Kaikki kuninkaan hevoset

Kiitollisuuden ja sisäisen lapsen löytämisen jälkeen on aika palata IT-organisaation johtamisen realiteetteihin. Todellisuus on se, että IT-tiimisi ei voi suojella organisaatiotasi pahoilta toimijoilta (ei näiltä pahoilta toimijoilta, vaan ihmisiltä/organisaatioilta, jotka haluavat vahingoittaa sinua tai yritystäsi). Tarvitset käyttäjiesi apua ja aktiivista yhteistyötä suojellaksesi yritystäsi.

Totta tunnustuksen aika:

Jos kaikki kuninkaan hevoset ja kaikki kuninkaan miehet eivät pystyneet laittamaan Humpuukia takaisin kasaan, IT-tiimisi ei voi mitenkään yksin suojella yritystäsi. Useimmat ihmiset yrityksessäsi haluavat auttaa sinua edellyttäen, että 1) he ymmärtävät mitä heidän pitää tehdä, 2) se ei ole liian vaikeaa ja 3) se ei ole liian hankalaa. Käydään nämä yksi kerrallaan läpi todellisen esimerkin avulla, joka koskee ei-toivottujen sähköpostiviestien hallintaa.

Helppo ymmärtää

Olemme viime vuosina kehottaneet käyttäjiämme ÄLÄ avaamaan sähköpostiviestejä tuntemattomilta henkilöiltä, ÄLÄ uskomaan sähköpostiviestejä, joissa tarjotaan jotakin liian hyvää ollakseen totta, äläkä napsauttamaan näissä sähköpostiviesteissä olevia linkkejä. Jos siis nyt haluat, että käyttäjät lähettävät roskapostiviestejä eteenpäin analysoitavaksi tai merkitsevät aktiivisesti sähköposteja roskapostiksi tai tekevät jotain muuta, sinun on oltava selvillä siitä, mitä haluat heidän tekevän ja milloin.

Helppo ymmärtää: Jos saat sähköpostia sähköpostiosoitteesta tai yrityksestä, jota et tunnista, joko poista se avaamatta sitä tai napsauta sitä hiiren kakkospainikkeella ja lähetä se edelleen liitetiedostona osoitteeseen [email protected].

Ei ole helppo ymmärtää: Jos saat sähköpostiviestin joltain tuntemattomalta henkilöltä, merkitse sähköposti roskapostiksi tai estä lähettäjä tai poista sähköposti tai lähetä se meille analysoitavaksi tai jätä se yksinkertaisesti huomiotta.

Ei liian vaikeaa

Kaiken tämän sanottuasi se, mitä pyydät käyttäjiltäsi, ei voi olla liian vaikeaa heille. Työtehtäväsi on IT-painotteinen. Jos teet jotain teknologian avulla, teet työtäsi. Käyttäjiesi roolit eivät kuitenkaan yleensä ole IT-keskeisiä. Useimmiten, kun he huomaavat käyttävänsä teknologiaa, se johtuu siitä, että teknologia ei helpota heidän työnsä tekemistä!

Ei liian vaikeaa: Lähetämme yöllä päivityksen roskapostisuodattimeemme. Jos tietokoneesi oli päällä päivityksen tapahtuessa, mitään muita toimenpiteitä ei tarvita. Jos tietokoneesi ei ollut päällä tai jos olit tietokoneen kanssa poissa toimistosta, saatat nähdä näytön vilkkuvan, kun kirjaudut sisään ensimmäistä kertaa, ja sinua saatetaan pyytää käynnistämään sähköpostiohjelmasi uudelleen.

Yli liian vaikeaa: Päivitämme sähköpostin roskapostisuodatuksen tänä yönä. Kun tulet sisään huomenna, sinun on mentävä osoitteeseen X:\\\ourcompany\IT_scripts\new\scripts\email ja suoritettava update_my_spam_filtering_v2 – paitsi jos sinulla on Macintosh, jolloin sinun on mentävä osoitteeseen //ourcompany/IT_scripts/new/scripts/email ja suoritettava… no, you get the idea!

Ei liian hankalaa

Mitä pyydät käyttäjiltäsi, ei voi olla heille niin hankalaa, että heidän on helpompi käyttää aikaa löytääkseen keinon kiertää se, mitä pyydät heiltä tekemään. Positiivisesti sanottuna sen, mitä pyydät heitä tekemään, pitäisi olla heille helpoin tie.

Mukava: Olemme muuttamassa sähköpostin roskapostisuodatusmenetelmäämme. Uusi lähestymistapa estää haittaohjelmia sisältävät sähköpostit ja lähettää sinulle päivittäin koosteen kyseenalaisista sähköposteista. Voit vapauttaa yksittäisiä viestejä karanteenista tai jättää ne huomiotta. Jos jätät ne huomiotta, ne poistetaan 30 päivän kuluttua.

Yli liian hankalaa: Olemme muuttamassa sähköpostin roskapostisuodatusmenetelmäämme. Sinun on ilmoitettava kaikille sinulle sähköpostia lähettäville henkilöille, että he saattavat saada ”palautuksia” ja että heidän on ehkä täytettävä ”Olen ihminen” -haasteet, jotta he voivat lähettää sinulle sähköpostia. Tämän pitäisi rauhoittua 30-60 päivässä sen jälkeen, kun olet vaihtanut sähköposteja tärkeimpien asiakkaidesi ja yhteyshenkilöidesi kanssa.

Jos selität, mitä yrität saavuttaa, ja jos teet käyttäjiesi kanssa työskentelyn helpoksi ja miellyttäväksi, voit välttyä siltä, että joudut yrittämään Humpty-Dumpty:n kasaamista takaisin yhteen.