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Enregistrement original

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Information pour les nouveaux demandeurs

Les transporteurs doivent soumettre une demande « originale » s’il n’y a pas eu d’enregistrement IRP précédent en Floride, et fournir diverses formes de preuve. La liste de contrôle ci-dessous est une référence utile de toutes les exigences pour l’établissement d’un compte IRP.

Sauf indication contraire, les demandeurs doivent envoyer par la poste tous les formulaires et documents requis à l’adresse indiquée à la fin de la liste de contrôle, à moins qu’ils ne soumettent le dossier de demande en personne dans un centre de service IRP.

Liste de contrôle du demandeur initial de l’IRP

Si vous souhaitez obtenir une version imprimable de la liste de contrôle suivante, cliquez ici.

Demande de l’IRP &Cahier d’instructions

Remplir entièrement et signer la demande de l’IRP en utilisant le cahier d’instructions pour des directives détaillées. Le type de demande pour les nouveaux demandeurs est ORIGINAL. NOTE : Les demandeurs doivent signer la demande. Les signatures d’agent de service ou de procuration ne sont PAS acceptables sur la demande.

Preuve d’immatriculation antérieure

Sauf si le véhicule à immatriculer a été acheté ou acquis au cours du même mois que la date de la demande d’immatriculation IRP, une preuve d’immatriculation antérieure est requise. Les preuves suivantes sont acceptables

  • L’enregistrement antérieur d’une autre juridiction qui est valide pour la période précédant immédiatement la date d’entrée en vigueur de l’enregistrement IRP de la Floride ; ou
  • L’enregistrement antérieur de la plaque droite de la Floride ou l’information sur le véhicule qui peut être vérifiée dans notre base de données ; ou
  • Un affidavit de non-utilisation, sur lequel le demandeur certifie que le véhicule n’a pas été utilisé pendant la période allant de l’enregistrement antérieur (ou de l’achat) jusqu’à la date d’entrée en vigueur de l’enregistrement IRP de la Floride. Au besoin, le Bureau fournira ce formulaire au demandeur.

Numéro DOT américain et numéro d’identification d’employeur fédéral (FEIN)

Les demandeurs d’IRP doivent avoir un numéro DOT américain valide et une autorisation d’exploitation de la Federal Motor Carrier Safety Administration (FMCSA). La FMCSA exige également que les dossiers relatifs au numéro DOT américain et à l’autorisation d’exploitation soient mis à jour tous les deux ans, ou chaque fois que les transporteurs changent de nom ou d’adresse. Les mises à jour doivent être effectuées en ligne dans la mesure du possible, mais peuvent être effectuées manuellement en soumettant un formulaire fédéral MCS-150 à la FMCSA. Pour toute question sur l’obtention et le maintien d’un numéro DOT américain, contactez la FMCSA au (800)832-5660 ou rendez-vous sur le site www.fmcsa.dot.gov. Un numéro d’identification d’employé fédéral (FEIN) peut également être obtenu en ligne en s’adressant à la page EIN de l’Internal Revenue Service.

Porteur de véhicule responsable de la sécurité

Le programme fédéral de sécurité des transporteurs routiers connu sous le nom de PRISM (Performance and Registration Information Systems Management) exige que chaque véhicule enregistré IRP ait un transporteur routier responsable de la sécurité attribué. Pour chaque véhicule, le demandeur doit inscrire le numéro DOT américain et le numéro d’identification du contribuable correspondant du transporteur responsable de la sécurité du véhicule sur la demande IRP (dans la section INFORMATION SUR LE VÉHICULE de l’annexe A). Pour protéger les informations d’identification personnelle, il est suggéré que le numéro d’identification fourni sur la demande soit un FEIN (pour éviter l’utilisation d’un numéro de sécurité sociale, lorsque cela est possible).

COPIE DU CONTRAT DE LOCATION SIGNÉ

Ceci est requis si une personne autre que le demandeur est responsable de la couverture d’assurance et/ou de la sécurité du ou des véhicules enregistrés. Il est également requis si le demandeur et le propriétaire du véhicule sont différents. Une copie de l’ensemble du document est nécessaire pour l’examen.

PREUVE DE PROPRIÉTÉ

Soumettre une preuve de la liste appropriée ci-dessous:

Propriété du véhicule en Floride

  • Copie de l’immatriculation actuelle en Floride ; ou
  • Copie du reçu du titre de propriété en Floride du bureau local du percepteur des impôts où le véhicule a été immatriculé ; HSMV 82041.

Propriété du véhicule hors de l’État

  • Une copie du recto et du verso du titre hors de l’État (ou du reçu pour un titre électronique) et
  • Un formulaire de Floride HSMV 82042 (vérification du NIV) rempli. En outre, l’un des éléments suivants :
  • Une déclaration actuelle confirmant qu’il existe un privilège en suspens sur le véhicule décrit et que le titre ne sera pas libéré jusqu’à ce que ce privilège soit satisfait, sur du papier à en-tête du titulaire du privilège ; ou
  • Une copie du contrat de location signé actuellement en place.

Vérification du lieu d’affaires ou de résidence établi

L’IRP exige que les demandeurs aient, ou soient loués à un transporteur qui a, un « lieu d’affaires établi » dans l’État dans lequel ils basent leur enregistrement IRP. Toutefois, l’IRP définit un lieu d’affaires établi comme une structure physique appartenant au demandeur ou au titulaire, ou louée par lui, qui est ouverte pendant les heures normales d’ouverture et dont le personnel est composé d’employés du demandeur/transporteur sur une base permanente pour gérer l’entreprise et répondre aux demandes de renseignements. Les dossiers d’exploitation du parc doivent être conservés à cet endroit, à moins qu’ils ne soient disponibles autrement. Les demandeurs qui n’ont pas de lieu d’affaires établi en Floride (tel que défini par l’IRP) peuvent néanmoins s’enregistrer en Floride s’ils peuvent prouver qu’ils sont résidents. La preuve de l’adresse d’un emplacement physique (de l’entreprise ou de la résidence) est requise et doit afficher le nom du demandeur/transporteur, ainsi que l’adresse de l’emplacement physique. Les pièces justificatives doivent également être à jour (comme décrit ci-dessous). Si l’adresse physique appartient au transporteur auquel le demandeur est loué, une copie de l’intégralité du contrat de location est également requise.

Established Place of Business in Florida

  • Requis : Copie d’un document (affichant le FEIN de l’entreprise) qui a été délivré au cours des 90 derniers jours et qui montre que l’entreprise emploie au moins un individu. Par exemple, un relevé de compte de retenue d’impôt sur les salaires émis par une banque ou un bulletin de salaire délivré à un employé de l’entreprise. Une copie du formulaire W-2 émis par l’entreprise pour l’année fiscale la plus récente est également acceptable.

En outre, deux des documents suivants :

  • Copie d’un document émis par le Département d’État de Floride, Division des sociétés, montrant que l’entreprise du demandeur est une société active de Floride, une société à responsabilité limitée, etc… ; que le demandeur est le propriétaire principal d’une société active de Floride, d’une société à responsabilité limitée, etc….; ou la société de transport du demandeur est actuellement enregistrée pour mener des activités en tant que société étrangère en Floride;
  • Reçu émis par le FL Department of Revenue pour le dépôt/paiement des impôts sur les sociétés au cours de l’année fiscale la plus récente;
  • Licence commerciale ou professionnelle active émise par une municipalité ou un comté de Floride ;
  • L’évaluation de la taxe foncière émise à l’entreprise pour le trimestre ou l’année fiscale le plus récent;
  • La facture de services publics émise à l’entreprise dans les 90 derniers jours ; et/ou
  • Le relevé bancaire émis à l’entreprise dans les 90 derniers jours.

Résidence en Floride (Choisissez-en trois)

  • Le permis de conduire de Floride du demandeur (non expiré);
  • Reçu délivré par l’IRS pour la déclaration/le paiement de l’impôt fédéral sur le revenu pour l’année fiscale la plus récente;
  • Relevé bancaire délivré au déclarant au cours des 90 derniers jours ;
  • Facture de service public délivrée au titulaire dans les 90 derniers jours;
  • Facture d’impôt foncier ou immobilier délivrée au demandeur dans l’année fiscale la plus récente ; et/ou
  • Titre de véhicule de Floride du demandeur ou immatriculation de véhicule de Floride pour un véhicule titré en Floride.

Preuve de paiement de la taxe fédérale d’utilisation des véhicules lourds (HVUT)

Pour les véhicules dont le poids brut (GVW) est de 55 000 livres ou plus, soumettre une copie lisible du formulaire fédéral 2290, annexe 1, tamponné payé de l’Internal Revenue Service, ou soumettre une copie du formulaire fédéral 2290, annexe 1 (non tamponné), avec le recto et le verso du chèque annulé montrant que le paiement a été effectué. En cas de dépôt électronique, soumettre une copie du formulaire 2290, annexe I, montrant le reçu de marque d’eau.

NOTE : Si l’on ajoute un véhicule qui a été acheté moins de 60 jours avant l’immatriculation, le demandeur peut présenter une photocopie de l’acte de vente ou un autre document prouvant qu’un transfert de titre et un achat ont eu lieu dans les 60 jours précédant la date de dépôt de la demande IRP. Pour en savoir plus sur l’HVUT, cliquez ici.

Preuve de couverture d’assurance

Les demandeurs doivent être assurés pour la responsabilité civile combinée pour dommages corporels et matériels (Combined Single Limits ou CSL) dans le montant requis par la section 627.7415, Florida Statutes, et pour la protection contre les dommages corporels (PIP) au montant requis par l’article 627.733 Florida Statutes (NOTE : La preuve de la CSL et de la PIP est requise, en plus de l’extérieur de toute couverture Bobtail ou Non-Trucking que le demandeur détient). Voici les preuves (original ou copie) que le ministère accepte :

  • Certificat d’assurance responsabilité civile également appelé COI. Ce formulaire doit indiquer le numéro de police et les niveaux de couverture d’assurance, y compris la protection contre les blessures personnelles (PIP);
  • Le formulaire ACORD, qui est un type de formulaire de certificat d’assurance responsabilité. La couverture PIP doit être indiquée sur le formulaire ACORD. Le formulaire ACORD est pré-imprimé avec une clause standard dans la case « Annulation » en bas à droite du formulaire;
  • Certificat d’auto-assurance délivré par le Bureau de la responsabilité financière du ministère;
  • Form E, Certification d’assurance uniforme de responsabilité pour dommages corporels et matériels des transporteurs routiers, tel que déterminé par la National Association of Regulatory Utilities Commissioners et promulgué conformément aux dispositions de la section 202(b)(2) de l’Interstate Commerce Act. (49 U.S.C., Sec. 302 (b)(2).];
  • Preuve d’auto-assurance auprès de la Federal Motor Carrier Safety Administration;
  • Police qui fournit la couverture requise;
  • Cahier de la police d’assurance ; ou
  • Certificat d’assurance émis sur le formulaire d’assurance (doit refléter le numéro de la police et les niveaux de couverture) ; NOTE : Le ministère doit être inscrit comme titulaire du certificat :

HSMV-BCVDS
2900 Apalachee Parkway, Mail Stop 62
Tallahassee, Florida 32399-0626

  • Au lieu de ce qui précède : dépôt d’un cautionnement auprès du ministère émis par une société de cautionnement autorisée à faire affaire en Floride, ou combinaison d’un cautionnement et d’une police d’assurance qui satisfait aux exigences de l’article 320.02(5)(e), Florida Statutes.

POWER OF ATTORNEY – facultatif

Les demandeurs peuvent faire appel à un agent de service ou à une société de services aux transporteurs pour agir en tant que leur représentant IRP autorisé (collecte d’informations ; remplissage et soumission de formulaires et de documents ; réception des lettres de créance au nom du titulaire du compte IRP, etc.) Le demandeur doit déposer un formulaire de procuration dûment signé. Veuillez noter que certains formulaires IRP exigent la signature du demandeur ou d’un dirigeant de son entreprise, même si un représentant autorisé est nommé. Cela s’explique par le fait que le titulaire du compte IRP est toujours responsable de la conformité au programme et du maintien/de la déclaration d’informations exactes. Le titulaire du compte doit personnellement reconnaître ces responsabilités, ainsi qu’une compréhension des pénalités qui peuvent être encourues pour ne pas se conformer à l’IRP, y compris l’évaluation des frais supplémentaires, des pénalités et des intérêts en raison des constatations faites lors d’un audit IRP.

Paiement des frais d’enregistrement IRP

Les frais d’enregistrement sont calculés après le traitement de la demande IRP. Normalement, les frais d’enregistrement annuels sont basés sur le nombre de kilomètres parcourus dans chaque juridiction pendant la période de déclaration applicable. Par conséquent, les demandeurs ayant déjà été enregistrés IRP dans une autre juridiction de base devront déclarer les miles réels qu’ils ont accumulés à l’annexe B de la demande. Toutefois, si un demandeur initial n’a pas de milles réels à déclarer à l’annexe B, les droits d’immatriculation seront calculés en fonction de la  » distance moyenne par véhicule  » déclarée par les autres transporteurs de la Floride pour la période de déclaration applicable. NOTE : Les nouveaux demandeurs et ceux qui renouvellent leur demande pour la première fois devront payer avec des fonds garantis, tels qu’un mandat, un chèque certifié ou de l’argent comptant (les chèques provenant d’un compte bancaire personnel ou commercial ne sont pas acceptés pendant les deux premières années).

OBTENIR UNE LICENCE IFTA

Pour les transporteurs routiers régulièrement engagés dans des opérations interétatiques, il peut être plus pratique d’obtenir une licence en vertu de l’International Fuel Tax Agreement (IFTA) que d’acheter un permis temporaire d’utilisation de carburant de chaque juridiction dans laquelle ils opéreront en dehors de la Floride. Pour demander une licence IFTA, remplissez et signez le formulaire de commande de demande/décalcomanie IFTA (HSMV 85008). Veillez à utiliser le même nom et le même FEIN que ceux utilisés pour la demande IRP. Il n’y a pas de frais de demande pour l’IFTA, mais vous devez acheter un jeu de décalcomanies IFTA pour chaque véhicule. Les décalcomanies coûtent 4 $ l’ensemble. Envoyez la demande d’adhésion à l’IFTA, la commande de décalcomanies et le paiement à l’adresse indiquée au bas de cette liste de contrôle. Voir la page d’information générale de l’IFTA pour plus de détails.

Maintenir un compte IRP en ligne (« E-FILE »)

Les déclarants IRP peuvent s’inscrire pour utiliser le système E-File, qui offre certains services IRP en ligne. Pour commencer, soumettez un formulaire de demande de télédéclaration dûment rempli (HSMV 85083) par courriel, à [email protected]. Le système en ligne permet aux titulaires d’un enregistrement IRP de renouveler leur enregistrement, d’ajouter des véhicules, de transférer des vignettes, de commander des duplicata de cartes de taxi et d’effectuer des paiements par voie électronique. E-File est également disponible pour les détenteurs de licences IFTA pour remplir les déclarations de taxes sur les carburants, payer les taxes en ligne et commander des autocollants IFTA.

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