Qu’est-ce que le HCFA dans la facturation médicale ?

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Il existe des protocoles spécifiques lors de la facturation avec les compagnies d’assurance. L’un de ces protocoles consiste à remplir le formulaire HCFA. Voici ce qu’il faut savoir sur ce formulaire.

Le formulaire HCFA (Health Care Finance Administration) est un formulaire de réclamation utilisé dans le règlement des programmes d’assurance gouvernementaux tels que Medicare et Medicaid aux fournisseurs médicaux. Développé par le Centre de Medicaid et Medicare (CMS) mais a été adopté comme un formulaire standard par tous les plans d’assurance.

Les praticiens cliniques et les médecins utilisent le HCFA pour soumettre des réclamations pour des services professionnels. La réglementation fédérale exige que tous les prestataires de soins de santé utilisent le formulaire HCFA ou UB-04 pour le dépôt des demandes de remboursement.

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Le HCFA/CMS-1500

Ce formulaire est universel et tous les prestataires de soins de santé les utilisent pour facturer les fournisseurs d’assurance maladie. Tant Medicaid que Medicare, les services de la partie B, sont facturés à l’aide de ce formulaire. Le National Uniform Claim Committee (NUCC) tient à jour ce formulaire.

Le HCFA contient toutes les informations essentielles requises pour soumettre une demande précise. Dans ce formulaire, le prestataire de soins de santé doit inclure les éléments suivants;

• Les informations démographiques du patient
• Les informations sur l’assurance du patient
• Les codes médicaux
• Les dates de service

Les informations déposées dans ce formulaire doivent être précises et factuelles. Pour éviter les litiges, les prestataires de soins de santé doivent être sincères lorsqu’ils remplissent le formulaire. Si l’assurance détecte des irrégularités, elle peut ne pas honorer les demandes de remboursement.

Il existe une case spécifique qui s’applique à chaque prestataire de santé. Le payeur peut fournir des informations différentes sur la façon de remplir certaines cases. Le codeur médical et l’émetteur de factures doivent connaître certaines exigences spécifiques du payeur.

Comment fonctionne le formulaire HCFA ?

D’abord, le prestataire de soins de santé traite un patient et envoie ensuite la facture des services au payeur désigné. Habituellement, le payeur désigné est le fournisseur d’assurance. Le fournisseur d’assurance évalue les demandes et détermine les services à rembourser.

Lorsque les fournisseurs de soins de santé offrent les services aux patients, ils enregistrent les services en utilisant les codes médicaux appropriés. Les codes CPT s’appliquent aux différents traitements tandis que les codes ICD s’appliquent aux diagnostics. Ces codes fournissent un résumé des services offerts par le prestataire.

De plus, les informations sur l’assurance du patient et les données démographiques sont ajoutées à la facture. C’est après cela que les demandes d’indemnisation sont traitées.

Qui peut remplir les demandes d’indemnisation d’assurance en utilisant le HCFA ?

Les médecins de santé individuels et non les institutions peuvent seulement remplir ce formulaire. Vous trouverez ci-dessous certaines des personnes qui peuvent remplir le formulaire ;

• Psychologues cliniques
• Infirmières praticiennes
• Physiciens praticiens
• Services d’ambulance
• Services de laboratoire de diagnostic
• . diagnostiques
• Infirmières sages-femmes
• Médecins assistants
• Infirmières anesthésistes certifiées
• Travailleurs sociaux cliniques

Seulement les prestataires de soins de santé noninstitutionnels devraient soumettre des demandes d’assurance en utilisant le formulaire HCFA. Les fournisseurs institutionnels devraient soumettre des demandes en utilisant le formulaire UB-04.

Remplir les demandes d’assurance

Pour que les demandes d’assurance soient satisfaites, certaines normes et protocoles industriels définis doivent être respectés. Les facturiers médicaux utilisent un logiciel pour enregistrer les données du patient, préparer les demandes de remboursement et les soumettre au fournisseur d’assurance approprié. Cependant, il n’existe pas de logiciel universel que l’émetteur de factures doit utiliser.

Tous les logiciels de facturation d’assurance utilisent un ensemble de normes établies par l’HIPAA et la règle des codes (TCS). Les demandes de remboursement d’assurance peuvent être remplies manuellement sur papier ou par voie électronique. De nombreux prestataires de soins préfèrent le système électronique au système manuel.

Le système électronique est plus rapide et plus précis par rapport au système manuel. Cependant, le prestataire médical doit bien connaître les deux méthodes.

Règles pour remplir le formulaire HCFA

Le formulaire HCFA doit être rempli conformément aux dispositions de la loi. Les demandes d’indemnisation peuvent être rejetées si le formulaire n’est pas correctement rempli. Vous pouvez éviter le rejet des demandes de remboursement en faisant ce qui suit;

• Remplir toutes les données avec exactitude et précision dans les champs spécifiques
• Utiliser l’adresse de l’établissement de service
• Inclure les informations NPI lorsque cela est nécessaire
• Utiliser les codes de procédure et de diagnostic corrects
• Entrer les informations d’assurance du patient

Les fournisseurs d’assurance ont besoin de données exactes.

Comment remplir le formulaire HCFA

La façon dont l’émetteur de factures remplit le formulaire HCFA détermine si le fournisseur d’assurance offrira une compensation ou non. Le formulaire HCFA comporte 33 cases que vous devez remplir. Vous trouverez ci-dessous un guide détaillé sur la façon de remplir chaque détail

Type de payeur

Dans cette partie, vous marquez le type de couverture d’assurance maladie, c’est-à-dire Medicare ou Medicaid. Saisissez également le numéro d’assurance des patients.

Nom et sexe du patient

Saisissez le nom complet du patient, tel qu’il figure sur la carte Medicare. Cette section permet la saisie de 28 caractères maximum.

Date de naissance

Dans cette case, le prestataire médical doit inclure la date de naissance et le sexe du patient. Utilisez le format à 6 ou 8 chiffres.

Nom de l’assuré

Entrez le nom de l’assuré s’il ne s’agit pas du patient. Il peut s’agir du conjoint de l’emploi ou de tout autre primaire. Laisser en blanc si le patient est l’assuré.

Adresse physique

Entrer l’adresse et le code postal du patient. La première ligne est pour l’adresse civique, la ville et l’état sur la deuxième ligne et le code postal sur la troisième ligne.

Relation du patient avec l’assuré

Cocher une case indiquant la relation de l’assuré, que ce soit le conjoint, l’enfant, etc. Marquez le correspondant sur le formulaire.

Adresse de l’assuré

Entrez la ville, l’état, le code postal, le numéro de téléphone et l’adresse de l’assuré. Si elle est inconnue, laissez les détails de l’adresse physique en blanc. Utilisez l’adresse de l’employeur pour l’indemnisation des travailleurs.

Statut du patient

Renseignez le statut général du patient. Le statut comprend ; travailleur, étudiant, employé et état civil.

Détails de l’autre assuré

Inclure qu’il existe une couverture santé supplémentaire pour l’assuré, ajouter dans cette colonne. Cela consiste en les détails de la couverture de santé supplémentaire, les détails personnels, le détail des employeurs, l’école, etc.

Réservé à l’usage local

Cette partie est préservée pour les informations Medicaid. Saisissez le numéro Medicaid du patient s’il est disponible.

Numéro FECA/groupe de police de l’assuré

Saisissez le numéro de groupe ou de police de l’assuré tel qu’il est inscrit sur la carte d’identité. Cela prouve que le médecin a fait l’effort de déterminer s’il s’agit d’un Medicare primaire ou secondaire.

Signature du patient

Le patient doit signer sur le dossier. Si le patient est affaibli, alors un représentant autorisé devrait signer ou entrer une date alphanumérique à 6 chiffres/8 chiffres. Si un représentant signe, les raisons devraient être indiquées sur la ligne suivie de la relation et des détails personnels du représentant.

Signature de l’assuré

Si l’info Medigap est incluse dans la section 9, l’assuré est censé autoriser le paiement en signant dans cette section. Une signature au dossier est la plus appropriée pour cette section.

Date de la maladie

Quand le patient est-il tombé malade ? L’émetteur de factures doit inscrire la date exacte de la maladie, de la grossesse ou du malaise.

Autres dates

Remplir cette information si la case 10b et 10c est cochée. Utilisez un code à 6 ou 8 chiffres pour saisir la date de l’affection d’un patient apparenté.

Date d’incapacité

Dans cette section, saisissez la date à laquelle le patient était incapable de travailler dans sa profession actuelle. Cette section s’applique si le patient est sans emploi mais incapable de travailler.

Nom du médecin référent

Cette section s’applique si un autre médecin a référé le patient. Entrez les noms complets, le numéro d’identification et le numéro NPI du référent.

Dates d’hospitalisation

Si le patient a été hospitalisé, entrez la date d’hospitalisation. Vous pourriez laisser en blanc si aucune hospitalisation n’était nécessaire.

Informations supplémentaires sur la demande de remboursement

L’émetteur de factures doit saisir la date à laquelle le NPI du médecin a vu le patient. Le payeur attribue l’identifiant pour identifier le fournisseur de façon unique.

Frais de laboratoire externes

L’émetteur de factures doit remplir cette section lorsqu’il facture des tests de diagnostic. Cocher ‘oui’ si une autre partie que le prestataire offre le service.

Condition de diagnostic du patient

Tous les prestataires de santé, à l’exception des services d’ambulance, doivent saisir la spécificité du diagnostic d’un patient en utilisant des codes spéciaux. Les codes doivent être précis et corrects.

Code de resoumission Medicare

Entrez le numéro de référence original en cas de demandes de remboursement resoumises. Cette section ne s’applique pas à la soumission de la réclamation originale. Laissez cette section vide pour Medicare

Numéro d’autorisation préalable

Si les procédures médicales nécessitent l’approbation du QIO, entrez le numéro d’autorisation préalable du QIO. S’il s’agit d’un dispositif expérimental, indiquez le numéro IDE à 7 chiffres. Pour les services d’ambulance, indiquez le code postal à 5 chiffres du point de ramassage.

Détails du service

Dans cette section, l’émetteur de factures doit inclure les éléments suivants ;

• Dates du service
• Lieu du service
• Services ou procédures
• Montant des frais
• Pointeur de diagnostic
• Unités/jours de service

Les sections ci-dessus ne s’appliquent pas au vaccin antipneumococcique ou antigrippal.

Numéro d’identification fiscale fédéral

Entrez les détails du fournisseur de service (EIN ou SSN). Il s’agit du numéro unique utilisé pour déclarer les taxes.

Numéro de compte du patient

Entrez le numéro du patient fourni par le prestataire de services. Cette partie n’est pas obligatoire car elle aide le prestataire à identifier le patient.

27. Accepter l’assignation

Cochez la case appropriée pour accepter les prestations d’assignation. Les prestations d’assignation comprennent les éléments suivants;

• Services du fournisseur/médecin
• Services de laboratoire
• Services chirurgicaux
• Services d’ambulance

Veuillez vous assurer de sélectionner les options qui s’appliquent uniquement à votre cas.

Frais total des services

L’émetteur de factures doit entrer le frais des services. Les fournisseurs d’assurance exigent des frais réalistes et non exagérés.

Montant payé

L’émetteur de factures doit entrer le montant payé pour les services couverts. Cela ne comprend pas les rabais.

Solde dû

Laissez cette section en plan. Medicare n’a pas besoin que vous remplissiez cette section.

Signature du fournisseur de soins de santé

Le médecin ou le non-médecin offrant le service devrait entrer un fichier de signature. Les dates actuelles devraient suivre la signature du prestataire.

Code postal de l’établissement

Entrez l’emplacement du code postal de l’établissement du médecin. Cela s’applique aux services payables en vertu du barème d’honoraires du fournisseur.

NPI et taxonomie du fournisseur de facturation

L’émetteur de factures doit inscrire le NPI de l’établissement. Dans cette section, l’émetteur de factures doit entrer son nom, son adresse, son code postal et son numéro de téléphone. C’est la section finale et elle identifie que le fournisseur demande le paiement des services rendus.

The Bottom Line

Comme il ressort de ce qui précède, remplir le formulaire HCFA n’est pas une tâche facile. Les fournisseurs de soins de santé inexpérimentés devraient demander l’aide d’un professionnel de la facturation médicale pour éviter de faire des erreurs et de manquer des réclamations.

Si vous cherchez des services de facturation médicale, assurez-vous d’obtenir des devis pour une meilleure comparaison.

Mike Cynar On / HCFA, externalisation de la facturation médicale

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