Istruzioni per il rinnovo

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Circa tre mesi prima della scadenza delle targhette del dichiarante, il Florida Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services (Bureau) invierà a tutti i dichiaranti attivi un pacchetto di rinnovo. Il pacchetto di rinnovo contiene un breve avviso di rinnovo che include un link online alle istruzioni dettagliate di rinnovo e un modulo di rinnovo generato dal computer che ha precompilato le informazioni del vettore e del veicolo dal conto del vettore. Le informazioni sul conto saranno “attuali” a partire dalla data in cui il modulo di rinnovo è stato creato, quindi sarà necessario aggiornare il modulo con tutti i cambiamenti che devono essere fatti per il prossimo anno di registrazione. Le informazioni sul chilometraggio sono richieste per il periodo di riferimento che corrisponde all’anno di registrazione, per calcolare le tasse di rinnovo. A causa dell’alto volume di rinnovi e altre transazioni gestite ogni mese, i trasportatori sono incoraggiati a iniziare il processo di rinnovo non appena ricevono questo pacchetto. Sono anche incoraggiati a rinnovare online, usando il pacchetto di rinnovo come riferimento. Quando si rinnova online, non c’è bisogno di spedire una domanda e tutti i documenti di supporto possono essere inviati tramite un indirizzo e-mail speciale per gli utenti di E-File.

CONSIGLI GENERALI PER IL RINNOVO

Come indicato sopra, i vettori possono iniziare il processo di rinnovo fino a tre mesi prima della scadenza della loro registrazione. Può essere utile tenere a mente che rinnovare in anticipo e ricevere una fattura in anticipo NON significa che il pagamento è immediatamente dovuto. Invece, avere una fattura in mano è un modo per confermare che le vostre credenziali sono pronte per essere emesse non appena il pagamento è stato effettuato e inviato. I trasportatori dovrebbero considerare quanto tempo si aspettano che i loro nuovi cartellini e le carte di taxi raggiungano la loro sede una volta spediti, e quanto tempo ci vorrà per metterli sui loro veicoli registrati prima che i cartellini attuali scadano. Queste informazioni possono aiutarli a determinare quanto tempo hanno prima di effettuare il pagamento. Qui ci sono alcuni altri suggerimenti per mantenere il rinnovo IRP in pista:

Rivedere attentamente tutte le istruzioni di rinnovo

A prescindere dal metodo usato per presentare un rinnovo, essere sicuri di fare riferimento alle istruzioni di rinnovo IRP dell’anno corrente.

Questo documento può essere visualizzato in anteprima in qualsiasi momento, come preparazione. Le istruzioni descrivono in dettaglio tutte le fasi del processo di rinnovo, le informazioni sul vettore e sul veicolo che dovranno essere verificate nuovamente attraverso la documentazione di supporto, e i tipi di documenti (prove) che il Bureau può accettare. Evitare errori ridurrà la possibilità che l’operazione di rinnovo sia ritardata perché l’ufficio ha bisogno di informazioni aggiuntive dal vettore.

Controllare le informazioni precompilate sul modulo di rinnovo per verificarne l’accuratezza e la completezza

Raccogliere e presentare i documenti giustificativi appropriati

I seguenti documenti devono essere forniti ad ogni rinnovo:

• Prova della copertura assicurativa attuale negli importi applicabili
• Prova del pagamento attuale della tassa federale sull’uso dei veicoli pesanti

Il seguente può essere necessario, a seconda delle vostre operazioni:

• Se state aggiungendo veicoli alla vostra registrazione, o avete un veicolo esistente che non ha un titolo attuale della Florida, prova della proprietà del veicolo.
• Se avete ancora o state aggiungendo veicoli con un pegno in sospeso, una dichiarazione corrente dal titolare del pegno (su carta intestata del titolare del pegno) che indica che c’è ancora un pegno in sospeso e che il titolo non sarà rilasciato fino a quando questo pegno è soddisfatto.
• Se non possedete i vostri veicoli registrati e/o l’assicurazione è a nome di un altro partito, prova di un accordo di leasing corrente.
• Se il vostro rinnovo include un cambiamento nel vostro indirizzo fisico in Florida, la prova che la vostra attuale attività stabilita o luogo di residenza soddisfa i criteri IRP.

Rispondere prontamente alle richieste di informazioni o documenti mancanti

Pagare la vostra fattura in tempo per le credenziali da spedire prima della scadenza dei vostri tag

Nota: I rinnovi per la prima volta richiedono il pagamento con fondi garantiti. Il Bureau non può accettare un assegno da un conto personale o aziendale. Forme di pagamento accettabili sono un assegno circolare, un vaglia o una carta di credito.

RINNOVO ONLINE

Utilizzare il sistema E-File dello Stato della Florida può essere il modo più veloce per rinnovare una registrazione IRP. Tutte le informazioni vengono inserite online e i documenti di supporto richiesti vengono scannerizzati e inviati a un indirizzo email dedicato. Il sistema è disponibile 24 ore su 24 ed elimina la necessità di spedire qualsiasi documento. In generale, l’ufficio può esaminare la richiesta di rinnovo online in modo più efficiente, e se non ci sono informazioni o documenti mancanti, il vettore può essere rapidamente avvisato via e-mail quando il rinnovo è approvato ed è pronto per il pagamento.

E-File richiede la pre-registrazione come utente. Vai alla pagina web IRP E-Filing per informazioni generali e istruzioni.

I vettori che sono già registrati come utenti E-File non hanno bisogno di presentare aggiornamenti sul modulo di rinnovo cartaceo che arriva per posta. Invece, possono andare online alla pagina di login di E-File per rinnovare e aggiornare il loro account. I seguenti sono consigli per il rinnovo online:

Scaricate la Guida di Riferimento Rapido per il Rinnovo IRP

Cliccate qui per l’assistenza tecnica sul completamento del processo di rinnovo online.

Fate delle copie scannerizzate leggibili di tutti i documenti richiesti per il rinnovo

Se la copia scannerizzata è di bassa qualità e non è adatta alla revisione o all’archiviazione nel conto, sarà necessaria un’altra copia. Evitare ritardi prendendo precauzioni durante la scansione.

Essere tempestivi quando si inviano i documenti giustificativi via e-mail

Email [email protected]. Metti sempre il numero di conto e il nome del conto nella riga dell’oggetto dell’e-mail. (

Monitorare l’email per ulteriori istruzioni o accedere a E-File per controllare lo stato

Una volta che il rinnovo è stato esaminato e approvato, lo stato del rinnovo cambierà da “In attesa di revisione” a “Transazione approvata”, e sarà quindi pronto per il pagamento.

Paga online

Non appena il rinnovo IRP è stato fatturato, gli utenti di E-File hanno la possibilità di effettuare un pagamento elettronico. Questa opzione permette il pagamento con carta di credito o assegno bancario.

Gli utenti E-File possono richiedere una consegna più veloce delle loro credenziali (via Federal Express) andando su www.fedex.com e creando la loro etichetta postale prepagata. Una volta creata questa etichetta, può essere inoltrata a [email protected] con le seguenti tre informazioni nella riga dell’oggetto dell’e-mail: (1) Nome dell’account, (2) Numero di account, e le parole (3) “Etichetta FEDEX”.

Nota: L’invio delle credenziali via FEDEX è una cortesia; se le credenziali non possono essere spedite lo stesso giorno, l’etichetta FEDEX dei clienti non sarà utilizzata e l’ufficio informerà il cliente via e-mail.

RINNOVO PER POSTA

Il modulo precompilato che è stato inviato per posta al vettore deve essere utilizzato per aggiornare le informazioni sul veicolo, aggiungere o eliminare veicoli e fare altre correzioni. Tutte le voci devono essere leggibili, complete e il modulo deve essere firmato. Usare l’inchiostro. NOTA: Le firme dell’agente di servizio/procuratore NON sono accettabili sulla domanda di rinnovo.

Se necessario, può essere usata una DOMANDA IRP in bianco (HSMV 85900), contrassegnata RINNOVO. Tutte le voci devono essere leggibili, complete e il modulo deve essere firmato. Utilizzare l’inchiostro. NOTA: Le firme dell’agente di servizio/procuratore NON sono accettabili sulla domanda di rinnovo.

I seguenti sono consigli per il rinnovo per posta:

• Utilizzare il seguente indirizzo per presentare la domanda e tutti i documenti:

Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-0626

• Marcare tutti i documenti di supporto con il numero del conto.

• Assicurarsi che tutte le fotocopie dei documenti siano leggibili.

• Assicurarsi che il conto abbia un indirizzo e-mail valido in archivio.

Per evitare ritardi causati dal dover essere avvisati per posta se ci sono ulteriori requisiti o documenti necessari, sarà utile avere un indirizzo e-mail valido che l’ufficio può usare per contattarvi rapidamente.

Pagare la fattura per attivare il rilascio delle credenziali

I registranti ricevono una fattura non appena un pacchetto di rinnovo completo viene esaminato e approvato. Il modo più veloce per pagare è con una carta di credito per telefono (850-617-3711) durante l’orario di lavoro. Altrimenti, il pagamento può essere effettuato all’indirizzo di cui sopra o presso un centro servizi IRP.

RINNOVARE DI PERSONA

Gli iscritti hanno la possibilità di visitare un centro servizi IRP, dove è possibile ricevere un servizio lo stesso giorno per la transazione di rinnovo. Vai su Informazioni generali IRP per informazioni sulle agenzie private che offrono servizi di rinnovo IRP. Rinnovare di persona al centro servizi BCVDS non è generalmente raccomandato a causa dell’alto e imprevedibile volume di clienti che rinnovano all’ultimo minuto ogni mese.