Come pianificare le e-mail sul Mac

A un certo punto, tutti noi abbiamo scivolato e dimenticato un evento importante – se era il compleanno di un amico, il primo giorno di un membro della famiglia in un nuovo lavoro, o forse anche il nostro anniversario!

Pianificare un’e-mail in anticipo significa che, anche se una data importante in qualche modo riesce a sfuggirti, almeno hai sparato una nota veloce solo per far sapere all’altra persona che hai pensato a loro.

Ma pianificare le e-mail non è solo utile per augurare alla tua zia preferita un buon compleanno, può anche aiutare a migliorare la tua produttività. Ad esempio, si potrebbe iniziare la giornata lavorativa scrivendo e programmando tutte le e-mail che si sa che devono essere inviate nel corso di quel particolare giorno, lasciandovi liberi di concentrarvi su compiti più importanti (almeno fino a quando le risposte iniziano ad arrivare!) Programmare le e-mail in anticipo può anche mantenere le cose in movimento quando si è lontani dal computer per un lungo periodo di tempo, per esempio quando si è in vacanza.

Ci sono un sacco di vantaggi nel programmare le e-mail, quindi è piuttosto frustrante che questa funzione non si trovi da nessuna parte nell’applicazione integrata Mail del Mac. Per impostazione predefinita, l’unico modo per inviare un’email è premere il pulsante ‘Invia’ di Mail. Anche se vi prendete il tempo di scrivere un’email in anticipo, avrete comunque bisogno di tornare a Mail e premere ‘Invia’ quando volete effettivamente inviare l’email.

Mail potrebbe non avere un pianificatore integrato, ma non tutto è perduto, in quanto è possibile aggiungere questa funzione a Mail da soli, sia arruolando l’aiuto di un’applicazione di terze parti o creando un flusso di lavoro Automator. In questo articolo, esplorerò entrambi i metodi.

Prima di iniziare c’è un ostacolo di cui devi essere consapevole: se il tuo Mac è spento, addormentato, disconnesso da Internet, o l’applicazione Mail è chiusa, allora il tuo Mac non sarà in grado di inviare e-mail programmate. Solo qualcosa da tenere a mente prima di programmare quel messaggio di ‘Buon Compleanno’ da inviare a mezzanotte!

Creare un Email Scheduler con Automator

Automator è ideale se vuoi programmare le email ma non vuoi scaricare un’app di terze parti, o se non ti vedi programmare abbastanza email da giustificare l’avere un’app dedicata a questo compito.

Per creare un flusso di lavoro Automator in grado di inviare e-mail a un’ora e una data scelte da te:

1. Lancia l’app Automator navigando nella cartella ‘Applicazioni’ del tuo Mac, selezionando ‘Utility’ e facendo doppio clic su Automator.
2. Nella finestra “Scegli un tipo di documento”, seleziona “Applicazione”, seguito da “Scegli”.
3. Assicurati che la scheda “Azioni” sia selezionata, quindi seleziona la voce “Posta”.

4. Trova l’azione ‘New Mail Message’, poi trascinala nella sezione editor della finestra di Automator, e rilasciala nel tuo flusso di lavoro.

5. Ora puoi creare la tua e-mail. Inserisci l’indirizzo del destinatario, così come chiunque tu voglia CC o BCC, l’oggetto dell’email e il suo contenuto.

6. Se hai più account email, apri il menu a tendina ‘Account’ e scegli l’account da cui vuoi inviare questo messaggio.

7. Vuoi programmare più email da inviare nello stesso momento? Allora trascinate un’altra azione ‘New Mail Message’ nel vostro flusso di lavoro, e completate tutti i campi richiesti.

8. Trovate l’azione ‘Send Outgoing Messages’ nel menu a sinistra di Automator e trascinatela nel vostro flusso di lavoro.

9. Ora sei pronto a salvare la tua applicazione, quindi seleziona “File” dalla barra dei menu, seguito da “Salva…”

10. Dai un nome alla tua applicazione (io userò ‘Email Scheduler’) e controlla che il ‘Formato file’ sia impostato su ‘Applicazione’. Clicca su ‘Salva.’

La tua app di pianificazione delle email è ora pronta all’uso, ma non hai ancora specificato quando questa email dovrebbe essere inviata. Per specificare una data e un’ora, dovrai usare l’applicazione Calendario del tuo Mac, quindi lancia quest’applicazione e cominciamo:

1. Trova la data in cui vuoi che questa email sia consegnata, e fai doppio clic su quella casella per creare un ‘Nuovo Evento.’

2. La casella ‘Nuovo evento’ include già un orario predefinito – fai un clic su questo segnaposto per aprire una nuova sezione dove puoi specificare un orario a tua scelta.

3. Poi, passa sopra la sezione ‘Allarme’ finché non appare un menu a tendina. Apri questo menu a tendina e seleziona “Personalizzato…”

4. Apri il primo menu a tendina e seleziona “Apri file”

5. Apri il secondo menu a tendina e seleziona “Altro…”

6. Seleziona l’app Email Scheduler che hai creato prima.

7. Apri il terzo menu a tendina e seleziona “Al momento dell’evento.”

8. Salva le tue modifiche cliccando su “OK.”

E questo è tutto! La tua email sarà ora inviata all’ora che hai specificato nel Calendario.

Questo può sembrare un sacco di lavoro, in particolare se vuoi solo programmare una singola email, ma una volta che hai creato questa app Email Scheduler puoi usarla per programmare le email successive, semplicemente modificando il suo flusso di lavoro.

Per modificare il flusso di lavoro Email Scheduler, dovrai aprirlo in Automator. Quindi o:

• Lancia Automator e poi, quando ti chiede di creare un nuovo documento, fai clic sul pulsante ‘Apri un documento esistente….’. Seleziona la tua app ‘Email Scheduler’.

• Seleziona ‘File’ dalla barra dei menu di Automator, seguito da ‘Open…’ Ancora una volta, seleziona la tua app ‘Email Scheduler’.

Automator caricherà il flusso di lavoro di Email Scheduler, pronto per essere modificato. Aggiorna l’azione ‘New Mail Message’ con un nuovo destinatario, oggetto e nuovo contenuto del corpo, e salva le tue modifiche. Poi, tutto quello che devi fare è lanciare l’app Calendario e specificare quando vuoi che questa e-mail venga inviata.

Utilizzando un’app di terze parti

Se hai intenzione di programmare le e-mail su base regolare, o non hai familiarità con Automator, allora potrebbe avere senso utilizzare un’app di terze parti invece.

Una popolare app di programmazione e-mail è MailButler. Piuttosto che funzionare come un’app indipendente, MailButler si inserisce in Mail, essenzialmente aggiungendo un pulsante “Pianifica email” all’interfaccia standard di Mail.

È possibile scaricare l’edizione essenziale di MailButler gratuitamente, anche se acquistando la versione Professional o Business si ha accesso ad alcune funzioni aggiuntive.

Per configurare MailButler, installalo e poi lancia l’app MailButler. A questo punto, ti verrà richiesto di riavviare l’applicazione Mail in modo che MailButler possa installare le sue estensioni, quindi vai avanti e clicca su “Riavvia Mail ora”. Dopo pochi istanti, dovresti ricevere un’email di conferma (se non la ricevi, controlla la tua cartella ‘Spam’), aprila e clicca sul link ‘Conferma indirizzo email’.

Torna alla tua app Mail e inserisci l’indirizzo email e la password associati al tuo account MailButler, e poi sei pronto per iniziare a usare le caratteristiche di MailButler, inclusa la pianificazione delle email.

Per programmare un’email, componi semplicemente un nuovo messaggio come al solito, ma invece di cliccare sul normale pulsante ‘Invia’ di Mail, clicca sulla nuova icona direttamente alla sua destra – sembra la normale icona ‘Invia’, ma con l’aggiunta di un piccolo orologio.

Facendo clic su questo pulsante ‘Programma’ si aprirà un pannello dove è possibile specificare esattamente quando questa email dovrebbe essere inviata.

Scegli tra le seguenti:

• Data speciale. Programma l’uscita dell’email più tardi oggi, domani o il giorno lavorativo successivo.
• Distanza temporale. Programma l’uscita dell’email dopo un numero specifico di minuti, ore o giorni.
• Ora e data. Pianifica l’uscita dell’email in qualsiasi data o ora scelta da te.

Allora, l’unica cosa che resta da fare è premere il pulsante ‘Pianifica’ e la tua email sarà nascosta nella ‘Posta in uscita’ di Mail fino alla data e all’ora scelte, a quel punto MailButler entrerà in azione e invierà l’email per te.

Se hai bisogno di fare delle modifiche a un’email pianificata, vai nella cartella ‘Posta in uscita’ di Mail e apri l’email in questione. Questo lancia la finestra standard di Mail ‘Componi email’ dove puoi fare tutte le modifiche necessarie, e puoi anche riprogrammare l’email cliccando il pulsante ‘Programma’ e cambiando la data e l’ora.

Per cancellare un’email programmata, trova l’email nella tua ‘Posta in uscita’ e cancellala.

Inviare messaggi quando il tuo Mac dorme

Anche se tecnicamente MailButler non può inviare messaggi programmati mentre il tuo Mac dorme, può inviare messaggi programmati mentre il tuo Mac sonnecchia.

Power Nap è una caratteristica del sistema che mira a mantenere il tuo Mac nel giro anche quando è stato addormentato per un lungo periodo di tempo. Quando il vostro Mac sta facendo un Power Nap, si sveglia ogni poche ore per eseguire una serie di compiti, per esempio durante questi periodi l’applicazione Calendario controllerà la presenza di nuovi inviti, Mail raccoglierà tutti i messaggi in arrivo, e le applicazioni Note, Promemoria e Foto si sincronizzeranno con tutte le modifiche apportate sugli altri dispositivi Apple.

Durante questi periodi, MailButler sarà anche in grado di inviare tutte le e-mail che dovrebbero essere partite mentre il vostro Mac stava dormendo. La tempistica potrebbe non essere perfetta, ma i tuoi messaggi programmati saranno comunque inviati entro poche ore dal tuo programma originale.

Troverai un elenco di tutti i Mac che supportano la funzione Power Nap nei documenti ufficiali Apple.

Se il tuo Mac è incluso in questa lista, allora puoi abilitare Power Nap:

1. Selezionando il logo ‘Apple’ dalla barra dei menu.
2. Selezionando ‘Preferenze di sistema…’
3. Facendo clic su ‘Risparmio energia’.’
4. Per abilitare Power Nap mentre il dispositivo è collegato a una fonte di alimentazione, seleziona la scheda ‘Adattatore di alimentazione’, seguita dalla casella di controllo ‘Abilita Power Nap mentre è collegato a un adattatore di alimentazione’.

5. Per abilitare il Power Nap quando il dispositivo è scollegato, seleziona la scheda ‘Batteria’ e abilita ‘Power Nap mentre è alimentato a batteria.’

Nota, anche con Power Nap abilitato MailButler può inviare email solo se l’app Mail è aperta e connessa a Internet, quindi assicurati che entrambe queste condizioni siano soddisfatte prima di lasciare il tuo Mac alla deriva per dormire.

Non dimenticare mai più di rispondere a un’email

Hai mai ricevuto un’email importante e pensato “Risponderò a questa appena ho un momento”, e poi te ne sei completamente dimenticato? Di solito, questo accade perché l’e-mail arriva nella tua casella di posta nel peggior momento possibile, forse quando ti stai precipitando in una riunione o quando hai avuto una giornata particolarmente frenetica e ti riprometti di rispondere all’e-mail come prima cosa al mattino.

Ma c’è un trucco semplice e veloce per assicurarsi di non dimenticare mai più di rispondere a una e-mail importante – ed è quello di utilizzare l’app Promemoria del Mac, giustamente chiamata, per programmare un promemoria. All’ora designata apparirà una notifica che ti ricorderà che devi rispondere a quell’importante e-mail.

Per creare un promemoria:

1. Lancia l’app Mail e apri l’e-mail a cui devi rispondere.
2. Apri la cartella ‘Applicazioni’ del tuo Mac, e lancia l’app ‘Promemoria’.
3. Trascina questa e-mail nell’app ‘Promemoria’ e lasciala nella lista. Un link ‘Mostra nella posta…’ dovrebbe apparire come un nuovo elemento della lista.

4. Passa sopra il link ‘Mostra nella posta’ finché non appare una ‘i’. Dai un click a questa ‘i’ per aprire una casella dove puoi programmare il tuo promemoria.

5. Seleziona “In un giorno”, inserisci l’ora e la data in cui vuoi ricevere questo promemoria, e poi clicca su “Fatto”.”

Quando arriva l’ora stabilita, apparirà una notifica che ti ricorderà che hai ancora un’email importante da scrivere. Ancora meglio, se si fa clic su questa notifica si avvierà l’applicazione Mail con l’e-mail in questione già aperta, in attesa che tu scriva la tua risposta.