Comment planifier des e-mails sur le Mac

À un moment donné, nous avons tous dérapé et oublié un événement important – que ce soit l’anniversaire d’un ami, le premier jour d’un membre de la famille dans un nouveau travail, ou peut-être même notre propre anniversaire !

Planifier un e-mail à l’avance signifie que, même si une date importante parvient d’une manière ou d’une autre à vous échapper, alors au moins vous avez tiré un petit mot juste pour faire savoir à l’autre personne que vous avez pensé à elle.

Mais la planification des e-mails n’est pas seulement utile pour souhaiter un joyeux anniversaire à votre tante préférée, elle peut également aider à stimuler votre productivité. Par exemple, vous pouvez commencer votre journée de travail en écrivant et en programmant tous les e-mails que vous savez devoir envoyer au cours de cette journée particulière, ce qui vous permet de vous concentrer sur des tâches plus importantes (jusqu’à ce que les réponses commencent à affluer, du moins !) Planifier les e-mails à l’avance peut également permettre de garder les choses en ordre lorsque vous êtes loin de votre ordinateur pendant une période prolongée, par exemple lorsque vous êtes en vacances.

La planification des e-mails présente de nombreux avantages, il est donc assez frustrant que cette fonctionnalité soit introuvable dans l’application Mail intégrée de Mac. Par défaut, la seule façon d’envoyer un message est d’appuyer sur le bouton « Envoyer » de Mail. Même si vous prenez le temps de rédiger un e-mail à l’avance, vous devrez toujours faire un saut dans Mail et appuyer sur  » Envoyer  » lorsque vous voudrez réellement que cet e-mail soit envoyé.

Mail n’a peut-être pas de planificateur intégré, mais tout n’est pas perdu car vous pouvez ajouter cette fonctionnalité à Mail vous-même, soit en faisant appel à une application tierce, soit en créant un flux de travail Automator. Dans cet article, je vais explorer les deux méthodes.

Avant de commencer, il y a un piège dont vous devez être conscient : si votre Mac est éteint, endormi, déconnecté d’Internet, ou si l’application Mail est fermée, alors votre Mac ne sera pas en mesure d’envoyer des e-mails programmés. Juste quelque chose à garder à l’esprit avant de programmer ce message de  » joyeux anniversaire  » à envoyer à minuit !

Créer un planificateur d’emails avec Automator

Automator est idéal si vous voulez programmer des emails mais ne voulez pas télécharger une application tierce, ou si vous ne vous voyez pas programmer suffisamment d’emails pour justifier d’avoir une application dédiée à cette tâche.

Pour créer un flux de travail Automator qui peut envoyer des courriels à une heure et une date choisies par vous :

1. Lancez l’app Automator en naviguant dans le dossier ‘Applications’ de votre Mac, en sélectionnant ‘Utilitaires’ et en double-cliquant sur Automator.
2. Dans la fenêtre ‘Choisissez un type pour votre document’, sélectionnez ‘Application’, puis ‘Choisir’.’
3. Vérifiez que l’onglet ‘Actions’ est sélectionné, puis sélectionnez l’élément ‘Courrier’.

4. Trouvez l’action ‘Nouveau message de courrier’, puis faites-la glisser dans la section éditeur de la fenêtre Automator, et déposez-la dans votre flux de travail.

5. Vous pouvez maintenant créer votre courriel. Entrez l’adresse du destinataire, ainsi que les personnes que vous voulez CC ou BCC, le sujet de l’email et son contenu.

6. Si vous avez plusieurs comptes de messagerie, alors ouvrez la liste déroulante ‘Compte’ et choisissez le compte à partir duquel vous voulez envoyer ce message.

7. Vous voulez programmer l’envoi de plusieurs emails en même temps ? Faites alors glisser une autre action ‘Nouveau message de courrier’ dans votre flux de travail, et remplissez tous les champs requis.

8. Trouvez l’action ‘Envoyer des messages sortants’ dans le menu de gauche d’Automator et faites-la glisser dans votre flux de travail.

9. Vous êtes maintenant prêt à enregistrer votre application, alors sélectionnez ‘Fichier’ dans la barre de menu, suivi de ‘Enregistrer…’

10. Donnez un nom à votre application (je vais utiliser ‘Email Scheduler’) et vérifiez que le ‘Format de fichier’ est défini sur ‘Application’. Cliquez sur ‘Enregistrer.’

Votre application de planification d’emails est maintenant prête à être utilisée, mais vous n’avez toujours pas spécifié quand cet email doit être envoyé. Pour spécifier une date et une heure, vous devrez utiliser l’application Calendrier de votre Mac, alors lancez cette application et commençons :

1. Recherchez la date à laquelle vous voulez que ce courriel soit livré, et double-cliquez sur cette case pour créer un ‘Nouvel événement’.’

2. La case ‘Nouvel événement’ comprend déjà une heure par défaut – donnez un clic à cet espace réservé pour ouvrir une nouvelle section où vous pouvez spécifier une heure de votre choix.

3. Ensuite, survolez la section ‘Alerte’ jusqu’à ce qu’une liste déroulante apparaisse. Ouvrez ce menu déroulant et sélectionnez ‘Personnalisé…’

4. Ouvrez le premier menu déroulant et sélectionnez ‘Ouvrir un fichier’

5. Ouvrez le deuxième menu déroulant et sélectionnez ‘Autre…’

6. Sélectionnez l’application Email Scheduler que vous avez créée plus tôt.

7. Ouvrez le troisième menu déroulant et sélectionnez ‘Au moment de l’événement.’

8. Enregistrez vos modifications en cliquant sur ‘OK.’

Et c’est tout ! Votre courriel sera maintenant envoyé à l’heure que vous avez spécifiée dans le calendrier.

Cela peut sembler beaucoup de travail, en particulier si vous voulez juste programmer un seul courriel, mais une fois que vous avez créé cette application Email Scheduler, vous pouvez l’utiliser pour programmer des courriels ultérieurs, juste en modifiant son flux de travail.

Pour modifier le flux de travail Email Scheduler, vous devrez l’ouvrir dans Automator. Donc soit :

• Lancez Automator puis, lorsqu’il vous invite à créer un nouveau document, donnez un clic au bouton ‘Ouvrir un document existant….’. Sélectionnez votre application ‘Email Scheduler’.

• Sélectionnez ‘Fichier’ dans la barre de menu d’Automator, puis ‘Ouvrir…’ Une fois encore, sélectionnez votre application ‘Email Scheduler’.

Automator chargera alors le flux de travail d’Email Scheduler, prêt à être modifié. Mettez à jour l’action ‘Nouveau message de courrier’ avec un nouveau destinataire, un nouvel objet et un nouveau contenu du corps, puis enregistrez vos modifications. Ensuite, tout ce que vous avez à faire est de lancer l’application Calendrier et de spécifier quand vous voulez que cet e-mail soit envoyé.

Utilisation d’une application tierce

Si vous allez programmer des e-mails sur une base régulière, ou si vous n’êtes pas familier avec Automator, alors il peut être judicieux d’utiliser une application tierce à la place.

Une application populaire de planification d’e-mails est MailButler. Plutôt que de fonctionner comme une application autonome, MailButler se branche sur Mail, ajoutant essentiellement un bouton  » Planifier un courriel  » à l’interface standard de Mail.

Vous pouvez télécharger l’édition essentielle de MailButler gratuitement, bien que l’achat de la version professionnelle ou commerciale vous donne accès à certaines fonctionnalités supplémentaires.

Pour configurer MailButler, installez-le et lancez ensuite l’application MailButler. À ce stade, vous serez invité à redémarrer l’application Mail pour que MailButler puisse installer ses extensions, alors allez-y et cliquez sur  » Redémarrer Mail maintenant « .

Une fois que Mail redémarre, créez un compte MailButler et cliquez sur  » S’inscrire « . Après quelques instants, vous devriez recevoir un e-mail de confirmation (si ce n’est pas le cas, alors vérifiez votre dossier ‘Spam’), ouvrez-le et cliquez sur le lien ‘Confirmer l’adresse e-mail’.

Retournez dans votre app Mail et entrez l’adresse e-mail et le mot de passe associés à votre compte MailButler, puis vous êtes prêt à commencer à utiliser les fonctionnalités de MailButler, y compris la programmation des e-mails.

Pour programmer un courriel, il suffit de composer un nouveau message comme d’habitude, mais au lieu de cliquer sur le bouton régulier  » Envoyer  » de Mail, cliquez sur la nouvelle icône directement à sa droite – elle ressemble à l’icône régulière  » Envoyer « , mais avec l’ajout d’une petite icône d’horloge.

Cliquer sur ce bouton « Planifier » lancera un panneau où vous pouvez spécifier exactement quand ce courriel doit être envoyé.

Choisissez parmi les options suivantes :

• Date spéciale. Programmez l’envoi du courriel plus tard dans la journée, demain ou le jour ouvrable suivant.
• Distance horaire. Programmez l’envoi de l’email après un nombre spécifique de minutes, d’heures ou de jours écoulés.
• Heure et date. Programmez l’email pour qu’il soit envoyé à n’importe quelle date ou heure choisie par vous.

Alors, la seule chose qui reste à faire est d’appuyer sur ce bouton ‘Schedule’ et votre email sera rangé dans la ‘Outbox’ de Mail jusqu’à l’heure et la date choisies, à ce moment-là MailButler interviendra et enverra l’email pour vous.

Si vous avez besoin d’apporter quelques modifications à un email programmé, alors naviguez dans le dossier ‘Outbox’ de Mail et ouvrez l’email en question. Cela lance la fenêtre standard « Composer un courriel » de Mail où vous faites toutes les modifications dont vous avez besoin, et vous pouvez même reprogrammer le courriel en cliquant sur le bouton « Planifier » et en changeant ensuite la date et l’heure.

Pour annuler un courriel programmé, trouvez le courriel dans votre « Boîte d’envoi » et supprimez-le.

Envoyer des messages lorsque votre Mac est endormi

Bien que techniquement MailButler ne puisse pas envoyer des messages programmés lorsque votre Mac est endormi, il peut envoyer des messages programmés lorsque votre Mac fait la sieste.

La sieste d’alimentation est une fonctionnalité du système qui vise à garder votre Mac dans la boucle même lorsqu’il est endormi pendant une période prolongée. Lorsque votre Mac fait une sieste, il se réveille toutes les quelques heures pour effectuer une série de tâches, par exemple pendant ces périodes, l’application Calendrier vérifiera les nouvelles invitations, Mail récupérera tous les messages entrants, et vos applications Notes, Rappels et Photos se synchroniseront avec les changements que vous avez effectués sur vos autres appareils Apple.

Pendant ces périodes, MailButler pourra également envoyer tous les e-mails qui auraient dû être envoyés pendant que votre Mac dormait profondément. Le timing peut ne pas être parfait, mais vos messages programmés seront généralement toujours envoyés dans les quelques heures qui suivent votre programme initial.

Vous trouverez une liste de tous les Macs qui prennent en charge la fonction Power Nap sur le site officiel Apple docs.

Si votre Mac est inclus dans cette liste, alors vous pouvez activer Power Nap en:

1. Sélectionnant le logo ‘Apple’ dans la barre de menu.
2. Sélectionnant ‘Préférences système…’
3. Cliquant sur ‘Économiseur d’énergie’.’
4. Pour activer Power Nap lorsque votre appareil est branché à une source d’alimentation, sélectionnez l’onglet ‘Adaptateur d’alimentation’, suivi de la case à cocher ‘Activer Power Nap lorsque branché à un adaptateur d’alimentation’.

5. Pour activer le Power Nap lorsque votre appareil est débranché, sélectionnez l’onglet ‘Batterie’ et activez ‘Power Nap pendant l’alimentation par batterie’

Note, même avec le Power Nap activé, MailButler ne peut envoyer des e-mails que si l’app Mail est ouverte et connectée à Internet, donc assurez-vous que ces deux conditions sont remplies avant de laisser votre Mac s’endormir.

Ne plus jamais oublier de répondre à un courriel

Avez-vous déjà reçu un courriel important et pensé « Je vais y répondre dès que j’ai un moment », puis l’avoir complètement oublié ? Généralement, cela se produit parce que le courriel arrive dans votre boîte de réception au pire moment, peut-être lorsque vous vous précipitez à une réunion ou lorsque vous avez eu une journée particulièrement mouvementée et que vous vous promettez d’y répondre à la première heure demain matin.

Mais, il existe une astuce rapide et facile pour s’assurer que vous n’oublierez plus jamais de répondre à un courriel important – et c’est d’utiliser l’application bien nommée Reminders de Mac pour programmer un rappel. Au moment désigné, une notification apparaîtra, vous rappelant que vous devez répondre à ce courriel important.

Pour créer un rappel :

1. Lancez l’application Mail et ouvrez le courriel auquel vous devez répondre.
2. Ouvrez le dossier ‘Applications’ de votre Mac, et lancez l’application ‘Rappels’.
3. Glissez ce courriel dans votre application ‘Rappels’ et déposez-le dans la liste. Un lien ‘Afficher dans le courrier…’ devrait apparaître comme un nouvel élément de la liste.

4. Survolez le lien ‘Afficher dans le courrier’ jusqu’à ce qu’un ‘i’ apparaisse. Donnez à ce ‘i’ un clic pour ouvrir une boîte où vous pouvez programmer votre rappel.

5. Sélectionnez  » Un jour « , entrez l’heure et la date auxquelles vous souhaitez recevoir ce rappel, puis cliquez sur  » Terminé « .

Lorsque l’heure prévue arrivera, une notification apparaîtra pour vous rappeler que vous avez encore un courriel important à écrire. Encore mieux, si vous cliquez sur cette notification, cela lancera l’app Mail avec l’email en question déjà ouvert, qui n’attend que vous pour rédiger votre réponse.