Talouskomitea ja komitean puheenjohtajan tehtävät

Komitean rooli

Talouskomitean tehtävänä on ensisijaisesti huolehtia organisaation talouden valvonnasta. Pienten ja keskisuurten ryhmien tyypillisiä tehtäväalueita ovat budjetointi ja taloussuunnittelu, taloudellinen raportointi sekä sisäisen valvonnan ja tilivelvollisuuskäytäntöjen luominen ja seuranta. Alla on hahmotelma vastuualueista.

Budjetointi ja taloussuunnittelu

1. Vuosittaisen toimintabudjetin laatiminen yhdessä henkilökunnan kanssa.
2. Budjetin hyväksyminen talouskomiteassa.
3. Budjetin noudattamisen valvominen.
4. Pitkän tähtäimen taloudellisten tavoitteiden asettaminen sekä rahoitusstrategiat niiden saavuttamiseksi.
5. Kehittää monivuotisia toimintabudjetteja, jotka sisältävät strategisen suunnitelman tavoitteet ja aloitteet.
6. Esittää kaikki taloudelliset tavoitteet ja ehdotukset johtokunnan hyväksyttäviksi.

Tehokkaat talouskomiteat osallistuvat täysipainoisesti vuotuiseen budjetointiprosessiin yhteistyössä henkilökunnan hallinnollisen johtajan ja ylimmän henkilöstön kanssa. Ellei järjestön säännöissä nimenomaisesti kielletä sitä, voi olla eduksi ottaa komiteaan mukaan muita kuin hallituksen jäseniä, joilla on talousasiantuntemusta.

Vuosibudjetin laatimisen lisäksi komitean olisi asetettava myös pitkän aikavälin taloudellisia tavoitteita. Näihin tavoitteisiin voi kuulua esimerkiksi käyttöpääoma- tai käteisvararahaston perustaminen ja rahaston perustaminen laitteiden ylläpitoa tai uusimista varten. Jos organisaatiolla on strateginen suunnitelma, talouskomitea määrittelee yhdessä henkilöstön kanssa suunnitelman taloudelliset vaikutukset ja piirtää ne monivuotiseen organisaatiobudjettiin, joka tukee taloudellisesti strategioiden toteuttamista.

Raportointi

1. Kehittäkää yhdessä henkilöstön kanssa käyttökelpoiset ja helppolukuiset raporttimuodot.
2. Kehittäkää yhdessä henkilöstön kanssa luettelo halutuista raporteista, joihin merkitään raporttien yksityiskohtaisuuden taso, tiheys, määräajat ja vastaanottajat.
3. Työskentele henkilökunnan kanssa, jotta he ymmärtäisivät raporttien vaikutukset.
4. Esittele talousraportit koko hallitukselle.

Tehokkaat talouskomiteat edellyttävät, että henkilökunta laatii hyvin asiayhteyteen perustuvia raportteja, joista käy selvästi ilmi organisaation rahoitus- ja käteisvaratilanne, budjetin noudattaminen, resurssien kohdentaminen toiminta-ajatuksen toteuttamiseen ja lahjoittajilta saadun lahjoitusrahoituksen mahdollisten rajoitusten tukeminen. Kun henkilöstöllä on ennalta määritelty luettelo raportointia koskevista odotuksista, se voi varata riittävästi aikaa tarkkojen ja laadukkaiden raporttien laatimiseen eikä joutua yllättymään tilapäisistä pyynnöistä. Lisäksi näiden raporttien pitäisi auttaa keskittämään hallituksen keskustelua odotetuista tuloksista ja mahdollisista strategioista takaiskujen tai taloudellisen toimintaympäristön muutosten voittamiseksi.

Sisäisen valvonnan ja vastuuvelvollisuuden toimintaperiaatteet

1. Luo, hyväksy ja päivitä (tarvittaessa) toimintaperiaatteet, joiden avulla voidaan varmistaa, että organisaation omaisuus on suojattu.
2. Varmennetaan, että taloustapahtumia koskevat toimintaperiaatteet ja -menettelyt on dokumentoitu käsikirjaan, ja käsikirja tarkistetaan vuosittain ja päivitetään tarvittaessa.
3. Varmennetaan, että hyväksyttyjä talouspolitiikkoja ja -menettelyjä noudatetaan.

Niinkin kuin koko johtokunnalla on organisaatiossa luottamusvastuu, talouskomitealla on johtava rooli tällä alalla, ja se huolehtii siitä, että asianmukaiset sisäisen valvonnan menettelyt kaikkien taloustapahtumien osalta on dokumentoitu käsikirjaan, ja että henkilökunta noudattaa niitä. Valiokunnalla olisi myös oltava rooli pankkitilien nimenkirjoittajien määrittämisessä ja päivittämisessä sekä sen valvomisessa, että kaikki lakisääteiset ja viranomaisasiakirjojen jättämisen määräajat täytetään.

Rahoituskomiteoiden tehtävänä on usein myös varmistaa sääntöjen noudattaminen ja/tai laatia muita toimintalinjoja, joilla suojellaan organisaatiota ja hallitaan sen riskinottoa. Näihin kuuluvat muun muassa seuraavien politiikkojen laatiminen:

• Henkilöstöpolitiikka
• Johdon palkkauskokonaisuudet (jos erillistä henkilöstökomiteaa ei ole)
• Pitkät…pitkäaikaiset sopimukset tai vuokrasopimukset
• Lainat tai luottolimiitit
• Internetin käyttö ja tietoturva
• Pääomahankinnat
• Lahjoitettujen osakkeiden luovuttaminen
• Vakuutukset vaatimukset ja tarkistukset
• Tallenteiden säilyttäminen
• Lahjojen hyväksyminen

Tilintarkastusten ja sijoitusten kattaminen

Riippuu monista tekijöistä, kuten – hallituksen koosta, budjetin suuruus, olemassa olevan rahoitusvarallisuuden suuruus ja monimutkaisuus – talouskomiteaa voidaan pyytää hoitamaan kahden muun komitean tehtäviä, jotka ovat yleensä erillisiä suuremmissa organisaatioissa: tarkastuskomitea ja sijoituskomitea. Tarkastus- ja sijoituskomiteoiden perusvelvollisuuksiin kuuluvat:

Tarkastuskomitea

1. Tilintarkastajan rekrytointi ja valinta.
2. Tilintarkastajan esittämän tilintarkastusluonnoksen ja 990-luvun tarkastaminen.
3. Tilintarkastuskertomuksen esitteleminen koko johtokunnalle (jos tilintarkastaja ei sitä tee).
4. Tilintarkastajan antaman suosituskirjeen tarkasteleminen johdon suosituskirjeestä (SAS112) ja sen varmistaminen, että mainituissa asioissa ryhdytään seurantaan.

Sijoituskomitea

1. Luonnostelee sijoituspolitiikan, jossa esitetään yksityiskohtaisesti sijoitussalkun tavoitteet, salkun varojen allokaatiota koskevat ohjeet ennalta määritellyn riskinsietokyvyn tason perusteella, valtuudet liiketoimien toteuttamiseen, ansiotulojen luovuttamiseen jne.
2. Varmista, että toimintaperiaatteiden määräyksiä noudatetaan.
3. Katso toimintaperiaatteet läpi vähintään kerran vuodessa ja päivitä ne tarvittaessa.
4. Palkkaa ja arvioi sijoitusjohtajat/ -neuvonantajat.

Senäkin tapauksessa, että organisaatiolla ei ole riittävästi käteisvaroja täysimittaisen investointisalkun ylläpitoon, organisaation tulisi hallinnoida käteisvarojaan ansaittujen tulojensa optimoimiseksi. Jos organisaatiolla on ylimääräistä toimintakassaa, talouskomitea voi henkilöstön hallintojohtajan myötävaikutuksella harkita ohjeiden laatimista ylimääräisen kassan sijoittamiseksi vähäriskisiin, lyhytaikaisiin välineisiin. Nämä olisi suunniteltava siten, että maksimoidaan olemassa olevien käteisvarojen tuottamat tulot häiritsemättä toiminnan kassavirtatarpeita, esimerkiksi ostamalla lyhytaikaisia CD-luottotodistuksia, joiden maturiteetti on porrastettu, tai ottamalla käyttöön tilisiirtojärjestely, jossa ylimääräiset käteisvarat siirretään joka ilta korkeamman tuoton rahoitusvälineeseen.

Puheenjohtajan rooli

Taloudellisen toimikunnan puheenjohtajana toimii useimmiten johtokunnan rahastonhoitaja, jonka erityiset velvollisuudet kuvataan tavallisesti organisaation ohjesäännössä. Käytännössä nämä tehtävät voivat vaihdella huomattavasti ”työskentelevän hallituksen” mallin mukaisesta käytännönläheisestä roolista valvovaan rooliin, jossa liiketoimet hoidetaan suurelta osin henkilökunnan toimesta.

Hallituksen rahastonhoitaja huolehtii talouskomitean puheenjohtajana siitä, että komitea tekee työnsä.

Vuosittain laadittava toimikunnan tehtäväluettelo on hyödyllinen väline toimikunnan työn organisoinnissa. Se voi olla kuukausittainen aikataulu tai kalenteri, johon on koottu budjetoinnin ja taloussuunnittelun määräajat, viranomais- ja lakisääteisten asiakirjojen jättämisen määräajat, sisäisten raporttien määräajat, toimintatapojen ja menettelytapojen tarkistamisen ja päivittämisen päivämäärät sekä talouskomitean kokousten ja hallituksen kokousten päivämäärät.

Varainhoitaja tai talouskomitean puheenjohtajan ei aina tarvitse olla ammattitaitoinen ”numeroiden” tuntija, mutta hyvä arvostelukyky, loogisuus, uteliaisuus ja sitoutuminen vastuuvelvollisuuteen ja organisaation pitkän aikavälin taloudelliseen vakauteen ovat elintärkeitä piirteitä. Hyvällä rahastonhoitajalla tai talouskomitean puheenjohtajalla on ymmärrys voittoa tavoittelemattoman järjestön taloudellisesta raportoinnista ja IRS 990:stä tai hän ymmärtää sen nopeasti.

Täysin sitoutuneen talouskomitean olemassaolo on vahva osoitus siitä, että järjestö on sitoutunut hyvään taloudenhoitoon ja että se rakentaa ja säilyttää aktiivisesti taloudellisia resursseja, joita se tarvitsee tukeakseen tehtävänsä toteuttamista sekä lyhyellä että pitkällä aikavälillä.