend door verouderde infrastructuur en nutsbedrijven zijn steeds vaker het doelwit van cybercriminelen die proberen systemen te hacken en te manipuleren. Het uitvallen van elektriciteit, water of gas kan een werkplek snel in een nutteloos omhulsel veranderen. Een van de eerste stappen die moeten worden ondernomen, is een beoordeling van de duur van de uitval. Als het lang zal duren, dan zit u in een situatie waarin het gebouw in wezen beschadigd is en verhuizing noodzakelijk kan zijn. Ook hier moet er toegang zijn tot virtuele gegevens of servers. In het geval van stroomuitval zal toegang mogelijk zijn om papieren of andere documenten op te halen. In sommige omstandigheden kunt u ervoor kiezen om op de hoofdlocatie te blijven werken, zoals tijdens een waterstoring. Waterflessen kunnen worden binnengebracht. Zelfs toiletten kunnen worden doorgespoeld met emmers water. Er moet echter nog steeds worden gepland welke middelen nodig zijn en wat de beste handelwijze is.

De laatste impact waarmee rekening moet worden gehouden tijdens een ramp is letsel of verlies van mensenlevens. In de afgelopen jaren, hebben we dit in vele vormen gezien. Brieven met antrax of andere poeders veroorzaken ontwrichting. Zelfs als het poeder geen miltvuur is of niet schadelijk, is de dreiging aanwezig en moet de situatie worden aangepakt als een onmiddellijke bedreiging. Bommeldingen en daadwerkelijke bommen, zelfs een kleine pijpbom, zijn een ander punt van zorg. In het vorige hoofdstuk hebben we het gehad over de risico’s in verband met geweld op de werkplek, waaronder actieve schutters. Het planningsproces voor een uitgebreid noodplan moet alle mogelijke ernstige gewelddadige handelingen omvatten.

Tijdens sommige gewelddadige handelingen, zoals een actieve schutter, kan de beste handelwijze zijn dat iedereen op zijn plaats schuilt. Deze incidenten zijn vaak binnen enkele ogenblikken voorbij. Er kan geen gelegenheid zijn om het incident command team samen te stellen, althans niet tijdens het incident. In dat geval moet de planning gericht zijn op preventie, mitigatie en herstel. De reactie is er, maar het zal aan individuen of groepen zijn om het plan uit te voeren, dus voorafgaande training en praktijkoefeningen zijn van cruciaal belang om ervoor te zorgen dat de reactie werkt volgens het plan. Tijdens een actieve schietsituatie kan het incident commandoteam nog steeds in staat zijn om te communiceren, maar zal moeten vertrouwen op telefoons of conferentiegesprekken, als het veilig is om dat te doen.

Accidenten of branden zijn een veel voorkomende vorm van levensbedreigende situaties. Het noodplan moet zich richten op dit soort gevaren en de daaraan verbonden risico’s. Als er een ernstig ongeval of brand is, moet het plan ingaan op de coördinatie met de eerste hulpverleners, zoals de brandweer, en informatie verschaffen over welke gevaarlijke materialen zich op het terrein bevinden en waar mogelijke slachtoffers zich kunnen bevinden. In de reactie moet ook worden opgenomen hoe werknemers zich moeten gedragen om ervoor te zorgen dat niemand in gevaar wordt gelaten.