Hogyan ütemezzünk e-maileket Macen

Mindannyian előfordult már, hogy elfelejtettünk egy fontos eseményt – legyen az egy barát születésnapja, egy családtag első napja egy új munkahelyen, vagy akár a saját évfordulónk!

Emailek előre történő ütemezése azt jelenti, hogy még ha egy fontos dátum valahogy mégis kiesik a fejéből, akkor legalább egy gyors üzenetet küldött, hogy tudassa a másik féllel, hogy gondolt rá.

Az e-mailek ütemezése azonban nem csak arra jó, hogy boldog születésnapot kívánjon kedvenc nagynénjének, hanem a termelékenységét is növelheti. Például érdemes úgy kezdeni a munkanapot, hogy megírja és beütemezi az összes olyan e-mailt, amelyről tudja, hogy az adott nap folyamán el kell küldenie, így szabadon koncentrálhat a fontosabb feladatokra (legalábbis addig, amíg a válaszok el nem kezdenek érkezni!) Az e-mailek előre ütemezése akkor is segíthet, ha hosszabb ideig távol van a számítógéptől, például nyaralás közben.

Az e-mailek ütemezésének számos előnye van, ezért eléggé elkeserítő, hogy ez a funkció sehol sem található a Mac beépített Mail alkalmazásában. Alapértelmezés szerint az egyetlen módja az e-mail küldésének az, hogy megnyomja a Mail “Küldés” gombját. Még ha időt is szán arra, hogy előre megírjon egy e-mailt, akkor is vissza kell ugrania a Mailbe, és meg kell nyomnia a “Küldés” gombot, amikor ténylegesen el akarja küldeni az e-mailt.

A Mailnek ugyan nincs beépített ütemezője, de nincs minden veszve, mivel ezt a funkciót saját maga is hozzáadhatja a Mailhez, akár egy harmadik féltől származó alkalmazás segítségével, akár egy Automator munkafolyamat létrehozásával. Ebben a cikkben mindkét módszert megvizsgálom.

Mielőtt elkezdenénk, van egy bökkenő, amivel tisztában kell lennie: ha a Mac kikapcsolt állapotban van, alszik, nincs internetkapcsolat, vagy a Mail alkalmazás be van zárva, akkor a Mac nem fog tudni ütemezett e-maileket küldeni. Ezt érdemes észben tartani, mielőtt a “Boldog születésnapot” üzenetet éjfélre ütemezi!

E-mail ütemező létrehozása az Automatorral

Az Automator ideális, ha e-maileket szeretne ütemezni, de nem szeretne letölteni egy harmadik féltől származó alkalmazást, vagy ha nem látja magát annyi e-mailt ütemezni, ami indokolná egy erre a feladatra szánt alkalmazás használatát.

Egy olyan Automator munkafolyamat létrehozásához, amely az Ön által kiválasztott időpontban és dátummal küldhet e-maileket:

1. Az Automator alkalmazást úgy indíthatja el, hogy a Mac “Alkalmazások” mappájába navigál, kiválasztja a “Segédprogramok” lehetőséget, majd duplán rákattint az Automatorra.
2. A ‘Válassza ki a dokumentum típusát’ ablakban válassza az ‘Alkalmazás’, majd a ‘Válasszon’ lehetőséget.”
3. GYőződjön meg róla, hogy a ‘Műveletek’ fül van kiválasztva, majd válassza a ‘Levél’ elemet.

4. Keresse meg az ‘Új levélüzenet’ műveletet, majd húzza be az Automator ablak szerkesztő részébe, és dobja be a munkafolyamatba.

5. Írja be az Automator ablakba. Most már létrehozhatja az e-mailt. Adja meg a címzett címét, valamint azokat, akiket CC-nek vagy BCC-nek szeretne, az e-mail tárgyát és tartalmát.

6. Ha több e-mail fiókkal rendelkezik, akkor nyissa meg a ‘Fiók’ legördülő menüpontot, és válassza ki azt a fiókot, ahonnan ezt az üzenetet el szeretné küldeni.

7. Szeretne több e-mailt egyszerre ütemezni? Akkor húzzon egy másik ‘Új e-mail üzenet’ műveletet a munkafolyamatba, és töltse ki az összes szükséges mezőt.

8. Keresse meg az Automator bal oldali menüjében a ‘Kimenő üzenetek küldése’ műveletet, és húzza be a munkafolyamatba.

9. Az Automator bal oldali menüjében található ‘Kimenő üzenetek küldése’ műveletet. Most már készen áll az alkalmazás mentésére, ezért válassza a menüsorból a ‘Fájl’, majd a ‘Mentés…’

10. Adjon nevet az alkalmazásnak (én az ‘Email Scheduler’-t fogom használni), és ellenőrizze kétszer is, hogy a ‘File Format’ (Fájlformátum) beállítása ‘Application’ (Alkalmazás) legyen. Kattintson a ‘Mentés’ gombra.’

Az email-ütemező alkalmazás most már készen áll a használatra, de még mindig nem adta meg, hogy mikor kell elküldeni az e-mailt. A dátum és az időpont megadásához a Mac naptáralkalmazását kell használnia, ezért indítsa el ezt az alkalmazást, és lássunk hozzá:

1. Keresd meg azt a dátumot, amikor ezt az e-mailt ki akarod küldeni, és duplán kattints erre a mezőre, hogy létrehozz egy ‘Új eseményt’.

2. Az ‘Új esemény’ mező már tartalmaz egy alapértelmezett időpontot – kattintson erre a helyőrzőre, hogy megnyíljon egy új szakasz, ahol megadhatja az Ön által választott időpontot.

3. Ezután vigye a gépet a ‘Riasztás’ szakasz fölé, amíg meg nem jelenik egy legördülő lista. Nyissa meg ezt a legördülő menüt, és válassza ki az “Egyéni…”

4. Nyissa meg az első legördülő menüt, és válassza ki a “Fájl megnyitása”

5. Nyissa meg a második legördülő menüt, és válassza az ‘Other…’

6. Válassza ki a korábban létrehozott Email Scheduler alkalmazást.

7. Nyissa meg a harmadik legördülő menüt, és válassza az ‘At time of event.’

8. Mentse a módosításokat az ‘OK’ gombra kattintva.’

És kész is! Az e-mailje mostantól a Naptárban megadott időpontban fog elküldésre kerülni.

Ez sok munkának tűnhet, különösen, ha csak egyetlen e-mailt szeretne ütemezni, de ha már létrehozta ezt az Email ütemező alkalmazást, a munkafolyamat módosításával a későbbi e-maileket is ütemezheti vele.

Az Email ütemező munkafolyamat szerkesztéséhez meg kell nyitnia az Automatorban. Tehát vagy:

• Elindítja az Automator programot, majd amikor egy új dokumentum létrehozására kéri, kattintson a ‘Meglévő dokumentum megnyitása….’ gombra. Válassza ki az ‘Email Scheduler’ alkalmazást.

• Az Automator menüsorából válassza a ‘Fájl’, majd a ‘Megnyitás…’ parancsot. Ismét válassza ki az ‘Email Scheduler’ alkalmazást.

Az Automator ezután betölti az Email Scheduler munkafolyamatát, és készen áll a szerkesztésre. Frissítse az ‘Új e-mail üzenet’ műveletet új címzett, tárgy és új törzstartalom megadásával, majd mentse a módosításokat. Ezután már csak annyit kell tennie, hogy elindítja a Naptár alkalmazást, és megadja, mikor szeretné, hogy ez az e-mail kimenjen.

Harmadik fél alkalmazás használata

Ha rendszeresen fog e-maileket ütemezni, vagy nem ismeri az Automator programot, akkor érdemes lehet helyette egy harmadik fél alkalmazást használni.

Az egyik népszerű e-mail ütemező alkalmazás a MailButler. Ahelyett, hogy önálló alkalmazásként működne, a MailButler a Mailbe illeszkedik, lényegében egy “Email ütemezése” gombot ad hozzá a Mail standard felületéhez.

A MailButler Essential kiadása ingyenesen letölthető, bár a Professional vagy Business verzió megvásárlása hozzáférést biztosít néhány további funkcióhoz.

A MailButler telepítéséhez telepítse, majd indítsa el a MailButler alkalmazást. Ekkor a rendszer fel fogja kérni, hogy indítsa újra a Mail alkalmazást, hogy a MailButler telepíteni tudja a bővítményeit, ezért kattintson a “Mail újraindítása most.”

Miután a Mail újraindul, hozzon létre egy MailButler-fiókot, és kattintson a “Regisztráció” gombra. Néhány pillanat múlva egy megerősítő e-mailt kell kapnia (ha nem kap, akkor ellenőrizze a ‘Spam’ mappát), nyissa meg, és kattintson az ‘E-mail cím megerősítése’ linkre.

Kattintson vissza a Mail alkalmazásba, és adja meg a MailButler fiókjához tartozó e-mail címet és jelszót, és már használhatja is a MailButler funkcióit, beleértve az e-mailek ütemezését.

E-mail ütemezéséhez egyszerűen írjon egy új üzenetet a szokásos módon, de ahelyett, hogy a Mail szokásos “Küldés” gombjára kattintana, kattintson a tőle közvetlenül jobbra található új ikonra – ez úgy néz ki, mint a szokásos “Küldés” ikon, de egy kis óra ikonnal kiegészítve.

Ezzel az ‘Ütemezés’ gombra kattintva elindul egy panel, ahol pontosan megadhatja, hogy mikor küldje el ezt az e-mailt.

Választhat a következők közül:

• Különleges dátum. Ütemezze az e-mail kiküldését a mai napra, holnapra vagy a következő munkanapra.
• Időbeli távolság. Ütemezze az e-mail kiküldését meghatározott számú perc, óra vagy nap elteltével.
• Idő és dátum. Ütemezze az e-mail küldését az Ön által kiválasztott időpontra vagy időpontra.

Ezután már csak annyit kell tennie, hogy megnyomja az ‘Ütemezés’ gombot, és az e-mail a Mail ‘Kimenő’ mappájában lesz elrejtve a kiválasztott időpontig és dátumig, amikor is a MailButler beindul és elküldi az e-mailt Ön helyett.

Ha módosítani szeretne valamit az ütemezett e-mailen, akkor navigáljon a Mail ‘Kimenő’ mappájába, és nyissa meg a kérdéses e-mailt. Ez elindítja a Mail szokásos “E-mail készítése” ablakát, ahol elvégezheti a szükséges módosításokat, és akár át is ütemezheti az e-mailt az “Ütemezés” gombra kattintva, majd megváltoztathatja a dátumot és az időpontot.

A tervezett e-mail törléséhez keresse meg az e-mailt a “Kimenő levelek” mappában, és törölje azt.

Üzenetek küldése, amikor a Mac alszik

Noha technikailag a MailButler nem tud ütemezett üzeneteket küldeni, amikor a Mac alszik, képes ütemezett üzeneteket küldeni, amikor a Mac szundikál.

A Power Nap egy olyan rendszerfunkció, amelynek célja, hogy a Mac-et akkor is a hurokban tartsa, amikor hosszabb ideig alszik. Amikor Mac-je Power Napot tart, néhány óránként felébred, hogy elvégezzen egy sor feladatot, például ezekben az időszakokban a Naptár alkalmazás ellenőrzi az új meghívókat, a Mail felveszi a beérkező üzeneteket, a Jegyzetek, Emlékeztetők és Fotók alkalmazások pedig szinkronizálnak a többi Apple-eszközön végrehajtott módosításokkal.

Ezekben az időszakokban a MailButler képes lesz elküldeni azokat az e-maileket is, amelyeket el kellett volna küldeni, amíg Mac-je mélyen aludt. Lehet, hogy az időzítés nem tökéletes, de az ütemezett üzenetek általában még így is az eredeti ütemezéstől számított néhány órán belül elküldésre kerülnek.

A hivatalos Apple dokumentációban talál egy listát a Power Nap funkciót támogató Mac-ekről.

Ha az Ön Mac-je szerepel ezen a listán, akkor a Power Nap funkciót a következő módon engedélyezheti:

1. A menüsorban válassza ki az ‘Apple’ logót.
2. A ‘Rendszerbeállítások…’
3. Kattintson az ‘Energiatakarékosság.’
4. A Power Nap engedélyezéséhez, amíg a készülék áramforráshoz van csatlakoztatva, válassza a ‘Tápegység’ lapot, majd a ‘Power Nap engedélyezése tápegységhez csatlakoztatva’ jelölőnégyzetet.

5. A Power Nap engedélyezéséhez, amikor a készülék nincs csatlakoztatva, válassza az ‘Akkumulátor’ fület, majd engedélyezze a ‘Power Nap, amíg az akkumulátoron van.’

Figyelem, a MailButler még a Power Nap engedélyezésével is csak akkor tud e-maileket küldeni, ha a Mail alkalmazás nyitva van és csatlakozik az internethez, ezért győződjön meg róla, hogy mindkét feltétel teljesül, mielőtt hagyja elaludni a Mac-et.

Ne felejtsen el többé válaszolni egy e-mailre

Volt már olyan, hogy kapott egy fontos e-mailt, és arra gondolt, hogy “majd válaszolok rá, amint lesz egy kis időm”, majd teljesen megfeledkezett róla? Általában ez azért történik, mert az e-mail a lehető legrosszabb pillanatban érkezik a postaládájába, talán amikor éppen egy megbeszélésre siet, vagy amikor különösen mozgalmas napja volt, és megígéri magának, hogy reggel első dolga lesz válaszolni az e-mailre.

De van egy gyors és egyszerű trükk, hogy soha többé ne felejtsen el válaszolni egy fontos e-mailre – mégpedig az, hogy a Mac találó nevű Emlékeztetők alkalmazásával beütemez egy emlékeztetőt. A kijelölt időpontban egy értesítés jelenik meg, amely emlékeztet arra, hogy válaszolnia kell arra a fontos e-mailre.

Emlékeztető létrehozásához:

1. Elindítja a Mail alkalmazást, és megnyitja az e-mailt, amelyre válaszolnia kell.
2. Nyissa meg a Mac “Alkalmazások” mappáját, és indítsa el az “Emlékeztetők” alkalmazást.
3. Húzza ezt az e-mailt az “Emlékeztetők” alkalmazásba, és dobja be a listába. Új listaelemként meg kell jelennie egy “Megjelenítés a Mailben…” hivatkozásnak.

4. Vigye a mutatót a “Megjelenítés a Mailben” hivatkozás fölé, amíg egy “i” nem jelenik meg. Kattintson erre az “i”-re, hogy megnyíljon egy doboz, amelyben ütemezheti az emlékeztetőt.

5. Válassza ki a ‘Egy napon’ lehetőséget, adja meg az időpontot és a dátumot, amikor szeretné megkapni ezt az emlékeztetőt, majd kattintson a ‘Kész’ gombra.”

Amikor elérkezik a kijelölt időpont, megjelenik egy értesítés, amely arra emlékezteti, hogy még egy fontos e-mailt kell megírnia. Még jobb, ha erre az értesítésre kattint, akkor elindul a Mail alkalmazás, ahol a kérdéses e-mail már nyitva van, és csak arra vár, hogy megírja a válaszát.