Ressources humaines de l’Université de Washington

Politique et processus de travail flexible

La politique de l’université permet aux employés du personnel d’avoir un horaire flexible lorsque le superviseur de l’employé (ou un autre responsable désigné) évalue la demande d’horaire flexible et l’approuve.

Lorsqu’il évalue la demande, le superviseur doit déterminer que l’employé peut s’acquitter efficacement des tâches liées à son poste tout en bénéficiant d’un horaire flexible. Le superviseur doit également déterminer que l’aménagement du travail flexible est conforme aux règlements, politiques et conventions collectives applicables.

Les demandes d’aménagement du travail flexible en tant qu’aménagement du handicap sont traitées dans le cadre d’un processus distinct.

Qu’est-ce que l’aménagement du travail flexible ?

Un aménagement du travail flexible est un plan de travail qui diffère de la semaine de travail standard. Une semaine de travail standard comprend cinq jours de travail consécutifs de huit heures et des heures de début et de fin constantes pour chaque jour de travail.

Typiquement, un employé demandera un arrangement d’horaire flexible, bien que parfois il puisse être une condition d’emploi.

Les superviseurs doivent évaluer soigneusement la faisabilité d’un arrangement d’horaire flexible proposé avant de l’approuver. L’arrangement doit bénéficier à l’employé sans alourdir indûment les opérations de l’unité.

Pour s’assurer que l’employé continue à travailler efficacement dans le cadre d’un arrangement de travail flexible, les superviseurs doivent élaborer un plan de télétravail. Avec un bon plan en place, le flexwork peut bénéficier à l’employé, à l’équipe et à l’Université en général. Le travail flexible améliore souvent la satisfaction au travail en augmentant la flexibilité du travail. Il aide également à recruter et à retenir les employés.

Types d’aménagements de travail flexible

Il existe deux types généraux d’aménagements de travail flexible :

• Aménagements de travail alternatifs
• Aménagements de travail flexibles

Un aménagement de travail alternatif est défini comme un horaire de travail régulier et récurrent qui s’inscrit dans la semaine de travail standard et qui est tout autre chose que cinq jours de travail consécutifs de huit heures – par exemple, travailler quatre jours de travail consécutifs de dix heures pendant la semaine.

Dans un régime de travail flexible, l’employé travaille un nombre constant d’heures chaque jour. Toutefois, les heures de début et de fin de travail de l’employé varient, dans une fourchette déterminée, autour d’un ensemble fixe d’heures de base.

Par exemple, pour un employé travaillant des journées de huit heures (plus une heure de déjeuner), l’employé est toujours au travail pendant les heures de base de 9 heures à 16 heures. Le lundi, l’employé peut travailler de 8 h à 17 h, tandis que le mardi, il travaille de 9 h à 18 h.

Bien qu’il puisse y avoir des combinaisons d’arrangements de travail flexibles et alternatifs, des horaires particulièrement complexes ou inhabituels peuvent poser des défis que le superviseur doit prendre en considération avant d’approuver l’arrangement, surtout pour les employés admissibles aux heures supplémentaires. La comptabilisation du temps et le suivi des congés peuvent être plus complexes, tout comme l’organisation de la couverture pendant les absences.

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Processus d’évaluation du flexwork du superviseur

Les superviseurs prennent la décision finale concernant la demande de flexwork d’un employé après avoir évalué sa faisabilité et devraient travailler avec l’employé pour évaluer la proposition. De plus, évaluez comment l’arrangement de travail flexible affecte votre rôle en tant que superviseur et le reste de votre unité. Identifiez tous les problèmes potentiels et les moyens de les résoudre.

Déterminer l’état de préparation des employés au travail flexible

Les styles de travail et les tâches des employés varient. Certains employés ou postes peuvent être mieux adaptés à un arrangement de travail flexible que d’autres. Lors de l’évaluation d’une demande de flexwork, les superviseurs devraient considérer dans quelle mesure l’employé a démontré les compétences et les habitudes de travail qui mènent à un arrangement de flexwork réussi, y compris celui de l’employé :

• L’admissibilité aux heures supplémentaires
• La productivité actuelle et les antécédents de réussite
• La ponctualité et la capacité de respecter un horaire de travail et de signaler les absences au travail
• La capacité d’accomplir des tâches professionnelles qui pourraient être affectées par des échéances quotidiennes ou hebdomadaires de tâches-.délais spécifiques
• Reste de la période de probation ou d’essai qui doit être complétée

Déterminer l’état de préparation de l’équipe et de l’unité pour le travail flexible

Après avoir déterminé qu’un employé est susceptible de réussir dans un arrangement de travail flexible, évaluez dans quelle mesure le reste du département ou de l’unité fonctionnera bien lorsque l’employé commencera l’aménagement du travail flexible, notamment :

• Les avantages prévus pour l’équipe
• Les changements prévus dans la dynamique de l’équipe
• Le personnel de remplacement nécessaire lorsque l’employé en horaire flexible est absent
• Les effets sur les objectifs et les engagements de l’équipe

En fin de compte, vous devez déterminer la configuration de travail qui fonctionne le mieux pour votre équipe. Chaque équipe est différente. Certaines équipes réussissent avec un travail flexible fréquent entre les membres de l’équipe. D’autres équipes doivent limiter la quantité de travail flexible. Si vous n’êtes pas sûr de ce qui fonctionnera le mieux, commencez par des options de flexwork limitées pour une équipe puis apportez des changements après avoir acquis de l’expérience.

Considérez si un accord de travail flexible affectera :

• Les coûts, le service à la clientèle, la sûreté et la sécurité
• La tenue des registres de temps et de congés, en particulier la comptabilité des congés liés aux vacances
• Les besoins en équipement et en technologie

Réponse à la demande de travail flexible

Si vous approuvez la demande de travail flexible, votre prochaine étape consiste à documenter l’accord de travail flexible.

Si vous n’êtes pas sûr que l’accord d’horaire flexible proposé puisse réussir, envisagez de permettre à l’employé de travailler de façon flexible sur une base pilote. Désignez une période d’examen initiale après laquelle vous prendrez une décision finale sur l’arrangement.

Si vous ne pouvez pas approuver la demande de flexwork, expliquez votre décision en vous basant à la fois sur l’impact de la proposition sur les opérations du département et, si cela est pertinent, sur le dossier de travail de l’employé dans votre département.

Documenter l’accord de flexwork

Après avoir approuvé une demande de flexwork, documentez l’accord de flexwork. L’objectif de l’accord de flexwork est de s’assurer que le superviseur et l’employé ont une compréhension claire et commune de l’arrangement de flexwork. Au minimum, l’entente devrait définir :

• L’horaire de travail qui précise les jours et les heures de travail flexible
• La durée de l’entente de travail flexible
• Comment l’entente de travail flexible peut prendre fin
• Quand l’employé doit être au bureau

L’entente devrait indiquer que l’entente est sujette à révision en fonction des exigences de travail du ministère. Il devrait également indiquer que le maintien de l’arrangement d’horaire flexible dépend de son efficacité tant pour l’employé que pour le ministère.

Une fois que vous aurez finalisé l’entente, remettez-en une copie à l’employé et placez-en une dans son dossier de ministère.

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Exemples d’horaire flexible

Les exemples ci-dessous illustrent des arrangements d’horaire flexible possibles pour les employés couverts par un contrat et les employés professionnels. Les détails de chaque exemple diffèrent selon que l’employé est admissible aux heures supplémentaires ou exempté des heures supplémentaires.

Les employés admissibles aux heures supplémentaires

Les arrangements de travail alternatifs ont des caractéristiques différentes des plans de travail flexibles.

Caractéristiques des régimes de travail alternatifs :

• Un nombre total d’heures spécifié que l’employé doit travailler chaque semaine en fonction du pourcentage de temps du poste
• Un horaire de travail hebdomadaire se répétant régulièrement qui est tout autre que cinq jours uniformes et consécutifs de huit heures dans une période de sept jours (pour les employés à temps plein)
• Une période de travail spécifiée pour chaque jour que l’employé doit travailler

Caractéristiques des régimes de travail flexibles :

• Un nombre total spécifié d’heures que l’employé est censé travailler chaque semaine en fonction du pourcentage de temps du poste
• Un nombre total spécifié d’heures de travail chaque jour ouvrable
• Une « période de travail principale » quotidienne. pendant laquelle l’employé est censé être au travail
• Une heure de début quotidienne variable qui commence dans une période de temps déterminée
• Une heure de fin quotidienne variable qui dépend de l’heure de début de cette journée

Exemple 1 : Plan de travail alternatif – employés admissibles aux heures supplémentaires

Exemple 2 : Plan de travail alternatif – employés admissibles aux heures supplémentaires

Exemple 3 : Plan de travail flexible – employés admissibles aux heures supplémentaires

Exemple 4 : Plan de travail flexible – employés admissibles aux heures supplémentaires

Salariés exonérés d’heures supplémentaires

Les régimes de travail alternatifs ont des caractéristiques différentes des régimes de travail flexibles.

Modalités de travail alternatives :

• Une attente minimale d’heures de travail hebdomadaires moyennes basée sur le pourcentage de temps du poste
• Un plan de travail se répétant régulièrement qui consiste en tout autre chose que cinq jours de travail consécutifs approximativement égaux
• Le plan de travail alternatif de l’employé peut devoir être ajusté au besoin pour répondre aux exigences de travail du poste

Modalités de travail flexibles :

• Une attente minimale d’heures de travail hebdomadaire basée sur le pourcentage de temps du poste
• Une « période de travail de base » quotidienne pendant laquelle l’employé est censé être au travail
• Une heure de début quotidienne variable qui commence dans une période de temps déterminée
• Une heure de fin quotidienne variable qui prend en considération l’heure de début de la journée, cependant, on s’attend à ce que les employés travaillent le temps nécessaire pour atteindre les objectifs de travail
• Le plan de travail flexible de l’employé peut devoir être ajusté au besoin pour répondre aux exigences de travail du poste

Exemple 5 : Plan de travail alternatif – employés exemptés d’heures supplémentaires

Exemple 6 : Plan de travail alternatif – employés exemptés d’heures supplémentaires

Exemple 7 : Plan de travail flexible – employés exemptés d’heures supplémentaires

Exemple 8 : Plan de travail flexible – employés exemptés d’heures supplémentaires

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Consignation des congés fériés

Pour un employé à temps plein, un jour férié vaut huit heures. Pour les employés à temps partiel, la valeur en heures du jour férié est calculée au prorata du pourcentage de temps plein de l’employé.

Si un jour férié tombe un jour où il est prévu que l’employé travaille moins d’heures que la valeur du jour férié, l’employé reçoit un crédit de jour férié pour la différence. Cela se traduit par des heures de crédit de vacances que l’employé peut s’arranger pour prendre à une date ultérieure.

Si un jour férié tombe un jour où l’employé est prévu de travailler plus d’heures que la valeur du jour férié, l’employé sera « redevable » à l’Université de la différence de temps entre la valeur horaire du jour férié et les heures que l’employé était prévu de travailler. Le tableau suivant donne des exemples de ces considérations relatives à la conservation du temps de vacances.

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