An Office 365 Users Guide to Power Apps & Power Automate (Flow) Licensing – October 2019 Edition

Licenties voor Microsoft-producten en -diensten zijn vaak verwarrend, verwarrend of ronduit onbegrijpelijk. De licenties voor Power Apps en Power Automate vormen hierop geen uitzondering, voornamelijk als gevolg van een reeks wijzigingen die in februari 2019 van kracht zijn geworden en een tweede reeks wijzigingen die op 1 oktober 2019 van kracht zijn geworden. Het doel van dit artikel is om zoveel mogelijk van de verwarring op te ruimen door Power Apps en Power Automate-licenties vanaf 1 oktober 2019 te documenteren.

Dit blogbericht is voor het laatst bijgewerkt op 16 oktober 2020.

De volgende bronnen zijn gebruikt om dit blogbericht samen te stellen.

“Nieuwe licentieopties voor PowerApps en Microsoft Flow standalone betaalde plannen”, gepubliceerd op 25 juli 2019. Zorg ervoor dat u de body van de post en de opmerkingen leest.

“Power Apps and Power Automate licensing FAQs”, voor het laatst bijgewerkt op 9 oktober 2020.

“PowerApps Pricing”

“Power Automate pricing”

“Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate and Microsoft Power Virtual Agents Licensing Guide – October 2020”

Van lezers van dit artikel wordt aangenomen dat ze bekend zijn met Power Apps en Power Automate. Ga voor meer informatie over Power Automate naar: https://flow.microsoft.com. Voor meer informatie over Power Apps, zie: https://powerapps.microsoft.com.

Opgemerkt moet ook worden dat dit artikel zich richt op licentiëring van Power Apps en Power Automate voor Office 365-gebruikers. Het gaat niet in op de verschillen in licenties tussen gebruikers met een Office 365-tenant en een Dynamics 365-tenant, noch op de licentievereisten voor Power BI.

Power Apps voor Office 365

Uw Office 365-abonnement omvat een licentie voor de gebruikers in uw tenant om Power Apps te gebruiken om canvasapplicaties te maken die verbinding maken met gegevens van Office 365 of van externe cloudsystemen via het gebruik van standaardconnectoren. Na 1 oktober 2019 geldt er een limiet voor het aantal API-aanroepen dat u per dag kunt doen naar zowel Power Apps als Power Automate.

Power Automate voor Office 365

Uw Office 365-abonnement omvat een licentie voor de gebruikers in uw tenant op Power Automate om workflows te bouwen die verbinding maken met gegevens uit Office 365 of uit externe cloudsystemen via het gebruik van standaardconnectoren. Na 1 oktober 2019 zijn er geen limieten meer op het aantal flowruns dat een tenant in een maand kan gebruiken, maar er is wel een limiet op het aantal API-calls dat u per dag kunt doen naar zowel Power Apps als Power Automate.

Power Apps en Power Automate Premium Features

Er zijn veel premium functies van Power Apps en Power Automate. Dit gedeelte noemt de belangrijkste premium functies en geeft een korte beschrijving van elk van hen.

Premium Connectors

Power Apps en Power Automate hebben native toegang tot twee soorten connectoren: standaard en premium. Apps of flows die alleen standaardconnectors gebruiken, mogen door elke gebruiker worden geautoriseerd of uitgevoerd, apps of flows die premiumconnectors gebruiken, mogen alleen worden geautoriseerd of uitgevoerd door degenen met een premiumlicentie.

De HTTP-connector, die een zeer veelgebruikte connector is, is op 1 februari 2019 veranderd van een standaardconnector naar een premiumconnector. Organisaties die de HTTP-connector vóór 1 februari 2019 gebruikten, hebben een verlenging gekregen, zodat ze deze tot 31 januari 2020 kunnen blijven gebruiken alsof het een standaardconnector is.

De onderstaande schermafbeelding toont een subset van de beschikbare connectoren. Voor de volledige lijst van beschikbare connectoren, ga naar: https://flow.microsoft.com/nl-us/connectors.

De op 28 augustus 2019 gepubliceerde FAQ over licentiewijzigingen bevatte een aankondiging dat de hieronder vermelde SQL-, Azure- en Dynamics 365-connectoren worden geherclassificeerd van Standard naar Premium. Niet-Microsoft-connectoren die eerder als standaardconnectoren waren geclassificeerd, zullen nog steeds beschikbaar zijn voor Office 365-gebruikers.

Van de Power Apps en Power Automate-licentie FAQ’s, “… apps en flows die vóór 1 oktober 2019 zijn gemaakt en gebruikmaken van deze connectoren, krijgen een verlengde overgangsperiode tot 1 oktober 2024. Gedurende deze periode zullen deze in aanmerking komende apps en flows worden vrijgesteld van de Premium-connectorlicentievereisten voor de geherclassificeerde connectoren.”

Azure Application Insights
Azure Automation
Azure Blob Storage
Azure Container
Azure Cosmos
Azure Data Factory
Azure Data Lake
Azure DevOps
Azure Event Grid
Azure Event Grid Publish
Azure File Storage
Azure IoT Central
Azure Kusto
Azure Log Analytics
Azure Log Analytics Data Collector
Azure Queues
Azure Resource Manager
Azure SQL
Azure SQL Data Warehouse
Azure Table Storage
Dynamics 365
Dynamics 365 Customer Insights
Dynamics 365 for Finance & Operations
Dynamics 365 Sales Insights
Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central (on-bedrijfsterrein)
Dynamics NAV
Event Hubs
Service Bus
SQL Server

Custom Connectors

Custom connectors stellen u in staat te communiceren met services die geen “out-of-the-box” connector hebben. Aangepaste connectoren zijn op 1 februari 2019 veranderd van een standaardfunctie naar een premiumfunctie. Organisaties die vóór 1 februari 2019 aangepaste connectoren gebruikten, hebben een verlenging gekregen zodat ze deze tot 31 januari 2020 kunnen blijven gebruiken alsof ze een standaardfunctie waren. Voor meer informatie over aangepaste connectoren kunt u terecht op: https://docs.microsoft.com/en-us/connectors/custom-connectors.

On-premises Data Gateway

De on-premises data gateway biedt veilige toegang tot on-premises gegevens vanuit Power Apps en Power Automate. Het gebruik van de on-premises data gateway is op 1 februari 2019 veranderd van een standaardfunctie naar een premiumfunctie. Organisaties die vóór 1 februari 2019 gebruikmaakten van de on-premises data gateway hebben een verlenging gekregen, zodat ze tot 31 januari 2020 gebruik kunnen blijven maken van de gateway als ware het een standaardfunctie. Voor meer informatie over de on-premises data gateway kunt u terecht op: https://docs.microsoft.com/en-us/azure/analysis-services/analysis-services-gateway.

Administratie en beheer

Gebruikers hadden van oudsher een premium licentie nodig om Power Apps en Power Automate te kunnen beheren en administreren, maar dit lijkt te veranderen. Deze wijziging maakte geen deel uit van de wijzigingen van februari 2019 en maakt ook geen deel uit van de wijzigingen van oktober 2019. Het lijkt in plaats daarvan een afzonderlijke wijziging te zijn die in mei 2019 werd aangekondigd op het Power Apps-blog en in het hierboven gelinkte blogbericht van 25 juli 2019. Omdat deze licentiewijziging afzonderlijk werd aangekondigd, is het onduidelijk of de implementatie van de wijziging zal synchroniseren met de andere wijzigingen die in oktober 2019 worden doorgevoerd. Ga voor volledige details naar https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/provisioning-and-administration-is-getting-easier.

Administratieportalen

Er is een gecombineerd Power Platform-administratieportaal dat kan worden geopend door https://admin.powerplatform.microsoft.com te bezoeken. Elke gebruiker die een app of een flow kan maken, heeft toegang tot het beheerportaal, maar alleen gebruikers die huurderbeheerder of omgevingsbeheerder zijn (zie hieronder), hebben toegang tot de volledige functionaliteit.

Omgevingen maken en beheren

Een omgeving is een container die u kunt gebruiken om apps en flows te scheiden die verschillende rollen, beveiligingsvereisten en/of doelgroepen hebben. Bijvoorbeeld:

• U zou afzonderlijke omgevingen kunnen maken die de test- en productieversies van uw apps groeperen.
• U zou afzonderlijke omgevingen kunnen maken die overeenkomen met specifieke teams of afdelingen in uw bedrijf, elk met de relevante gegevens en apps voor elk publiek.
• U zou ook afzonderlijke omgevingen kunnen maken voor verschillende wereldwijde vestigingen van uw bedrijf.

Elke tenant heeft een standaardomgeving waarin tenantbeheerders Omgevingsbeheerder-rechten hebben en alle gebruikers Omgevingsmaker-rechten (d.w.z. alle gebruikers kunnen apps en flows maken). Echter, de permissies zijn volledig configureerbaar in alle extra omgevingen. De machtigingsopties en de gebruikersinterface die wordt gebruikt om machtigingen toe te wijzen, zullen verschillen afhankelijk van of de omgeving al dan niet een Dataverse (Common Data Service) database bevat.

Policy voor gegevensverliespreventie instellen

Administrators kunnen connectoren groeperen in connectoren die met zakelijke gegevens werken en connectoren die met niet-zakelijke gegevens werken. Wanneer DLP van kracht is, wordt voorkomen dat gebruikers connectoren in beide groepen gebruiken in een enkele app of flow. Zo kunt u bijvoorbeeld voorkomen dat de Twitter-connector wordt gebruikt in dezelfde app of flow die de SalesForce-connector gebruikt. Ga voor meer informatie over beleidsregels ter voorkoming van gegevensverlies naar https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/wp-data-loss-prevention.

Toegang tot analyses

Het beheercentrum van het Power Platform biedt toegang tot verschillende analyserapporten voor zowel Power Apps als Power Automate. Met deze rapporten kunt u de gezondheid en prestaties van bestaande apps en flows bewaken en statistieken opvragen over de apps en flows die gebruikers maken. Ga voor meer informatie over Power Automate-analyses naar https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-flow. Ga voor meer informatie over Power Apps analytics naar https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-powerapps.

Dataverse en Dataverse for Teams

Microsoft Dataverse (voorheen bekend als de Common Data Service) stelt u in staat om bedrijfsapplicatiegegevens veilig op te slaan en te beheren die zijn opgebouwd uit gemeenschappelijke entiteiten met bekende schema’s. Het bevat een basisset van standaardtabellen (bv. Account, Contact en Taak), maar u kunt ook aangepaste tabellen maken die specifiek zijn voor uw organisatie. Ga voor meer informatie over de Common Data Service naar https://powerplatform.microsoft.com/en-us/dataverse/.

Op 21 juli kondigde Microsoft ook een nieuwe service aan met de naam Microsoft Dataverse for Teams (voorheen bekend als Project Oakdale), wat in feite een lite-versie van Microsoft Dataverse is. Dataverse voor Teams vereist geen premium licentie om te gebruiken en “levert een ingebouwd, low-code dataplatform voor Microsoft Teams”. Ga voor meer informatie naar https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/teams/overview-data-platform.

Power Apps Premium Licenties

Naast de Power Apps voor Office 365-licentie zijn er twee premium licentieplannen voor Power Apps: het per app-plan en het per gebruikersplan.

Power Apps premium plannen omvatten niet langer een equivalent Power Automate premium plan. Uit de blogpost van 25 juli 2019 van Microsoft: “Gebruikers van Power Apps zullen in staat blijven om elke flow uit te voeren die rechtstreeks wordt getriggerd vanuit een app, of vanuit de gegevens die die app bijwerkt. De volledige standalone mogelijkheden van Microsoft Flow zullen echter worden gereserveerd voor de hieronder beschreven standalone Flow-plannen.”

Per app-licentieplan

Na 1 oktober 2019 kunnen apps die premium functies gebruiken een premium licentie toegewezen krijgen. Een app waaraan een premiumlicentie is toegewezen, kan worden gebruikt door een reeks met naam genoemde gebruikers, ongeacht of de gebruikers die de app gebruiken een premiumlicentie hebben of niet. De kosten van dit type licentie bedragen $ 10 USD per gebruiker per app per maand.

Zoals u in de onderstaande schermafbeelding kunt zien, wordt een app gedefinieerd als iets dat “1 Power Apps Portal en maximaal 2 aangepaste apps” omvat. Uit de blogpost van 25 juli 2019 van Microsoft: “Als voorbeeld van een standalone applicatie zullen klanten een oplossing voor evenementenbeheer kunnen leveren die omvat: een portal voor externe gebruikers om zich te registreren, een webapp om registraties en logistiek te beheren, en een mobiele app voor personeel om ter plaatse te gebruiken. Deze middelen zullen in één scenario kunnen worden gegroepeerd en als één applicatie kunnen worden gelicentieerd.”

Per user license plan

Gebruikers die een premium licentie hebben gekregen, mogen apps bouwen en consumeren die gebruikmaken van premium functies. Na 1 oktober 2019 zal er slechts één premium per gebruikerslicentie zijn en deze kost $40 USD per maand per gebruiker.

Power Apps Portals-licenties

Power Apps Portals is een nieuwe functie waarmee u low-code, responsive websites kunt bouwen waarmee externe gebruikers kunnen interacteren met de gegevens die zijn opgeslagen in Dataverse (Common Data Service). Interne gebruikers van de portal krijgen een licentie zoals hierboven beschreven (d.w.z. per app of per gebruiker licenties). Geauthenticeerde externe gebruikers hebben toegang tot de portal tegen een kostprijs van $200 USD per 100 logins. Anonieme externe gebruikers hebben toegang tot de portal tegen een kostprijs van $100 USD per 100.000 bekeken pagina’s. Ga voor meer informatie over Power Apps Portals naar https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/portals/overview.

Power Automate Premium Licenties

Naast de Power Automate voor Office 365-licentie zijn er twee premium licentieplannen voor Power Automate: het plan per gebruiker en het plan per bedrijfsproces.

Per user license plan

Gebruikers die een premium licentie toegewezen hebben gekregen, mogen flows bouwen en consumeren die gebruikmaken van premium functies. Na 1 oktober 2019 zal er slechts één premium per gebruikerslicentie zijn en deze kost $ 15 USD per maand per gebruiker.

Per business process license plan

Na 1 oktober 2019 kunnen aan flows die gebruikmaken van premium functies een premium licentie worden toegewezen. Een flow waaraan een premium licentie is toegewezen, kan door elke gebruiker worden gebruikt, ongeacht of die gebruiker een premium licentie heeft of niet. De kosten van dit type licenties bedragen $500 USD per maand voor 5 ingeschakelde flows. Extra flows kunnen worden toegevoegd tegen een kostprijs van $100 USD per flow per maand.

API Request Limits

Gelicentieerde gebruikers in een Office 365-tenant mogen maximaal 2.000 API-verzoeken doen in een periode van 24 uur. Met elke licentie per gebruiker, per app of per bedrijfsproces die u aanschaft, kunt u de limiet voor API-verzoeken verhogen (zie hierboven voor meer informatie). Daarnaast kunt u een Power Apps en Power Automate capaciteitsuitbreiding aanschaffen voor gebruikers die deze limiet regelmatig overschrijden. Ga voor meer informatie over de API-verzoeklimieten naar: Requests limits and allocations.

Belangrijke opmerking: Hoewel u deze add-on kunt aanschaffen, kan deze nog niet aan gebruikers worden toegewezen. Toewijzing zal later in het kalenderjaar 2020 mogelijk zijn. Wanneer de licentie wordt ondersteund, kan deze worden toegewezen aan applicatie- en administratieve en niet-interactieve gebruikers.

Capaciteitslimieten van het abonnement

Elke Office 365-tenant heeft limieten voor de hoeveelheid opslag die Dataverse (Common Data Service) mag gebruiken voor databases, bestanden en logboeken. Standaard krijgen Office 365 huurders 1 GB databasecapaciteit en 0 (nul) GB bestands- en logcapaciteit. Elke licentie die u per gebruiker, per toepassing of per bedrijfsproces aanschaft, verhoogt de beschikbare capaciteit voor een of meer van de drie opslagtypen.

Aankoop van één Power Apps-licentie per gebruiker verhoogt de standaardopslagcapaciteit voor databases tot 10 GB, de standaardopslagcapaciteit voor bestanden tot 20 GB en de standaardopslagcapaciteit voor logboeken tot 2 GB. De aanschaf van een enkele Power Apps per app-licentie verhoogt de standaard opslagcapaciteit voor bestanden tot 20 GB en de standaard opslagcapaciteit voor logbestanden tot 2 GB. Per aangeschafte Power Apps per gebruikerslicentie neemt de databaseopslagcapaciteit toe met 250 MB en de bestandsopslagcapaciteit met 2 GB. Elke Power Apps per aangeschafte app-licentie verhoogt de databaseopslagcapaciteit met 50 MB en de bestandsopslagcapaciteit met 400 GB.

Als u één Power Automate-licentie per gebruiker of per stroom aanschaft, neemt de standaard opslagcapaciteit voor bestanden toe tot 20 GB en de standaard opslagcapaciteit voor logbestanden tot 2 GB. Met elke Power Automate-licentie per gebruiker of per stroom die wordt aangeschaft, neemt de databaseopslagcapaciteit toe met 50 MB en de bestandsopslagcapaciteit met 200 MB.

De licentiehandleiding geeft aan dat met de aanschaf van een Power Automate-licentie per gebruiker de standaardopslagcapaciteit van de database niet groter wordt dan 1 GB. Dat is echter niet mijn ervaring. Ik heb meerdere ontwikkelaars tenants waar de enige premium licentie die ik heb gekocht de Power Automate per gebruikerslicentie is, en de standaard database opslagcapaciteit is verhoogd tot 10 GB. Ik heb geen huurders waar een Power Apps per app-licentie of Power Automate per flow-licentie is gekocht, dus ik kan geen commentaar geven op het effect dat deze kunnen hebben op de standaard database opslagcapaciteit. Ik zal dit bericht bijwerken als ik meer informatie ontdek over deze discrepantie.

Daarnaast kunt u een databasecapaciteit, bestandscapaciteit of logboekcapaciteit add-on aanschaffen. De kosten hiervoor bedragen achtereenvolgens $40 USD per maand, $2 USD per maand en $10 USD per maand. Elke add-on verhoogt de beschikbare capaciteit van het opslagtype met 1 GB.

U kunt de beschikbare capaciteit voor uw huurder zien in het Power Platform Admin Center. Houd er rekening mee dat er vanaf 21 juli 2020 een probleem is met de rapportage van de databasecapaciteit. Er wordt geen rekening gehouden met de 1 GB standaardopslagcapaciteit die aan elke Office 365-tenant wordt toegekend, dus het overzicht kan ten onrechte melden dat uw databasecapaciteit de limiet overschrijdt. Microsoft is op de hoogte van dit probleem en werkt aan een oplossing.

Overgang van bestaande P1- en P2-licenties

Van de Power Apps en Microsoft Power Automate-licentie FAQ’s: “De bestaande P1 en P2 plannen voor Power Apps en Power Automate zullen overgaan naar de nieuwe Power Apps per app en per gebruiker plannen, evenals de Power Automate per gebruiker en per Power Automate plannen. Bestaande klanten kunnen de P1 en P2 plannen voor Power Apps en Power Automate behouden voor de duur van hun huidige abonnementsperiode, en zij kunnen ook in aanmerking komen voor verlenging onder de huidige voorwaarden, afhankelijk van wanneer hun abonnementsperiode afloopt. Evenzo kunnen nieuwe klanten de bestaande P1- en P2-plannen mogelijk vóór 1 april 2020 aanschaffen. Neem contact op met uw Microsoft-accountvertegenwoordiger voor meer informatie.”

Het lijkt erop dat de datum waarop bestaande P1- en P2-licenties zullen overgaan op de nieuwe plannen per gebruiker 31 december 2020 is. Deze informatie is opgenomen in een aankondiging van 3 april 2020 op het Office 365 Message Center met de titel “Dynamics 365 and Power Platform – Licensing and enforcement deadline extensions”.