Un guide des utilisateurs d’Office 365 sur les licences de Power Apps et Power Automate (Flow) – édition d’octobre 2019

Les licences des produits et services Microsoft sont souvent déroutantes, déroutantes ou carrément incompréhensibles. Les licences pour Power Apps et Power Automate ne font pas exception, principalement en raison d’une série de changements entrés en vigueur en février 2019 et d’une deuxième série de changements entrés en vigueur le 1er octobre 2019. L’objectif de cet article est de dissiper autant de confusion que possible en documentant les licences de Power Apps et Power Automate à compter du 1er octobre 2019.

Cet article de blog a été mis à jour pour la dernière fois le 16 octobre 2020.

Les ressources suivantes ont été utilisées pour compiler cet article de blog.

« Nouvelles options de licence pour les plans payants autonomes PowerApps et Microsoft Flow », publié le 25 juillet 2019. Veillez à lire le corps du billet et les commentaires.

« FAQ sur les licences Power Apps et Power Automate », dernière mise à jour le 9 octobre 2020.

« Prix PowerApps »

« Prix Power Automate »

« Guide des licences Microsoft Power Apps, Microsoft Power Automate et Microsoft Power Virtual Agents – octobre 2020 »

On suppose que les lecteurs de cet article connaissent Power Apps et Power Automate. Pour plus d’informations sur Power Automate, veuillez consulter : https://flow.microsoft.com. Pour plus d’informations sur Power Apps, veuillez consulter : https://powerapps.microsoft.com.

Il convient également de noter que cet article se concentre sur les licences de Power Apps et Power Automate pour les utilisateurs d’Office 365. Il n’aborde pas les différences de licence entre ceux qui ont un locataire Office 365 et un locataire Dynamics 365, et ne couvre pas non plus les exigences de licence pour Power BI.

Power Apps pour Office 365

Votre abonnement Office 365 comprend une licence pour les utilisateurs de votre locataire pour utiliser Power Apps afin de créer des applications de toile qui se connectent aux données d’Office 365 ou de systèmes cloud externes via l’utilisation de connecteurs standard. Après le 1er octobre 2019, il y aura une limite au nombre d’appels d’API que vous pouvez faire à la fois à Power Apps et à Power Automate par jour.

Power Automate pour Office 365

Votre abonnement Office 365 comprend une licence pour les utilisateurs de votre locataire pour Power Automate afin de créer des flux de travail qui se connectent aux données d’Office 365 ou de systèmes cloud externes via l’utilisation de connecteurs standard. Après le 1er octobre 2019, il n’y aura plus de limites sur le nombre d’exécutions de flux qu’un locataire peut utiliser en un mois, mais il y aura une limite sur le nombre d’appels API que vous pouvez faire à la fois à Power Apps et à Power Automate par jour.

Fonctionnalités premium de Power Apps et Power Automate

Il existe de nombreuses fonctionnalités premium de Power Apps et Power Automate. Cette section appelle les principales fonctionnalités premium et donne une brève description de chacune d’elles.

Connecteurs premium

Power Apps et Power Automate ont un accès natif à deux types de connecteurs : standard et premium. Les apps ou les flux qui utilisent uniquement des connecteurs standard peuvent être rédigés ou exécutés par n’importe quel utilisateur, les apps ou les flux qui utilisent des connecteurs premium ne peuvent être rédigés ou exécutés que par ceux qui possèdent une licence premium.

Le connecteur HTTP, qui est un connecteur très couramment utilisé, est passé du statut de connecteur standard à celui de connecteur premium le 1er février 2019. Les organisations qui utilisaient le connecteur HTTP avant le 1er février 2019 ont bénéficié d’une extension afin qu’elles puissent continuer à l’utiliser comme s’il s’agissait d’un connecteur standard jusqu’au 31 janvier 2020.

La capture d’écran ci-dessous montre un sous-ensemble des connecteurs disponibles. Pour voir la liste complète des connecteurs disponibles, veuillez consulter : https://flow.microsoft.com/en-us/connecteurs.

La FAQ sur les changements de licence publiée le 28 août 2019 comprenait une annonce selon laquelle les connecteurs SQL, Azure et Dynamics 365 énumérés ci-dessous seront reclassés de Standard à Premium. Les connecteurs non-Microsoft qui étaient précédemment classés comme connecteurs standard seront toujours disponibles pour les utilisateurs d’Office 365.

Dans la FAQ sur les licences Power Apps et Power Automate, « … les apps et les flux créés avant le 1er octobre 2019 qui utilisent ces connecteurs bénéficieront d’une période de transition prolongée jusqu’au 1er octobre 2024. Pendant cette période, ces apps et flux qualifiants seront exemptés des exigences de licence de connecteur Premium pour les connecteurs reclassés. »

Azure Application Insights
Azure Automation
Azure Blob Storage
Azure Container
Azure Cosmos
Azure Data Factory
Azure Data Lake.
Azure DevOps
Azure Event Grid
Azure Event Grid Publish
Azure File Storage
Azure IoT Central
Azure Kusto
Azure Log Analytics
Azure Log. Analytics Data Collector
Azure Queues
Azure Resource Manager
Azure SQL
Azure SQL Data Warehouse
Azure Table Storage
Dynamics 365
Dynamics 365 Customer Insights
Dynamics 365 for Finance & Operations
Dynamics 365 Sales Insights
Dynamics 365 Business Central
Dynamics 365 Business Central (on-premises)
Dynamics NAV
Event Hubs
Service Bus
SQL Server

Custom Connectors

Les connecteurs personnalisés vous permettent de communiquer avec des services qui ne disposent pas d’un connecteur « prêt à l’emploi ». Les connecteurs personnalisés sont passés du statut de fonctionnalité standard à celui de fonctionnalité premium le 1er février 2019. Les organisations qui utilisaient des connecteurs personnalisés avant le 1er février 2019 ont bénéficié d’une extension afin de pouvoir continuer à les utiliser comme s’il s’agissait d’une fonctionnalité standard jusqu’au 31 janvier 2020. Pour plus d’informations sur les connecteurs personnalisés, veuillez consulter : https://docs.microsoft.com/en-us/connectors/custom-connectors.

Passerelle de données sur site

La passerelle de données sur site fournit un accès sécurisé aux données sur site depuis Power Apps et Power Automate. L’utilisation de la passerelle de données sur site est passée du statut de fonctionnalité standard à celui de fonctionnalité premium le 1er février 2019. Les organisations qui utilisaient la passerelle de données sur site avant le 1er février 2019 ont obtenu une extension afin de pouvoir continuer à utiliser la passerelle comme s’il s’agissait d’une fonctionnalité standard jusqu’au 31 janvier 2020. Pour plus d’informations sur la passerelle de données sur site, veuillez consulter : https://docs.microsoft.com/en-us/azure/analysis-services/analysis-services-gateway.

Administration et gestion

Les utilisateurs ont traditionnellement eu besoin d’une licence premium pour administrer et gérer Power Apps et Power Automate mais cela semble changer. Ce changement ne faisait pas partie des changements de février 2019, ni de ceux d’octobre 2019. Il semble plutôt s’agir d’un changement distinct qui a été annoncé sur le blog Power Apps en mai 2019 et dans l’article de blog du 25 juillet 2019 lié ci-dessus. Étant donné que ce changement de licence a été annoncé séparément, il n’est pas clair si la mise en œuvre du changement sera synchronisée avec les autres changements apportés en octobre 2019. Pour tous les détails, veuillez consulter https://powerapps.microsoft.com/en-us/blog/provisionnement-et-administration-est-plus-facile.

Portails d’administration

Il existe un portail d’administration combiné Power Platform qui peut être consulté en visitant https://admin.powerplatform.microsoft.com. Tout utilisateur qui peut créer une app ou un flux peut accéder au portail d’administration, cependant seuls les utilisateurs qui sont des administrateurs de locataire ou des administrateurs d’environnement (voir ci-dessous) ont accès à la fonctionnalité complète.

Créer et gérer des environnements

Un environnement est un conteneur que vous pouvez utiliser pour séparer les apps et les flux qui ont des rôles, des exigences de sécurité et/ou des publics cibles différents. Par exemple :

• Vous pouvez créer des environnements distincts qui regroupent les versions de test et de production de vos apps.
• Vous pouvez créer des environnements distincts qui correspondent à des équipes ou des départements spécifiques de votre entreprise, chacun contenant les données et les apps pertinentes pour chaque public.
• Vous pourriez également créer des environnements distincts pour les différentes branches mondiales de votre entreprise.

Chaque locataire dispose d’un environnement par défaut dans lequel les administrateurs du locataire ont le privilège d’administrateur d’environnement et tous les utilisateurs ont le privilège de créateur d’environnement (c’est-à-dire que tous les utilisateurs peuvent créer des apps et des flux). Cependant, les permissions sont entièrement configurables dans tous les environnements supplémentaires. Les options de permission et l’interface utilisateur utilisée pour attribuer les permissions seront différentes selon que l’environnement a une base de données Dataverse (Common Data Service) provisionnée à l’intérieur ou non.

Définir des politiques de prévention des pertes de données

Les administrateurs peuvent regrouper les connecteurs en ceux qui travaillent avec des données commerciales et ceux qui travaillent avec des données non commerciales. Lorsque la DLP est en vigueur, les utilisateurs sont empêchés d’utiliser les connecteurs des deux groupes dans une seule app ou un seul flux. Par exemple, vous pouvez empêcher l’utilisation du connecteur Twitter dans la même application ou le même flux qui utilise le connecteur SalesForce. Pour plus d’informations sur les politiques de prévention des pertes de données, veuillez consulter le site https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/wp-data-loss-prevention.

Accès aux analyses

Le centre d’administration de Power Platform donne accès à plusieurs rapports d’analyse pour Power Apps et Power Automate. Ces rapports vous permettent de surveiller la santé et les performances des apps et flux existants, ainsi que d’obtenir des statistiques sur les apps et flux que les utilisateurs créent. Pour plus d’informations sur les analyses de Power Automate, veuillez consulter https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-flow. Pour plus d’informations sur les analyses de Power Apps, veuillez consulter https://docs.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/analytics-powerapps.

Dataverse et Dataverse for Teams

Microsoft Dataverse (anciennement connu sous le nom de Common Data Service) vous permet de stocker et de gérer en toute sécurité les données des applications métier qui sont constituées d’entités communes avec des schémas bien connus. Il comprend un ensemble de base de tables standard (par exemple, Compte, Contact et Tâche), mais vous pouvez également créer des tables personnalisées spécifiques à votre organisation. Pour plus d’informations sur le service de données communes, veuillez consulter le site https://powerplatform.microsoft.com/en-us/dataverse/.

Le 21 juillet 2020, Microsoft a également annoncé un nouveau service nommé Microsoft Dataverse for Teams (anciennement connu sous le nom de projet Oakdale), qui est effectivement une version lite de Microsoft Dataverse. Dataverse for Teams ne nécessite pas de licence premium pour être utilisé et « fournit une plateforme de données intégrée et à faible code pour Microsoft Teams ». Pour plus d’informations, veuillez consulter le site https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/teams/overview-data-platform.

Licences premium Power Apps

En plus de la licence Power Apps pour Office 365, il existe deux plans de licence premium pour Power Apps : le plan par application et le plan par utilisateur.

Les plans premium Power Apps n’incluent plus un plan premium Power Automate équivalent. Extrait du billet de blog de Microsoft du 25 juillet 2019 : « Les utilisateurs de Power Apps continueront à pouvoir exécuter tout flux déclenché directement à partir d’une app, ou à partir des données que cette app met à jour. Cependant, les capacités autonomes complètes de Microsoft Flow seront réservées aux plans Flow autonomes décrits ci-dessous. »

Par plan de licence d’app

Après le 1er octobre 2019, les apps qui utilisent des fonctionnalités premium pourront se voir attribuer une licence premium. Une app à laquelle a été attribuée une licence premium peut être utilisée par un ensemble d’utilisateurs nommés, que les utilisateurs consommant l’app disposent ou non d’une licence premium. Le coût de ce type de licence est de 10 USD par utilisateur par app et par mois.

Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous, une app est définie comme quelque chose qui comprend « 1 portail Power Apps et jusqu’à 2 apps personnalisées ». Extrait du billet de blog de Microsoft du 25 juillet 2019 :  » À titre d’exemple d’application autonome, les clients seront en mesure de fournir une solution de gestion d’événements comprenant : un portail permettant aux utilisateurs externes de s’inscrire, une application Web pour gérer les inscriptions et la logistique, et une application mobile que le personnel pourra utiliser sur place. Ces actifs pourront être regroupés dans un seul scénario et faire l’objet d’une licence pour une seule application. »

Plan de licence par utilisateur

Les utilisateurs qui se sont vus attribuer une licence premium peuvent construire et consommer des apps qui utilisent des fonctionnalités premium. Après le 1er octobre 2019, il n’y aura qu’une seule licence premium par utilisateur et elle coûtera 40 USD par mois et par utilisateur.

Licences Power Apps Portals

Power Apps Portals est une nouvelle fonctionnalité qui vous permettra de construire des sites web réactifs à faible code qui permettent aux utilisateurs externes d’interagir avec les données stockées dans Dataverse (Common Data Service). Les utilisateurs internes du portail sont soumis à une licence comme décrit ci-dessus (c’est-à-dire une licence par application ou par utilisateur). Les utilisateurs externes authentifiés peuvent accéder au portail au prix de 200 USD par 100 connexions. Les utilisateurs externes anonymes peuvent accéder au portail au prix de 100 USD par 100 000 pages consultées. Pour plus d’informations sur les portails Power Apps, veuillez consulter https://docs.microsoft.com/en-us/powerapps/maker/portals/overview.

Licences premium de Power Automate

En plus de la licence Power Automate pour Office 365, il existe deux plans de licence premium pour Power Automate : le plan par utilisateur et le plan par processus métier.

Plan de licence par utilisateur

Les utilisateurs qui se sont vus attribuer une licence premium peuvent construire et consommer des flux qui utilisent des fonctionnalités premium. Après le 1er octobre 2019, il n’y aura qu’une seule licence premium par utilisateur et elle coûtera 15 USD par mois par utilisateur.

Plan de licence par processus métier

Après le 1er octobre 2019, les flux qui utilisent des fonctionnalités premium pourront se voir attribuer une licence premium. Un flux qui s’est vu attribuer une licence premium peut être utilisé par n’importe quel utilisateur, que celui-ci dispose ou non d’une licence premium. Le coût de ce type de licence est de 500 USD par mois pour 5 flux activés. Des flux supplémentaires peuvent être ajoutés au coût de 100 USD par flux et par mois.

Les limites de demandes d’API

Les utilisateurs sous licence dans un locataire Office 365 peuvent effectuer jusqu’à 2 000 demandes d’API sur une période de 24 heures. Chaque licence par utilisateur, par application ou par processus métier que vous achetez peut augmenter la limite de demandes d’API (voir ci-dessus pour plus de détails). En outre, vous pouvez acheter une extension de capacité Power Apps et Power Automate pour les utilisateurs qui risquent de dépasser régulièrement cette limite. Pour plus d’informations sur les limites de demande d’API, veuillez consulter : Limites et allocations des demandes.

Note importante : bien que vous puissiez acheter cet add-on, il ne peut pas encore être attribué aux utilisateurs. L’assignation sera possible plus tard dans l’année civile 2020. Lorsqu’elle est prise en charge, la licence peut être attribuée aux utilisateurs d’applications et aux utilisateurs administratifs et non interactifs.

Les limites de capacité d’abonnement

Chaque locataire d’Office 365 a des limites sur la quantité de stockage que Dataverse (service commun de données) peut utiliser pour les bases de données, les fichiers et les journaux. Par défaut, les locataires Office 365 se voient accorder 1 Go de capacité de base de données et 0 (zéro) Go de capacité de fichiers et de journaux. Chaque licence par utilisateur, par app ou par processus métier que vous achetez augmente la capacité disponible pour un ou plusieurs des trois types de stockage.

L’achat d’une seule licence Power Apps par utilisateur augmente la capacité de stockage par défaut de la base de données à 10 Go, la capacité de stockage par défaut des fichiers à 20 Go et la capacité de stockage par défaut des journaux à 2 Go. L’achat d’une seule licence Power Apps par application augmente la capacité de stockage de fichiers par défaut à 20 Go et la capacité de stockage de journaux par défaut à 2 Go. Chaque licence Power Apps par utilisateur achetée augmente la capacité de stockage de la base de données de 250 Mo et la capacité de stockage des fichiers de 2 Go. Chaque licence Power Apps par app achetée augmente la capacité de stockage de la base de données de 50 Mo et la capacité de stockage des fichiers de 400 Go.

L’achat d’une seule licence Power Automate par utilisateur ou par flux augmente la capacité de stockage des fichiers par défaut à 20 Go et la capacité de stockage des journaux par défaut à 2 Go. Chaque licence Power Automate par utilisateur ou par flux achetée augmente la capacité de stockage de base de données de 50 Mo et la capacité de stockage de fichiers de 200 Mo.

Le guide de licence indique que l’achat d’une licence Power Automate par utilisateur n’augmente pas la capacité de stockage de base de données par défaut au-delà de 1 Go. Cependant, cela n’a pas été mon expérience. J’ai plusieurs locataires développeurs où la seule licence premium que j’ai achetée est la licence Power Automate par utilisateur, et la capacité de stockage de la base de données par défaut a été augmentée à 10 Go. Je n’ai pas de locataires pour lesquels une licence Power Apps par application ou Power Automate par flux a été achetée, je ne peux donc pas commenter l’effet qu’elles peuvent avoir sur la capacité de stockage de la base de données par défaut. Je mettrai à jour ce post si je découvre des informations supplémentaires sur cette divergence.

En outre, vous pouvez acheter un add-on de capacité de base de données, de capacité de fichier ou de capacité de journal. Les coûts sont de 40 USD par mois, 2 USD par mois et 10 USD par mois consécutivement. Chaque add-on augmente la capacité disponible du type de stockage de 1 Go.

Vous pouvez voir la capacité disponible pour votre locataire dans le Power Platform Admin Center. Veuillez noter que, depuis le 21 juillet 2020, il y a un problème avec le rapport de la capacité de la base de données. Le 1 Go de capacité de stockage par défaut accordé à chaque locataire Office 365 n’est pas pris en compte, de sorte que le résumé peut signaler à tort que la capacité de votre base de données dépasse la limite. Microsoft est conscient de ce problème et travaille à le corriger.

Transition des licences P1 et P2 existantes

Dans la FAQ sur les licences Power Apps et Microsoft Power Automate : « Les plans P1 et P2 existants pour Power Apps et Power Automate seront en transition vers les nouveaux plans Power Apps par application et par utilisateur, ainsi que les plans Power Automate par utilisateur et par Power Automate. Les clients existants pourront conserver les plans P1 et P2 pour Power Apps et Power Automate pour la durée de leur période d’abonnement actuelle, et ils pourront également être éligibles pour un renouvellement aux conditions actuelles en fonction de la date d’expiration de leur période d’abonnement. De même, les nouveaux clients peuvent être en mesure d’acheter les plans P1 et P2 existants avant le 1er avril 2020. Veuillez contacter votre représentant de compte Microsoft pour plus d’informations. »

Il semble que la date à laquelle les licences P1 et P2 existantes passeront aux nouveaux plans par utilisateur est le 31 décembre 2020. Cette information a été incluse dans une annonce faite le 3 avril 2020 sur le centre de messages d’Office 365 intitulée « Dynamics 365 et Power Platform – Prolongation des délais de licence et d’application ».