25 Ideeën voor ordners in een klein kantoor of thuiskantoor

Als u iets koopt via onze links, kunnen we geld verdienen aan onze partners. Lees meer.

Uw bedrijf heeft waarschijnlijk veel bestanden bij de hand met betrekking tot klanten, financiën en dagelijkse werkzaamheden. Idealiter moet u een systeem opgezet om deze bestanden gesorteerd in categorieën te houden, zodat ze gemakkelijk toegankelijk zijn, maar niet rommelig op uw bureau. Deze systemen kunnen variëren van zeer eenvoudig en traditioneel tot hightech en creatieve opties.

File Organization Ideas

Hier zijn enkele bestandsorganisatie-ideeën om te overwegen als u in een klein kantoor of vanuit huis werkt.

Vijlenkast

Uw standaardoplossing voor het opbergen van bestanden, u kunt hem vullen met gelabelde mappen om al uw belangrijke documenten te sorteren en ze gemakkelijk toegankelijk te houden op één plaats.

Vlakke archiefkast

Een vlakke archiefkast zoals deze van Safco biedt een vergelijkbare organisatiestructuur, maar stelt u in staat uw bestanden horizontaal te leggen in plaats van verticaal. Het hangt er maar vanaf wat voor soort bestanden u hebt en hoe u ze wilt openen.

Bestandenlade

Misschien hebt u niet een hele kast alleen voor bestanden nodig. Als u ze een beetje kunt verkleinen en de rest in digitale bestanden kunt bewaren, kunt u eenvoudig een bestandssorteersysteem toevoegen aan de lade of kast onder uw bureau.

Dossiermappen

Een andere, compactere oplossing zijn dozen met insteekvakken voor dossiermappen, zodat u ze gemakkelijk kunt vervoeren of op verschillende plaatsen in uw kantoor kunt opbergen.

Hangende dossiermappen

Of misschien wilt u dat uw dossiers gemakkelijker toegankelijk zijn. Als dat het geval is, kunt u een kleine structuur zoals deze Pendaflex-producten kopen om uw bestanden te organiseren zoals in een archiefkast.

Neat

Als u voornamelijk digitale bestanden bewaart, kunt u een systeem als Neat overwegen. Het biedt u een manier om eenvoudig uitgaven bij te houden en integreert zelfs met boekhoudsoftware.

OneDrive

OneDrive is Microsoft Office’s oplossing voor digitale cloud-opslag. U kunt het gebruiken om uw bestanden toegankelijk te houden vanaf elke locatie. U hebt er dus toegang toe, zelfs als u telewerkt of een mobiel apparaat gebruikt.

Desktop File Sorter

Voor eenvoudige toegang tot al uw belangrijke bestanden en andere kantoorbenodigdheden, kunt u een eenvoudige desktop-organizer aanschaffen zoals deze van Poppin.

Dossiermappen

Als u maar een klein aantal fysieke dossiers bij de hand hebt, kunt u misschien volstaan met een paar gelabelde mappen die u in een lade of zelfs in uw aktetas kunt opbergen.

Binders

Een iets groter systeem, u kunt bestanden van een paar verschillende categorieën in één ordner stoppen en ze toch heel gemakkelijk vervoeren en opbergen.

Project Organizer

Dit product is vergelijkbaar met mappen en ordners. Het biedt echter wat meer informatie die u kunt invullen over specifieke producten, zodat u alles heel gericht kunt ordenen. Deze is van Staples.

Mappen met kleurcodering

Of u nu een kast, lade of een ander soort bakje gebruikt, u kunt al uw dossiers georganiseerd houden in mappen met verschillende kleuren, zodat u niet eens dichtbij hoeft te komen om etiketten te lezen.

Wall Organizers

Als u geen ruimte op uw bureau of vloer wilt innemen, kunt u investeren in een klein mappensysteem dat direct aan de muur wordt bevestigd, zodat u alles op ooghoogte kunt bereiken.

Mailbox Organizer

Dit type product wordt vaak gebruikt in klaslokalen of kantoren waar meerdere mensen ingaand of uitgaand materiaal hebben. U kunt het echter ook als organizer gebruiken als u veel verschillende soorten dossiers hebt en elk van hen vrij gemakkelijk toegankelijk moet zijn. Dit product is afkomstig van Wayfair.

Letter Boxes

Als u niet zo vaak bij uw dossiers hoeft, maar ze wel in de buurt moet hebben voor het geval dat, dan kunt u een paar kleine brievenbakjes bewaren. Bewaar ze hierin en houd ze uit de buurt van uw werkruimte, zodat ze geen kostbaar onroerend goed in beslag nemen.

Magazijnrekken

Als u een oplossing wilt die een beetje meer decoratief is, kunt u van tijdschriftenhouders een eenvoudig archiefsysteem maken. Label ze en houd ze toegankelijk in uw kantoor.

Briefbak

Voor een beter zichtbaar systeem dat toch niet veel ruimte inneemt op uw bureau, kunt u een hangende brievenbak gebruiken, zoals deze van Pottery Barn.

Google Drive

Als u de voorkeur geeft aan een cloud-gebaseerde oplossing voor uw bestanden, is Google Drive een gratis tool waarmee u mappen kunt maken en documenten kunt aanmaken. U kunt ook betalen voor meer opslagruimte dan wat beschikbaar is in het gratis plan.

MyOrganizer

Als u liever de traditionele software route volgt, kiest u voor een product als MyOrganizer Ultimate dat u kunt installeren om documenten, rapporten en uitgaven bij te houden.

Bestandenwagen

Als u vaak onderweg bent, kunt u een draagbaar systeem voor het ordenen van bestanden overwegen, zoals dit rollende model van iBuy Office Supply.

Dropbox

Een andere cloud-gebaseerde oplossing, Dropbox, kan vooral handig zijn voor teams die overal toegang moeten hebben tot gegevens en bestanden of deze moeten delen.

Paperless

Paperless 2 is een software voor Windows-systemen. Het helpt u zich te ontdoen van die harde kopieën van bestanden, zodat u alles georganiseerd op uw bureaublad kunt houden.

Desktop System

Een grotere optie dan een eenvoudige desktop file organizer, dit volledige systeem van eBay past nog steeds op de meeste bureaus en heeft plaatsen voor veel bestanden en andere kantoorbenodigdheden.

Safe

Als u bestanden bij de hand houdt die bijzonder gevoelig zijn, wilt u misschien investeren in een afgesloten kluis. U kunt bestanden in mappen bewaren, zodat ze nog steeds georganiseerd zijn, terwijl u ervoor zorgt dat niemand buiten uw organisatie erbij kan.

Digitale bureaubladmappen

Als u het echt eenvoudig wilt houden en niet graag veel papieren exemplaren bij de hand hebt, kunt u gewoon mappen op het bureaublad van uw computer instellen waarin u bestanden sorteert. Bewaar ze vervolgens in categorieën, zodat u ze gemakkelijk kunt vinden wanneer u ze nodig hebt.

Afbeelding: