Alle paarden van de koning

Nadat we dankbaar zijn en ons innerlijke kind hebben gevonden, is het tijd om terug te keren naar de realiteit van het leiden van een IT-organisatie. De realiteit is dat uw IT-team uw organisatie niet kan beschermen tegen slechte actoren (niet deze slechte actoren, maar mensen/organisaties die u of uw bedrijf kwaad willen doen). U heeft de hulp en actieve medewerking van uw gebruikers nodig om uw bedrijf te beschermen.

Terechte biechttijd: IT-teamleden kunnen niet alles repareren wat hun gebruikers kunnen breken.

Als alle paarden van de koning en alle mannen van de koning Humpty-Dumpty niet weer in elkaar konden zetten, is er geen manier waarop uw IT-team alleen uw bedrijf kan beschermen. De meeste mensen in uw bedrijf willen u helpen, op voorwaarde dat 1) ze begrijpen wat ze moeten doen, 2) het niet te moeilijk is en 3) het niet te lastig is. Laten we die een voor een bekijken met een praktijkvoorbeeld van het beheren van ongewenste e-mail.

Gemakkelijk te begrijpen

We vertellen onze gebruikers al een paar jaar om GEEN e-mails te openen van mensen die ze niet kennen, GEEN e-mails te geloven die iets aanbieden dat te mooi is om waar te zijn, en NIET te klikken op links in die e-mails. Dus als u nu wilt dat uw gebruikers spam e-mails doorsturen voor analyse of actief e-mails markeren als spam of iets anders doen, zult u duidelijk moeten zijn over wat u wilt dat ze doen en wanneer.

Gemakkelijk te begrijpen: Als u een e-mail ontvangt van een e-mailadres of bedrijf dat u niet herkent, verwijdert u het zonder het te openen of klikt u er met de rechtermuisknop op en stuurt u het als bijlage door naar [email protected].

Niet gemakkelijk te begrijpen: Als u een e-mail ontvangt van iemand die u niet kent, markeer de e-mail dan als junk of blokkeer de afzender of verwijder de e-mail of stuur hem door naar ons voor analyse of negeer hem gewoon.

Niet te moeilijk

Al dat gezegd hebbende, wat u van uw gebruikers vraagt, mag niet te moeilijk voor hen zijn. Je rol op het werk is IT-gericht. Als u iets met technologie doet, doet u uw werk. De rollen van uw gebruikers, echter, zijn meestal NIET gericht rond IT. Als ze merken dat ze technologie gebruiken, is dat meestal omdat de technologie het hen niet gemakkelijk maakt om hun werk te doen!

Niet te moeilijk: We gaan vannacht een update van onze spamfiltering uitbrengen. Als uw computer aan stond toen de update werd uitgevoerd, hoeft u verder niets te doen. Als uw computer niet aan stond, of als u niet op kantoor was met uw computer, kan het zijn dat u een scherm ziet knipperen als u de eerste keer inlogt, en dat u gevraagd kan worden uw e-mail client opnieuw op te starten.

Te moeilijk: We gaan vannacht onze email spam filtering bijwerken. Als u morgen binnenkomt, moet u naar X:\ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email gaan en update_my_spam_filtering_v2 uitvoeren – tenzij u op een Macintosh zit, in welk geval u naar //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email moet gaan en het volgende moet uitvoeren…. nou ja, u begrijpt het wel!

Niet te lastig

Wat u van uw gebruikers vraagt mag niet zo lastig voor ze zijn dat het voor hen gemakkelijker is om tijd te investeren in het vinden van een manier om te omzeilen wat u van ze vraagt. Positief gezegd, wat je van hen vraagt te doen moet de gemakkelijkste weg voor hen zijn om te nemen.

Gemakelijk: We veranderen onze aanpak voor het filteren van e-mailspam. De nieuwe aanpak zal e-mails blokkeren die malware bevatten en zal u een dagelijks overzicht van twijfelachtige e-mail sturen. U kunt individuele berichten uit quarantaine halen, of u kunt ze negeren. Als u ze negeert, worden ze na 30 dagen verwijderd.

Te lastig: We veranderen onze aanpak voor het filteren van e-mailspam. U zult alle mensen die u e-mailen op de hoogte moeten stellen dat zij “bounce-backs” kunnen krijgen en dat zij “Ik ben een mens” moeten invullen om met u te kunnen e-mailen. Dit moet tot rust komen in 30 tot 60 dagen nadat u e-mails hebt uitgewisseld met uw belangrijkste klanten en contacten.

Als u uitlegt wat u probeert te bereiken en u maakt het gemakkelijk en handig voor uw gebruikers om met u samen te werken, kunt u voorkomen dat u moet proberen om Humpty-Dumpty weer in elkaar te zetten.