Università di Washington Risorse Umane

Politica e processo di flexwork

La politica universitaria permette ai dipendenti di avere un accordo di flexwork quando il supervisore del dipendente (o altro funzionario designato) valuta la richiesta di flexwork e la approva.

Nella valutazione della richiesta, il supervisore deve determinare che il dipendente può effettivamente svolgere i compiti della posizione mentre lavora in modo flessibile. Il supervisore deve anche determinare che la disposizione di flexwork è conforme ai regolamenti applicabili, alle politiche e agli accordi di contrattazione collettiva.

Le richieste di flexwork come sistemazione per disabilità sono gestite attraverso un processo separato.

Che cos’è il flexwork?

Una disposizione di flexwork è un piano di lavoro che differisce dalla settimana lavorativa standard. Una settimana lavorativa standard consiste in cinque giorni lavorativi consecutivi di otto ore e orari coerenti di inizio e fine per ogni giorno lavorativo.

In genere, un dipendente richiede una disposizione flexwork, anche se a volte può essere una condizione di impiego.

I supervisori devono valutare attentamente la fattibilità di una disposizione flexwork proposta prima di approvarla. L’accordo è destinato a beneficiare il dipendente senza gravare indebitamente le operazioni dell’unità.

Per garantire che il dipendente continui a lavorare efficacemente sotto un accordo di lavoro flessibile, i supervisori dovrebbero sviluppare un piano di telelavoro. Con un buon piano in atto, il flexwork può beneficiare il dipendente, la squadra, e l’Università in generale. Il flexwork spesso migliora la soddisfazione sul lavoro aumentando la flessibilità del lavoro. Aiuta anche a reclutare e mantenere i dipendenti.

Tipi di accordi di lavoro flessibile

Ci sono due tipi generali di accordi di lavoro flessibile:

• Accordi di lavoro alternativo
• Accordi di lavoro flessibile

Un accordo di lavoro alternativo è definito come un programma di lavoro regolare e ricorrente che rientra nella settimana lavorativa standard ed è qualcosa di diverso da cinque giorni lavorativi consecutivi di otto ore – per esempio, lavorare quattro giorni lavorativi consecutivi di dieci ore durante la settimana.

In un accordo di lavoro flessibile, il dipendente lavora un numero costante di ore ogni giorno. Tuttavia, l’orario di inizio e di fine del dipendente variano, all’interno di un intervallo specificato, intorno a un set fisso di ore di base.

Ad esempio, per un dipendente che lavora otto ore al giorno (più un’ora di pranzo), il dipendente è sempre al lavoro durante le ore di base di 9 a.m. a 4 p.m. Gli orari di inizio e fine del dipendente, tuttavia, variano di giorno in giorno. Il lunedì, il dipendente potrebbe lavorare dalle 8 alle 17, mentre il martedì lavora dalle 9 alle 18.

Mentre ci possono essere combinazioni di accordi di lavoro flessibili e alternativi, orari particolarmente complessi o insoliti possono porre sfide che il supervisore dovrebbe considerare prima di approvare l’accordo, specialmente per i dipendenti idonei agli straordinari. La registrazione del tempo e il monitoraggio del tempo libero possono essere più complessi, così come organizzare la copertura durante le assenze.

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Processo di valutazione del flexwork del supervisore

I supervisori prendono la decisione finale sulla richiesta di flexwork di un dipendente dopo averne valutato la fattibilità e dovrebbero lavorare con il dipendente per valutare la proposta. Inoltre, valutate come l’accordo di flexwork influenzi il vostro ruolo di supervisore e il resto della vostra unità. Identificate ogni potenziale problema e i modi per affrontarlo.

Determinate la disponibilità del dipendente al lavoro flessibile

Gli stili di lavoro dei dipendenti e le mansioni lavorative variano. Alcuni dipendenti o posizioni possono essere più adatti di altri a un accordo di lavoro flessibile. Nel valutare una richiesta di lavoro flessibile, i supervisori dovrebbero considerare quanto bene il dipendente ha dimostrato le competenze e le abitudini di lavoro che portano ad una disposizione di lavoro flessibile di successo, compresa quella del dipendente:

• Ammissibilità agli straordinari
• Produttività attuale e storia passata di successo
• Puntualità e capacità di aderire a un programma di lavoro e segnalare le assenze dal lavoro
• Capacità di portare a termine compiti lavorativi che potrebbero essere influenzati da scadenze giornaliere o settimanali
• Rimane un periodo di prova o di prova che deve essere completato

Determinare la prontezza del team e dell’unità per il lavoro flessibile

Dopo aver determinato che un dipendente è probabile che abbia successo in un accordo di lavoro flessibile, valutare quanto bene il resto del dipartimento o dell’unità funzionerà quando il dipendente inizierà il lavoro flessibile, compreso:

• Benefici previsti per il team
• Modifiche previste alle dinamiche del team
• Personale di supporto necessario quando il dipendente flexwork è fuori
• Effetti sugli obiettivi e sugli impegni del team

In definitiva, è necessario determinare la configurazione di lavoro che funziona meglio per il vostro team. Ogni squadra è diversa. Alcuni team hanno successo con un frequente lavoro flessibile tra i membri del team. Altre squadre devono limitare la quantità di lavoro flessibile. Se non siete sicuri di cosa funzionerà meglio, iniziate con opzioni di flexwork limitate per un team e poi fate dei cambiamenti dopo aver acquisito esperienza.

Considera se un accordo di lavoro flessibile influenzerà:

• Costi, servizio clienti, sicurezza e protezione
• Tempo e registrazione delle ferie, specialmente la contabilità delle ferie legate alle vacanze
• Equipaggiamento ed esigenze tecnologiche

Rispondere alla richiesta di lavoro flessibile

Se approvi la richiesta di lavoro flessibile, il tuo prossimo passo è documentare l’accordo di lavoro flessibile.

Se non siete sicuri che l’accordo di flexwork proposto possa avere successo, considerate di permettere al dipendente di lavorare in modo flessibile su una base pilota. Designate un periodo di revisione iniziale dopo il quale prenderete una decisione finale sull’accordo.

Se non potete approvare la richiesta di flexwork, spiegate la vostra decisione basandovi sia sull’impatto della proposta sulle operazioni del dipartimento sia, se rilevante, sui precedenti lavorativi del dipendente nel vostro dipartimento.

Documentate il contratto di flexwork

Dopo aver approvato una richiesta di flexwork, documentate il contratto di flexwork. Lo scopo dell’accordo di flexwork è di assicurare che sia il supervisore che il dipendente abbiano una comprensione chiara e comune dell’accordo di flexwork. Come minimo, l’accordo dovrebbe definire:

• Il programma di lavoro che specifica i giorni e gli orari del lavoro flessibile
• La durata dell’accordo di lavoro flessibile
• Come l’accordo di lavoro flessibile può essere terminato
• Quando il dipendente deve essere in ufficio

L’accordo dovrebbe dichiarare che l’accordo è soggetto a revisione in base alle esigenze di lavoro del dipartimento. Dovrebbe anche dichiarare che la continuazione dell’accordo di lavoro flessibile dipende dal fatto che funzioni efficacemente sia per il dipendente che per il dipartimento.

Una volta che avete finalizzato l’accordo, datene una copia al dipendente e mettetene una copia nel file del dipartimento del dipendente.

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Esempi di lavoro flessibile

Gli esempi seguenti illustrano possibili accordi di lavoro flessibile per il personale a contratto e i dipendenti professionali. I dettagli di ogni esempio differiscono a seconda che il dipendente sia idoneo al lavoro straordinario o esente da lavoro straordinario.

Dipendenti idonei al lavoro straordinario

Le disposizioni di lavoro alternative hanno caratteristiche diverse dai piani di lavoro flessibile.

Caratteristiche degli accordi di lavoro alternativi:

• Un numero totale specificato di ore che il dipendente è programmato per lavorare ogni settimana in base alla percentuale di tempo della posizione
• Un programma di lavoro settimanale regolarmente ripetuto che è qualcosa di diverso da cinque giorni uniformi e consecutivi di otto ore in un periodo di sette giorni (per i dipendenti a tempo pieno)
• Un periodo di lavoro specificato per ogni giorno che il dipendente è programmato per lavorare

Caratteristiche del piano di lavoro flessibile:

• Un numero totale specificato di ore che il dipendente è programmato per lavorare ogni settimana in base alla percentuale di tempo della posizione
• Un numero totale specificato di ore di lavoro ogni giorno lavorativo
• Un “periodo di lavoro principale” giornaliero durante il quale ci si aspetta che il dipendente sia al lavoro
• Un orario di inizio giornaliero variabile che inizia entro un periodo di tempo stabilito
• Un orario di fine giornaliero variabile che dipende dall’orario di inizio di quel giorno

Esempio 1: Piano di lavoro alternativo – dipendenti idonei agli straordinari

Esempio 2: Piano di lavoro alternativo – dipendenti idonei agli straordinari

Esempio 3: Piano di lavoro flessibile – dipendenti idonei agli straordinari

Esempio 4: Piano di lavoro flessibile – dipendenti idonei agli straordinari

Dipendenti esentati dal lavoro straordinario

Le modalità di lavoro alternative hanno caratteristiche diverse dai piani di lavoro flessibili.

Caratteristiche del piano di lavoro alternativo:

• Un’aspettativa minima di ore di lavoro settimanali medie basata sulla percentuale di tempo della posizione
• Un piano di lavoro che si ripete regolarmente che consiste in qualcosa di diverso da cinque giorni di lavoro consecutivi approssimativamente uguali
• Il piano di lavoro alternativo del dipendente può dover essere regolato come necessario per soddisfare i requisiti del lavoro della posizione

Caratteristiche del piano di lavoro flessibile:

• Un’aspettativa minima di ore di lavoro settimanale basata sulla percentuale di tempo della posizione
• Un “periodo di lavoro principale” giornaliero durante il quale ci si aspetta che il dipendente sia al lavoro
• Un orario di inizio giornaliero variabile che inizia entro un periodo di tempo stabilito
• Un orario di fine giornaliero variabile che prende in considerazione l’orario di inizio della giornata, Tuttavia ci si aspetta che i dipendenti lavorino tutto il tempo necessario per raggiungere gli obiettivi di lavoro
• Il piano di lavoro flessibile del dipendente può essere regolato come necessario per soddisfare i requisiti di lavoro della posizione

Esempio 5: Piano di lavoro alternativo – dipendenti esenti per lavoro straordinario

Esempio 6: Piano di lavoro alternativo – dipendenti esonerati dal lavoro straordinario

Esempio 7: Piano di lavoro flessibile – dipendenti esentati dal lavoro straordinario

Esempio 8: Piano di lavoro flessibile – dipendenti esentati dal lavoro straordinario

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Registrazione delle ferie

Per un impiegato a tempo pieno, una vacanza vale otto ore. Per i dipendenti a tempo parziale, il valore delle ore di vacanza è ripartito in base alla percentuale di tempo pieno del dipendente.

Se una vacanza cade in un giorno in cui il dipendente è programmato per lavorare meno ore rispetto al valore della vacanza, il dipendente riceve un credito per la differenza. Questo si traduce in ore di credito vacanza che il dipendente può organizzare per prendere fuori in una data successiva.

Se una vacanza cade in un giorno che il dipendente è previsto per lavorare più ore rispetto al valore della vacanza, il dipendente sarà “in debito” l’Università la differenza di tempo tra il valore orario della vacanza e le ore il dipendente è stato programmato per lavorare. La seguente tabella fornisce esempi di queste considerazioni sul mantenimento delle ferie.

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