Sähköpostien ajastaminen Macilla

Jossain vaiheessa olemme kaikki lipsahtaneet ja unohtaneet tärkeän tapahtuman – oli se sitten ystävän syntymäpäivä, perheenjäsenen ensimmäinen päivä uudessa työpaikassa tai ehkä jopa oma vuosipäivä!

Sähköpostin ajoittaminen etukäteen tarkoittaa sitä, että vaikka tärkeä päivä jotenkin pääsisikin unohtumaan, olet ainakin lähettänyt nopean viestin, jolla ilmoitat toiselle henkilölle, että olet ajatellut häntä.

Mutta sähköpostiviestien ajoittaminen ei ole kätevää vain suosikkitätisi syntymäpäivien toivottamisessa, vaan se voi myös auttaa lisäämään tuottavuuttasi. Voit esimerkiksi aloittaa työpäivän kirjoittamalla ja aikatauluttamalla kaikki sähköpostit, jotka tiedät, että ne on lähetettävä kyseisen päivän aikana, jolloin voit keskittyä tärkeämpiin tehtäviin (ainakin siihen asti, kunnes vastaukset alkavat rullata!) Sähköpostien aikatauluttaminen etukäteen voi pitää asiat käynnissä myös silloin, kun olet poissa tietokoneen luota pidemmän aikaa, esimerkiksi lomalla.

Sähköpostien aikatauluttamisesta on paljon hyötyä, joten on melko turhauttavaa, että tätä ominaisuutta ei löydy Macin sisäänrakennetusta Mail-sovelluksesta. Oletusarvoisesti ainoa tapa lähettää sähköpostia on painaa Mailin ”Lähetä”-painiketta. Vaikka käyttäisitkin aikaa sähköpostin kirjoittamiseen etukäteen, sinun on silti hypättävä takaisin Mailiin ja painettava ”Lähetä”-painiketta, kun haluat sähköpostin todella lähtevän.

Mailissa ei ehkä ole sisäänrakennettua aikataulutusohjelmaa, mutta kaikki ei ole vielä menetetty, sillä voit lisätä tämän ominaisuuden Mailiin itse, joko käyttämällä kolmannen osapuolen sovellusta tai luomalla Automator-työnkulun. Tässä artikkelissa tutustun molempiin menetelmiin.

Ennen kuin aloitamme, sinun on syytä olla tietoinen yhdestä sudenkuopasta: jos Mac-tietokoneesi on sammutettu, nukkumassa, irrotettu Internetistä tai Mail-sovellus on suljettu, Mac-tietokoneesi ei pysty lähettämään ajastettuja sähköposteja. Kannattaa pitää mielessä, ennen kuin ajastat sen ”Hyvää syntymäpäivää”-viestin lähteväksi keskiyöllä!

Sähköpostiaikataulun luominen Automatorilla

Automator on ihanteellinen, jos haluat aikatauluttaa sähköposteja, mutta et halua ladata kolmannen osapuolen sovellusta, tai jos et näe aikatauluttavansa niin paljon sähköposteja, että se olisi perusteltua, että sinulla on tehtävälle omistettu sovellus.

Luo Automator-työnkulku, joka voi lähettää sähköposteja valitsemanasi ajankohtana ja päivämääränä:

1. Käynnistä Automator-sovellus siirtymällä Macin ”Sovellukset”-kansioon, valitsemalla ”Apuohjelmat” ja kaksoisnapsauttamalla Automatoria.
2. Valitse ’Valitse asiakirjan tyyppi’ -ikkunassa ’Sovellus’ ja sen jälkeen ’Valitse’.”
3. Varmista, että ’Toiminnot’-välilehti on valittuna, ja valitse sitten ’Posti’-kohta.

4. Etsi ’Uusi sähköpostiviesti’ -toiminto, vedä se Automator-ikkunan editointiosioon ja pudota se työnkulkuun.

5. Valitse ’Uusi sähköpostiviesti’. Voit nyt luoda sähköpostiviestin. Kirjoita vastaanottajan osoite sekä kaikki, joille haluat CC- tai BCC-koodin, sähköpostin aiheen ja sisällön.

6. Jos sinulla on useita sähköpostitilejä, avaa ’Tili’ -pudotusvalikko ja valitse tili, jolta haluat lähettää tämän viestin.

7. Haluatko ajastaa useamman sähköpostiviestin lähteväksi samaan aikaan? Vedä sitten toinen ’Uusi sähköpostiviesti’-toiminto työnkulkuusi ja täytä kaikki vaaditut kentät.

8. Etsi Automatorin vasemmanpuoleisesta valikosta ’Lähtevien viestien lähettäminen’-toiminto ja vedä se työnkulkuusi.

9. Valitse ’Lähetä lähtevät viestit’-toiminto ja vedä se työnkulkuusi. Olet nyt valmis tallentamaan sovelluksesi, joten valitse ’File’ (Tiedosto) valikkoriviltä ja sen jälkeen ’Save…’

10. Anna sovelluksellesi nimi (aion käyttää ’Email Scheduler’) ja tarkista, että ’File Format’ -asetukseksi on valittu ’Application’. Napsauta ’Tallenna.’

Sähköpostin aikataulusovelluksesi on nyt valmis käytettäväksi, mutta et ole vielä määrittänyt, milloin tämä sähköposti lähetetään. Päivämäärän ja kellonajan määrittämiseksi sinun on käytettävä Macin Kalenteri-sovellusta, joten käynnistä tämä sovellus ja aloitetaan:

1. Etsi päivämäärä, jolloin haluat tämän sähköpostin lähetettävän, ja kaksoisnapsauta tätä ruutua luodaksesi ’Uusi tapahtuma’.

2. Valitse ’Uusi tapahtuma’. ’Uusi tapahtuma’-ruutu sisältää jo oletusajan – napsauta tätä paikkamerkkiä avataksesi uuden osion, jossa voit määrittää haluamasi ajankohdan.

3. Seuraavaksi siirrä hiiren kursori ’Hälytys’-osion päälle, kunnes esiin tulee pudotusvalikko. Avaa tämä pudotusvalikko ja valitse ”Mukautettu…”

4. Avaa ensimmäinen pudotusvalikko ja valitse ”Avaa tiedosto.”

5. Valitse ”Avaa tiedosto”. Avaa toinen pudotusvalikko ja valitse ’Other…’

6. Valitse aiemmin luomasi Email Scheduler -sovellus.

7. Avaa kolmas pudotusvalikko ja valitse ’At time of event.’

8. Tallenna muutokset napsauttamalla painiketta ’OK’.’

Ja se on siinä! Sähköpostisi lähetetään nyt kalenterissa määrittelemänäsi ajankohtana.

Tämä saattaa tuntua työläältä, varsinkin jos haluat ajoittaa vain yhden sähköpostin, mutta kun olet luonut tämän Sähköpostiaikataulu-sovelluksen, voit käyttää sitä myöhempien sähköpostiviestien ajoittamiseen vain muokkaamalla sen työnkulkua.

Muokataksesi Sähköpostiaikataulu-työnkulkua sinun on avattava se Automatorissa. Joten joko:

• Käynnistä Automator ja sitten, kun se pyytää sinua luomaan uuden asiakirjan, napsauta ’Avaa olemassa oleva asiakirja….’ -painiketta. Valitse ’Email Scheduler’-sovellus.

• Valitse Automatorin valikkoriviltä ’Tiedosto’ ja sen jälkeen ’Avaa…’ Valitse jälleen ’Email Scheduler’-sovellus.

Automator lataa sen jälkeen ’Email Scheduler’-työnkulun valmiiksi muokattavaksi. Päivitä ’Uusi sähköpostiviesti’ -toiminto uudella vastaanottajalla, aiheella ja uudella rungon sisällöllä ja tallenna muutokset. Sitten sinun tarvitsee vain käynnistää Kalenteri-sovellus ja määrittää, milloin haluat tämän sähköpostiviestin lähtevän.

Kolmannen osapuolen sovelluksen käyttäminen

Jos aiot aikatauluttaa sähköpostiviestejä säännöllisesti tai jos Automator ei ole sinulle tuttu, voi olla järkevää käyttää sen sijaan kolmannen osapuolen sovellusta.

Yksi suosituksi sähköpostin aikataulusovellukseksi on valittu MailButler. Sen sijaan, että MailButler toimisi itsenäisenä sovelluksena, se kytkeytyy Mailiin lisäämällä sähköpostin aikataulutuspainikkeen Mailin tavalliseen käyttöliittymään.

Voit ladata MailButlerin Essential-version ilmaiseksi, vaikka Professional- tai Business-version ostaminen antaa sinulle pääsyn joihinkin lisäominaisuuksiin.

Asentaaksesi MailButlerin asenna se ja käynnistä MailButler-sovellus. Tässä vaiheessa sinua pyydetään käynnistämään Mail-sovellus uudelleen, jotta MailButler voi asentaa laajennuksensa, joten valitse ”Käynnistä Mail uudelleen nyt.”

Kun Mail käynnistyy uudelleen, luo MailButler-tili ja napsauta ”Rekisteröidy”. Muutaman hetken kuluttua sinun pitäisi saada vahvistussähköposti (jos et saa, tarkista ’Roskaposti’-kansiosi), avaa se ja napsauta ’Vahvista sähköpostiosoite’ -linkkiä.

Silmäile takaisin Mail-sovellukseesi ja syötä MailButler-tiliisi liitetty sähköpostiosoite ja salasana, minkä jälkeen olet valmis aloittamaan MailButlerin ominaisuuksien käyttämisen, mukaan lukien sähköpostiviestien aikatauluttamisen.

Sähköpostin aikatauluttamiseksi laadi uusi viesti normaalisti, mutta sen sijaan, että napsauttaisit Mailin tavallista Lähetä-painiketta, napsauta uutta kuvaketta suoraan sen oikealla puolella – se näyttää tavalliselta Lähetä-kuvakkeelta, mutta siihen on lisätty pieni kellokuvake.

Klikkaamalla tätä ’Aikataulu’-painiketta käynnistyy paneeli, jossa voit määrittää tarkalleen, milloin tämä sähköpostiviesti lähetetään.

Valitse seuraavista:

• Erikoispäivä. Ajoittaa sähköpostin lähettämisen myöhemmin tänään, huomenna tai seuraavana arkipäivänä.
• Aikaetäisyys. Ajoittaa sähköpostiviestin lähteväksi, kun tietty määrä minuutteja, tunteja tai päiviä on kulunut.
• Aika ja päivämäärä. Aikatauluta sähköpostiviesti lähtemään millä tahansa valitsemallasi päivämäärällä tai kellonajalla.

Sitten ei tarvitse tehdä muuta kuin painaa tuota ’Aikatauluta’-painiketta, ja sähköpostiviestisi piilotetaan Mailin ’Lähtevät’ -kansioon valitsemaasi kellonaikaan ja päivämäärään asti, jolloin MailButler astuu kuvioihin mukaan ja lähettää sähköpostiviestin puolestasi.

Jos sinun on tarpeen tehdä joitain muutoksia aikataulutettuun sähköpostiviestiin, siirry Mailin ’Lähtevät’-kansioon ja avaa kyseinen sähköpostiviesti. Tämä käynnistää Mailin tavallisen ”Laadi sähköpostiviesti”-ikkunan, jossa voit tehdä haluamasi muokkaukset ja voit jopa siirtää sähköpostin aikataulua napsauttamalla ”Aikataulu”-painiketta ja muuttamalla sitten päivämäärää ja kellonaikaa.

Kun haluat peruuttaa ajastetun sähköpostiviestin, etsi sähköpostiviesti ”Lähtevät”-kansiosta ja poista se.

Viestien lähettäminen Macin nukkuessa

Vaikka teknisesti MailButler ei voi lähettää ajastettuja viestejä Macin nukkuessa, se voi lähettää ajastettuja viestejä Macin torkkuessa.

Tehotorkku on järjestelmäominaisuus, jonka tarkoituksena on ylläpitää Macin toimintakykyä silloinkin, kun se on ollut pitkään unessa. Kun Mac-tietokoneesi on Power Nap -tilassa, se herää muutaman tunnin välein suorittamaan erilaisia tehtäviä, esimerkiksi Kalenteri-sovellus tarkistaa näinä aikoina uudet kutsut, Mail poimii saapuneet viestit ja Muistiinpanot-, Muistutukset- ja Valokuvat-sovellukset synkronoivat muutokset, joita olet tehnyt muissa Apple-laitteissasi.

Tällaisina aikoina MailButler pystyy myös lähettämään sähköpostiviestejä, jotka olisi pitänyt lähettää, kun Mac-tietokoneesi nukkui pitkään. Ajoitus ei ehkä ole täydellinen, mutta ajastetut viestisi lähtevät yleensä silti muutaman tunnin kuluessa alkuperäisestä aikataulustasi.

Luettelon kaikista Maceista, jotka tukevat Power Nap -ominaisuutta, löydät Applen virallisista dokumenteista.

Jos Macisi on tässä luettelossa, voit ottaa Power Nap -ominaisuuden käyttöön seuraavasti:

1. Valitsemalla valikkoriviltä ”Apple”-logon.
2. Valitsemalla ’Järjestelmäasetukset…’
3. Klikkaamalla ’Energiansäästö’.
4. Voidaksesi ottaa Power Napin käyttöön, kun laitteesi on kytketty virtalähteeseen, valitse ’Virtasovitin’-välilehti ja sen jälkeen ’Ota Power Nap käyttöön, kun laite on kytketty virtalähteeseen’ -valintaruutu.

5. Jos haluat ottaa Power Napin käyttöön, kun laite on irrotettu pistorasiasta, valitse ’Akku’ -välilehti ja ota käyttöön ’Power Nap akkuvirralla ollessa’.

Huomaa, että vaikka Power Nap olisi otettu käyttöön, MailButler voi lähettää sähköposteja vain, jos Mail-sovellus on avoinna ja yhteys Internetiin on kytketty, joten varmista, että molemmat näistä ehdoista täyttyvät, ennen kuin annat Macin vaipua uneen.

Ei enää koskaan unohda vastata sähköpostiin

Oletko koskaan saanut tärkeän sähköpostin ja ajatellut, että ”vastaan tähän heti, kun minulla on hetki aikaa”, ja sitten unohtanut sen kokonaan? Yleensä tämä johtuu siitä, että sähköposti saapuu postilaatikkoosi pahimmalla mahdollisella hetkellä, ehkä kun olet kiirehtimässä kokoukseen tai kun sinulla on ollut erityisen hektinen päivä ja lupaat itsellesi, että vastaat sähköpostiin heti aamulla.

Mutta on olemassa nopea ja helppo kikka, jolla voit varmistaa, ettet enää koskaan unohda vastata tärkeään sähköpostiin – ja se on Macin osuvasti nimetyn Muistutukset-sovelluksen käyttäminen muistutuksen ajastamiseen. Sovittuna ajankohtana ilmestyy ilmoitus, joka muistuttaa sinua siitä, että sinun on vastattava tuohon tärkeään sähköpostiin.

Muistutuksen luominen:

1. Käynnistä Mail-sovellus ja avaa sähköpostiviesti, johon sinun on vastattava.
2. Avaa Macin ”Sovellukset”-kansio ja käynnistä ”Muistutukset”-sovellus.
3. Rapauta tämä sähköpostiviesti ”Muistutukset”-sovellukseesi ja pudota se luetteloon. ’Näytä sähköpostissa…’-linkin pitäisi näkyä uutena luettelokohteena.

4. Vie hiiren kursori ’Näytä sähköpostissa’-linkin yläpuolelle, kunnes näkyviin tulee ’i’. Napsauta tätä ’i:tä avataksesi laatikon, johon voit ajoittaa muistutuksen.

5. Valitse ’i’. Valitse ’Päivänä’, kirjoita kellonaika ja päivämäärä, jolloin haluat saada tämän muistutuksen, ja napsauta sitten ’Valmis’.

Kun sovittu aika koittaa, näyttöön ilmestyy ilmoitus, joka muistuttaa sinua siitä, että sinulla on vielä tärkeä sähköposti kirjoitettavana. Mikä parasta, jos napsautat tätä ilmoitusta, se käynnistää Mail-sovelluksen, jossa kyseinen sähköpostiviesti on jo avoinna ja odottaa, että voit kirjoittaa vastauksesi.