Fatevi queste domande prima di firmare un contratto di locazione commerciale

È troppo tardi per fare dei cambiamenti dopo aver firmato un contratto di locazione commerciale per un edificio per uffici o uno spazio commerciale e l’inchiostro si è asciugato. È di vitale importanza che comprendiate i termini del contratto di locazione, il loro impatto, e che abbiate negoziato il miglior accordo possibile per voi stessi prima di firmare un contratto di locazione commerciale. Questo comincia con l’avere una conoscenza pratica di termini come “CAM” e clausole di arbitrato.

Fatti queste domande per essere sicuro di sapere a cosa vai incontro.

Hai letto e compreso l’intero contratto?

Sì, devi leggerlo, parola per parola. Potrebbe essere un documento molto lungo e non molto interessante, ma devi assolutamente sapere cosa c’è scritto.

Molti proprietari usano contratti di locazione “standard” o “boilerplate” che includono termini generali che sono comuni alla maggior parte dei contratti, quindi assicurati che i termini siano inclusi se hai negoziato qualcosa di diverso. Assicuratevi che il linguaggio standard e il vostro linguaggio speciale non si contraddicano a vicenda.

Anche se il padrone di casa ha redatto il contratto di locazione da solo, non dare per scontato che abbia fatto tutto bene. Controllate la data di inizio, la data di fine, l’affitto, le condizioni di aumento dell’affitto e qualsiasi altra condizione speciale che avete negoziato. E soprattutto, assicurati di sapere cosa sei obbligato a fare secondo i termini del contratto. Cosa è obbligato a fare il padrone di casa? Puoi rescindere il contratto?

Hai negoziato il miglior affare possibile?

Non è necessariamente un affare concluso solo perché vi è stato dato un contratto da firmare. Questo non significa che qualsiasi opportunità di negoziazione sia finita. Questo non avviene fino a quando il contratto è stato firmato da entrambe le parti.

Fate una lista di tutte le disposizioni che non vi piacciono mentre leggete il contratto. Inviate la lista al vostro potenziale padrone di casa. Potresti essere sorpreso da quanto siano disposti a cambiare.

Hai capito i termini delle CAM?

La maggior parte dei contratti di locazione usano il termine “CAM” piuttosto che specificare “manutenzione delle aree comuni”. Ti dovrebbe essere assegnata una percentuale delle spese CAM di cui sei responsabile. La tua quota è basata sulla percentuale dell’edificio che stai affittando. Assicuratevi che la percentuale sia basata sulla dimensione complessiva dell’edificio e che non vari in base a quanto dell’edificio è affittato in qualsiasi momento.

La sezione CAM di un contratto di locazione commerciale è probabilmente una delle sezioni più confuse e probabilmente sarete sorpresi di quanto state pagando. Controllate di non pagare per cose che riguardano gli sforzi di marketing del padrone di casa o le spese legali associate alla negoziazione di contratti di locazione con altri inquilini.

Altre cose che potreste voler eliminare sono qualsiasi tassa amministrativa superiore al 3%, il pagamento di benefici per i dipendenti del padrone di casa, e i costi di costruzione per altre unità di locazione. Potete e dovete negoziare i termini dei CAM.

Avete considerato di chiedere un contratto di locazione con CAM Stop?

La maggior parte delle locazioni in questi giorni sono “triple net” o “net-net-net”, il che significa che si paga l’affitto più la propria quota proporzionale delle CAM, le tasse di proprietà e spesso i costi di riparazione e manutenzione della proprietà. Ma potete chiedere al padrone di casa un contratto di locazione CAM Stop in modo da pagare solo un aumento delle CAM e delle tasse di proprietà al di sopra del vostro anno di locazione iniziale, spesso chiamato “anno base”.”

Il padrone di casa potrebbe aumentare il vostro tasso di locazione base in cambio, ma toglie molta della “tassa misteriosa” dall’affitto. In alternativa, potreste chiedere un tetto massimo per le CAM in modo che non possano aumentare più di una certa percentuale negoziata. Fate attenzione a come e quando le tariffe CAM aumentano durante il periodo di locazione.

Qual è la vostra responsabilità per le spese di capitale?

Le “spese in conto capitale” si riferiscono tipicamente alle maggiori spese strutturali in un contratto di locazione commerciale, come tetto, fondamenta, HVAC, e altre riparazioni e sostituzioni importanti. Ciò che è “standard” può variare da città a città e da proprietà a proprietà, ma cercate di evitare di firmare qualsiasi contratto di locazione che sposti l’onere di questi costi di riparazione o sostituzione su di voi come inquilino.

Ci sono dei compromessi se il vostro padrone di casa vi chiede di pagare per questi costi. Per esempio, se il contratto d’affitto dice che siete responsabili per la riparazione e la sostituzione dell’HVAC, potreste suggerire al padrone di casa di eliminare “sostituzione” e che il vostro obbligo di riparazione sia limitato a un contratto di manutenzione, magari due volte all’anno. Potreste offrire di essere responsabili di tutte le riparazioni generali fino ad un certo importo massimo annuale.

Il contratto di locazione è cedibile?

Controlla se il padrone di casa ha il diritto di terminare il tuo contratto di locazione nel caso in cui tu chieda una cessione – il diritto di avere qualcun altro che prenda il contratto di locazione se vendi la tua attività. Molte aziende scoprono che la loro posizione è un pezzo importante del loro valore. Alcune aziende cercano di cedere un contratto di locazione per uscirne, ma il padrone di casa vorrà rinegoziare i termini con il cessionario.

Potrebbe uccidere la vostra vendita se il vostro padrone di casa ha il diritto di terminare il contratto di locazione quando chiedete una cessione, quindi chiedete che il padrone di casa rimuova questa disposizione – o almeno permettete che sia modificata in modo che non si applichi alla vendita della vostra attività. Comprendete che il padrone di casa vorrà ancora il diritto di rifiutare la cessione se il nuovo inquilino non è finanziariamente accettabile.

Potete avere un subaffittuario?

La pratica comune di assumere un sublocatario è simile alla cessione di un contratto di locazione. Un sublocatario è un’altra azienda che lavora nel vostro spazio in affitto sotto i termini del vostro contratto. Voi pagate il contratto d’affitto e l’altra parte vi paga una parte dei costi.

Molti padroni di casa non permettono sublocatari, ma potreste voler condividere i costi con qualcuno lungo la strada. Negoziate con il padrone di casa prima di stipulare il contratto di locazione se pensate di voler assumere un sublocatario in futuro.

Il contratto di locazione ha una clausola arbitrale?

Molti contratti in questi giorni includono clausole di arbitrato. Queste clausole dichiarano che entrambe le parti sono d’accordo a risolvere eventuali controversie attraverso l’arbitrato piuttosto che il contenzioso e andare in tribunale. Leggete il contratto di locazione per vedere se la clausola di arbitrato è obbligatoria. Assicuratevi di avere il diritto di partecipare alla scelta dell’arbitro e ad altre decisioni per l’arbitrato se è stato concordato.

Avrete bisogno di una garanzia personale?

La maggior parte dei padroni di casa non firmerà a meno che tu non garantisca personalmente il contratto di locazione, quindi considerati estremamente fortunato se riesci a firmare un contratto di locazione senza tale clausola.

Ma la natura delle garanzie può essere negoziabile. Considerate di fornirne una solo per una parte della durata del contratto di locazione, o negoziate per una garanzia che duri solo da sei a 12 mesi dopo la vostra rescissione.

Avete la vostra struttura aziendale a posto?

Devi assicurarti che la tua struttura aziendale sia a posto se vuoi che ti protegga. Depositate i vostri articoli di incorporazione per una società, o assicuratevi di aver ricevuto i vostri articoli di organizzazione dal Segretario di Stato se siete una LLC. Occupati di questo prima di firmare un contratto d’affitto. Alcuni stati chiamano questi documenti “certificati”.

Assicurati di avere una documentazione che attesti che il contratto di locazione è stato approvato dal tuo consiglio di amministrazione. Dovreste avere una risoluzione aziendale che dimostri che il vostro consiglio ha considerato il contratto di locazione e lo ha approvato. Ci dovrebbe comunque essere una documentazione che attesti che il contratto di locazione è stato approvato anche se non avete un consiglio di amministrazione.

La linea di fondo

Il padrone di casa sarà molto più propenso a negoziare con voi se il vostro contratto di locazione costituisce il 25% di una proprietà più grande che se il vostro spazio è il 3% – qualcosa che potreste voler tenere a mente. Considerate l’assunzione di un avvocato per rivedere il documento e per aiutarvi nelle trattative, in particolare se raggiungete un’impasse con il padrone di casa. Un avvocato può aiutarvi a decidere quando tagliare la corda e quando il rischio vale la pena.