Siirtymässä olevat välittäjät ja välittäjäprotokolla – Mitä ei pidä tehdä, kun vaihtaa yritystä

By: Erwin J. Shustak, Esq., Partner

Välittäjien rekrytointiprotokolla (”protokolla”) luotiin ja hyväksyttiin vuonna 2005 kolmessa suurimmassa pankkitalossa – Citigroup Global Markets (Smith Barney), Merrill Lynch ja UBS Financial Services – ”edistääkseen asiakkaiden intressejä yksityisyyden suojaan ja valinnanvapauteen rekisteröidyn edustajansa siirtyessä yritysten välillä”. Sen jälkeen, kun kolme perustajajäsentä allekirjoitti pöytäkirjan, yli 1 300 yritystä on nyt allekirjoittanut ja hyväksynyt sen.

Pöytäkirja on kuitenkin yllättävän yksinkertainen ja lyhyt, alle kolme kahden rivinvälein kirjoitettua sivua pitkä. Se ei sisällä mitään määritelmiä, ja siinä annetaan vain niukasti ohjeita siitä, mitä pöytäkirjan piiriin kuuluvasta yrityksestä toiseen siirtyvät välittäjät voivat ja mitä eivät voi tehdä.

Pöytäkirjassa todetaan vain, että jos lähtevä edustaja ja uusi yritys noudattavat pöytäkirjaa, ”lähtevällä edustajalla tai yrityksellä, johon hän liittyy, ei ole minkäänlaista rahallista vastuuta yritykselle, jonka edustaja jätti, sen vuoksi, että edustaja otti vastaan edustajan edellisessä yrityksessä hoitamiaan asiakkuuksia, tai sen vuoksi, että hän oli hoitanut asiakkaita edellisessä yrityksessään”. On viisi määriteltyä tietoa (huomaa: tietoa EI asiakirjoja), jotka lähtevä välittäjä voi ottaa mukaansa jättäessään jäsenyrityksen – ainoastaan niiden asiakkaiden nimet, osoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet ja tilinimikkeet, ”joita hän palveli edellisessä yrityksessä”.

Kuulostaa yksinkertaiselta, eikö? Väärin. Ei niin yksinkertaista, kuten monet onnettomat ja väärää tietoa saaneet välittäjät ovat saaneet selville kantapään kautta. Paholainen, kuten sanotaan, piilee yksityiskohdissa. Niin ytimekäs kuin se onkin, pöytäkirja sisältää useita erittäin tärkeitä poikkeussäännöksiä, joiden huomiotta jättäminen on aiheuttanut monille välittäjille vaikeuksia, jotka ovat muuttaneet siirtymiset painajaisiksi. Näihin poikkeusmääräyksiin kuuluvat muun muassa seuraavat:

• Pöytäkirja ei estä entistä yritystä nostamasta kannetta uutta yritystä vastaan ”ryöstökanteen” nostamisesta;
• lähteviä välittäjiä kielletään ottamasta mukaansa muita kuin edellä mainittuja viittä tietoa;
• lähtevän välittäjän on jätettävä jäljennös täydellisestä luettelosta asiakastiedoista, jotka hän on ottanut mukaansa lähtiessään yrityksestä, ja luettelo on laadittava hyvässä uskossa;
• Uuden yrityksen on rajoitettava näiden asiakastietojen käyttö yksinomaan uuden yrityksen harjoittamaan kyseisten asiakkaiden hankkimiseen;
• lähtevät välittäjät voivat käyttää asiakastietoja entisten asiakkaidensa hankkimiseen, mutta vasta sen jälkeen, kun he ovat liittyneet uuteen yritykseen; ja
• Vanha yritys voi vapaasti soveltaa ”mitä tahansa sopimusperusteisia, lakisääteisiä tai tavanomaisen oikeuden mukaisia rajoituksia, jotka koskivat asiakkaiden hankkimista” ennen lähtevän välittäjän lähtöä yrityksestä.

Kun yhä useammat yritykset ovat allekirjoittaneet pöytäkirjan viimeisten kymmenen vuoden aikana, raiskaus- ja lähtötapausten määrä on vähentynyt huomattavasti, mikä antaa välittäjille, jotka harkitsevat siirtymistä pöytäkirjassa tarkoitetusta yrityksestä pöytäkirjassa tarkoitettuun yritykseen, varmuuden siitä, että jos he noudattavat pöytäkirjan sanamuotoa ja henkeä, siirtyminen sujuu suurella todennäköisyydellä ongelmitta. Toimintaedellytykset ovat olennaisesti tasoittuneet, ja pöytäkirja on tarjonnut puitteet, joiden ansiosta rekisteröity edustaja voi siirtyä allekirjoittajayrityksestä toiseen kohtuullisen varmuudella siitä, että niin kauan kuin pöytäkirjaa noudatetaan, todennäköisyys joutua oikeuteen ja saada väliaikainen lähestymiskielto tai kieltomääräys on huomattavasti pienempi. Välittäjillä, jotka joko lähtevät muusta kuin allekirjoittajayrityksestä tai lähtevät allekirjoittajayrityksestä muuhun kuin allekirjoittajayritykseen, ei tietenkään ole pöytäkirjan tarjoamaa suojaa siirryttäessä pöytäkirjassa tarkoitetusta yrityksestä toiseen.Pöytäkirja kattaa vain siirtymisen pöytäkirjassa tarkoitetusta yrityksestä pöytäkirjassa tarkoitettuun yritykseen. Suurimmat yritykset, jotka ovat päättäneet olla liittymättä pöytäkirjaan, ovat erityisesti Schwab ja Fidelity.

Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että pöytäkirja olisi mahdollistanut sujuvan siirtymisen kaikille siirtyville välittäjille. Näin ei ole ollut eikä ole. Julkisuudessa on raportoitu useista tapauksista, joissa lähtevät välittäjät ovat rikkoneet pöytäkirjan poikkeuksia ja menettäneet sen seurauksena suojan, jonka he luulivat saaneensa pöytäkirjan nojalla. Tarkastelemme ensin useita näistä tapauksista ja teemme sen jälkeen yhteenvedon parhaista käytännöistä, joita kannattaa noudattaa siirtymässä.

Merrill Lynch v. Michael Carr, Jeffrey Hogue ym.

Elokuun 2015 lopulla neljä Merrillin välittäjää – Michael Carr, Jeffrey Hogue, Jeffrey Rizzo ja Kirk Ruth – irtisanoutui Merrillin Gainesvillen toimistosta Floridassa ja siirtyi vastaperustettuun UBS:n Gainesvillen toimistoon. Näillä neljällä välittäjällä oli huomattava, 870 miljoonan dollarin yhteenlaskettu hallinnoitava varallisuus, joka tuotti ryhmälle yli 4,5 miljoonan dollarin vuositulot. Carr oli ollut Merrillillä vuodesta 1997, Ruth vuodesta 1994 sekä Hogue ja Rizzo vuodesta 2000 ja 2013. Ryhmä keskittyi erittäin varakkaisiin yksityishenkilöihin, ja UBS rekrytoi heidät työskentelemään UBS:n hiljattain avattuun Gainesvillen toimipisteeseen, jonka UBS rakensi nimenomaan heidän ryhmäänsä varten.

Kirjaimellisesti viikon sisällä Merrillin lähdöstä lähtevät välittäjät saivat kuitenkin Floridan liittovaltion tuomioistuimen antaman väliaikaisen lähestymiskiellon, joka pysäytti välittäjät täydellisesti ja jätti heidät tyhjän päälle. Heidän lähdettyään Merrill nosti kanteen liittovaltion piirituomioistuimessa Floridan pohjoisessa piirikunnassa ja haki ja lopulta sai väliaikaisen lähestymiskiellon, jossa neuvonantajia kiellettiin ottamasta uusia yhteyksiä entisiin Merrillin asiakkaisiinsa; heidät määrättiin palauttamaan kaikki asiakastiedot Merrillille; heidät määrättiin lopettamaan välittömästi yhteydenpito kaikkiin entisiin asiakkaisiin, joita he palvelivat tai joista he saivat tietää työskennellessään Merrillillä, ja heitä kiellettiin ottamasta vastaan liiketoimintaa kaikilta entisiltä Merrillin asiakkailta, joita he olivat lähdönsä jälkeen pyytäneet. Tuomioistuin määräsi heidät käytännössä sulkemaan koko toimintansa, eivätkä he saa olla missään yhteydessä entisiin asiakkaisiinsa, käytännössä kaikkiin heidän yhteenlaskettuihin 870 miljoonan dollarin varoihinsa. Todellinen painajainen tälle ryhmälle.

Vastaajina olleet välittäjät puolestaan väittivät tuomioistuimelle, että välittäjäpöytäkirjan mukaan he saivat jatkaa entisten Merrill-asiakkaidensa hankkimista, mutta tuomioistuin oli eri mieltä. Miksi? Mikä meni pieleen? No, välittäjät ja ilmeisesti myös heidän neuvonantajansa (tai eivät neuvoneet heitä, kuten usein on tapana) eivät kiinnittäneet huomiota pöytäkirjan poikkeuksiin ja poikkeuksiin, ja sen seurauksena he menettivät kaikki edut, joita pöytäkirja tavallisesti antaa lähtevälle välittäjälle.

Merrill syytti ryhmää ”sabotaasista”, liikesalaisuuksien väärinkäytöstä ja sopimusten rikkomisesta. Merrill väitti menestyksekkäästi oikeudenkäyntiasiakirjoissaan – ja tuomioistuin oli samaa mieltä – että neljä lähtevää välittäjää antoivat Merrillille virheellisiä ja harhaanjohtavia yhteystietoja asiakkaistaan, mukaan luettuna ainakin yksi 10 miljoonan dollarin arvoinen tili, asiakastietoluettelossa, jonka he jättivät jälkeensä eroamisensa jälkeen; heitä syytettiin siitä, että he ottivat yhteystietoja perittävistä tileistä vastoin pöytäkirjaa, ja että he esittivät Merrilliä väheksyviä huomautuksia Merrillin asiakkaita kohtaan houkutellakseen heidät siirtämään tilejään Merrillistä UBS:n palvelukseen. Merrill väitti myös, eivätkä välittäjät kiistäneet, että he ottivat mukaansa erilaisia elektronisia laitteita lähtiessään Merrilliltä. Merrill väitti myös, eivätkä välittäjät kiistäneet sitä, että he olivat pyytäneet entisiä Merrillin työntekijöitä liittymään heihin UBS:ssä vastoin Merrillin kanssa allekirjoittamiaan sopimuksia, joiden mukaan työntekijöitä ei saa houkutella UBS:n palvelukseen.

Myönnettyään Merrillille pyydetyn kieltomääräyksen liittovaltion liittovaltion tuomari totesi, että ”MerrillLynch on osoittanut, että se on oikeutettu väliaikaiseen kieltomääräykseen, jolla estetään vastaajia ryhtymästä uusiin toimenpiteisiin, joilla he voivat houkutella entisiä asiakkaitaan. Merrill Lynch toimitti näyttöä siitä, että vastaajat toimivat vilpillisessä mielessä lähdön aikana säilyttämällä Merrill Lynchin omistamia sähköisiä laitteita, manipuloimalla asiakkaiden yhteystietoja Merrill Lynchin rekistereissä ja pyytämällä tukihenkilöstöä liittymään heidän mukaansa muuttoonsa useiden sopimusten vastaisesti.”

Tuomioistuin katsoi, että oli olemassa riittävästi uskottavaa näyttöä, jotta se saattoi antaa määräyksen, jolla neljää entistä Merrillin meklaria kiellettiin jatkamasta entisten asiakkaidensa houkuttelemista. Merrill väitti, että lähdettyään yrityksestä entiset välittäjät kertoivat asiakkailleen, että Bank of America eli Merrill Lynch saneli neuvonantajilleen sijoitusstrategioita, joita on noudatettava välittämättä asiakkaan parhaasta edusta, että yritys veloitti kohtuuttomia maksuja ja että Merrill Lynchin Gainesvillen toimisto suljettaisiin, ja että nämä väitteet todettiin totuudenvastaisiksi ja tarkoituksellisesti valheellisiksi lausunnoiksi, joiden tarkoituksena oli houkutella asiakkaita jättämään Merrill ja liittymään välittäjien seuraan uudessa yrityksessä.

Neljä välittäjää, joilla oli valtava yhteinen liiketoimintakanta – 870 miljoonan dollarin omaisuuserät hallinnoitavana – nappasi tappion voiton leuasta jättämällä pöytäkirjan huomiotta, ja sen seurauksena he menettivät suojan, jonka pöytäkirja olisi muutoin antanut heille.

Morgan Stanley v. O’Brien

Denis O’Brien oli työskennellyt Morganin palveluksessa vuodesta 2004. Kun hän liittyi yritykseen, hän allekirjoitti Morganin vakiomuotoisen rahoitusneuvojan työsopimuksen, jossa häntä kiellettiin pyytämästä Morganin asiakkaita ja käyttämästä tai levittämästä Morganin luottamuksellisia tietoja.

Eräänä päivänä O’Brien tulosti Morganin tietokannasta luettelon asiakkaista, joita hän palveli Morganilla, ja muutti Morganin tietämättä tai suostumuksetta 156:n Morganin tietokannassa olleen asiakkaan 206 yhteystietona olevaa puhelinnumeroa. Seuraavana päivänä hän irtisanoutui Morganista ilman ennakkoilmoitusta ja jätti jäljennöksen laatimastaan luettelosta, joka sisälsi asiakkaidensa oikeat, ei muutetut puhelinnumerot, ja liittyi välittömästi Raymond Jamesiin. Sekä Morgan että Raymond James olivat pöytäkirjan allekirjoittajia.

O’Brienin irtisanouduttua Morgan siirsi O’Brienin tilit muille toimiston välittäjille, mikä on melko tavanomaista ja rutiininomaista, ja nämä välittäjät alkoivat soittaa asiakkaille ja pyytää heitä pitämään tilinsä Morganilla. Käytännön ja tavan mukaisesti välittäjät yrittivät ottaa yhteyttä kyseisiin yrityksen asiakkaisiin käyttämällä yrityksen tietokantaan sisältyviä asiakkaiden yhteystietoja. Koska O’Brien oli manipuloinut ja muuttanut asiakkaiden yhteystietoja Morganin järjestelmässä, yritys ei kuitenkaan pystynyt ottamaan yhteyttä moneen asiakkaaseen. Morganin tietotekniikkaosasto tutki asiaa ja totesi, että O’Brien oli päässyt järjestelmään ja muuttanut asiakkaiden yhteystietoja muuttamalla puhelinnumeroita ja muita asiakastietoja.

Morgan nosti viipymättä kanteen Connecticutin liittovaltion tuomioistuimessa ja haki ja sai väliaikaisen lähestymiskiellon O’Brienia vastaan. Morgan väitti tuomioistuimelle, että O’Brien rikkoi pöytäkirjan kirjainta ja henkeä, koska hän ei laatinut jälkeensä jättämäänsä asiakastietoluetteloa hyvässä uskossa ja koska hän muutti yli 150 entisen asiakkaansa yhteystietoja. Morgan väitti myös, että pöytäkirjasta huolimatta O’Brien rikkoi Morganin rajoittavia sopimuksia, jotka kielsivät häntä pyytämästä asiakkaita ja ottamasta liikesalaisuuksia Morganilta.

Tuomioistuin myönsi Morganille väliaikaisen lähestymiskiellon sillä perusteella, että pöytäkirjasta huolimatta O’Brien ”rikkoi pöytäkirjan henkeä … O’Brienin Morgan Stanleyn tietokonejärjestelmän tarkoituksellinen käyttö ja yli 200 asiakkaan puhelinnumeron laskelmoitu turmeleminen muka estääkseen Morgan Stanleytä ottamasta välittömästi yhteyttä hänen asiakassalkkuunsa hänen lähdettyään osoittaa vilpillistä mielenosoitusta ja halveksuntaa, joka kohdistuu hänen asiakkaittensa oikeuteen valita, haluavatko he jäädä Morgan Stanleyn palvelukseen vai vaihtaa työpaikkaa Raymond Jamesin palvelukseen”.

Tuomioistuin määräsi O’Brienin palauttamaan välittömästi Morganille kaikki asiakirjat ja materiaalit, jotka liittyvät hänen entisiin Morganin asiakkaisiinsa, ja kielsi häntä käyttämästä kyseisiä tietoja ja ottamasta yhteyttä tai houkuttelemasta entisiä asiakkaitaan. Jälleen yksi välittäjä pysähtyi keskellä siirtymävaihetta menettämällä pöytäkirjasta saatavan hyödyn.

Edellä mainituissa kahdessa tapauksessa välittäjät hoitivat virheellisesti sen, minkä olisi pitänyt olla sujuva siirtymävaihe pöytäkirjassa, ja menettivät koko hyödyn, jonka pöytäkirja olisi muutoin antanut heille.

Protokolla-yrityksestä toiseen protokollayritykseen siirryttäessä noudatettavat parhaat käytännöt

Kaksi edellä mainittua tapausta ja muut tapaukset eri puolilta maata antavat hyvän ohjeen siitä, mitä kannattaa tehdä – ja mitä EI kannata tehdä – siirryttäessä protokollayrityksestä protokollayritykseen. Vuosien kokemuksen jälkeen, jota olemme saaneet välittäjien siirtymisestä ja välittäjäpöytäkirjasta, tarjoamme seuraavat parhaat käytännöt noudatettavaksi, kun harkitset omaa siirtymistäsi:

• Kootkaa vain luettelo pöytäkirjassa määritellyistä viidestä tietoluokasta. Kokoa taulukkolaskenta tai asiakirja, joka sisältää vain nämä tiedot. ÄLKÄÄ OTTAKO MUKAAN ASIAKIRJOJA; PUHELIMIA;PDA:TA; ÄLKÄÄ OTTAKO MUKAAN ASIAKKAAN LAUSUNTOJA. ETTE TARVITSE NIITÄ ETTEKÄ SAA OTTAA ASIAKIRJOJA. Hyvin usein välittäjät ovat tulleet luoksemme sen jälkeen, kun heille on annettu lähestymiskieltopaperit ja kun he ovat ottaneet mukaan tarpeettomia mutta vahingollisia asiakirjoja, kannettavia tietokoneita, puhelimia, pda-laitteita jne. Teidän on otettava vain pöytäkirjassa määritellyt tiedot, ei asiakirjoja;
• Älkää olko pennin viisaita ja punnan tyhmiä. Haastattele ja palkkaa kokenut, pätevä asianajaja, joka tuntee alan ja välittäjän siirtymät. Jälkikäteinen oikeudenkäynti on erittäin kallista ja voi pilata yrityksesi ja urasi. Ennakkoneuvonta on sitä vastoin suhteellisen edullista.Ohjaisitko omaa venettäsi kivisten rantojen läpi vai palkkaisitko kapteenin, joka on tehnyt tämän matkan satoja kertoja aiemmin? Hyvä neuvonta ja pätevät neuvot ovat ratkaisevan tärkeitä, jotta vältytään kalliilta ja tuhoisilta tuloksilta;
• Ole hyvin varovainen lähestyessäsi ja pyytäessäsi entisiä työtovereitasi lähtemään yrityksestä kanssasi. Pöytäkirja ei mitätöi entisten työtovereiden kanssa tehtyjä sopimuksia, ja tuomioistuimet panevat ne täytäntöön. Hanki hyvää oikeudellista neuvontaa siitä, mikä on ja mikä ei ole tiimin entisen jäsenen myyntiavun pyytämistä;
• Ei saa muuttaa millään tavalla entisen yrityksen asiakaskontakteja tai asiakastietoja. Justdon’t. Pöytäkirja ja tuomioistuimet ovat olleet tässä asiassa selkeitä. Voitte kilpailla, mutta teidän on kilpailtava reilusti ja rehellisesti;
• Älkää ”hätiköidkö”. Voit lähettää asiakkaillesi asianmukaisia tarjouskirjeitä, sähköposteja ja puhelinsoittoja, mutta vasta sen jälkeen, kun olet poistunut yrityksestäsi. Olemme nähneet monia tapauksia, joissa uusi yritys pyytää asiakasluetteloa ennen kuin aloitat uudessa yrityksessä sillä perusteella, että he haluavat ”koota ACAT-paketit ja pystyä aloittamaan heti”. Älä tee niin. Pöytäkirja kieltää sen. Älä anna asiakaskontaktiluetteloa uudelle yritykselle ennen kuin olet irtisanoutunut ja aloittanut työt uudessa yrityksessä.
• Ei saa mustamaalata, mustamaalata tai sanoa negatiivisia asioita yrityksestä, josta olet lähdössä. Ensinnäkin se ei anna hyvää kuvaa sinusta, koska asiakkaasi tietävät, että olet työskennellyt kyseisessä firmassa useita vuosia.Toiseksi negatiiviset lausunnot eivät vain anna hyvää kuvaa, piste. Anna siirtymällesi positiivinen käänne. ”Minusta tuntui, että uusi yritykseni tarjoaa paremman valikoiman palveluja ja tuotteita, jotka sopivat parhaiten sijoitustarpeisiisi” kuulostaa paljon ammattimaisemmalta kuin ”yritys, josta lähdin, oli joukko huijareita, jotka halusivat vain myydä sinulle korkeita palkkioita ja omia tuotteita”. Mitä haluaisit kuulla? Valitse aina parempi tie. Elämässä ja siirtymissä.
• Varmista, että todella lähdet protokollafirmasta toiseen protokollafirmaan. Internetissä on luetteloita allekirjoittajayrityksistä. Kaikilla asiantuntevilla asianajajilla on ajantasaiset luettelot. Pöytäkirjaa sovelletaan vain silloin, kun lähdetään protokollafirmasta toiseen protokollafirmaan. Jos et ole lähdössä tai liittymässä pöytäkirjaan perustuvaan yritykseen, varmista, että saat hyviä neuvoja ennen kuin edes harkitset siirtymistä. Jos luulee, että pöytäkirjaa sovelletaan, vaikka sitä ei sovelleta, se voi olla katastrofi.

Shustak Reynolds & Partners on neuvonut välittäjiä, rahoitusneuvojia, rekisteröityjä sijoitusneuvojia ja muita rahoituspalvelualan toimijoita 40 vuoden ajan. Tiedämme, miten tehdä siirtymät oikein ja miten välttää monet sudenkuopat, jotka voivat johtaa turmiollisiin siirtymiin. Soita meille. Autamme sinua tekemään siirtymästäsi mahdollisimman sujuvan ja vaivattoman. Oikeudenkäynti on kallista, neuvonta ei ole.