Tutti i cavalli del re

Dopo aver ringraziato e trovato il vostro bambino interiore, è ora di tornare alla realtà di gestire un’organizzazione IT. La realtà è che il vostro team IT non può proteggere la vostra organizzazione dai cattivi attori (non questi cattivi attori, ma persone/organizzazioni che vogliono fare del male a voi o alla vostra azienda). Avete bisogno dell’aiuto e della cooperazione attiva dei vostri utenti per proteggere la vostra azienda.

Vero tempo di confessione: I membri del team IT non possono riparare tutto ciò che i loro utenti possono rompere.

Se tutti i cavalli e tutti gli uomini del re non sono riusciti a rimettere insieme Humpty-Dumpty, non c’è modo che il vostro team IT da solo possa proteggere la vostra azienda. La maggior parte delle persone nella vostra azienda vuole aiutarvi, a condizione che 1) capiscano cosa devono fare, 2) non sia troppo difficile e 3) non sia troppo scomodo. Prendiamo queste cose una alla volta con un esempio reale di gestione delle email indesiderate.

Facile da capire

Da qualche anno diciamo ai nostri utenti di NON aprire le email da persone che non conoscono, di NON credere alle email che offrono qualcosa di troppo bello per essere vero, e di NON cliccare sui link in queste email. Quindi, se ora volete che i vostri utenti inoltrino le email di spam per l’analisi o segnino attivamente le email come spam o facciano qualcos’altro, dovrete essere chiari su cosa volete che facciano e quando.

Facile da capire: Se ricevi un’email da un indirizzo di posta elettronica o da un’azienda che non riconosci, cancellala senza aprirla o clicca con il tasto destro e inoltrala come allegato a [email protected].

Non è facile da capire: Se ricevete un’email da qualcuno che non conoscete, segnate l’email come spazzatura o bloccate il mittente o cancellate l’email o inoltratela a noi per un’analisi o semplicemente ignoratela.

Non troppo difficile

Tutto ciò detto, ciò che chiedete ai vostri utenti non può essere troppo difficile per loro. Il vostro ruolo al lavoro è incentrato sull’IT. Se fate qualcosa con la tecnologia, state facendo il vostro lavoro. I ruoli dei vostri utenti, tuttavia, di solito NON sono focalizzati sull’IT. Il più delle volte, quando si accorgono che stanno usando la tecnologia, è perché la tecnologia non sta rendendo loro facile fare il loro lavoro!

Non troppo difficile: Stiamo per distribuire un aggiornamento al nostro filtro antispam durante la notte. Se il tuo computer era acceso quando è avvenuto l’aggiornamento, non sono necessarie ulteriori azioni. Se il tuo computer non era acceso, o se eri fuori ufficio con il tuo computer, potresti vedere una schermata lampeggiante la prima volta che accedi, e ti potrebbe essere chiesto di riavviare il tuo client di posta elettronica.

Troppo difficile: Stiamo aggiornando il nostro filtro antispam stasera. Quando entri domani, dovrai andare su X:\ourcompany\IT_scripts\new\scripts\email ed eseguire update_my_spam_filtering_v2 – a meno che tu non sia su un Macintosh, nel qual caso dovrai andare su //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email ed eseguire… beh, avete capito bene!

Non troppo scomodo

Quello che chiedete ai vostri utenti non può essere così scomodo per loro che è più facile per loro investire tempo per trovare un modo per aggirare quello che gli state chiedendo di fare. Detto in modo positivo, ciò che chiedete loro di fare dovrebbe essere il percorso più facile da seguire.

Conveniente: Stiamo cambiando il nostro approccio di filtraggio dello spam via email. Il nuovo approccio bloccherà le email che contengono malware e vi invierà un digest giornaliero di email discutibili. Puoi rilasciare i singoli messaggi dalla quarantena o ignorarli. Se li ignori, saranno cancellati dopo 30 giorni.

Troppo scomodo: Stiamo cambiando il nostro approccio di filtraggio dello spam via email. Dovrete notificare a tutte le persone che vi inviano email che potrebbero ricevere “bounce-back” e che potrebbero aver bisogno di compilare le sfide “I’m human” per poter inviare email con voi. Questo dovrebbe risolversi in 30-60 giorni dopo aver scambiato e-mail con i vostri principali clienti e contatti.

Se spiegate cosa state cercando di realizzare e rendete facile e conveniente per i vostri utenti lavorare con voi, potete evitare di dover provare a rimettere insieme Humpty-Dumpty.