Il comitato finanziario e le responsabilità del presidente del comitato

Ruolo del comitato

Il ruolo del comitato finanziario è principalmente quello di fornire la supervisione finanziaria dell’organizzazione. Le aree di compito tipiche per i gruppi di piccole e medie dimensioni includono la pianificazione finanziaria e di bilancio, il reporting finanziario e la creazione e il monitoraggio dei controlli interni e delle politiche di responsabilità. Uno schema di responsabilità appare qui sotto.

Budgeting e pianificazione finanziaria

1. Sviluppare un budget operativo annuale con lo staff.
2. Approvare il budget all’interno del comitato finanziario.
3. Monitorare il rispetto del budget.
4. Stabilire obiettivi finanziari a lungo termine insieme alle strategie di finanziamento per raggiungerli.
5. Sviluppare budget operativi pluriennali che integrino gli obiettivi e le iniziative del piano strategico.
6. Presentare tutti gli obiettivi e le proposte finanziarie al consiglio di amministrazione per l’approvazione.

Comitati finanziari efficaci si impegnano pienamente in un processo di budgeting annuale in cooperazione con il leader amministrativo del personale e il personale senior. A meno che lo statuto di un’organizzazione non lo proibisca espressamente, può essere vantaggioso includere nel comitato membri non del consiglio di amministrazione con esperienza finanziaria.

Oltre a sviluppare un budget annuale, il comitato dovrebbe anche stabilire obiettivi finanziari a lungo termine. Questi obiettivi potrebbero includere, per esempio, la creazione di un capitale d’esercizio o di un fondo di riserva di cassa e la creazione di un fondo per la manutenzione o la sostituzione delle attrezzature. Se l’organizzazione ha un piano strategico, il comitato finanziario lavorerà con lo staff per determinare le implicazioni finanziarie del piano e le inserirà in un budget organizzativo pluriennale che sosterrà finanziariamente l’implementazione delle strategie.

Reporting

1. Sviluppare con lo staff formati di report utili e leggibili.
2. Lavorare con lo staff per sviluppare una lista di report desiderati notando il livello di dettaglio, frequenza, scadenze e destinatari di questi report.
3. Lavorate con lo staff per capire le implicazioni dei rapporti.
4. Presentate i rapporti finanziari al consiglio completo.

Comitati finanziari efficaci richiedono allo staff di fornire rapporti altamente contestuali che comunichino chiaramente la posizione finanziaria e di cassa dell’organizzazione, la sua aderenza al budget, la sua allocazione delle risorse verso la realizzazione della sua missione e il suo sostegno a qualsiasi restrizione imposta dai donatori sui contributi. Avere un elenco predeterminato delle aspettative di rendicontazione permette al personale di allocare abbastanza tempo per produrre rapporti accurati e di alta qualità e non essere colti alla sprovvista da richieste ad hoc. Inoltre, questi rapporti dovrebbero aiutare a focalizzare la discussione del consiglio sui risultati attesi e sulle potenziali strategie per superare le battute d’arresto o i cambiamenti nell’ambiente finanziario.

Controlli interni e politiche di responsabilità

1. Creare, approvare e aggiornare (se necessario) le politiche che aiutano a garantire la protezione dei beni dell’organizzazione.
2. Assicuratevi che le politiche e le procedure per le transazioni finanziarie siano documentate in un manuale, e che il manuale sia rivisto annualmente e aggiornato se necessario.
3. Assicuratevi che le politiche e le procedure finanziarie approvate siano seguite.

Anche se l’intero consiglio ha la responsabilità fiduciaria dell’organizzazione, la commissione finanziaria ha un ruolo di leadership in questo settore, assicurandosi che le procedure di controllo interno appropriate per tutte le transazioni finanziarie siano documentate in un manuale e seguite dal personale. Il comitato dovrebbe anche avere un ruolo nella determinazione e nell’aggiornamento dei firmatari dei conti bancari, così come nella supervisione di tutte le scadenze legali e governative.

I comitati finanziari sono anche spesso incaricati di assicurare la conformità e/o di sviluppare altre politiche che servono ulteriormente a proteggere l’organizzazione e a gestire la sua esposizione al rischio. Queste includono l’istituzione di politiche che circondano:

• Politiche del personale
• Pacchetti retributivi per i dirigenti (in assenza di un comitato separato per le risorse umane)
• Contratti o locazioni a lungo terminecontratti o leasing a lungo termine
• Prestiti o linee di credito
• Uso di internet e sicurezza dei computer
• Acquisti di capitale
• Disposizione di azioni donate
• Requisiti e revisioni requisiti e revisioni
• Conservazione dei registri
• Accettazione di doni

Copertura di revisioni e investimenti

Dipende da molti fattori tra cui – la dimensione del consiglio, la dimensione del budget, la grandezza e la complessità delle attività finanziarie esistenti – il comitato finanziario può essere chiamato a svolgere i ruoli di altri due comitati che sono solitamente separati nelle organizzazioni più grandi: il comitato per la revisione contabile e il comitato per gli investimenti. Le responsabilità di base dei comitati di revisione e investimento includono:

Comitato di revisione

1. Recluta e seleziona il revisore.
2. Esamina la bozza di revisione e la 990 presentata dal revisore.
3. Presenta la relazione di revisione all’intero consiglio di amministrazione (se il revisore non lo fa).
4. Esamina la lettera di raccomandazione del management (SAS112) dal revisore e assicura il follow-up su qualsiasi questione menzionata.

Comitato per gli investimenti

1. Disegna una politica di investimento che dettaglia gli obiettivi del portafoglio di investimento, le linee guida sull’asset allocation del portafoglio basato su un livello predeterminato di tolleranza al rischio, le autorizzazioni per eseguire le transazioni, la disposizione del reddito guadagnato, ecc.
2. Assicurarsi che le disposizioni della politica siano seguite.
3. Rivedere la politica almeno annualmente e aggiornarla se necessario.
4. Assumere e valutare i gestori/consulenti degli investimenti.

Anche se un’organizzazione non ha abbastanza denaro per sostenere un portafoglio di investimenti completo, dovrebbe gestire il suo denaro per ottimizzare le entrate. Se un’organizzazione ha del contante operativo in eccesso, il comitato finanziario, con l’input del leader amministrativo del personale, può considerare la stesura di linee guida per mettere il contante in eccesso in veicoli a basso rischio e a breve termine. Queste dovrebbero essere progettate per massimizzare le entrate guadagnate dalla liquidità esistente senza interferire con le esigenze del flusso di cassa operativo, ad esempio, acquistando CD a breve termine con date di scadenza scaglionate, o stabilendo un accordo di conto corrente in cui la liquidità in eccesso viene spazzata in un veicolo a più alto rendimento ogni notte.

Ruolo del presidente

Il presidente del comitato finanziario è più spesso il tesoriere del consiglio, i cui compiti specifici sono solitamente descritti nello statuto dell’organizzazione. In pratica questi compiti possono variare considerevolmente da un ruolo pratico, nel caso del modello “consiglio di lavoro”, ad un ruolo più di supervisione in cui le transazioni sono in gran parte gestite dal personale.

Come presidente della commissione finanziaria, il tesoriere del consiglio si assicura che la commissione faccia il suo lavoro. I compiti specifici del presidente includono:

1. Fare da collegamento principale tra la commissione e l’intero consiglio,
2. Lavorare con il capo del personale per stabilire un ordine del giorno per ogni riunione della commissione,
3. Informare i membri della riunione,
4. Assicurarsi che dispense e rapporti siano preparati e inviati ai membri della commissione in anticipo.

Una lista annuale dei compiti della commissione è uno strumento utile per organizzare il lavoro della commissione. Questo potrebbe assumere la forma di una linea temporale o di un calendario mese per mese che integri le scadenze del bilancio e della pianificazione finanziaria, le scadenze dei documenti governativi e legali, le scadenze dei rapporti interni, le date per rivedere e aggiornare le politiche e le procedure e le date delle riunioni della commissione finanziaria e del consiglio di amministrazione. Un buon tesoriere o presidente del comitato finanziario avrà, o svilupperà rapidamente, una comprensione dei rapporti finanziari del non profit e dell’IRS 990.

La presenza di un comitato finanziario pienamente impegnato è una forte indicazione che un’organizzazione è impegnata in una buona gestione e sta attivamente costruendo e preservando le risorse finanziarie necessarie per sostenere il compimento della sua missione, sia a breve che a lungo termine.