Google OKR playbook

Senki sem rendelkezik nagyobb kollektív tapasztalattal az OKR-ek megvalósításában, mint a Google.

Amint a vállalat skálázódott (és skálázódott), rendszeresen adott ki OKR irányelveket és sablonokat. Az alábbi szemelvények többnyire belső forrásokból származnak, és a Google engedélyével kerültek újranyomtatásra. (Megjegyzés: Ez a Google megközelítése az OKR-ekkel kapcsolatban. Az Ön megközelítése ettől eltérő lehet – és kell is legyen.)

A Google-nál szeretünk nagyban gondolkodni. A célok és kulcsfontosságú eredmények (OKR-ek) elnevezésű folyamatot használjuk arra, hogy segítsünk kommunikálni, mérni és elérni ezeket a nagyra törő célokat.

A mi tetteink határozzák meg a Google jövőjét. Amint azt már többször láttuk – a keresésben, a Chrome-ban, az Androidban -, egy csapat, amely a vállalat alkalmazottainak néhány százalékából áll, és egy ambiciózus közös cél érdekében összehangoltan cselekszik, kevesebb mint két év alatt képes megváltoztatni egy egész érett iparágat. Ezért kulcsfontosságú, hogy a Google munkatársaiként és vezetőiként tudatosan, körültekintően és tájékozottan döntsünk arról, hogyan osztjuk be az időnket és energiánkat – egyénként és csapattagként egyaránt. Az OKR-ek ezeknek a gondos döntéseknek a megnyilvánulásai, és azok az eszközök, amelyekkel összehangoljuk az egyének tevékenységét a nagy közös célok elérése érdekében.

Az OKR-eket arra használjuk, hogy megtervezzük, mit fognak az emberek létrehozni, nyomon követjük az előrehaladásukat a tervhez képest, és összehangoljuk a prioritásokat és a mérföldköveket az emberek és a csapatok között. Az OKR-eket arra is használjuk, hogy az emberek a legfontosabb célokra összpontosítsanak, és segítsenek elkerülni, hogy a sürgős, de kevésbé fontos célok eltereljék a figyelmüket.

Az OKR-ek nagyok, nem pedig fokozatosak – nem várjuk el, hogy mindet elérjük. (Ha mégis, akkor nem elég agresszívan határozzuk meg őket.) Színskálával osztályozzuk őket, hogy mérjük, mennyire sikerült:

0,0-0,3 a piros0,4-0,6 a sárga0,7-1,0 a zöld

Effektív OKR-ek írása

A rosszul elkészített/kezelt OKR-ek időpocsékolás, üres vezetői gesztus. A jól elkészített OKR-ek motiváló vezetői eszköz, amely segít világossá tenni a csapatok számára, hogy mi a fontos, mit kell optimalizálni, és milyen kompromisszumokat kell kötniük a mindennapi munka során.

A jó OKR-ek írása nem könnyű, de nem is lehetetlen. Figyeljen a következő egyszerű szabályokra:

A célok a “mi”. Ezek:

• kifejezik a célokat és szándékokat;
• agresszívek, de reálisak;
• kézzelfoghatónak, objektívnek és egyértelműnek kell lennie; egy racionális megfigyelő számára nyilvánvalónak kell lennie, hogy a célt sikerült-e elérni.
• A cél sikeres elérésének egyértelmű értéket kell biztosítania a Google számára.

A fő eredmények a “hogyanok”. Ezek:

• mérhető mérföldköveket fejeznek ki, amelyek elérése esetén a cél(ok) az alkotóik számára hasznos módon halad(nak) előre;
• eredményeket kell leírniuk, nem pedig tevékenységeket. Ha a KR-ek olyan szavakat tartalmaznak, mint “konzultálni”, “segíteni”, “elemezni” vagy “részt venni”, akkor azok tevékenységeket írnak le. Ehelyett írja le e tevékenységek végfelhasználási hatását: “március 7-ig tegye közzé a hat Colossus-cellából származó átlagos és farok késleltetési méréseket”, ahelyett, hogy “értékelje a Colossus késleltetési idejét”;
• tartalmaznia kell a teljesítés bizonyítékát. Ennek a bizonyítéknak elérhetőnek, hitelesnek és könnyen felfedezhetőnek kell lennie. A bizonyítékok közé tartoznak például a változtatási listák, a dokumentumokra mutató hivatkozások, jegyzetek és a közzétett mérési jelentések.

Cross-team OKR-k

A Google számos fontos projektje különböző csoportok hozzájárulását igényli. Az OKR-ek ideálisak arra, hogy elkötelezzék magukat e koordináció mellett. A csapatközi OKR-eknek tartalmazniuk kell az összes olyan csoportot, amelyeknek lényegesen részt kell venniük az OKR-ben, és az egyes csoportok hozzájárulását vállaló OKR-eknek kifejezetten meg kell jelenniük az egyes ilyen csoportok OKR-jeiben. Például, ha a Hirdetések fejlesztése, a Hirdetések SRE és a Hálózat telepítése egy új hirdetési szolgáltatás támogatásához kell, hogy teljesítsen, akkor mindhárom csapatnak rendelkeznie kell olyan OKR-ekkel, amelyek leírják a projekt saját részének teljesítésére vonatkozó kötelezettségvállalásukat.

Committed vs. Törekvő OKR-ek

Az OKR-eknek két változata van, és fontos különbséget tenni közöttük:

A kötelezettségvállalások olyan OKR-ek, amelyek teljesítésében egyetértünk, és hajlandóak vagyunk az ütemtervet és az erőforrásokat módosítani annak érdekében, hogy biztosítsuk a teljesítést.

• Az elkötelezett OKR várható pontszáma 1,0; az 1-nél kisebb pontszám.0-at elmaradása magyarázatot igényel, mivel ez a tervezés és/vagy a végrehajtás hibáira utal.

A törekvő OKR-ek ezzel szemben azt fejezik ki, hogyan szeretnénk, ha a világ kinézne, még akkor is, ha nincs világos elképzelésünk arról, hogyan érjük el ezt a célt és/vagy milyen erőforrások szükségesek az OKR teljesítéséhez.

• Az ambiciózus OKR-ek várható átlagos pontszáma 0,7, nagy szórással.

Klasszikus OKR-írási hibák és csapdák

1. csapda: Nem teszünk különbséget az elkötelezett és az ambiciózus OKR-ek között.

• Az elkötelezett OKR aspirációként való megjelölése növeli a kudarc esélyét. A csapatok esetleg nem veszik komolyan, és nem változtatnak más prioritásaikon, hogy az OKR teljesítésére összpontosíthassanak.
• Másrészt, egy törekvő OKR elkötelezettként való megjelölése védekező magatartást vált ki a csapatokban, amelyek nem találnak módot az OKR teljesítésére, és a prioritások megfordulását idézi elő, mivel az elkötelezett OKR-eket leépítik, hogy a törekvő OKR-re összpontosíthassanak.

TRAP #2: A szokásos OKR-ek.

• Az OKR-ek gyakran alapvetően azon alapulnak, hogy a csapat szerint mit tudnak elérni anélkül, hogy változtatnának bármin, amit jelenleg csinálnak, szemben azzal, hogy a csapat vagy az ügyfelek valójában mit akarnak.

TRAP #3: Időszerű, törekvő OKR-ek.

• A törekvő OKR-ek nagyon gyakran a jelenlegi állapotból indulnak ki, és gyakorlatilag azt kérdezik: “Mit tehetnénk, ha lenne plusz személyzetünk és lenne egy kis szerencsénk?”. Egy alternatív és jobb megközelítés a következővel kezdeni: “Hogyan nézhetne ki az én (vagy az ügyfeleim) világa néhány év múlva, ha megszabadulnánk a legtöbb kényszertől?”. Definíció szerint az OKR első megfogalmazásakor még nem fogjuk tudni, hogyan érhetjük el ezt az állapotot – ezért is törekvő OKR-ről van szó. De a kívánt végállapot megértése és megfogalmazása nélkül garantálja, hogy nem lesz képes elérni azt.
• A lakmuszpapír teszt:

TRAP #4: Sandbagging

• A csapat elkötelezett OKR-jei hitelesen fel kell, hogy emésszék a rendelkezésre álló erőforrások nagy részét, de nem az összeset. Az elkötelezett + ambiciózus OKR-jeiknek hitelesen valamivel többet kell felemészteniük, mint a rendelkezésre álló erőforrásaik. (Ellenkező esetben ezek ténylegesen kötelezettségvállalások.)
• Azokról a csapatokról, amelyek minden OKR-jüket teljesíteni tudják anélkül, hogy szükségük lenne a csapatuk teljes létszámára/tőkéjére… feltételezzük, hogy vagy erőforrásokat halmoznak fel, vagy nem hajtják a csapatukat, vagy mindkettőt. Ez egy jelzés a felső vezetés számára, hogy a létszámot és más erőforrásokat olyan csoportoknak osszák át, amelyek hatékonyabban használják fel azokat.

TRAP #5: Alacsony értékű célok (más néven a “Kit érdekel?” OKR).

Az OKR-eknek egyértelmű üzleti értéket kell ígérniük – máskülönben nincs értelme erőforrásokat fordítani rájuk. Az alacsony értékű célkitűzések (Low Value Objectives, LVO-k) azok, amelyek esetében, még ha a célkitűzés 1,0-ra teljesül is, senki sem fogja észrevenni vagy érdekelni.

• Klasszikus (és csábító) LVO-példa: “Növelje a feladat CPU-kihasználtságát 3 százalékkal”. Ez a célkitűzés önmagában nem segíti közvetlenül a felhasználókat vagy a Google-t. Azonban a (feltehetően ezzel kapcsolatos) cél: “Csökkentsük a csúcs lekérdezések kiszolgálásához szükséges magok mennyiségét 3 százalékkal a minőség/látásidő/ … változatlanul hagyása mellett, és az így keletkező felesleges magokat adjuk vissza a szabad állományba” egyértelmű gazdasági értékkel bír. Ez egy magasabb rendű cél.
• Itt egy lakmuszpapír teszt: Kaphatna-e az OKR ésszerű körülmények között 1,0-t anélkül, hogy közvetlen végfelhasználói vagy gazdasági előnyt biztosítana? Ha igen, akkor fogalmazza át az OKR-t úgy, hogy a kézzelfogható előnyre összpontosítson. Klasszikus példa: “X bevezetése”, sikerkritériumok nélkül. Jobb: “

TRAP #6: Elégtelen KR-ek az elkötelezett Os-okhoz.

• Az OKR-ek a kívánt eredményre (a célkitűzésre) és az eredmény eléréséhez szükséges mérhető lépésekre (a kulcsfontosságú eredményekre) oszlanak. Kritikus fontosságú, hogy a KR-eket úgy írják meg, hogy az összes kulcseredményre adott 1,0 pontszám 1,0 pontszámot eredményezzen a célkitűzésre.
• Egy gyakori hiba, hogy olyan kulcseredményeket írnak, amelyek szükségesek, de nem elegendőek a célkitűzés együttes teljesítéséhez.Ez a hiba azért csábító, mert lehetővé teszi a csapat számára, hogy elkerülje a “kemény” kulcseredmények eléréséhez szükséges nehéz (erőforrás/prioritás/kockázat) kötelezettségvállalásokat.
• Ez a csapda különösen káros, mert késlelteti mind a cél erőforrásigényének felfedezését, mind annak felfedezését, hogy a cél nem fog határidőre elkészülni.
• A lakmuszpapír teszt: Lehetséges-e ésszerűen 1,0 pontot kapni az összes kulcsfontosságú eredményre, de mégsem lehet elérni a célkitűzés szándékát? Ha igen, akkor addig egészítse ki vagy dolgozza át a kulcseredményeket, amíg azok sikeres teljesítése nem garantálja, hogy a célkitűzés is sikeresen teljesül.

Az OKR-ek olvasása, értelmezése és az OKR-ek alapján történő cselekvés

Az elkötelezett OKR-ek esetében

• A csapatoknak át kell rendezniük egyéb prioritásaikat, hogy biztosítsák az 1,0 pontos teljesítést.
• Azoknak a csapatoknak, amelyek nem tudják hitelesen megígérni, hogy egy elkötelezett OKR-re 1,0 pontot adnak, azonnal eszkalálniuk kell a helyzetet. Ez egy kulcsfontosságú pont: Az eszkaláció ebben a (gyakori) helyzetben nem csak rendben van, hanem szükséges is. Akár az OKR-rel kapcsolatos nézeteltérés, akár a prioritással kapcsolatos nézeteltérés, akár a megfelelő idő/emberek/erőforrások kiutalásának hiánya miatt merült fel a probléma, az eszkaláció jó. Lehetővé teszi a csapat vezetése számára a lehetőségek kidolgozását és a konfliktusok megoldását.

Ebből következik, hogy minden új OKR valószínűleg valamilyen mértékű eszkalációval jár, mivel a meglévő prioritások és kötelezettségvállalások megváltoztatását igényli. Egy olyan OKR, amely nem igényel változtatásokat egyik csoport tevékenységében sem, egy szokásos OKR, és ezek valószínűleg nem újak – bár lehet, hogy korábban nem írták le őket.

• Egy olyan elkötelezett OKR, amely nem éri el az 1,0 értéket a határidőre, utólagos vizsgálatot igényel. Ennek nem célja a csapatok büntetése. Célja annak megértése, hogy mi történt az OKR tervezése és/vagy végrehajtása során, hogy a csapatok javíthassanak azon képességükön, hogy megbízhatóan elérjék az 1,0 értéket az elkötelezett OKR-eknél.
• Példák az elkötelezett OKR-ek osztályaira: annak biztosítása, hogy egy szolgáltatás teljesítse a negyedévre vonatkozó SLA-t (szolgáltatási szint megállapodás); vagy egy meghatározott funkció vagy fejlesztés megvalósítása egy infrastrukturális rendszerben egy meghatározott időpontig; vagy egy bizonyos mennyiségű szerver legyártása és leszállítása egy meghatározott költségponton.

A törekvő OKR-ek esetében

• A törekvő OKR-ek halmaza eleve meghaladja a csapat adott negyedévben való teljesítési képességét. Az OKR-ek prioritásának tájékoztatnia kell a csapattagok döntéseit arról, hogy mire fordítsák a csoport kötelezettségvállalásainak teljesítése után fennmaradó idejüket. Általában a magasabb prioritású OKR-eket az alacsonyabb prioritású OKR-ek előtt kell teljesíteni.
• Az ambiciózus OKR-eket és a hozzájuk tartozó prioritásokat a csapat OKR-listáján kell tartani, amíg nem teljesülnek, és szükség szerint negyedévről negyedévre előre kell vinni őket. Az OKR-listáról való levételük az előrehaladás hiánya miatt hiba, mivel ez elrejti a prioritások meghatározásával, az erőforrások rendelkezésre állásával vagy a probléma/megoldás megértésének hiányával kapcsolatos tartós problémákat.

Kiegészítés:

• A csapatvezetőktől elvárható, hogy felmérjék a törekvő OKR-jeik teljesítéséhez szükséges erőforrásokat, és negyedévente kérjék azokat, teljesítve ezzel azt a kötelezettségüket, hogy az ismert igényt kifejezzék az üzlet felé. A vezetők azonban nem várhatják el, hogy megkapják az összes szükséges erőforrást, kivéve, ha az aspirációs OKR-jeik az elkötelezett OKR-ek után a legmagasabb prioritású célok a vállalatnál.

Még több lakmuszpapír-teszt

Néhány egyszerű teszt, hogy lássa, jók-e az OKR-jei:

• Ha öt perc alatt leírta őket, akkor valószínűleg nem jók. Gondolkodj.
• Ha a célod nem fér el egy sorban, valószínűleg nem elég éles.
• Ha a KR-jeid csapaton belüli kifejezésekben vannak megfogalmazva (“Launch Foo 4.1”), valószínűleg nem jók. Nem a kilövés számít, hanem a hatása. Miért fontos a Foo 4.1? Jobb: “Indítsuk el a Foo 4.1-et, hogy 25 százalékkal javítsuk a regisztrációk számát.” Vagy egyszerűen: “A feliratkozások 25 százalékkal történő javítása.”
• Valódi dátumokat használjon. Ha minden kulcsfontosságú eredmény a negyedév utolsó napján történik, akkor valószínűleg nincs valódi terve.”
• Győződjön meg arról, hogy a kulcsfontosságú eredményei mérhetőek: Lehetővé kell tenni, hogy a negyedév végén objektíven ki lehessen osztani egy osztályzatot. “A regisztrációk javítása” nem jó kulcseredmény. Jobb: “A napi regisztrációk 25 százalékkal történő javítása május 1-jéig.”
• Győződjön meg arról, hogy a mérőszámok egyértelműek. Ha azt mondja, hogy “1 millió felhasználó”, akkor ez az összes felhasználó vagy a hétnapos aktiválók száma?
• Ha vannak olyan fontos tevékenységek a csapatában (vagy az erőfeszítések jelentős része), amelyeket az OKR-ek nem fednek le, adjon hozzá továbbiakat.
• Nagyobb csoportok esetében az OKR-ek legyenek hierarchikusak – legyenek magas szintűek az egész csapat számára, részletesebbek az alcsapatok számára. Győződjön meg róla, hogy a “horizontális” OKR-ek (olyan projektek, amelyekhez több csapat hozzájárulása szükséges) minden alcsapatnál rendelkeznek támogató kulcseredményekkel.

Ha kérdéseim vannak, hová küldjem őket?

Szívesen meghallgatnánk Önt!

Meghallgatnánk Önt!