25 Idee per l’organizzazione dei file per un ufficio piccolo o domestico

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Il tuo business ha probabilmente un sacco di file a portata di mano relativi a clienti, finanze e operazioni quotidiane. Idealmente, si dovrebbe avere un sistema impostato per mantenere questi file ordinati in categorie in modo che siano facilmente accessibili, ma non ingombrano la scrivania. Questi sistemi possono andare dal molto semplice e tradizionale alle opzioni high tech e creative.

Idee per l’organizzazione dei file

Qui ci sono alcune idee per l’organizzazione dei file da considerare se si lavora in un piccolo ufficio o da casa.

File Cabinet

La tua soluzione standard di archiviazione dei file, puoi riempirlo con cartelle etichettate per ordinare tutti i tuoi documenti importanti e tenerli facilmente accessibili in un unico posto.

Flat File Cabinet

Un armadio per file piatto come questo di Safco fornisce una struttura di organizzazione simile, ma ti permette di disporre i file orizzontalmente piuttosto che verticalmente. Dipende solo dal tipo di file che hai e da come preferisci accedervi.

Cassetto per file

Forse non hai bisogno di un intero armadio solo per i file. Se riesci a condensarli un po’ e tenere il resto in file digitali, potresti semplicemente aggiungere un sistema di smistamento dei file al cassetto o all’armadio sotto la tua scrivania.

File Boxes

Un’altra soluzione più compatta, puoi anche ottenere scatole che hanno inserti per cartelle di file in modo da poterle trasportare facilmente o conservarle in diversi punti del tuo ufficio.

Hanging File Folders

O forse vuoi che i tuoi file siano più facilmente accessibili. Se questo è il caso, potresti comprare una piccola struttura come questi prodotti Pendaflex per organizzare i tuoi file come faresti in uno schedario.

Neat

Se tieni principalmente file digitali, potresti considerare un sistema come Neat. Ti dà un modo per tracciare facilmente le spese e si integra anche con il software di contabilità.

OneDrive

OneDrive è la soluzione di Microsoft Office per l’archiviazione digitale su cloud. Potete usarlo per mantenere i vostri file accessibili da qualsiasi luogo. Così puoi accedervi anche se sei in telelavoro o stai usando un dispositivo mobile.

Desktop File Sorter

Per un facile accesso a tutti i tuoi file importanti e altri attrezzi da ufficio, puoi avere un semplice organizer da tavolo come questo di Poppin.

Cartelle di file

Se tieni solo una piccola quantità di file fisici a portata di mano, allora potresti essere in grado di cavartela con solo alcune cartelle etichettate che puoi riporre in un cassetto o anche nella tua valigetta.

Cilindri

Un sistema leggermente più grande, è possibile inserire file di alcune categorie diverse all’interno di un raccoglitore e comunque trasportarli e conservarli molto facilmente.

Project Organizer

Questo prodotto è simile a cartelle e raccoglitori. Tuttavia, offre un po’ più di informazioni che è possibile compilare su prodotti specifici in modo da poter tenere tutto organizzato in modo molto specifico. Questo è di Staples.

Cartelle con codice colore

Se usi un armadio, un cassetto o qualche altro tipo di contenitore, puoi tenere tutti i tuoi file organizzati in cartelle di diversi colori in modo da non aver bisogno di avvicinarsi molto per leggere le etichette.

Wall Organizers

Se non vuoi occupare spazio sulla tua scrivania o sul pavimento, potresti investire in un piccolo sistema di cartelle che si monta direttamente sul muro in modo da poter accedere a tutto all’altezza degli occhi.

Mailbox Organizer

Questo tipo di prodotto è spesso usato in aule o uffici dove più persone possono avere materiale in entrata o in uscita. Tuttavia, potresti anche usarlo come organizzatore se hai molti tipi diversi di file e hai bisogno che ognuno di essi sia facilmente accessibile. Questo prodotto proviene da Wayfair.

Letter Boxes

Se non avete bisogno di accedere ai vostri file tutto che spesso, ma hanno bisogno di tenerli intorno solo in caso, si potrebbe tenere su alcune piccole caselle di lettera. Conservale in queste e tienile fuori dal tuo spazio di lavoro principale in modo che non occupino immobili di valore.

Rastrelliere per riviste

Se vuoi una soluzione un po’ più decorativa, puoi trasformare i portariviste in un semplice sistema di file. Basta etichettare ognuno di essi e tenerli accessibili nel tuo ufficio.

Cestino per le lettere

Per un sistema più visibile che ancora non occupa molto spazio intorno alla tua scrivania, potresti usare un cestino per le lettere appeso come questo di Pottery Barn.

Google Drive

Se preferisci una soluzione basata sul cloud per i tuoi file, Google Drive è uno strumento gratuito che ti permette di impostare cartelle e creare documenti. Puoi anche pagare per uno spazio di archiviazione superiore a quello disponibile nel piano gratuito.

MyOrganizer

Se preferisci seguire la strada del software tradizionale, opta per un prodotto come MyOrganizer Ultimate che puoi installare per tenere traccia di documenti, rapporti e spese.

File Cart

Se sei spesso in viaggio, allora considera un sistema di organizzazione dei file portatile come questo modello a rotelle di iBuy Office Supply.

Dropbox

Un’altra soluzione basata sul cloud, Dropbox può essere particolarmente utile per i team che hanno bisogno di accedere o condividere dati e file da qualsiasi luogo.

Paperless

Paperless 2 è un software per sistemi Windows. Ti aiuta a sbarazzarti di quelle copie cartacee dei file in modo da poter tenere tutto organizzato sul tuo desktop.

Desktop System

Un’opzione più grande di un semplice organizzatore di file sul desktop, questo sistema completo da eBay si adatta ancora alla maggior parte delle scrivanie e ha posti per un sacco di file e altre forniture per ufficio.

Safe

Se tieni i file a portata di mano che sono particolarmente sensibili, potresti voler investire in una cassaforte chiusa. Puoi tenere i file in cartelle in modo che siano ancora organizzati, mentre ti assicuri che nessuno al di fuori della tua organizzazione possa accedervi.

Cartelle digitali sul desktop

Se vuoi mantenere tutto molto semplice e non ti piace avere un sacco di copie cartacee a portata di mano, potresti semplicemente impostare delle cartelle sul desktop del tuo computer dove ordinare i file. Poi tenerli in categorie in modo che siano facili da trovare quando ne hai bisogno.

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