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Condividere e collaborare sui file

Google Drive rende semplice la condivisione dei file. Permette anche a più persone di modificare lo stesso file, permettendo una collaborazione in tempo reale. Guarda il video qui sotto per saperne di più su queste caratteristiche.

Condivisione di file

Ogni volta che condividi un file dal tuo Google Drive, puoi permettere ad altri di visualizzare e persino modificare quello stesso file. Mentre puoi condividere qualsiasi file memorizzato nel tuo Google Drive, è importante notare che puoi usare le funzioni di collaborazione solo per i file creati all’interno del tuo Drive.

Guardiamo l’esempio di Olenna, un’insegnante di arte che usa il suo Google Drive per organizzare lettere, piani di lezione e altro. I file di Olenna includono:

  • File che tiene privati, come il suo foglio di calcolo con le spese di classe
  • File che lascia modificare agli altri, come i documenti di pianificazione delle lezioni che crea con il suo co-insegnante
  • File che condivide pubblicamente e non lascia modificare agli altri, come le newsletter e gli annunci che condivide con i suoi studenti e i loro genitori
  • File che altri condividono con lei, compresi quelli che può modificare, come l’inventario delle forniture del suo co-insegnante; e quelli che non può modificare, come un programma inviato dal preside

Come puoi vedere, nessuna singola impostazione di condivisione sarebbe giusta per tutti i file di Olenna. Le impostazioni che scegli per ogni tuo file condiviso dipenderanno probabilmente dal motivo per cui lo stai condividendo in primo luogo.

Quando condividi un file con un gruppo limitato di persone, i tuoi collaboratori devono accedere con un account Google per visualizzare o modificare il file. Tuttavia, quando condividi con un gruppo più grande o rendi il file pubblico, i tuoi collaboratori non avranno bisogno di un account Google per accedere al file.

Per condividere un file con un gruppo limitato di persone:

  1. Localizza e seleziona il file che vuoi condividere, quindi fai clic sul pulsante Condividi.
    Cliccando il pulsante Condividi.
  2. Apparirà una finestra di dialogo. Nella casella Persone, digita gli indirizzi e-mail delle persone con cui vuoi condividere il file. Se vuoi, puoi aggiungere un messaggio che verrà inviato per email alle persone con cui condividi il file.
  3. Clicca su Invia. Il tuo file verrà condiviso.
    Componendo un messaggio.

Per un maggiore controllo sui tuoi file, puoi fare clic sulla freccia a discesa per decidere se le persone possono modificare, commentare o semplicemente visualizzare il file.

Selezionare Solo visualizzazione.

Condivisione con un link

Puoi facilmente condividere un file con un gruppo più grande di persone fornendo un link a qualsiasi file nel tuo Google Drive. Un link è fondamentalmente un URL o un indirizzo web per qualsiasi file che vuoi condividere. Questo può essere particolarmente utile per i file che sarebbero troppo grandi da inviare come allegato e-mail, come i file musicali o video. Puoi anche condividere un file pubblicando il link su una pagina web pubblica. Chiunque clicchi sul link verrà reindirizzato al file.

Per condividere un link:

  1. Cerca e seleziona il file che vuoi condividere, poi clicca sul pulsante Condividi.
    Cliccando il pulsante condividi.
  2. Apparirà una finestra di dialogo. Clicca su Ottieni link condivisibile.
    Copia il link condivisibile.
  3. Un link al file sarà copiato nei tuoi appunti web. Puoi quindi incollare il link in un messaggio e-mail o sul web per condividere il file. Quando hai finito, clicca su Done.
    Selezionando View dal menu a discesa.

File condivisi con te

Le persone possono anche scegliere di condividere file con te. Questi file appariranno nella tua cartella Condivisi con me. Tuttavia, se preferisci accedere a un file dal tuo Google Drive senza passare a questa visualizzazione, puoi spostarlo. Per fare questo, vai alla tua cartella Condivisi con me, passa il mouse sul file desiderato, quindi seleziona Aggiungi al mio Drive.

Aggiungi il file al mio Drive.

Strumenti di collaborazione

Ogni volta che condividi un file in formato Google Drive, avrai la possibilità di permettere ai tuoi co-editori di cambiare e modificare il file. Google Drive offre diversi strumenti che migliorano la collaborazione rendendo più facile comunicare con i tuoi co-editori e vedere quali modifiche sono state fatte e da chi.

Clicca i pulsanti nell’interattivo qui sotto per conoscere le funzioni di collaborazione in Google Drive.

modifica hotspotgrafico con etichetta

Opzioni di condivisione aggiuntive

Clicca File per visualizzare ulteriori opzioni di condivisione. Scarica come scarica il tuo file in un formato diverso come un documento Word, un file PDF o un testo HTML. Pubblica su Web crea una semplice pagina web del tuo documento. Email collaborators ti permette di inviare un’email che include un link al tuo file. Email as attachment ti permette di inviare il tuo file come allegato email.

Revision History

Clicca File e poi seleziona See revision history per vedere le versioni precedenti del file. Puoi vedere i cambiamenti che sono stati fatti nel tempo e tornare ad una versione precedente se vuoi.

Tasto Commenti

Clicca il tasto Commenti per visualizzare un thread contenente tutti i commenti relativi al file, ordinati cronologicamente. Puoi anche aggiungere nuovi commenti e rispondere a quelli vecchi.

Tasto Condividi

Passa sopra il pulsante Condividi per vedere una descrizione delle impostazioni di visibilità correnti del file. Clicca sul pulsante Condividi per modificare le impostazioni di condivisione del file. Puoi condividere il tuo file con altri, modificare la visibilità o creare un link al file.

Visualizzazione corrente e chat

Clicca qui per chattare con altri che stanno visualizzando il file. Nota che le chat non sono salvate nei commenti.

Cursore

Quando un collaboratore sta modificando il file, un cursore apparirà in un colore brillante in qualsiasi punto lui o lei stia modificando. Qualsiasi modifica apportata dalla persona apparirà in tempo reale.

Aggiungimento di commenti

I commenti ti permettono di allegare una breve nota a una certa sezione di un file. I tuoi collaboratori possono vedere e rispondere a qualsiasi commento che crei. Per aggiungere un commento, seleziona il testo che vuoi commentare, poi clicca con il tasto destro e seleziona Comment dal menu a discesa. I tuoi collaboratori possono scegliere se rispondere o risolvere il commento.

Modalità suggerimento

Google Drive ha anche una funzione chiamata modalità suggerimento, che è simile alla funzione Traccia modifiche in Microsoft Office. Questo permette ad ogni collaboratore di apportare modifiche, dando agli altri collaboratori la possibilità di rivedere le modifiche prima di renderle permanenti. Questa pagina ha maggiori informazioni su come fare modifiche suggerite e accettare o rifiutare le modifiche degli altri.

Sfida!

  1. Apri il nostro file di esempio. Assicurati di aver effettuato l’accesso a Google, poi clicca su File >Fai una copia.
  2. Passa alla modalità suggerimento.
  3. Seleziona le prime tre righe della lettera e allineale al centro.
  4. Seleziona il nome Melissa Vaughn e aggiungi un commento che dice Controlla due volte l’ortografia.
  5. Quando hai finito, il tuo documento dovrebbe avere un aspetto simile a questo:
    esempio di condivisione e collaborazione
  6. Opzionale: Prova a condividere il tuo documento con qualcuno.

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