7 tehokasta viestintätekniikkaa, jotka tekevät sinusta erinomaisen

Kun ajattelet asiaa, kaikki menestys, josta nautit elämässäsi, tulee muilta ihmisiltä. Palkkasi tulee työnantajaltasi, myyntisi tulee asiakkailtasi ja sosiaaliturvashekkisi tulee veronmaksajilta. Ihmiset ovat sosiaalisia olentoja, mikä tarkoittaa, että selviydymme ja kukoistamme parhaiten, kun elämme ja työskentelemme yhteistyössä.

Tuntemalla nämä perustavanlaatuiset totuudet ihmisyydestä voit alkaa ymmärtää, miksi tehokas viestintä on niin tärkeää. Ero tehokkaita viestintätekniikoita osaavan ja niitä osaamattoman henkilön välillä on yö ja päivä.

Itse asiassa Harvardin yliopiston, Carnegie-säätiön ja Stanfordin tutkimuskeskuksen tekemässä tutkimuksessa on päädytty siihen, että 85 % ammatillisesta menestyksestä tulee hyvin kehittyneistä pehmeistä taidoista ja ihmissuhdetaidoista ja vain 15 % ammatillisesta menestyksestä tulee teknisistä taidoista ja tiedoista (kovista taidoista). Tämä tarkoittaa, että olipa alasi mikä tahansa, kykysi nousta urallasi korkeammalle ja nopeammin riippuu pitkälti siitä, miten tehokkaasti olet vuorovaikutuksessa muiden ihmisten kanssa.

Tästä syystä aion opettaa sinulle 7 tehokasta viestintätekniikkaa, jotka tekevät sinusta erinomaisen viestijän. Voit ottaa nämä tekniikat käyttöön välittömästi ja ilman kustannuksia, ja alat pian niittää hyötyjä urallasi ja yksityiselämässäsi. Aloitetaan!

Ensimmäisessä tehokkaassa viestintätekniikassa on kyse hyvän kehonkielen ylläpitämisestä keskustelua käydessä. Epäjohdonmukaisen viestinnän purkamista käsittelevän tutkimuksen (Mehrabian, A. & Wiener, M., 1967) mukaan tutkijat ovat havainneet, että kehonkielen osuus on noin 55 prosenttia siitä, miten muut ihmiset tulkitsevat tunnetilasi.

On olennaista käyttää kehonkieltäsi viestittääksesi positiivista, rakentavaa ja yhteistyökykyistä aikomusta muille ihmisille. Suurimmaksi osaksi kukaan ei halua työskennellä tai tehdä yhteistyötä negatiivisten tai kriittisten ihmisten kanssa. Ajattele ihmisiä, joita et pidä. He ovat yleensä epäystävällisiä, erittäin kriittisiä tai liian aggressiivisia ja tunteettomia muita kohtaan. Vaikka viestinnälliset sanasi olisivat ystävällisiä ja sydämellisiä, kehonkielesi muodostaa silti yli puolet siitä, mitä toinen henkilö havaitsee.

Hyvän kehonkielen ylläpitämiseksi ensimmäinen askel on hyvän katsekontaktin kehittäminen. Hyvä katsekontakti tarkoittaa, että katsot toista silmiin, kun hän puhuu sinulle tai kun sinä puhut hänelle. Muista, ettet tuijota. Pidä taukoja katsellaksesi muualle ja antaaksesi toiselle henkilölle psykologista hengähdystilaa.

Seuraavaksi muista ilmaista neutraaleja ja positiivisia tunteita käsilläsi, käsilläsi ja kasvoillasi. Kun joku keskustelee kanssasi ongelmasta tai asiasta, ilmaise kehonkielelläsi uteliaisuutta. Esimerkiksi minä osoitan sen mielelläni rypistämällä otsaani uteliaasti ja lepuuttamalla kättäni leukani alla.

Yritä välttää negatiivisten tunteiden, kuten järkytyksen, paniikin tai vihan, ilmaisemista. Hymyile, kun ilmaiset positiivista tai rakentavaa viestintää. Älä pelkää käyttää huumoria ja nauraa rakentaaksesi hyvän yhteisymmärryksen toisten kanssa.

Varmista lopuksi, että kehosi on täysin mukana keskustelussa. Käytä käsien eleitä selittääksesi paremmin pointtisi ja vältä käsien ristimistä. Varmista, että kehosi on samansuuntainen keskustelukumppanisi kanssa. Tämä tarkoittaa, että sinun tulisi pyrkiä katsomaan häntä suoraan päin, kun puhut tai kuuntelet. Pidä vartalosi asento suorana ja rentona.

Kun sopimukset on saavutettu tai onnittelut ovat paikallaan, kättele aina toista henkilöä. Pienempien satunnaisten saavutusten ja tunnustusten kohdalla high-fives ja nyrkiniskut toimivat loistavasti vahvojen yhteyksien rakentamisessa. Kunnioittava, ammattimainen ja yhteisymmärrykseen perustuva fyysinen kontakti vapauttaa oksitosiinia, luottamusta rakentavaa välittäjäainetta.

Jos noudatat näitä yksinkertaisia strategioita kehonkielesi parantamiseksi, tulet hämmästymään siitä, miten paljon ihmiset nauttivat yhteistyöstä kanssasi!

Seek First to Understand

Yleinen tehokas kommunikointitekniikka on pyrkiä ensiksi ymmärtämään, ja vasta sitten tulla ymmärretyksi. Tämä viestintämalli on peräisin Stephen Coveyltä, edesmenneeltä bestseller-kirjailijalta ja monimiljonääriltä.

On luonnollista ajatella omia tarpeitaan ennen muiden tarpeita. Ihminen on vain biologisesti niin kytketty. Monet meistä kuuntelevat vain tarkoituksenaan vastata tai miettiä, miten se, mitä toinen sanoo, liittyy meihin itseemme ja omaan elämäämme. Kognitiivisen kyvyn käyttäminen tuon itsekeskeisen vaiston ohittamiseen voi kuitenkin olla erittäin voimakasta.

Keskustellessasi ota henkinen askel taaksepäin ja kysy itseltäsi: ”Mitä tämä henkilö todella yrittää kertoa minulle?”. Kysy itseltäsi aina tämä kriittinen kysymys, ennen kuin keksit vastauksen.

Todellinen ymmärrys siitä, mitä henkilö yrittää viestiä sinulle ja miksi, voi auttaa sinua ymmärtämään hänen tarpeitaan. Kun ymmärrät heidän tarpeitaan, voit vastata tavalla, joka rakentaa luottamusta ja vastavuoroisuutta heidän kanssaan.

Ihmiset tietävät, että todella välität siitä, mitä heillä on sanottavana, ja että ymmärrät heitä syvemmällä tasolla kuin useimmat muut. Heistä tulee miellyttävämpiä sinulle ja todennäköisemmin työskentelevät kanssasi yhteistyössä.

Kun pyrit ensin ymmärtämään ja sitten tulemaan ymmärretyksi, avaat ovia ja astut toisten sydämiin ja mieliin. Tämä tekniikka auttaa sinua viime kädessä saamaan haluamasi nopeammin ja vähemmillä konflikteilla ja saa samalla toisen henkilön tuntemaan olonsa hyväksi!

Kysy avoimia kysymyksiä

Toinen tehokkaan kommunikaation tekniikka on avointen kysymysten esittäminen. Avoimet kysymykset ovat kysymyksiä, joihin ei voi helposti vastata yksinkertaisella kyllä- tai ei-vastauksella. Avoimet kysymykset ovat tärkeitä siksi, että ihmiset usein pidättelevät tai suodattavat todellisia ajatuksiaan ja mielipiteitään.

Voidaksesi kehittää luottamusta toisiin ihmisiin sinun on päästävä heidän päänsä sisälle ja ohjattava heitä paljastamaan sinulle todelliset halunsa ja motiivinsa. Kun kysyt avoimen kysymyksen ja vakuutat samalla toiselle henkilölle, että häntä ei tuomita, saat hänet paljastamaan sinulle enemmän tietoa.

Esimerkiksi usein käy niin, että työtoveri purkaa turhautumistaan johonkin ongelmaan. Jotta voisit auttaa heitä, sinun pitäisi kysyä avoin kysymys, kuten ”mitä pitäisi muuttaa, jotta tilanne muuttuisi paremmaksi?”. Tämä johdattaa hänet pois ongelmasta ja kohti ratkaisua.

Voit kysyä lisää avoimia kysymyksiä seurataksesi hänen ensimmäistä vastaustaan, kuten ”mitä tarkoitat tuolla nimenomaan?”. Tämä auttaa teitä molempia kaivautumaan syvemmälle ja löytämään minkä tahansa ongelman tai ajattelutavan perimmäiset syyt.

Kun kysyt avoimia kysymyksiä, pystyt paremmin tarjoamaan arvoa muille ja työskentelemään heidän kanssaan tehokkaammin. He puolestaan pystyvät paremmin auttamaan sinua takaisin, mikä tekee teistä molemmista tehokkaampia ja rakentaa luottamusta.

Ole avoin ja rehellinen

Ollakseni rehellinen, seuraava tehokkaan kommunikaation tekniikka ei oikeastaan ole tekniikka, vaan pelkkää järkeä. Oletko koskaan kuullut sanontaa ”rehellisyys on parasta politiikkaa”? Uskon, että tämä sanonta on täysin totta.

Ihmiset eivät luota toisiin, jotka vaikuttavat epärehellisiltä tai hämäriltä. Ihmisillä on paljon kognitiivisia ennakkoluuloja ja aukkoja yksilöllisessä havaitsemisessa, mutta jos on yksi asia, jossa olemme kehittyneet olemaan hyviä, se on petoksen tunnistaminen.

Evoluution kannalta kyky tunnistaa, milloin joku on täynnä ties mitä, on eloonjäämisen kannalta ratkaiseva. Yksinkertaistettuna esimerkkinä mainittakoon, että jos olisit ollut liian luottavainen luolaihminen paleoliittisella ajalla, muut luolaihmiset olisivat helposti voineet puukottaa sinua selkään ja viedä rajalliset resurssisi.

Kovan muinaishistoriamme vuoksi olemme kehittyneet niin, että meillä on terävä kyky tunnistaa, milloin joku on epärehellinen tai epäjohdonmukainen meitä kohtaan. Tämä vaisto auttaa meitä vielä nykyäänkin välttämään huijareita, varkaita ja selkäänpuukottajia.

Kaiken tämän pointti on, että älä aliarvioi ihmisten kykyä haistaa epärehellisyys tai petos. Sinun tulisi aina olla avoin ja rehellinen muiden kanssa kommunikoidessasi, parhaan pitkän aikavälin tuloksen saavuttamiseksi. Älä koskaan valehtele muille tai salaa tietoja, jotka heidän luultavasti pitäisi tietää, kohtuuden rajoissa.

Minulla on aiemmin ollut esimiehiä, jotka ovat yläpuolellani suoranaisesti valehdelleet minulle ja lähettäneet yksityisiä sähköpostiviestejä tietyille työtovereille salatakseen minulta kriittisiä tietoja. Kuten varmaan voitte arvata, kaikki luottamukseni näihin esimiehiin katosi välittömästi, kun sain tietää asiasta.

Luottamus on äärimmäisen tärkeää tehokkaan tiimityön kannalta, ja sitä on vaikea rakentaa takaisin, kun se on kerran tuhottu. Pidä tämä mielessäsi aina, kun harkitset valehtelua tai toisten pettämistä. Ihmiset pitävät sinusta enemmän, kunnioittavat sinua ja luottavat sinuun enemmän, kun olet rehellinen heille, vaikka myöntäisitkin virheen tai epäonnistumisen.

Käyttäkää hyvää harkintaa tämän neuvon kanssa. Jotkut asiat kuuluvat luokkaan rehellinen mutta loukkaava. Voit olla rehellinen loukkaamatta toista, jos valitset sanasi huolellisesti.

Kehystä näkemyksesi

Työskennellessäsi tai kommunikoidessasi muiden kanssa huomaat usein, että heillä on monista aiheista erilaiset näkemykset kuin sinulla. Kun olet oppinut pyrkimään ymmärtämään ja esittämään avoimia kysymyksiä, sinulla pitäisi olla vahva käsitys muiden näkemyksistä. Näin voit muotoilla omat näkemyksesi siten, että ne sopivat muille.

En tarkoita, että sinun pitäisi muuttaa omia näkemyksiäsi vastaamaan muiden näkemyksiä. Se olisi epärehellistä itseäsi ja muita kohtaan, ja kärsisit persoonaväsymyksestä. Persoonaväsymystä esiintyy, kun toimintamme ei ole yhtenevää itseidentiteettimme kanssa. Se voi johtaa vakavaan loppuunpalamiseen ja luottamuksen tuhoutumiseen.

Sen sijaan, että muutat omia näkemyksiäsi ja mielipiteitäsi, muotoile ne tavalla, joka ei loukkaa toista henkilöä. Sanotaan esimerkiksi, että pomosi kysyy sinulta, mitä mieltä olet tiimin projektin viimeisimmästä strategisesta suunnitelmasta. Sanotaan, että sinun mielestäsi suunnitelma on huono ja sillä on monia mahdollisia kielteisiä seurauksia, joita pomosi ei ole ottanut huomioon.

Kysyttyään muutamia avoimia kysymyksiä huomaat, että pomollasi on erilainen näkemys. Kävi ilmi, että pomosi on innostunut suunnitelmasta ja uskoo, että se on erittäin tehokas, kun se toteutetaan.

Sen sijaan, että sanoisit pomollesi: ”Minusta tämä suunnitelma on kauhea ja siinä on liikaa sokeita kohtia, jotta se toimisi tehokkaasti”, haluat muotoilla mielipiteesi tavalla, joka on rakentava keskustelun kannalta. Jos kritisoit suunnitelmaa ankarasti, pomosi todennäköisesti loukkaantuu, puolustautuu ja tulee kyvyttömäksi ottamaan vastaan rakentavaa palautetta.

Tehokkaasti muotoillaksesi näkemyksesi voisit sanoa pomollesi: ”Ymmärrän, mitä ajattelit tätä suunnitelmaa laatiessasi, ja siitä, mitä kerroit minulle, ymmärrän, miten se voisi toimia meille tulevaisuudessa. Minulla on kuitenkin kokemuksiini perustuvia huolenaiheita suunnitelmasta, jotka haluaisin jakaa kanssasi. Sopiiko se sinulle?”

Muotoilemalla näkemyksesi vastaamaan pomosi näkemyksiä, pomosi näkee sinut myönteisenä ja yhteistyökykyisenä eikä liian kriittisenä. Näin pomosi todennäköisesti suostuu hyväksymään palautteesi ja suhtautuu siihen vakavammin kuin jos olisit aloittanut tylyllä tai kriittisellä lausunnolla.

Näkemystesi muotoilu on tehokas tekniikka, jonka avulla voit harjoittaa avointa ja rehellistä viestintää loukkaamatta muita.

Meet Them Where They Stand

Viimeisenä tehokkaana viestintätekniikkana on se, että kohtaat ihmiset siellä, missä he ovat. Joskus kommunikoidessamme vieraannutamme toiset käyttämällä monimutkaista tai tuntematonta kieltä. Ihmiset puhuvat ja ymmärtävät eri tavalla perustuen heidän alaan liittyvään tietämykseensä, kulttuuriinsa, taustaansa ja koulutustasoonsa.

Asettakaamme esimerkiksi, että olet ohjelmistoinsinööri, joka haluaa selittää maallikolle, miten tekoäly toimii. Et luultavasti halua ruveta rönsyilemään käyttäen yksityiskohtaista jargonia neuroverkoista ja geneettisestä ohjelmoinnista. Sen sijaan haluaisit luultavasti käyttää yksinkertaista analogiaa ja selittää, miten se toimii laajemmasta näkökulmasta.

Kohtaaminen siellä, missä ihmiset ovat, tarkoittaa viestinnän mukauttamista niin, että ihmiset voivat helposti sulattaa sen, mitä sanot. Kohdatkaa heidät siellä, missä he ovat, jotta voitte seisoa yhdessä!

Voit varmaan ihmetellä, miksi tämä on tärkeää? Se on tärkeää, koska koko urasi ajan tulet työskentelemään sellaisten ihmisten kanssa, joilla on eri alojen asiantuntemusta.

Olet ehkä insinööri, jonka on työskenneltävä projektipäällikön kanssa, tai hallintoassistentti, jonka on työskenneltävä johtajan kanssa (tai päinvastoin). Saattaa olla tilanteita, joissa sinun on oltava vuorovaikutuksessa asiakkaan tai toimeksiantajan kanssa ja selitettävä tuotteesi tai palvelusi heille yksinkertaisin, ymmärrettävin termein saadaksesi heidät mukaan toimintaan.

Et halua aiheuttaa väärinymmärrystä ja virheitä vain siksi, ettet ole ollut halukas kohtaamaan ihmisiä siellä, missä he ovat. Selkeys ja molemminpuolinen ymmärrys ovat avain tehokkaaseen tiimityöhön ja viestintään. Kuten sanonta kuuluu: ”Jos hämmentää, häviää”.

Johtopäätös

Toivottavasti tämä opas opetti sinulle joitakin tehokkaita viestintätekniikoita, joita et tiennyt aiemmin. Jos sovellat näitä tehokkaita viestintätekniikoita jokapäiväisessä elämässäsi, huomaat muutoksen siinä, miten ihmiset kohtelevat sinua.

Voit saada ihmiset helpommin puolellesi ja saat enemmän palveluksia. Ihmiset pitävät sinusta enemmän ja luottavat sinuun enemmän, ja olet tyytyväisempi elämääsi ja urallesi.