A pénzügyi bizottság és a bizottsági elnök feladatai

A bizottság szerepe

A pénzügyi bizottság feladata elsősorban a szervezet pénzügyi felügyelete. A kis és közepes méretű csoportok tipikus feladatkörébe tartozik a költségvetés és a pénzügyi tervezés, a pénzügyi beszámolás, valamint a belső kontrollok és az elszámoltathatósági irányelvek kialakítása és nyomon követése. A feladatok vázlata az alábbiakban olvasható.

Budgetés és pénzügyi tervezés

1. Éves működési költségvetés kidolgozása a munkatársakkal.
2. A költségvetés jóváhagyása a pénzügyi bizottságon belül.
3. A költségvetés betartásának ellenőrzése.
4. Távlati pénzügyi célok és az ezek eléréséhez szükséges finanszírozási stratégiák meghatározása.
5. Tervezzen többéves működési költségvetést, amely integrálja a stratégiai terv célkitűzéseit és kezdeményezéseit.
6. Bemutassa az összes pénzügyi célt és javaslatot az igazgatótanácsnak jóváhagyásra.

A hatékony pénzügyi bizottságok teljes mértékben részt vesznek az éves költségvetési folyamatban, együttműködve a személyzeti adminisztratív vezetővel és a vezető munkatársakkal. Hacsak a szervezet alapszabálya kifejezetten nem tiltja, előnyös lehet, ha a bizottságban pénzügyi szakértelemmel rendelkező, nem igazgatósági tagok is részt vesznek.

A bizottságnak az éves költségvetés kidolgozása mellett hosszú távú pénzügyi célokat is meg kell határoznia. E célok közé tartozhat például egy működőtőke- vagy készpénztartalékalap létrehozása, valamint egy alap létrehozása a berendezések karbantartására vagy cseréjére. Ha a szervezet rendelkezik stratégiai tervvel, a pénzügyi bizottság a munkatársakkal együttműködve meghatározza a terv pénzügyi vonatkozásait, és azokat egy többéves szervezeti költségvetésbe illeszti, amely pénzügyileg támogatja a stratégiák megvalósítását.

Beszámolók készítése

1. A munkatársakkal együtt hasznos és olvasható jelentésformátumok kidolgozása.
2. A munkatársakkal közösen dolgozzák ki a kívánt jelentések listáját, megjegyezve a jelentések részletezettségét, gyakoriságát, határidejét és címzettjeit.
3. Munkálkodjon együtt a munkatársakkal, hogy megértsék a jelentések következményeit.
4. Bemutassa a pénzügyi jelentéseket a teljes elnökségnek.

A hatékony pénzügyi bizottságok megkövetelik a munkatársaktól, hogy rendkívül összefüggő jelentéseket készítsenek, amelyek világosan tájékoztatnak a szervezet pénzügyi és készpénzhelyzetéről, a költségvetés betartásáról, az erőforrásoknak a küldetés teljesítésére történő elosztásáról, valamint a támogatók által a hozzájárulásokra vonatkozóan előírt korlátozásokról. A jelentéstételi elvárások előre meghatározott listája lehetővé teszi a munkatársak számára, hogy elegendő időt szánjanak a pontos, magas színvonalú jelentések elkészítésére, és ne érjék őket váratlanul az ad hoc kérések. Ezenkívül ezeknek a jelentéseknek segíteniük kell abban, hogy az igazgatótanács a várható eredményekről és a visszaesések vagy a pénzügyi környezetben bekövetkezett változások leküzdésére irányuló lehetséges stratégiákról folytatott megbeszéléseket a középpontba helyezze.

Belső kontrollok és elszámoltathatósági irányelvek

1. Létrehozza, jóváhagyja és (szükség szerint) frissítse azokat az irányelveket, amelyek segítenek biztosítani a szervezet vagyonának védelmét.
2. Győződjön meg arról, hogy a pénzügyi tranzakciókra vonatkozó irányelveket és eljárásokat kézikönyvben dokumentálják, és a kézikönyvet évente felülvizsgálják, és szükség szerint frissítik.
3. Győződjön meg arról, hogy a jóváhagyott pénzügyi irányelveket és eljárásokat betartják.

Bár az egész vezetőség viseli a szervezet vagyonkezelői felelősségét, a pénzügyi bizottság vezető szerepet tölt be ezen a területen, biztosítva, hogy az összes pénzügyi tranzakcióra vonatkozó megfelelő belső ellenőrzési eljárások kézikönyvben legyenek dokumentálva és a személyzet kövesse azokat. A bizottságnak szerepet kell játszania a bankszámla aláíróinak meghatározásában és frissítésében, valamint a jogi és kormányzati bejelentési határidők betartásának felügyeletében is.

A pénzügyi bizottságokat gyakran megbízzák a megfelelőség biztosításával és/vagy egyéb olyan irányelvek kidolgozásával is, amelyek a szervezet védelmét és a kockázati kitettség kezelését szolgálják. Ezek közé tartozik a következőkkel kapcsolatos irányelvek kialakítása:

• Személyzeti politikák
• Vezetői javadalmazási csomagok (külön humánerőforrás-bizottság hiányában)
• Hosszú…hosszú távú szerződések vagy lízingek
• Hitelek vagy hitelkeretek
• Internet-használat és számítógépes biztonság
• Tőkevásárlások
• Adományozott részvényekkel való rendelkezés
• Biztosítások követelmények és felülvizsgálatok
• A nyilvántartások megőrzése
• Az ajándékok elfogadása

A könyvvizsgálatok és befektetések fedezése

A sok tényezőtől függ, beleértve – a testület méretét, a költségvetés nagysága, a meglévő pénzügyi eszközök nagysága és összetettsége – a pénzügyi bizottságot felkérhetik arra, hogy két másik bizottság szerepét is betöltse, amelyek nagyobb szervezeteknél általában különállóak: a könyvvizsgáló bizottság és a befektetési bizottság. Az audit- és befektetési bizottságok alapvető feladatai a következők:

Auditbizottság

1. A könyvvizsgáló kiválasztása és kiválasztása.
2. A könyvvizsgáló által bemutatott könyvvizsgálati és 990-es tervezet áttekintése.
3. A könyvvizsgálói jelentés bemutatása a teljes igazgatótanácsnak (ha a könyvvizsgáló ezt nem teszi meg).
4. A könyvvizsgálótól kapott vezetői ajánlólevél (SAS112) áttekintése és az említett kérdések nyomon követésének biztosítása.

Befektetési bizottság

1. Megfogalmazza a befektetési politikát, amely részletezi a befektetési portfólió célkitűzéseit, a portfólió eszközallokációjára vonatkozó irányelveket az előre meghatározott kockázattűrési szint alapján, a tranzakciók végrehajtására vonatkozó felhatalmazásokat, a szerzett jövedelmek feletti rendelkezést stb.
2. Győződjön meg a politika rendelkezéseinek betartásáról.
3. Vizsgálja felül a politikát legalább évente, és szükség esetén frissítse.
4. Vegye fel és értékelje a befektetési menedzsereket/tanácsadókat.

Még ha egy szervezet nem rendelkezik elegendő készpénzzel egy teljes körű befektetési portfólió fenntartásához, akkor is úgy kell kezelnie a készpénzét, hogy optimalizálja a szerzett bevételeket. Ha egy szervezet többlet működési készpénzzel rendelkezik, a pénzügyi bizottság a személyzeti igazgatási vezető közreműködésével megfontolhatja a többlet készpénz alacsony kockázatú, rövid távú eszközökbe történő elhelyezésére vonatkozó irányelvek kidolgozását. Ezeket úgy kell kialakítani, hogy a meglévő készpénzből származó bevételeket maximalizálják anélkül, hogy a működési cash flow szükségleteket megzavarnák, például rövid lejáratú CD-ket vásárolnak lépcsőzetes lejárattal, vagy létrehoznak egy “sweep account” megállapodást, amelyben a felesleges készpénz minden este egy magasabb hozamú eszközbe kerül.

Az elnök szerepe

A pénzügyi bizottság elnöke leggyakrabban az igazgatótanács pénztárosa, akinek konkrét feladatait általában a szervezet alapszabálya írja le. A gyakorlatban ezek a feladatok jelentősen változhatnak a “működő igazgatótanácsi” modell esetében a gyakorlati szereptől a felügyeleti szerepkörig, ahol a tranzakciókat nagyrészt a személyzet kezeli.

A pénzügyi bizottság elnökeként az igazgatótanács pénztárosa gondoskodik arról, hogy a bizottság elvégezze a munkáját. Az elnök konkrét feladatai közé tartozik:

1. A bizottság és a teljes igazgatótanács közötti fő összekötő szerep betöltése,
2. A személyzeti vezetővel való együttműködés az egyes bizottsági ülések napirendjének összeállítása érdekében,
3. A tagok értesítése az ülésről,
4. A kézikönyvek és jelentések elkészítésének és a bizottsági tagoknak való előzetes megküldésének biztosítása.

A bizottság munkájának megszervezéséhez hasznos eszköz az éves bizottsági feladatlista. Ez lehet egy havonkénti ütemterv vagy naptár, amely tartalmazza a költségvetési és pénzügyi tervezési határidőket, a kormányzati és jogi bejelentési határidőket, a belső jelentések határidejét, az irányelvek és eljárások felülvizsgálatának és frissítésének időpontjait, valamint a pénzügyi bizottsági ülések és a teljes elnökségi ülések időpontjait.

A pénztárosnak vagy a pénzügyi bizottság elnökének nem kell mindig profi “számokkal” foglalkozó szakembernek lennie, de a jó ítélőképesség, a logika, a kíváncsiság és az elszámoltathatóság és a szervezet hosszú távú pénzügyi stabilitása iránti elkötelezettség elengedhetetlen tulajdonságok. A jó pénztáros vagy pénzügyi bizottsági elnök rendelkezik a nonprofit pénzügyi beszámolás és az IRS 990-es számla megértésével, vagy gyorsan elsajátítja azt.

A teljes mértékben elkötelezett pénzügyi bizottság jelenléte határozottan jelzi, hogy a szervezet elkötelezett a jó gazdálkodás mellett, és aktívan építi és megőrzi a küldetése teljesítéséhez szükséges pénzügyi forrásokat, mind rövid, mind hosszú távon.

A pénzügyi bizottság jelenléte határozottan jelzi, hogy a szervezet elkötelezett a jó gazdálkodás mellett, és aktívan építi és megőrzi a küldetése teljesítéséhez szükséges pénzügyi forrásokat, mind rövid, mind hosszú távon.