Instructions de renouvellement

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Approximativement trois mois avant l’expiration de la ou des étiquettes du titulaire, le Florida Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services (Bureau) enverra à tous les titulaires actifs un paquet de renouvellement. Le paquet de renouvellement contient un bref avis de renouvellement qui inclut un lien en ligne vers des instructions détaillées de renouvellement et un formulaire de renouvellement généré par ordinateur qui a pré-rempli les informations sur le transporteur et le véhicule à partir du compte du transporteur. Les informations du compte seront  » actuelles  » à la date de création du formulaire de renouvellement, il sera donc nécessaire de mettre à jour le formulaire avec tous les changements à apporter pour la prochaine année d’immatriculation. Les informations sur le kilométrage sont requises pour la période de déclaration qui correspond à l’année d’enregistrement, afin de calculer les droits de renouvellement. En raison du volume élevé de renouvellements et d’autres transactions traitées chaque mois, les transporteurs sont encouragés à commencer le processus de renouvellement dès qu’ils reçoivent ce paquet. Ils sont également encouragés à renouveler en ligne, en utilisant le dossier de renouvellement comme référence. Lors du renouvellement en ligne, il n’est pas nécessaire d’envoyer une demande par la poste et tous les documents justificatifs peuvent être soumis via une adresse électronique spéciale pour les utilisateurs de la TED.

Conseils généraux sur le renouvellement

Comme indiqué ci-dessus, les transporteurs peuvent commencer le processus de renouvellement jusqu’à trois mois avant l’expiration de leur enregistrement. Il peut être utile de garder à l’esprit que le fait de renouveler tôt et de recevoir une facture tôt ne signifie PAS que le paiement est immédiatement dû. Au contraire, le fait d’avoir une facture en main est un moyen de confirmer que vos titres de compétences sont prêts à être délivrés dès que le paiement a été effectué et comptabilisé. Les transporteurs doivent tenir compte du temps qu’il leur faudra pour que leurs nouvelles étiquettes et cartes de taxi parviennent à leur emplacement une fois expédiées, et du temps qu’il leur faudra pour les installer sur leurs véhicules enregistrés avant que les étiquettes actuelles n’expirent. Ces informations peuvent les aider à déterminer le délai dont ils disposent avant d’effectuer le paiement. Voici d’autres conseils pour garder le renouvellement de l’IRP sur la bonne voie:

Revoir attentivement toutes les instructions de renouvellement

Quoi que soit la méthode utilisée pour soumettre un renouvellement, assurez-vous de vous référer aux instructions de renouvellement de l’IRP de l’année en cours.

Ce document peut être prévisualisé à tout moment, comme préparation. Les instructions détaillent toutes les étapes du processus de renouvellement, les informations sur le transporteur et le véhicule qui devront être revérifiées au moyen de documents justificatifs, et les types de documents (preuves) que le Bureau peut accepter. En évitant les erreurs, vous réduirez les risques que la transaction de renouvellement soit retardée parce que le Bureau a besoin d’informations supplémentaires de la part du transporteur.

Vérifiez l’exactitude et l’intégralité des renseignements préremplis sur le formulaire de renouvellement

Recueillez et soumettez les documents justificatifs appropriés

Les éléments suivants doivent être fournis chaque fois que vous renouvelez :

• Une preuve de la couverture d’assurance actuelle dans les montants applicables
• Une preuve du paiement actuel de la taxe fédérale sur l’utilisation des véhicules lourds

Les éléments suivants peuvent être nécessaires, selon vos opérations :

• Si vous ajoutez des véhicules à votre enregistrement, ou si vous avez un véhicule existant qui n’a pas de titre actuel en Floride, une preuve de la propriété du véhicule.
• Si vous avez encore ou ajoutez des véhicules avec un privilège en cours, une déclaration actuelle du titulaire du privilège (sur le papier à lettres du titulaire du privilège) indiquant qu’il y a encore un privilège en cours et que le titre ne sera pas libéré jusqu’à ce que ce privilège soit satisfait.
• Si vous n’êtes pas propriétaire de vos véhicules enregistrés et/ou que l’assurance est au nom d’une autre partie, une preuve d’un accord de location actuel.
• Si votre renouvellement comprend un changement d’adresse de votre emplacement physique en Floride, une preuve que votre entreprise établie actuelle ou votre lieu de résidence répond aux critères de l’IRP.

Répondre rapidement aux demandes d’informations ou de documents manquants

Payer votre facture à temps pour que les lettres de créance soient expédiées avant que vos étiquettes expirent

Note : Les premiers renouvellements nécessitent un paiement avec des fonds garantis. Le Bureau ne peut pas accepter un chèque provenant d’un compte personnel ou professionnel. Les formes de paiement acceptables comprennent un chèque de banque, un mandat ou une carte de crédit.

Renouvellement en ligne

L’utilisation du système E-File de l’État de Floride peut être le moyen le plus rapide de renouveler un enregistrement IRP. Toutes les informations sont saisies en ligne et les pièces justificatives requises sont scannées et envoyées à une adresse électronique dédiée. Le système est disponible 24 heures sur 24 et élimine la nécessité d’envoyer des documents par la poste. En général, le Bureau peut examiner la demande de renouvellement en ligne plus efficacement, et s’il ne manque aucune information ou documentation, le transporteur peut être rapidement informé par courriel lorsque le renouvellement est approuvé et est prêt à être payé.

E-File nécessite un enregistrement préalable en tant qu’utilisateur. Rendez-vous sur la page Web IRP E-Filing pour obtenir des informations générales et des instructions.

Les transporteurs qui sont déjà inscrits en tant qu’utilisateur de E-File n’ont pas besoin de soumettre des mises à jour sur le formulaire de renouvellement papier qui leur est envoyé par la poste. Ils peuvent plutôt se rendre en ligne à la page de connexion de la TED pour renouveler et mettre à jour leur compte. Voici des conseils pour le renouvellement en ligne :

Téléchargez le Guide de référence rapide du dépôt électronique pour les renouvellements IRP

Cliquez ici pour obtenir une assistance technique sur l’achèvement du processus de renouvellement en ligne.

Faites des copies numérisées lisibles de tous les documents justificatifs requis pour le renouvellement

Si la copie numérisée est de mauvaise qualité et ne convient pas pour l’examen ou le classement dans le compte, une autre copie sera requise. Évitez les retards en prenant des précautions lors de la numérisation.

Soyez rapide lorsque vous envoyez des documents justificatifs par courriel

Courriel [email protected]. Placez toujours le numéro de compte et le nom du compte dans la ligne d’objet du courriel. (Cela facilite le repérage d’une soumission.)

Surveillez le courriel pour obtenir d’autres instructions ou connectez-vous à E-File pour vérifier le statut

Une fois que le renouvellement a été examiné et approuvé, le statut du renouvellement passera de « Examen en attente » à « Transaction approuvée », et sera alors prêt pour le paiement.

Paiement en ligne

Dès que le renouvellement de l’IRP a été facturé, les utilisateurs de la télédéclaration ont la possibilité d’effectuer un paiement électronique. Cette option permet de payer par carte de crédit ou par traite bancaire.

Les utilisateurs d’E-File peuvent demander une livraison plus rapide de leurs justificatifs (par Federal Express) en se rendant sur www.fedex.com et en créant leur propre étiquette d’envoi prépayée. Une fois cette étiquette créée, elle peut être transmise à [email protected] avec les trois informations suivantes sur la ligne d’objet du courriel : (1) Nom du compte, (2) Numéro de compte, et les mots (3) « Étiquette FEDEX ».

Note : L’envoi des lettres de créance par FEDEX est une courtoisie ; si les lettres de créance ne peuvent être expédiées le jour même, l’étiquette FEDEX des clients ne sera pas utilisée et le Bureau en informera le client par courriel.

RENOUVELLEMENT PAR LA POSTE

Le formulaire pré-rempli qui a été envoyé par la poste au transporteur doit être utilisé pour mettre à jour les informations sur les véhicules, ajouter ou supprimer des véhicules, et apporter d’autres corrections. Toutes les entrées doivent être lisibles, complètes et le formulaire doit être signé. Utilisez de l’encre. REMARQUE : les signatures de l’agent de service/du mandataire ne sont PAS acceptables sur la demande de renouvellement.

Si nécessaire, une DEMANDE IRP vierge (HSMV 85900) peut être utilisée, avec la mention RENOUVELLEMENT. Toutes les entrées doivent être lisibles, complètes et le formulaire doit être signé. Utilisez de l’encre. REMARQUE : les signatures des agents de service/pouvoirs ne sont PAS acceptables sur la demande de renouvellement.

Voici des conseils pour le renouvellement par la poste:

• Utiliser l’adresse suivante pour soumettre la demande et tous les documents:

Bureau of Commercial Vehicle and Driver Services
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-0626

• Marquer tous les documents justificatifs avec le numéro de compte.

• Assurez-vous que toutes les photocopies des pièces justificatives sont lisibles.

• Assurez-vous que le compte a une adresse électronique valide dans le dossier.

Pour éviter les retards causés par le fait de devoir être avisé par courrier s’il y a des exigences ou des documents supplémentaires nécessaires, il sera utile d’avoir une adresse électronique valide que le Bureau peut utiliser pour vous contacter rapidement.

Payer la facture pour déclencher la libération des pouvoirs

Les registrants reçoivent une facture par courrier dès qu’un dossier de renouvellement complet est examiné et approuvé. La façon la plus rapide de payer est avec une carte de crédit par téléphone (850-617-3711) pendant les heures de bureau. Sinon, le paiement peut être effectué à l’adresse ci-dessus ou dans un centre de service IRP.

RENOUVELLEMENT EN PERSONNE

Les registrants ont la possibilité de se rendre dans un centre de service IRP, où il peut être possible de recevoir un service le jour même pour la transaction de renouvellement. Allez à la page Informations générales sur l’IRP pour obtenir des informations sur les agences d’étiquetage privées qui offrent des services de renouvellement IRP. Le renouvellement en personne au centre de service BCVDS Walk in n’est généralement pas recommandé en raison du volume élevé et imprévisible de clients qui renouvellent leur permis à la dernière minute chaque mois.