Le comité des finances et les responsabilités du président du comité

Rôle du comité

Le rôle du comité des finances consiste principalement à assurer la surveillance financière de l’organisation. Les domaines de tâches typiques pour les groupes de petite et moyenne taille comprennent la budgétisation et la planification financière, les rapports financiers, ainsi que la création et le suivi des contrôles internes et des politiques de responsabilité. Un aperçu des responsabilités apparaît ci-dessous.

Budgétisation et planification financière

1. Élaborer un budget de fonctionnement annuel avec le personnel.
2. Approuver le budget au sein du comité des finances.
3. Surveiller le respect du budget.
4. Définir des objectifs financiers à long terme ainsi que des stratégies de financement pour les atteindre.
5. Développer des budgets de fonctionnement pluriannuels qui intègrent les objectifs et les initiatives du plan stratégique.
6. Présenter tous les objectifs et propositions financiers au conseil d’administration pour approbation.

Les comités des finances efficaces s’engagent pleinement dans un processus budgétaire annualisé en coopération avec le chef administratif du personnel et les cadres supérieurs. À moins que les règlements administratifs d’une organisation ne l’interdisent expressément, il peut être avantageux d’inclure dans le comité des membres n’appartenant pas au conseil d’administration et possédant une expertise financière.

En plus d’élaborer un budget annuel, le comité devrait également fixer des objectifs financiers à long terme. Ces objectifs peuvent inclure, par exemple, la création d’un fonds de roulement ou d’un fonds de réserve de trésorerie et la création d’un fonds pour l’entretien ou le remplacement des équipements. Si l’organisation a un plan stratégique, le comité des finances travaillera avec le personnel pour déterminer les implications financières du plan et les tracer dans un budget organisationnel pluriannuel qui soutiendra financièrement la mise en œuvre des stratégies.

Rapports

1. Développer des formats de rapports utiles et lisibles avec le personnel.
2. Travailler avec le personnel pour développer une liste de rapports souhaités notant le niveau de détail, la fréquence, les délais et les destinataires de ces rapports.
3. Travailler avec le personnel pour comprendre les implications des rapports.
4. Présenter les rapports financiers à l’ensemble du conseil d’administration.

Les comités des finances efficaces exigent du personnel qu’il fournisse des rapports très contextuels communiquant clairement la situation financière et la trésorerie de l’organisation, son respect du budget, son allocation de ressources vers l’accomplissement de sa mission et son soutien à toute restriction imposée par les donateurs sur les contributions. Le fait de disposer d’une liste prédéterminée des attentes en matière de rapports permet au personnel de consacrer suffisamment de temps à la production de rapports précis et de qualité et de ne pas être pris au dépourvu par des demandes ad hoc. En outre, ces rapports devraient aider à orienter la discussion du conseil d’administration sur les résultats attendus et les stratégies potentielles pour surmonter les revers ou les changements dans l’environnement financier.

Politiques de contrôle interne et de responsabilité

1. Créer, approuver et mettre à jour (si nécessaire) les politiques qui aident à garantir la protection des actifs de l’organisation.
2. S’assurer que les politiques et les procédures pour les transactions financières sont documentées dans un manuel, et que le manuel est révisé annuellement, et mis à jour si nécessaire.
3. S’assurer que les politiques et les procédures financières approuvées sont suivies.

Bien que l’ensemble du conseil porte la responsabilité fiduciaire de l’organisation, le comité des finances joue un rôle de leadership dans ce domaine, en s’assurant que les procédures de contrôle interne appropriées pour toutes les transactions financières sont documentées dans un manuel et suivies par le personnel. Le comité doit également jouer un rôle dans la détermination et la mise à jour des signataires des comptes bancaires, ainsi que dans la supervision du respect de toutes les échéances légales et gouvernementales.

Les comités des finances sont également souvent chargés d’assurer la conformité et/ou de développer d’autres politiques qui servent davantage à protéger l’organisation et à gérer son exposition au risque. Il s’agit notamment d’établir des politiques entourant :

• Les politiques en matière de personnel
• Les régimes de rémunération des cadres (en l’absence d’un comité distinct des ressources humaines)
• Les contrats ou baux à long terme
• .contrats ou baux à long terme
• Prêts ou lignes de crédit
• Utilisation d’Internet et sécurité informatique
• Achats d’immobilisations
• Disposition d’actions données
• Exigences et examens en matière d’assurance
• . exigences et examens en matière d’assurance
• Conservation des dossiers
• Acceptation des dons

Couverture des vérifications et des investissements

Dépend de nombreux facteurs, notamment – la taille du conseil, la taille du budget, l’ampleur et la complexité des actifs financiers existants – le comité des finances peut être appelé à remplir les rôles de deux autres comités qui sont habituellement séparés dans les grandes organisations : le comité d’audit et le comité d’investissement. Les responsabilités de base des comités d’audit et d’investissement sont les suivantes :

Comité d’audit

1. Recruter et sélectionner l’auditeur.
2. Revoir le projet d’audit et le 990 tel que présenté par l’auditeur.
3. Présenter le rapport d’audit à l’ensemble du conseil d’administration (si l’auditeur ne le fait pas).
4. Revoir la lettre de recommandation de la direction (SAS112) de l’auditeur et assurer le suivi des problèmes mentionnés.

Comité d’investissement

1. Rédiger une politique d’investissement détaillant les objectifs du portefeuille d’investissement, les directives sur la répartition des actifs du portefeuille en fonction d’un niveau prédéterminé de tolérance au risque, les autorisations pour l’exécution des transactions, la disposition des revenus gagnés, etc.
2. S’assurer que les dispositions de la politique sont respectées.
3. Réviser la politique au moins une fois par an et la mettre à jour si nécessaire.
4. Embaucher et évaluer les gestionnaires/conseillers en investissement.

Même si une organisation n’a pas assez de liquidités pour soutenir un portefeuille d’investissement complet, elle devrait gérer ses liquidités pour optimiser les revenus gagnés. Si une organisation dispose d’un excédent de trésorerie d’exploitation, le comité des finances, avec la contribution du responsable administratif du personnel, peut envisager de rédiger des directives pour placer l’excédent de trésorerie dans des véhicules à faible risque et à court terme. Celles-ci devraient être conçues pour maximiser les revenus gagnés à partir des liquidités existantes sans interférer avec les besoins de trésorerie d’exploitation, c’est-à-dire l’achat de CD à court terme avec des dates d’échéance échelonnées, ou l’établissement d’un arrangement de compte de balayage dans lequel les liquidités excédentaires sont balayées dans un véhicule à rendement plus élevé chaque nuit.

Rôle du président

Le président du comité des finances est le plus souvent le trésorier du conseil, dont les fonctions spécifiques sont généralement décrites dans les règlements de l’organisation. Dans la pratique, ces fonctions peuvent varier considérablement, allant d’un rôle pratique, dans le cas du modèle de « conseil de travail », à un rôle plus supervisé où les transactions sont en grande partie traitées par le personnel.

En tant que président du comité des finances, le trésorier du conseil s’assure que le comité fait son travail. Les fonctions spécifiques du président comprennent :

1. Servir de liaison principale entre le comité et le conseil complet,
2. Travailler avec le chef du personnel pour établir un ordre du jour pour chaque réunion du comité,
3. Notifier les membres de la réunion,
4. S’assurer que les documents et les rapports sont préparés et envoyés aux membres du comité à l’avance.

Une liste de tâches annualisée du comité est un outil utile pour organiser le travail du comité. Cela pourrait prendre la forme d’un calendrier ou d’une chronologie mois par mois qui intègre les échéances de budgétisation et de planification financière, les échéances de dépôt des documents gouvernementaux et juridiques, les échéances des rapports internes, les dates de révision et de mise à jour des politiques et des procédures, et les dates des réunions du comité des finances et des réunions plénières du conseil d’administration.

Le trésorier ou le président du comité des finances ne doit pas toujours être un professionnel des « chiffres », mais un bon jugement, la logique, la curiosité et un engagement envers la responsabilité et la stabilité financière à long terme de l’organisation sont des traits essentiels. Un bon trésorier ou président du comité des finances aura, ou développera rapidement, une compréhension des rapports financiers des organismes à but non lucratif et de l’IRS 990.

La présence d’un comité des finances pleinement engagé est une forte indication qu’une organisation est engagée dans une bonne gestion et qu’elle construit et préserve activement les ressources financières nécessaires pour soutenir l’accomplissement de sa mission, tant à court qu’à long terme.