University of Washington Human Resources

Joustotyöpolitiikka ja -prosessi

Yliopiston politiikka sallii henkilökunnan työntekijöille joustotyöjärjestelyt, kun työntekijän esimies (tai muu nimetty virkamies) arvioi joustotyöpyynnön ja hyväksyy sen.

Pyyntöä arvioidessaan esimiehen on määriteltävä, että työntekijä voi tehokkaasti hoitaa työtehtäviinsä kuuluvia työtehtäviä joustotyön aikana. Esimiehen on myös määriteltävä, että joustotyöjärjestely on sovellettavien säännösten, toimintatapojen ja työehtosopimusten mukainen.

Pyynnöt, jotka koskevat joustotyöjärjestelyjä vammaisjärjestelyinä, käsitellään erillisen prosessin kautta.

Mitä on joustotyö?

Joustotyöjärjestely on tavanomaisesta viikoittaisesta työviikosta poikkeava työsuunnitelma. Normaali työviikko koostuu viidestä peräkkäisestä kahdeksan tunnin työpäivästä ja johdonmukaisista alkamis- ja päättymisajoista jokaiselle työpäivälle.

Tyypillisesti työntekijä pyytää joustotyöjärjestelyä, vaikka joskus se voi olla työsuhteen ehto.

Valvojien on arvioitava huolellisesti ehdotetun joustotyöjärjestelyn toteuttamiskelpoisuus ennen sen hyväksymistä. Järjestelyn on tarkoitus hyödyttää työntekijää kuormittamatta kohtuuttomasti yksikön toimintaa.

Voidakseen varmistaa, että työntekijä jatkaa tehokasta työskentelyä joustotyöjärjestelyssä, esimiesten tulisi laatia etätyösuunnitelma. Kun käytössä on hyvä suunnitelma, joustotyö voi hyödyttää työntekijää, tiimiä ja yliopistoa yleensä. Joustotyö parantaa usein työtyytyväisyyttä lisäämällä työn joustavuutta. Se auttaa myös rekrytoimaan ja pitämään työntekijöitä.

Joustotyöjärjestelyjen tyypit

Joustotyöjärjestelyjä on kahta yleistä tyyppiä:

• Vaihtoehtoiset työjärjestelyt
• Joustavat työjärjestelyt

Vaihtoehtoisella työjärjestelyllä tarkoitetaan säännöllistä, toistuvaa työaikajärjestelyä, joka kuuluu tavanomaiseen työviikkoon ja joka on kaikkea muuta kuin viittä peräkkäistä kahdeksan tunnin työpäivää – esimerkiksi työskentelyä neljänä peräkkäisenä kymmentuntisena työpäivänä viikon aikana.

Joustavassa työjärjestelyssä työntekijä työskentelee yhtenäisen tuntimäärän joka päivä. Työntekijän aloitus- ja lopetusajat vaihtelevat kuitenkin tietyn vaihteluvälin sisällä kiinteän ydinaikakokonaisuuden ympärillä.

Esimerkiksi työntekijä, joka tekee kahdeksan tunnin työpäivää (plus lounastunti), on aina töissä ydinaikana klo 9-16. Työntekijän aloitus- ja lopetusajat vaihtelevat kuitenkin päivästä toiseen. Maanantaina työntekijä saattaa työskennellä kello 8-17, kun taas tiistaina työntekijä työskentelee kello 9-18.

Vaikka joustavia ja vaihtoehtoisia työjärjestelyjä voi olla yhdistelmiä, erityisen monimutkaiset tai epätavalliset aikataulut voivat aiheuttaa haasteita, joita esimiehen olisi harkittava ennen järjestelyn hyväksymistä, erityisesti ylityökelpoisten työntekijöiden osalta. Ajankirjanpito ja vapaiden seuranta voivat olla monimutkaisempia, samoin kuin sijaisuuden järjestäminen poissaolojen aikana.

Palaa alkuun

Valvojan joustotyöarviointiprosessi

Valvojat tekevät lopullisen päätöksen työntekijän joustotyöpyynnöstä sen jälkeen, kun he ovat arvioineet sen toteuttamiskelpoisuuden, ja heidän olisi tehtävä yhteistyötä työntekijän kanssa ehdotuksen arvioimiseksi. Arvioi lisäksi, miten joustotyöjärjestely vaikuttaa rooliisi esimiehenä ja muuhun yksikkösi toimintaan. Selvitä mahdolliset ongelmat ja keinot niiden ratkaisemiseksi.

Määritä työntekijän valmiudet joustotyöhön

Työntekijöiden työtyylit ja työtehtävät vaihtelevat. Jotkut työntekijät tai työtehtävät saattavat soveltua paremmin joustotyöjärjestelyyn kuin toiset. Arvioidessaan joustotyöpyyntöä esimiesten tulisi ottaa huomioon, kuinka hyvin työntekijä on osoittanut taitoja ja työtapoja, jotka johtavat onnistuneeseen joustotyöjärjestelyyn, työntekijä mukaan lukien:

• Ylityökelpoisuus
• Tämänhetkinen tuottavuus ja aiempi onnistumishistoria
• Päsmällisyys ja kyky noudattaa työaikataulua ja ilmoittaa työstä poissaoloista
• Kyky suoriutua työtehtävistä, joihin päivittäiset tai viikoittaiset työtehtävät saattaisivat vaikuttaa…erityiset määräajat
• Jäljellä oleva koeaika, joka on suoritettava

Määritetään tiimin ja yksikön valmius joustotyöhön

Kun on todettu, että työntekijä todennäköisesti onnistuu joustotyöjärjestelyssä, arvioi, miten hyvin muu osasto tai yksikkö toimii, kun työntekijä aloittaa joustotyöjärjestelyn, mukaan lukien:

• Odotetut hyödyt tiimille
• Odotetut muutokset tiimin dynamiikkaan
• Tukihenkilöstö, jota tarvitaan, kun joustotyötä tekevä työntekijä on poissa
• Vaikutukset tiimin päämääriin ja sitoumuksiin

Viime kädessä on määriteltävä tiimillesi parhaiten sopiva työjärjestely. Jokainen tiimi on erilainen. Jotkut tiimit menestyvät, kun tiimin jäsenet tekevät usein joustotyötä. Toisten tiimien on rajoitettava joustotyön määrää. Jos olet epävarma siitä, mikä toimii parhaiten, aloita tiimin rajoitetuilla joustotyömahdollisuuksilla ja tee sitten muutoksia saatuasi kokemusta.

Harkitse, vaikuttaako joustotyöjärjestely:

• Kustannuksiin, asiakaspalveluun, turvallisuuteen ja vartiointiin
• Aika- ja lomakirjanpitoon, erityisesti loma-aikoihin liittyvään lomakirjanpitoon
• Varustus- ja teknologiatarpeisiin

Vastaudu joustotyöpyyntöön

Jos hyväksyt joustotyöpyynnön, seuraava vaiheesi on dokumentoida joustotyöstä tehty sopimus.

Jos olet epävarma siitä, voiko ehdotettu joustotyöjärjestely onnistua, harkitse työntekijän sallimista joustotyöhön kokeiluluontoisesti. Määritä alustava tarkastelujakso, jonka jälkeen teet lopullisen päätöksen järjestelystä.

Jos et voi hyväksyä joustotyöpyyntöä, perustele päätöksesi, joka perustuu sekä ehdotuksen vaikutukseen osaston toimintaan että, jos se on merkityksellistä, työntekijän työhistoriaan osastollasi.

Joustotyösopimuksen dokumentointi

Hyväksyttyäsi joustotyöpyynnön dokumentoi joustotyösopimus. Joustotyösopimuksen tarkoituksena on varmistaa, että sekä esimiehellä että työntekijällä on selkeä, yhteinen käsitys joustotyöjärjestelystä. Sopimuksessa olisi vähintään määriteltävä:

• Työaikataulu, jossa määritellään joustotyöpäivät ja -ajat
• Joustotyöjärjestelyn kesto
• Miten joustotyöjärjestely voidaan päättää
• Milloin työntekijän on oltava toimistossa

Sopimuksessa olisi mainittava, että järjestelyä voidaan tarkistaa osaston työvaatimusten perusteella. Sopimuksessa olisi myös mainittava, että joustotyöjärjestelyn jatkaminen riippuu siitä, toimiiko se tehokkaasti sekä työntekijän että osaston kannalta.

Kun olet viimeistellyt sopimuksen, anna siitä kopio työntekijälle ja laita kopio työntekijän osaston kansioon.

Palaa alkuun

Joustotyöesimerkkejä

Jäljempänä olevissa esimerkeissä havainnollistetaan mahdollisia joustotyöjärjestelyjä työsopimussuhteisten toimihenkilöiden ja ammattihenkilöstön toimihenkilöille. Kunkin esimerkin yksityiskohdat vaihtelevat sen mukaan, onko työntekijä ylityökelpoinen vai ylityöstä vapautettu.

Ylityökelpoiset työntekijät

Vaihtoehtoiset työjärjestelyt ovat ominaisuuksiltaan erilaisia kuin joustavat työsuunnitelmat.

Vaihtoehtoisten työjärjestelyjen ominaisuudet:

• Määritelty kokonaistyöaika, joka työntekijän on määrä työskennellä viikoittain työpaikan prosentuaalisen työajan perusteella
• Säännöllisesti toistuva viikoittainen työaikataulu, joka on jotain muuta kuin viisi yhtenäistä ja peräkkäistä kahdeksan tunnin työpäivää seitsemän päivän aikana (kokoaikaisilla työntekijöillä)
• Määritelty työskentelyjakso kullekin päivälle, jonka työntekijä on määrätty työskentelemään

Joustavien työjärjestelyjen ominaisuudet:

• Määritelty kokonaistuntimäärä, jonka työntekijä on suunniteltu työskentelemään viikoittain tehtävän prosentuaalisen työajan perusteella
• Määritelty kokonaistuntimäärä jokaista työpäivää kohden
• Vuorokautinen ”ydintyöskentelyjakso”. jonka aikana työntekijän odotetaan olevan työssä
• Vaihteleva päivittäinen alkamisaika, joka alkaa tietyn ajan kuluessa
• Vaihteleva päivittäinen päättymisaika, joka riippuu kyseisen päivän alkamisajasta

Esimerkki 1: Vaihtoehtoinen työsuunnitelma – ylityökelpoiset työntekijät

Esimerkki 2: Vaihtoehtoinen työsuunnitelma – ylityökelpoiset työntekijät

Esimerkki 3: Joustava työsuunnitelma – ylityökelpoiset työntekijät

Esimerkki 4: Joustava työsuunnitelma – ylityökelpoiset työntekijät

Ylityöstä vapautetut työntekijät

Vaihtoehtoisilla työjärjestelyillä on erilaiset ominaisuudet kuin joustavilla työsuunnitelmilla.

Vaihtoehtoisten työjärjestelyjen ominaisuudet:

• Viikoittainen vähimmäiskeskimääräinen työtuntiodotus, joka perustuu viran prosentuaaliseen työaikaan
• Säännöllisesti toistuva työsuunnitelma, joka koostuu jostain muusta kuin viidestä peräkkäisestä, suunnilleen yhtä pitkästä työpäivästä
• Vaihtoehtoista työsuunnitelmaa saatetaan joutua mukauttamaan tarvittaessa, jotta se täyttäisi viran työssä vaadittavat vaatimukset:

  Joustavan työjärjestelyn ominaisuudet:

  • Viikoittainen vähimmäistyötuntiodotus, joka perustuu viran prosentuaaliseen työaikaan
  • Vuorokautinen ”ydintyöskentelyjakso”, jonka aikana työntekijän odotetaan olevan työssä
  • Vaihteleva päivittäinen alkamisajankohta, joka alkaa määritellyn ajan sisällä
  • Vaihteleva päivittäinen päättymisajankohta, joka ottaa huomioon päivän alkamisajan, työntekijän odotetaan kuitenkin työskentelevän niin kauan kuin se on tarpeen työtavoitteiden saavuttamiseksi
  • Työntekijän joustavaa työsuunnitelmaa saatetaan joutua mukauttamaan tarpeen mukaan, jotta työtehtävän työvaatimukset täyttyvät

  Esimerkki 5: Vaihtoehtoinen työsuunnitelma – ylityöstä vapautetut työntekijät
  

  Työsuunnitelma:	Työsuunnitelma:
  100%	8 a.m. to 18:30 p.m., Maanantaista torstaihin (1/2 tunnin lounas) Työn alkamis- ja päättymisaikojen mukauttaminen voi olla tarpeen työn vaatimusten täyttämiseksi.

  Esimerkki 6: Vaihtoehtoinen työsuunnitelma – ylityöstä vapautetut työntekijät
  

  Työaikaprosentti:	Työskentelysuunnitelma:
  80 %	8:sta kello 18:een, Maanantaista keskiviikkoon (1/2 tunnin lounas) 8.00-11.30 torstaihin (ei lounasta). Työn aloittamis- ja lopettamisaikojen mukauttaminen voi olla tarpeen työn vaatimusten täyttämiseksi.

  Esimerkki 7: Joustava työsuunnitelma – ylityöstä vapautetut työntekijät
  

  Prosenttiaika:	Työn ydinaika:	Työn alkamisaika:	Työn päättymisaika:
  100%	9 a.m. to 17.00, Maanantaista perjantaihin (1 tunti lounasta)	Yleensä klo 8.00-9.00.	Yleensä klo 17.00-18.00. Aloitus- ja päättymisaikojen mukauttaminen voi olla tarpeen työn vaatimusten täyttämiseksi.

  Esimerkki 8: Joustava työsuunnitelma – ylityöstä vapautetut työntekijät
  

  Prosenttiaika:	Työn ydinaika:	Työn alkamisaika:	Työn päättymisaika:
  90%	8:30 a.m. to 17.00, Maanantaista torstaihin (1 tunti lounasta) ja perjantaina klo 8.00 – 12.00 (ei lounasta)	Yleensä klo 8.00 – 8.30, maanantaista torstaihin	Yleensä klo 17.00 – 17.30, maanantaista torstaihin. Alku- ja loppuaikojen mukauttaminen voi olla tarpeen työn vaatimusten täyttämiseksi.

  Palaa alkuun

  Pyhävapaiden kirjaaminen

  Kokoaikatyötä tekevälle työntekijälle pyhäpäivä on kahdeksan tunnin arvoinen. Osa-aikaisille työntekijöille lomatuntien arvo suhteutetaan työntekijän kokoaikaprosentin perusteella.

  Jos loma osuu päivälle, jolloin työntekijän on määrä työskennellä vähemmän tunteja kuin loman arvo on, työntekijä saa lomahyvityksen erotuksen verran. Näin saadaan lomahyvitystunteja, jotka työntekijä voi sopia ottavansa vapaaksi myöhemmin.

  Jos pyhäpäivä osuu päivälle, jolloin työntekijän on määrä työskennellä enemmän tunteja kuin pyhäpäivän arvo, työntekijä on yliopistolle ”velkaa” lomapäivän tuntiarvon ja niiden tuntien välisen erotuksen, jotka työntekijän oli määrä työskennellä. Seuraavassa taulukossa on esimerkkejä näistä loma-aikaan liittyvistä näkökohdista.

  Kaikki sopimuksen piiriin kuuluvat, luokitellut ja ammattihenkilöt

  Työsuhde luokka	Pyhän ja työpäivän suhde	Vaikutus työntekijään
  Kaikki sopimuksen piiriin kuuluvat, Classified, & Professional Staff	Pyhä osuu työntekijän suunniteltuun vapaapäivään	Työntekijä saa vapaapäivästä lomahyvityksen, jonka voi käyttää myöhemmin. Lomahyvitys on kahdeksan (8) tuntia kokoaikaisille työntekijöille tai suhteutettuna osa-aikaisille työntekijöille
  All Contract Covered, Classified, & Professional Staff	Pyhä osuu työntekijän suunniteltuun työpäivään, joka on lyhyempi kuin lomapäivä, jonka työntekijä on oikeutettu saamaan (ks. huomautus alla)	Työntekijä pitää lomapäivän vapaana ja saa lomahyvityksen lomapäivien välisen erotuksen ajalta. lomapäivän arvon ja suunnitellun työpäivän pituuden välinen erotus
  Ylityökelpoinen sopimussuhteinen ja luokiteltu henkilöstö	Työntekijä määrätään työskentelemään suunniteltuna vapaapäivänä	Työntekijä saa säännöllisen päivän palkan ja lisäkorvauksen, jonka suuruus on yksi ja yksi tunti.puolet kaikista pyhäpäivänä tehdyistä työtunneista. Päällikkö voi hyväksyä työntekijän pyynnön korvaavasta vapaa-ajasta rahallisen korvauksen sijaan.
  Ylityökelpoinen ammattihenkilöstö	Työntekijä on määrätty työskentelemään suunniteltuna juhlapäivänä	Työntekijä saa säännöllisen päivän palkan. Työntekijä saa yhden päivän lomahyvityksen, joka perustuu FTE:hen ja joka voidaan ottaa muuna ajankohtana. Lisäpalkkaa ei makseta. Jos lomapäivänä työskentely johtaa siihen, että työntekijä työskentelee enemmän kuin 40 tuntia työviikossa, työntekijä saa ylityökorvauksen yli 40 tuntia tehdyistä työtunneista
  Ylityökorvaukseen oikeutettu sopimussuhteinen, luokiteltu, & ammattihenkilöstö	Työntekijä työskentelee neljänä 10-tuntisena päivänä vaihtoehtoisella työaikajärjestelyllä. Loma osuu päivälle, jolloin työntekijän on tarkoitus työskennellä	Työntekijä on vapaalla 10 tuntia, mutta loman arvo kokoaikaiselle työntekijälle on vain kahdeksan (8) tuntia. Työntekijä on velkaa kaksi (2) tuntia, jotka voidaan ottaa loma-ajasta tai kertyneestä tasoittumisajasta, jos sellainen on
  Ylityöaika Vapautettu Sopimuksen piiriin kuuluva, luokiteltu, & Professional Staff	Pyhä osuu työpäivälle, joka on pidempi kuin työntekijän saama lomavapaa (ks. huomautus alla)	Työntekijä pitää lomapäivän vapaana ja voi joko mukauttaa työpanostaan niin, että se kattaa erotuksen, TAI työntekijän kyseisenä päivänä suunnitellun työajan ja lomapäivän arvon välinen erotus vähennetään työntekijän lomavapaasaldosta. Työntekijän suunnitellun työajan ja loman arvon välistä erotusta ei saa kirjata palkattomaksi vapaaksi.
  Ylityötunnista vapautettu sopimussuojattu, luokiteltu, & ammattihenkilöstö	Työntekijä määrätään työskentelemään pyhäpäivänä	Työntekijä saa säännöllisen päivän palkan ja kahdeksan tunnin lomahyvityksen kokoaikaisen työntekijän osalta (osa-aikaisen työntekijän osalta suhteutettuna)

  Huom: Loma-aika perustuu työntekijän kokoaikaiseen työaikaan: kahdeksan (8) tuntia kokoaikaiselle työntekijälle, suhteutettuna osa-aikaiselle työntekijälle..

  Palaa alkuun