E-mails plannen op de Mac

Ooit zijn we allemaal wel eens een belangrijke gebeurtenis vergeten – of het nu de verjaardag van een vriend was, de eerste dag van een familielid op een nieuwe baan, of misschien zelfs onze eigen verjaardag!

Het van tevoren plannen van een e-mail betekent dat, zelfs als een belangrijke datum je op de een of andere manier ontglipt, je in ieder geval een snel berichtje hebt afgevuurd om de andere persoon te laten weten dat je aan hem of haar hebt gedacht.

Maar het plannen van e-mails is niet alleen handig om je favoriete tante een gelukkige verjaardag te wensen, het kan ook helpen je productiviteit te verhogen. U kunt bijvoorbeeld de werkdag beginnen met het schrijven en plannen van alle e-mails waarvan u weet dat ze in de loop van die dag moeten worden verzonden, zodat u zich kunt richten op belangrijkere taken (totdat de antwoorden binnen beginnen te rollen, tenminste!) Het van tevoren plannen van e-mails kan ook helpen als je langere tijd niet achter je computer zit, bijvoorbeeld als je op vakantie bent.

Er zitten veel voordelen aan het plannen van e-mails, dus het is behoorlijk frustrerend dat deze functie nergens te vinden is in de ingebouwde Mail-app van de Mac. Standaard is de enige manier om een e-mail te versturen een druk op de knop ‘Verzenden’ in Mail. Zelfs als je de tijd neemt om een e-mail van tevoren te schrijven, moet je nog steeds teruggaan naar Mail en op ‘Verzenden’ drukken wanneer je die e-mail daadwerkelijk wilt verzenden.

Mail mag dan geen ingebouwde planner hebben, maar alles is niet verloren omdat je deze functie zelf aan Mail kunt toevoegen, hetzij door de hulp van een programma van derden in te roepen of door een Automator-workflow te maken. In dit artikel zal ik beide methodes uit de doeken doen.

Voordat we beginnen is er een addertje onder het gras: als je Mac uit staat, slaapt, geen verbinding heeft met het Internet, of het Mail programma is afgesloten, dan zal je Mac niet in staat zijn om geplande emails te versturen. Dat is iets om in gedachten te houden voordat je een ‘gelukkige verjaardag’ inroostert om middernacht!

Een e-mailplanner maken met Automator

Automator is ideaal als je e-mails wilt inroosteren maar geen programma van derden wilt downloaden, of als je jezelf niet genoeg e-mails ziet inroosteren om een speciaal programma voor deze taak nodig te hebben.

Om een Automator-workflow te maken die e-mails kan verzenden op een door u gekozen tijdstip en datum:

1. Lanceer het Automator-programma door naar de map ‘Programma’s’ van uw Mac te gaan, ‘Hulpprogramma’s’ te selecteren en te dubbelklikken op Automator.
2. In het venster ‘Kies een type voor uw document’ selecteert u ‘Toepassing’, gevolgd door ‘Kies.’
3. Zorg ervoor dat het tabblad ‘Acties’ is geselecteerd en selecteer vervolgens het item ‘E-mail’.

4. Zoek de actie ‘Nieuw e-mailbericht’, sleep deze naar het editorgedeelte van het Automator-venster en zet deze neer in uw workflow.

5. U kunt nu uw e-mail opstellen. Voer het adres van de ontvanger in, evenals de personen die u een CC of BCC wilt geven, het onderwerp van de e-mail en de inhoud ervan.

6. Als u meerdere e-mailaccounts hebt, opent u de vervolgkeuzelijst ‘Account’ en kiest u de account van waaruit u dit bericht wilt verzenden.

7. Wilt u meerdere e-mails plannen die op hetzelfde moment worden verzonden? Sleep dan nog een actie ‘Nieuw e-mailbericht’ naar je workflow, en vul alle verplichte velden in.

8. Zoek de actie ‘Uitgaande berichten verzenden’ in het linkermenu van Automator en sleep deze naar je workflow.

9. Je bent nu klaar om je applicatie op te slaan, dus selecteer ‘Bestand’ in de menubalk, gevolgd door ‘Opslaan…’

10. Geef je toepassing een naam (ik ga ‘E-mail Scheduler’ gebruiken) en controleer of het ‘Bestandsformaat’ is ingesteld op ‘Toepassing’. Klik op ‘Opslaan.’

Uw e-mail-scheduling app is nu klaar voor gebruik, maar u hebt nog steeds niet aangegeven wanneer deze e-mail moet worden verzonden. Om een datum en tijd op te geven, moet u het programma Agenda van uw Mac gebruiken, dus start dit programma en laten we beginnen:

1. Zoek de datum waarop u deze e-mail wilt laten bezorgen en dubbelklik op dat vak om een ‘Nieuwe gebeurtenis’ te maken.’

2. Het vak ‘Nieuwe gebeurtenis’ bevat al een standaardtijd – klik op deze plaatsaanduiding om een nieuw gedeelte te openen waarin u een tijd van uw keuze kunt opgeven.

3. Beweeg de muis vervolgens over het gedeelte ‘Waarschuwing’ totdat een vervolgkeuzelijst verschijnt. Open deze vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Aangepast…’

4. Open de eerste vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Bestand openen.’

5. Open de tweede vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Andere…’

6. Selecteer de E-mail Scheduler-app die u eerder hebt gemaakt.

7. Open de derde vervolgkeuzelijst en selecteer ‘Op het tijdstip van de gebeurtenis.’

8. Sla uw wijzigingen op door op ‘OK’ te klikken.’

En dat is het! Uw e-mail wordt nu verzonden op het tijdstip dat u in de agenda hebt opgegeven.

Dit lijkt misschien veel werk, vooral als u slechts één e-mail wilt plannen, maar zodra u deze E-mail Scheduler-app hebt gemaakt, kunt u deze gebruiken om volgende e-mails te plannen, gewoon door de workflow aan te passen.

Om de workflow van de E-mail Scheduler te bewerken, moet u deze openen in Automator. Dus ofwel:

• Lanceer Automator en klik op de knop ‘Een bestaand document openen….’ wanneer u wordt gevraagd een nieuw document te maken. Selecteer uw toepassing ‘E-mail Scheduler’.

• Selecteer ‘Bestand’ in de menubalk van Automator, gevolgd door ‘Openen…’ Selecteer nogmaals uw toepassing ‘E-mail Scheduler’.

Automator laadt vervolgens de workflow van Email Scheduler, zodat u deze kunt bewerken. Werk de actie ‘Nieuw e-mailbericht’ bij met een nieuwe ontvanger, een nieuw onderwerp en nieuwe inhoud en sla uw wijzigingen op. Daarna hoeft u alleen nog maar de Agenda-app te starten en aan te geven wanneer deze e-mail moet worden verzonden.

Een app van derden gebruiken

Als u regelmatig e-mails gaat plannen, of u bent niet bekend met Automator, dan kan het zinvol zijn om in plaats daarvan een app van derden te gebruiken.

Een populaire e-mailplanningsapp is MailButler. In plaats van te functioneren als een standalone app, sluit MailButler aan op Mail, in wezen door een knop ‘E-mail plannen’ toe te voegen aan de standaard Mail-interface.

Je kunt de Essential-editie van MailButler gratis downloaden, hoewel de aanschaf van de Professional- of Business-versie je toegang geeft tot een aantal extra functies.

Om MailButler in te stellen, installeer je het en start je vervolgens de MailButler-app. Op dit punt wordt u gevraagd om de Mail-app opnieuw te starten, zodat MailButler de extensies kan installeren, dus ga je gang en klik op ‘Herstart Mail nu.’

Zodra Mail opnieuw wordt gestart, maakt u een MailButler-account en klikt u op ‘Registreren’. Na een paar momenten, moet u een bevestigingsmail ontvangen (als je dat niet doet, controleer dan uw ‘Spam’ map), open het en klik op de ‘Bevestig e-mailadres’ link.

Klik terug naar uw Mail-app en voer het e-mailadres en wachtwoord gekoppeld aan uw MailButler-account, en dan ben je klaar om te beginnen met MailButler’s functies, waaronder het plannen van e-mails te gebruiken.

Om een e-mail te plannen, stelt u gewoon een nieuw bericht op zoals normaal, maar in plaats van op de gewone knop ‘Verzenden’ van Mail te klikken, klikt u op het nieuwe pictogram direct rechts ervan – het ziet eruit als het gewone pictogram ‘Verzenden’, maar met de toevoeging van een klein klokpictogram.

Als u op deze knop ‘Schedule’ klikt, wordt een paneel geopend waarin u precies kunt aangeven wanneer deze e-mail moet worden verzonden.

Kiest u uit het volgende:

• Speciale datum. Plan dat de e-mail later vandaag, morgen of de volgende werkdag wordt verzonden.
• Tijdsafstand. Plan de e-mail om uit te gaan na een specifiek aantal minuten, uren of dagen zijn verstreken.
• Tijd en datum. Plan de e-mail op een door u gekozen datum of tijdstip.

Het enige wat u dan nog hoeft te doen is op de knop ‘Plannen’ te drukken en uw e-mail wordt in Mail’s ‘Postvak uit’ bewaard tot de door u gekozen tijd en datum, op welk moment MailButler de e-mail voor u verzendt.

Als u wijzigingen wilt aanbrengen in een geplande e-mail, navigeert u naar Mail’s ‘Postvak uit’ map en opent u de e-mail in kwestie. Dit opent Mail’s standaard ‘E-mail samenstellen’ venster waar je alle wijzigingen aanbrengt die je nodig hebt, en je kunt zelfs de e-mail opnieuw plannen door op de ‘Schedule’ knop te klikken en dan de datum en tijd te veranderen.

Om een geplande e-mail te annuleren, zoek je de e-mail in je ‘Postvak uit’ en verwijder je deze.

Versturen van berichten als uw Mac slaapt

Hoewel MailButler technisch gezien geen geplande berichten kan versturen als uw Mac slaapt, kan het wel geplande berichten versturen als uw Mac een dutje doet.

Power Nap is een systeemfunctie die tot doel heeft uw Mac in de lucht te houden, zelfs als deze voor een langere periode in slaap is. Als je Mac een powernapje doet, wordt hij om de paar uur wakker om een aantal taken uit te voeren. Tijdens deze perioden controleert het agendaprogramma bijvoorbeeld of er nieuwe uitnodigingen zijn, pikt Mail alle binnenkomende berichten op en synchroniseren de programma’s Notities, Herinneringen en Foto’s met alle wijzigingen die je op je andere Apple-apparaten hebt gemaakt.

Tijdens deze perioden kan MailButler ook alle e-mails verzenden die hadden moeten worden verzonden terwijl je Mac in diepe slaap was. De timing is misschien niet perfect, maar uw geplande berichten zullen meestal nog steeds binnen een paar uur na uw oorspronkelijke schema worden verzonden.

U vindt een lijst met alle Macs die de Power Nap-functie ondersteunen op de officiële Apple docs.

Als uw Mac op deze lijst staat, dan kunt u Power Nap inschakelen door:

1. Het ‘Apple’-logo te selecteren in de menubalk.
2. Selecteer ‘Systeemvoorkeuren…’
3. Klik op ‘Energiebesparing.’
4. Om Power Nap in te schakelen terwijl uw apparaat op een voedingsbron is aangesloten, selecteert u het tabblad ‘Voedingsadapter’, gevolgd door het selectievakje ‘Power Nap inschakelen terwijl op een voedingsadapter is aangesloten’.

5. Als u Power Nap wilt inschakelen wanneer het apparaat niet op het lichtnet is aangesloten, selecteert u het tabblad ‘Batterij’ en schakelt u ‘Power Nap bij gebruik van de batterij’ in.’

Note, zelfs als Power Nap is ingeschakeld, kan MailButler alleen e-mails verzenden als het programma Mail is geopend en verbinding heeft met internet, dus zorg ervoor dat aan deze beide voorwaarden is voldaan voordat u uw Mac in slaapstand laat vallen.

Nooit meer vergeten een e-mail te beantwoorden

Heb je ooit een belangrijke e-mail ontvangen en gedacht “Ik zal deze beantwoorden zodra ik even tijd heb,” en hem vervolgens helemaal vergeten? Meestal gebeurt dit omdat de e-mail op het slechtst mogelijke moment in je inbox belandt, misschien wanneer je je naar een vergadering haast of wanneer je een bijzonder hectische dag hebt gehad en je jezelf belooft dat je de e-mail morgenvroeg zult beantwoorden.

Maar er is een snelle en eenvoudige truc om ervoor te zorgen dat je nooit meer vergeet een belangrijke e-mail te beantwoorden – en dat is door het gebruik van Mac’s toepasselijk genaamde Herinneringen-programma om een herinnering in te plannen. Op het ingestelde tijdstip verschijnt er een melding die u eraan herinnert dat u die belangrijke e-mail moet beantwoorden.

Om een herinnering te maken:

1. Open het programma Mail en open de e-mail die u moet beantwoorden.
2. Open de map ‘Programma’s’ van uw Mac en start het programma ‘Herinneringen’.
3. Sleep deze e-mail naar uw programma ‘Herinneringen’ en zet hem in de lijst. Er zou een koppeling ‘Toon in e-mail…’ moeten verschijnen als een nieuw lijstitem.

4. Beweeg de muis over de koppeling ‘Toon in e-mail’ totdat er een ‘i’ verschijnt. Klik op deze ‘i’ om een venster te openen waarin u uw herinnering kunt plannen.

5. Selecteer ‘Op een dag’, voer de tijd en datum in waarop u deze herinnering wilt ontvangen en klik vervolgens op ‘Gereed.’

Wanneer het afgesproken tijdstip is aangebroken, verschijnt er een melding die u eraan herinnert dat u nog een belangrijke e-mail te schrijven hebt. Nog beter, als je op deze melding klikt, wordt de app Mail gestart met de e-mail in kwestie al geopend, wachtend tot je je antwoord kunt pennen.